2. Классификация документов

по происхождению:

официальные и личные,

по степени подлинности:

• черновые (отражают работу автора над документом),

• беловые (составляются на основе чернового, но без пометок и помарок),

• подлинные (сведения в документе соответствуют действительности), подлинник – первый или единственный экземпляр документа,

• копия (воспроизводит информацию другого документа, все его внешние признаки или их часть), дубликат (повторный экз., имеющий силу подлинника), выписка (копия части документа),

по содержанию:

документы по административным вопросам, по вопросам планирования, бухгалтерского учета, кадровые, …, организационно-распорядительные документы.

Организационно-распорядительная документация

Организационно-распорядительная документация (ОРД) – документы, создаваемые в процессе организационно-распорядительной и исполнительной деятельности на предприятии.

1. организационные (устав, штатное расписание, положение, инструкции т.д.);

2. распорядительные (приказы, распоряжения, решения, постановления и т.д.)

3. информационно-справочные (справки, служебные записки, письма и т.д.)

3. Стандартизация орд

Стандартизация – процесс установления и применения стандартов. Унификация – приведение чего-либо к единому виду.

При составлении орд используются следующие нормативные документы:

- Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам к службам документационного обеспечения. (ГСДОУ) – определяет основные правила работы документами в организации, в т.ч. содержит типовые положения о сл. ДОУ, формы журналов и др.

• Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (2002 г.) – включает общий порядок подготовки и оформления документов, порядок работы с документами, много приложений. На ее примере разрабатывают свои Инструкции по делопроизводству.

• ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система ОРД. Требования к оформлению документов» - касается только ОРД, кадровая документация – хоть и подсистема ОРД, но и подсистема бух. учета, поэтому требования другие

• ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

• Основные правила работы архивных учреждений

• Перечень типовых управленческих документов с указанием сроков хранения (2002 г., но старый более полный) и др.

+ существуют Методические указания по составлению текстов служебных документов (М.:ВНИИДАД, 1998)

по кадрам (новые)

• Инструкция по ведению трудовых книжек №69 от 10.10.2003 (Инстр. по заполн тр кн 2004 г.)

• Пост-е Правительства РФ от 16.04.2003 №225 Правила ведения трудовых книжек

Унификация ОРД необходима для:

• совместимости документов;

• снижения трудоёмкости обработки документов;

• снижения трудоёмкости создания документов;

• повышения качества оформления.

Вопросы по теме Что такое документ в современном понимании? Каковы функции документа? Какова функция документа с точки зрения менеджмента? Что такое ОРД, какие документы к ним относятся? Каково место ОРД среди всей документации? Для чего необходима унификация документов? Какие основные нормативные документы регламентируют составление и работу с ОРД?