1.8 Сортировка таблицы

1. Отсортируйте таблицу в алфавитном порядке по фамилиям сотрудников. Для этого выделите фрагмент, начиная с номера по порядку первого сотрудника до ячейки «К выдаче» последнего сотрудника, и воспользуйтесь пунктом меню Данные – Сортировка (MS Excel 2003) или на панели инструментов нажмите значок «Сортировка и фильтр» (MS Excel 2007). Обратите внимание: список сотруд­ников расположился по алфавиту, но при этом порядковые номера сотрудников «перемешались», что нелогично.

2. Отмените сортировку, нажав на соответствующий инстру­мент.

3. Отсортируйте таблицу в алфавитном порядке по фамилиям сотрудников без нарушения порядковой нумерации в ведо­мости. Для этого выделите фрагмент, начиная с фамилии первого сотрудника до ячейки «К выдаче» последнего сотрудника, и воспользуйтесь пунктом меню Данные – Сор­тировка (Сортировка и фильтр).

4. Для закрепления знаний самостоятельно выполните сорти­ровку по другим столбцам.

5. Сохраните таблицу в вашей папке.

1.9 Форматирование электронной таблицы

Форматирование – это действия по приданию ЭТ вида, который позволяет легко воспринимать представленную в ней информацию. По внешнему виду таблицы судят о квалификации ее разработчика.

Форматирование предполагает подбор ширины столбцов и высоты строк, выбор определенных шрифтов, их размеров и начертания символов, выделение цветов некоторых частей таблицы, расчерчивание таблицы линиями и т.д.

Форматирование осуществляется через пункт главного меню Формат () либо через клик правой кнопкой мыши и выбор Формат ячеек.

1. Сделайте строки, расположенные между строкой 1 и названиями столбцов таблицы, невидимыми. Для этого выделите их и воспользуйтесь пунктом меню Формат – Строки – Скрыть. Обратите внимание на нумерацию строк таблицы: теперь она идет непоследовательно, так как строки скрыты вместе со своими номерами.

2. Сразу научитесь отображать скрытые строки, иначе вы не сможете, при необходимости, их показать, проверить или от­редактировать. Для этого выделите всю таблицу и выполните команду Формат – Строки – Отобразить.

После усвоения материала скройте строки, которые были указаны в начале задания. Они содержат условно постоянную информацию и пока нам не нужны.

1.10 Установка ширины столбцов и высоты строк

1. Выделите ячейки, содержащие названия столбцов, и вы­полните действие Формат ячеек – вкладка Выравнива­ние. Установите для выделенных ячеек перенос по словам, а также центрирование по горизонтали и вертикали. Задайте размер шрифта – 8 пунктов.

2. Опробуйте автоматическую настройку высоты строки и ширины столбца (по самому «высокому» символу и «длинному» значению).

В MS Excel 2003 используйте для этого пункт меню Формат – Строка (Столбец) – Автоподбор высоты (ширины), предварительно выделив нужную область.

В MS Excel 2007 используйте для этого пункт меню Формат – Автоподбор ширины столбца, предварительно выделив нужную область.

Аналогичный резуль­тат можно получить, дважды щелкнув мышкой на границе между столбцами (строками).