Справка

Справка – документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов, событий.

Отражают индивидуальные ситуации, поэтому нет единой для всех схемы составления.

Заголовок к тексту – как обычно + период времени или дата, на которую приходятся приводимые в справке сведения.

Например: О наличии документов по трудовому стажу за 1990-2000 гг.

Справки могут быть внутренними и внешними.

Внутренние – на общем бланке вместо названия организации указывается структурное подразделение. Подписывает составитель.

Внешние - оформляются на общем бланке, подписывает руководитель.

При наличии в справке сведений финансового характера, она подписывается руководителем и главным бухгалтером, заверяется печатью.

Из всех справок можно выделить справки, подтверждающие место работы, учебы

• Оформляются на общем бланке на формате А5, поэтому не имеют заголовка к тексту.

• Указывается Ф.И.О. (полностью) лица, о котором сообщаются сведения, сведения, куда предоставляется справка.

• Справку подписывает лицо, которое несёт ответственность за предоставленные сведения, т.е. тот, кто составил справку.

• Составляется справка в 1 экземпляре, заверяется печатью.

Задание по теме: Составить справку, подтверждающую ваше обучение в ТГАСУ.

Служебные записки

Записки существуют 2-х видов: докладные записки и объяснительные.

Докладная записка – это документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении, факте, о выполненной работе, содержащий выводы и предложения.

Она готовится как по инициативе автора, так и по указанию руководства.

Оформляется на общем бланке с угловым расположением. Справа пишется адресат.

Датой докладной записки считается дата ее подписания.

Заголовок к тексту формулируется как обычно – с предлога «О» или «Об».

Текст может содержать 2 части: вводную и основную.

Вводная – излагаются факты, события, послужившие поводом для написания записки.

Основная – выводы, просьбы, предложения.

Части можно менять местами, одна из частей может быть опущена.

Докладные записки, информирующие руководство о ходе работ, представляются регулярно и сообщают о выполнении заданий, планов, указаний.

Докладная записка может быть внутренней и внешней (аналогично справке).

Внутреннюю докладную записку (адресуемую руководителю предприятия) подписывает составитель; оформляется на общем бланке с указанием структурного подразделения.

Внешнюю докладную записку (адресуемую в вышестоящую организацию) подписывает руководитель предприятия. Оформляется на общем бланке как обычно.

Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных частей основного документа (плана, отчета, проекта) или объясняющий причины какого-либо события, факта.

Оформляются так же, как и внутренние докладные записки, подписываются составителем.

Внешних объяснительных записок не бывает.

Пояснительных записок не бывает.

Задание по теме: Выделить реквизиты докладной записки и оформить ее в соответствии со стандартом. Руководителю авторемонтного салона Тимошину. Обращаюсь к вам с настоящей докладной по следующему поводу. Контрольные испытания отремонтированных машин часто требуют задержки слесарей и шоферов на сверхурочную работу. Мы подчас сталкиваемся с трудностями по оформлению сверхурочных в бухгалтерии. Поэтому вам срочно необходимо разобраться в этом вопросе и обеспечить принятие необходимых мер по вышесказанному. Начальник мастерской И.М. Смирнов Ответить на вопросы: Какие виды служебных записок существуют, что такое докладная записка? Из каких реквизитов состоит докладная записка? Как составляется текст докладной записки? Кто подписывает докладную записку?