16) Гриф утверждения документа

При утверждении документа должностным лицом		Если документ утверждается другим документом
УТВЕРЖДАЮ Должность Личная подпись И.О. Фамилия Дата			УТВЕРЖДЕН протоколом собрания №3 от 13.02.2006

17) Резолюция - надпись на документе, содержащая решение, принятое должностным лицом, его подпись, дату.

Морозовой И.А.

Подготовить проект договора с АО «Вист» к 05.03.2006

личная подпись

дата

18) Заголовок к тексту - краткое содержание текста,

например: О сроках поставки продукции

Согласуется с наименованием вида документа, точка в конце НЕ ставится, на документах формата А5 заголовок можно не писать.

Заголовок располагается в левой части документа на нескольких строках, НО если заголовок занимает более 5 строк, то его можно продлить до правого поля.

19) Отметка о контроле - ставится, когда исполнение документа берут под контроль

ставится буква К вверху справа

20) Текст – текст документа (подробнее – при рассмотрении конкретных видов документов).

21) Отметка о наличии приложений - пишется во всю ширину листа под текстом:

Приложения: 1. Название приложения, кол-во экз., кол-во листов,

2. Чертежи в 2 экз. на 5 л.

На самом приложении сверху в правом углу пишут:

Приложение № 1

к приказу № 2 от 03.04.99

22) Подпись – подпись должностного лица, в следующем порядке:

Должность личная подпись И.О. Фамилия

Если документ подписывается группой лиц, то подписи идут в порядке иерархии должностей.

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности, инициалов и фамилии, не допускается приписывать предлог «Зам», «За», ставить косую черту перед наименованием должности. Можно зачеркнуть, будет некрасиво, но правильно.

23) Гриф согласования в следующем виде:

а) СОГЛАСОВАНО

Должность

Личная подпись И.О. Фамилия

Дата

б) СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК №2 от 03.04.99

24) Виза согласования документа – для внутреннего согласования документов, оформляется в следующем порядке:

Замечания к документу (может и не быть)

Должность

Личная подпись И.О. Фамилия

Дата

Ставится на последнем листе документа внизу.

25) Печать – заверяет подлинность подписи должностного лица

Ставится так, чтобы захватывала часть должности в реквизите «подпись», должна быть хорошо читаема, не закрывать самой подписи.

26) Отметка о заверении копии необходима при заверении соответствия копии подлиннику.

Под реквизитом «подпись» пишется Верно

Подпись, заверившего документ, дата

27) Отметка об исполнителе включает фамилию, имя, отчество исполнителя документа (который составляет текст) и номер телефона.

Необходим для запроса дополнительной информации, уточнения данных и т д.

Располагается на последнем листе документа в левом нижнем углу.

+ могут быть сведения о том, кто печатал документ - инициалы, кол-во экз., дата распечатки

например, НК 3 17.03.2002