Организация работы с документами
Организация работы с документами - создание оптимальных условий для всех видов работ с документами.
Существует три документопотока:
входящая документация,
исходящая,
внутренняя
Все организационно-распорядительные документы в организации проходят через службу ДОУ - службу документного обеспечения управления (канцелярия, секретариат, отдел делопроизводства).
Традиционная технологическая цепочка обработки документов
1, 2 и 4 этапы проводятся в службе ДОУ, остальные – в структурном подразделении, где документ исполняется.
Документооборот - движение документов от создания или получения документа до окончания исполнения и подшивки в дело или отправки в другую организацию.
– При получении документов проверяется правильность доставки. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается автору.
Вскрываются все конверты, кроме конвертов с пометкой «Лично». После вскрытия конвертов проверяется правильность вложения и целостность.
Поставляется отметка о поступлении.
|
Задание: вспомнить и написать пример отметки о поступлении |
Конверты после вскрытия выбрасывают, за исключением писем от частных граждан, т.к. обратный адрес может быть указан только на конверте. Сохраняются конверты и от документов с уже просроченным сроком исполнения (штемпель – доказательство дня получения).
После более детального ознакомления с документом, распределяют, кому какие документы передать. Для этого необходимо хорошо знать функции структурных подразделений и распределение обязанностей между должностными лицами.
К руководителю должны поступить документы, касающиеся деятельности предприятия в целом, по принципиальным вопросам или несущие новую информацию.
Остальные передаются непосредственно исполнителям.
Обработка, рассмотрение и передача документов проводится в день их поступления.
- Регистрация - фиксация факта создания или получения документа путем присвоения документу регистрационного номера, записи установленных сведений об этом документе.
Регистрируются все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях.
Регистрация необходима для:
учета количества документов
обеспечения сохранности документов
для контроля исполнения документов
для поиска в информационно-справочных целях
Регистрация документов должна быть только однократной (в службе ДОУ). При передаче зарегистрированных документов из одного подразделения в другое, они повторно не регистрируются.
Сведения, которые нужно (обязательно согласно ГСДОУ, с. 12) выписать при регистрации:
название вида документа;
дата и регистрационный номер;
входящий номер и дата поступления (из отметки о поступлении);
заголовок к тексту,
автор;
резолюция,
как, когда решен вопрос (из отметки об исполнении)
+ могут быть
расписка в получении документа
ход исполнения (дополнять по ходу исполнения)
наличие приложений
...
Существуют журнальная система регистрации, карточная, автоматизированная.
– Далее документ в канцелярии не остается, его передают исполнителю. Во время исполнения документа служба ДОУ ведет контроль и информационно-справочную работу.
Контроль:
Существует несколько видов контроля:
контроль по существу (оценка на сколько правильно, удачно решен вопрос).
Ведет непосредственный руководитель или специально назначенные лица;
контроль за сроком исполнения;
текущий (контролируется в тот же день, когда поручение должно быть исполнено.);
предупредительный (предупреждает исполнителя за три дня до окончания сроков исполнения).
Перенести сроки может тот, кто их установил. Контроль за сроком исполнения ведет работник службы ДОУ.
Информационно-справочная работа с документами, находящимися на исполнении.
Работники службы ДОУ должны знать:
где, в какой стадии работы, у кого находится каждый документ,
в каком документе можно найти информацию по конкретному вопросу.
По окончании исполнения на документе ставится отметка об исполнении (отметку об исполнении ставит лицо, ответственное за делопроизводство в данном структурном подразделении или руководитель). Об исполнении документа сообщают руководителю и всем заинтересованным лицам, после этого документ подшивают в дело в этом же структурном подразделении.
Отправка. Перед отправкой в службе ДОУ проверяют правильность оформления документа.
|
Вопросы по теме:
|