- •Тюменский государственный архитектурно-строительный университет
- •Содержание
- •Введение в делопроизводство
- •1. Понятие документа, функции документа
- •2. Классификация документов
- •Организационно-распорядительная документация
- •3. Стандартизация орд
- •При составлении орд используются следующие нормативные документы:
- •Реквизиты орд
- •7) Код формы документа
- •9) Справочные данные об организации
- •На №______ от 00.00.0000
- •14) Место составления или издания:
- •15) Адресат – тот, кому адресован документ.
- •16) Гриф утверждения документа
- •28) Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
- •29) Отметка о поступлении документа
- •30) Идентификатор электронной копии документа
- •Правила оформления документов
- •Бланки документов
- •Этапы составления документов
- •Общие требования к текстам служебных документов
- •Составление и оформление некоторых видов орд
- •1. Распорядительные документы
- •2. Организационные документы
- •3. Информационно-справочные документы
- •Справка
- •Служебные записки
- •Организация работы с документами
- •Традиционная технологическая цепочка обработки документов
- •Формирование дел
- •Правила формирования дел
- •Хранение дел
- •Номенклатура дел
- •Функции номенклатуры дел
- •Подготовка дел к сдаче в архив
2. Организационные документы
Инструкция - документ, издаваемый на предприятии в целях установления правил регулирующих организационные, научно-технические, технологические и иные специальные стороны деятельности учреждений, должностных лиц, граждан.
Должностная инструкция - нормативный документ, в котором определены функции, права и обязанности сотрудника.
Как и все инструкции, она оформляется на общем бланке с угловым расположением. Справа ставится гриф утверждения. Утверждает руководитель организации.
В заголовке к тексту указывается должность, на которую распространяется эта инструкция.
Первый раздел - общие положения, где указывается область деятельности специалиста, порядок его назначения и освобождения от должности, замещение во время отсутствия, квалификационные требования, его подчиненность, нормативные документы, которыми должен руководствоваться специалист в своей работе.
Второй раздел включает функции, где перечисляются основные направления деятельности специалиста.
Третий раздел - должностные обязанности, где определяются основные виды работ, выполняемых специалистом.
Например, функция (одна) обучение студентов, в связи с ней формулируются обязанности: составлять билеты, ..
Четвертый раздел устанавливает права, необходимые должностному лицу для выполнения его обязанностей. Существуют трудовые (по ТК) и производственные (н-р, не участвовать в совещании)
Пятый раздел указывает, за что конкретно несет ответственность специалист (дисциплинарная, материальная, но не уголовная).
Шестой раздел – Взаимоотношения. Связи по должности
Документ |
От кого получает, периодичность, объем |
Кому передает, периодичность, объем |
|
|
|
Седьмой раздел – Оценка работы – перечислены критерии оценки качества выполнения работником своих обязанностей.
Должностную инструкцию
разрабатывает и подписывает |
согласовывается |
руководитель отдела |
начальник ОК |
начальник ОК (сделал «рыбу») |
руководитель отдела |
Кроме того, согласовывается с юрисконсультом предприятия, бухгалтером (если есть материальная ответственность), утверждается руководителем.
При составлении опираются на Общероссийский классификатор профессий, должностей и разрядов.
Вопросы по теме:
|
3. Информационно-справочные документы
Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на совещании, собрании и т.д.
Оформляется на общем бланке.
Датой протокола является дата проведения собрания, а номером - номер собрания.
05.12 - 06.12.2006 если заседали 2 дня
В заголовке нужно указать название протоколируемого мероприятия и название коллегиального органа. Например: собрания студентов 1-го курса
Текст имеет две части вводную и основную.
Вводная (рекомендуется писать с 0-го положения табулятора):
Председатель: Ф.И.О.
Секретарь: Ф.И.О.
Присутствующие: перечисляются по алфавиту члены коллегиального органа.
Если присутствующих более 10, то указывается их общее количество
Всего ___ чел., если нужен кворум.
Приглашенные: перечисляются по алфавиту фамилии с указанием должностей
Повестка дня:
О …. На вопрос О чем?
Об …..
Основная:
Слушали:
Ф.И.О. (в им. п.) – содержание доклада в форме прямой речи или название доклада (указывается основной докладчик)
Выступили:
Ф.И.О. – основная мысль выступления (указываются все выступающие после доклада)
Постановили:
Принятые в ходе обсуждения решения по этому вопросу, начинают фразу с глагола.
По смыслу должна быть связь с выступлениями.
Слушали:
Выступили:
Постановили:
И т.д. по всем вопросам повестки дня.
Протокол подписывают председатель и секретарь.
Протоколы хранятся не менее 10 лет и могут передаваться на архивное хранение.
Протоколы бывают трех видов:
Полный;
Сокращенный (в разделе ВЫСТУПИЛИ указывают только фамилии);
Краткий (разделов ВЫСТУПИЛИ и СЛУШАЛИ нет, докладчик указывается в повестке дня)
Выписка из протокола составляется аналогично выписке для приказа.
Задания по теме: Составить протокол производственного совещания работников бухгалтерии, которые обсуждали вопрос об организации работы в отделе в связи с развитием коммерческой деятельности и приняли решение о необходимости увеличения численности работников бухгалтерии и об оснащении отдела новой компьютерной техникой. Ответить на вопросы:
|
Акт – документ, составленный несколькими лицами, подтверждающий установленный факт события.
Существуют акты:
акт ликвидации организации;
акт проверки;
акт приёма-передачи ценностей;
акт об уничтожении и т.д.
Акт составляется комиссией, это может быть специально назначенная или постоянно действующая комиссия.
Акт оформляется на общем бланке.
Место и дата акта должны соответствовать месту и дате актируемого события.
В заголовке к тексту указывают вид акта.
Например: приёма-передачи материальных ценностей или об уничтожении приказов за 1998 г.
Текст делится на 2 части:
вводная
основная
Вводная часть
начинается со слова «основание». Основанием акта является приказ руководителя или указание вышестоящей организации или другой документ.
Далее указывается состав комиссии. Например: «Комиссия в составе: председателя Иванова Ивана Ивановича и членов (перечисление членов комиссии в алфавитном порядке, перед каждой фамилией указывается должность и название организации).
В основной части описываются цели, задачи, суть проведённой работы, её результаты. Может быть оформлена в виде таблицы. Также могут быть выводы, предложения, рекомендации комиссии.
(например, предлагаю принять меры, но Какие меры решит руководитель, так как утверждая акт, он вынужден будет согласиться с вашими мерами)
Акт подписывают председатель и все члены комиссии.
Председатель личная подпись И.О. Фамилия
Члены комиссии личная подпись И.О. Фамилия
личная подпись И.О. Фамилия
Некоторые разновидности акта (по материальным, финансовым и другим важным вопросам) требуют утверждения руководителя и заверяются печатью.
Письма
Служебные письма- наиболее массовый вид управленческих документов, служащий средством общения и обменом информации между учреждениями и частными лицами.
Гарантийное письмо – документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нём обязательств. В нём обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо, сроки поставки, качество продукции. Эти письма имеют повышенную правовую значимость, поэтому изложение текста должно быть предельно чётким и ясным. (Оплату гарантируем..., Фирма … качество продукции гарантирует). В этом письме указывают названии вида документа (слова «гарантийное письмо» нужно писать).
Рекламное письмо – содержит подробные описания рекламируемых товаров, услуг, цены. Особенность: адрес организации - автора может быть указан в тексте, часто - в конце текста. (Мы будем рады ответить на ваши вопросы по такому-то адресу или телефону)
Сопроводительное письмо – документ, который информирует адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов. Оно содержит разъяснения или задания к этим документам. Текст такого письма обычно умещается на формате А5 и поэтому не имеет заголовка к тексту (Высылаем Вам ….)
Письмо-запрос – документ, в котором предприятие просит разъяснить какой либо факт, событие и побуждает дать ответное письмо. (Сообщите о том-то, том-то).
Письмо-извещение – сообщает о факте или событии, информация о котором может быть полезна для адресата. (Ставим вас в известность, что ….).
Письмо-приглашение – адресуется как конкретному лицу, так и учреждению в целом, содержит пожелания участия адресата в каком либо мероприятии. Необходимо сообщить: место, сроки проведения и условия участия (Приглашаем вас принять участие в …..).
Письмо-подтверждение – содержит подтверждение какого-либо отправления (письма, перевода, ценностей), подтверждение того, что ранее изданный документ остаётся в силе (договор, инструкция), может подтверждать факт, события. (Подтверждаем, что ….).
Письмо-напоминание – содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого либо обязательства, проведения мероприятия, возвращения взятых предметов и т.д. В ряде случаев указываются меры, предполагаемые при невыполнении работ в указанный срок. (Напоминаем Вам, что …… , по истечение такого то срока предложение наше фирмы теряет силу.)
Письма оформляются на бланке для писем, название вида документа не указывается. Справа пишется адресат.
Заголовок к тексту формулируются одной фразой, начинается с предлога «О» или «Об».
На одном письме может быть не более 4-х адресатов. Если адресатов больше, составляют несколько писем с одним текстом и разными адресатами, такое письмо называется циркулярным.
Текст одного письма должен быть посвящён одному вопросу, несколько вопросов излагаются в одном письме только в случае их взаимосвязанности.
Текст обязательно начинают с обращения
(Например: «Уважаемый Иван Иванович!», «Иван Иванович!», «Господин Иванов!», «Уважаемые господа!»)
Основной текст письма может содержать вводная часть и основную. Излагается от 1или 3 лица ед. или мн. числа - прошу, просим, фирма просит, … просят.
Во вводной описываются факты, события, может быть ссылка на другие документы (не письмо).
В основной части - выводы, предложения, просьбы, рекомендации по поводу вышеописанных событий
Одна из частей может быть опущена, их можно менять местами.
В конце текста письма могут быть заключение: «С уважением …», «С благодарностью», «С пожеланием успехов» или «Надеемся, что наша просьба не будет для Вас затруднительной» и др.
Подписывает письмо автор. Этикет требует соблюдения уровня переписки.
Письма по финансовым вопросам подписывает руководитель и главный бухгалтер.
Письма, дающие какие либо гарантии, имеющие юридические и финансовые последствия, заверяются печатью.
Задания по теме:
Выделить реквизиты служебного письма и оформить его в соответствии со стандартом. 127572, Москва, ул. Новгородская, 14, к.3, тел. 1234567, АО «Сокол М», директору ЗАО «Тайдекс» Прищепову И.В., на № ______ от ______ , Вашу просьбу об изменении срока поставки компьютерной мебели выполнить не можем из-за отсутствия ее на наших складах, поэтому компьютерная мебель будет доставлена в сроки, указанные в договоре. Директор «Сокол М» С.И. Дорохов. Недостающие реквизиты придумайте самостоятельно.
Ответить на вопросы:
|