Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
2015.doc
Скачиваний:
14
Добавлен:
09.04.2015
Размер:
875.52 Кб
Скачать

Задание для самостоятельной работы

  • произведите замену данных - измените заработную плату всем доцентам с 10000 на 13000;

  • переместите со всеми данными поле «Дата рождения» после поля «Адрес проживания»;

  • найдите всех преподавателей с должностью «доцент»;

  • измените название поля «Заработная плата» на «Оклад»;

  • вставьте дополнительное поле «Стаж работы» после поля «Адрес проживания» и заполните его.

Лабораторная работа №2 Ввод и просмотр данных с помощью формы. Сортировка данных. Отбор данных с помощью фильтра.

Цель работы: научиться создавать формы, сортировать данные и производить отбор данных с помощью фильтра.

Основные теоретические сведения

Ввод и просмотр данных с помощью формы

Формы обеспечивают наиболее гибкий способ ввода, редактирования, просмотра и удаления данных и фактически являются шаблонами, управляющими отображением информации. Форма позволяет отображать одновременно все поля одной или нескольких записей. Оптимально построенная форма может вмещать несколько десятков полей на одном экране, а если полей намного больше, то для каждой записи можно создать многостраничную форму. В форме каждое поле можно разместить в точно заданном месте, выбрать для него цвет или заливку и добавить элементы управления текстом для эффективного ввода данных.

При вводе данных можно не только помещать вычисляемые поля в форму, но и добавлять расширенные правила проверки корректности ввода и элементы управления (например, переключатели, флажки, раскрывающиеся списки). Линии, рамки, цвета и фоновые изображения улучшают внешний вид данных, облегчают восприятие формы и повышают продуктивность работы.

Создать форму можно несколькими способами. Если вы в режиме базы данных откроете вкладку Формыи щелкните по кнопке <Создать>, то откроется окно, в котором указаны способы создания формы (рис.5).

Рис.5. Окно для создания новой формы.

Конструкторпозволит вам создать форму самостоятельно, но это для начинающих пользователей довольно сложно.

Автоформы являются частными случаями Мастера форм, т.е. они автоматически создают заданные виду форм практически без участия пользователя. Это может быть удобно, когда базовая таблица одна, содержит немного полей и вам нужно быстро создать простую форму.

Диаграмма создает форму со встроенной диаграммой.

Сводная таблицасоздает форму со сводной таблицейExcel.

Мастер форм дает возможность автоматически создать форму на основе выбранных полей. Этот режим наиболее удобен при создании форм как для начинающих, так и для опытных пользователей. Access в режиме диалога выясняет у пользователя, какую форму он хочет получить, и создает ее автоматически. Если вас в этой форме что-либо не удовлетворяет, вы можете исправить это в режиме Конструктора. В этом режиме вы можете выбрать поля таблицы для отображения в форме, стиль и цвет оформления фона и ячеек, а также вид формы. Мастер форм предлагает пять видов форм, которые можно разработать: в один столбец, ленточная, табличная, сводная таблица и сводная диаграмма.

Поля в форме в один столбец(рис.6) упорядочены и представлены в виде столбцов. Такая форма может занимать одну или несколько страниц. Поля можно упорядочить как угодно.Accessдает возможность использовать большинство стандартных элементов управленияWindows, которые создают привычный интерфейс при вводе данных. Линии, рамки, цвета и даже специальные эффекты (например, тени) позволяют создать удобные формы с привлекательным внешним видом.

Рис.6. Форма в один столбец

Ленточная форма (рис.7) и табличная форма (рис.8) похожи друг на друга, но табличная форма фактически повторяет вид уже знакомой вам таблицы, и в ней ограничены возможности редактирования. А в ленточной форме доступны все виды инструментов и способы оформления фона и ячеек с данными.

Рис.7. Ленточная форма

Если вы создаете форму на основе одной таблицы или одного запроса, то виды форм ограничиваются вышеописанными. Но если вы разрабатываете форму на основе нескольких таблиц или запросов, то Accessпредложит вам создать либо подчиненные, либо связанные формы в ленточном или в табличном виде.

Настраивать внешний вид и возможности ввода, обработки и просмотра данных можно в режиме конструктора. Вы можете использовать огромное количество Инструментов и Свойств формы,но, чтобы реализовать эти возможности, надо обладать определенным опытом работы с формами.

Рис.8. Табличная форма

Перемещение в форме почти идентично перемещению в строках и столбцах. Перемещаться по форме можно, просто щелкая по нужному полю и внося изменения или дополнения в данные.

Для манипулирования записями (операции поиска, замены, сортировки и фильтрации данных) в режиме формы используются те же способы, что и в режиме таблицы.

Сортировка данных

Для удобства просмотра можно сортировать записи как в форме, так и в таблице в определенной последовательности (по возрастанию, по убыванию). Кнопки сортировки на панели инструментов (или команда меню Записи – Сортировка - Сортировка по возрастанию (сортировка по убыванию) позволяют сортировать столбцы по возрастанию или по убыванию. Прежде чем щелкнуть по кнопке сортировки, следует выбрать поля, используемые для сортировки. Для выбора поля достаточно поместить курсор в любую его запись. После этого щелкните по кнопке сортировки – и данные отобразятся в отсортированном порядке. В режиме таблицы можно выделить сразу два или несколько соседних столбцов, а затем выполнить по ним сортировку. По умолчанию сортировка записей начинается с крайнего левого выделенного столбца. Если вы хотите восстановить порядок отображения записей, используйте команду Записи - Удалить фильтр.

Отбор данных с помощью фильтра

Фильтр - одно или несколько условий, которым должна удовлетворять запись, чтобы попасть на экран.

Существует четыре типа фильтров: фильтр по выделенному фрагменту, обычный фильтр, расширенный фильтр и фильтр по вводу. Все методы работают как в режиме формы, так и в режиме таблицы.

Фильтр по выделенному фрагменту – это способ быстрого отбора записей по выделенному образцу. Для фильтрации записей при помощи этого способа надо:

  • Открыть таблицу или форму в режиме Таблица или Форма.

  • Щелкнуть мышью в поле, в котором находятся данные для фильтрации (т.е. выделить образец для создания фильтра).

  • Нажать кнопку Фильтр по выделенному или выполнить командуЗаписи, Фильтр, Фильтр по выделенному. После этого Access выберет только те записи, для которых значение в столбце совпадает с выделенным ранее значением на фильтрацию.

  • Удалить фильтр - кнопка на панели инструментов <Удалить фильтр> или командаЗаписи - Удалить фильтр. При отключении этой кнопки все фильтры будут сняты, но установки фильтра не пропадут, он будет просто отключен.

  • Чтобы применить фильтр, надо повторно щелкнуть по кнопке .

Чтобы сначала не отыскивать запись со сведениями, которые вы хотите использовать для фильтра – нужно выбрать пункт Фильтр для: контекстного меню (фильтр по конкретному тексту). Для этого надо:

  • Щелкнуть правой кнопкой (т.е. вызвать контекстное меню) в поле, содержащем информацию, которую вы хотите использовать для фильтрации.

  • В контекстном меню выбрать команду Фильтр для.

  • Ввести условия фильтра.

Для того чтобы увидеть записи, кроме тех, которые отвечают заданным условиям (Фильтр по исключенному) надо:

  • Щелкнуть правой кнопкой в поле с данными, которые необходимо исключить.

  • Выбрать пункт Исключить выдeлeннoe.

Обычный фильтр

Access помнит последний установленный фильтр и позволяет воспользоваться им повторно. Если к таблице или форме был применен фильтр, он сохраняется до момента назначения другого фильтра. Применение другого фильтра к результату предыдущего дополнительно урезает результирующий набор данных.

  • Открыть таблицу или форму в режиме Таблица или Формы.

  • Щелкнуть на кнопке Изменить фильтр, чтобы открыть окно фильтра.

  • Щелкнуть левой кнопкой мыши на поле, по которому надо фильтровать данные.

  • Появляется списочный указатель , при помощи которого надо указать значения для поиска, т.е. надо выбрать нужную величину из списка поля или ввести ее непосредственно.

  • Если требуется, чтобы в результирующем наборе содержались записи с совпадениями сразу в двух полях, надо ввести нужные величины в оба поля на вкладке Найти (нижний левый угол окна Фильтр).

  • Чтобы фильтр базировался сразу на нескольких значениях, щелкнуть ярлык «Или» в нижней части окна и ввести дополнительные условия отбора.

  • Чтобы выполнить операцию отбора, щелкнуть кнопку Применение фильтра.

Расширенный фильтр

Наиболее сложный фильтр, который способен сортировать и фильтровать записи в единичной таблице за одну операцию.

  • В окне Базы данных открыть таблицу или форму.

  • Выполнить команду Записи, Фильтр, Расширенный фильтр.

  • Ввести условия отбора и сортировки в бланк конструктора.

  • Щелкнуть по кнопке Применение фильтра.

Конструирование условий отбора

  • В бланке конструктора запроса или фильтра надо выбрать поле, по которому будет устанавливаться фильтр. Для этого надо щелкнуть мышью в строке Поле и выбрать из списка нужное поле.

  • Переместиться в строку Условие отбора и ввести выражение.

  • Если условие не видно целиком, нажать <Shift+F2> - чтобы развернуть ячейку в отдельное окно.

  • При необходимости конструирования сложного условия щелкнуть на кнопке Построить панели инструментов и использовать Построитель выражений.

Существует несколько условий отбора, рассмотрим их применение:

1.Условие отбора: Дата

  • При необходимости выбора определенной даты ввести ее.

  • Если надо найти все записи с сегодняшней датой - Date (). Для более поздней даты: > Date (). Можно указать дату в самом простом формате (1/1/07).

  • Чтобы выбрать все записи с датой, заключенной в определенном промежутке: Between 17/9/07 and 20/09/07(рис. 9).

  • Чтобы найти все записи определенного месяца или дня недели, можно воспользоваться шаблонами */9/07, */*/07.

Рис.9. Окно применения расширенного фильтра

2.Условие отбора: С помощью другого поля

В некоторых случаях необходимо использовать одно поле в качестве условия отбора записей в другом поле.

В этом случае имя другого поля указывается в квадратных скобках. Например: <[Название поля].

3.Условие отбора: Сложное, применяется в том случае, если одно поле данных должно удовлетворять сразу двум критериям, например >5 and <10, или когда осуществляется поиск по нескольким альтернативным условиям для одного поля Юг or Север. Если имеется много возможных вариантов - IN (Юг, Север, Восток, Запад).

  • Чтобы установить условия для нескольких полей сразу, ввести выражение для первого поля, переместиться к той же строке условий отбора ко второму полю и ввести следующее выражение.

  • Чтобы установить условие для нескольких полей в случае поиска тех записей, которые удовлетворяют хотя бы одному условию, надо ввести условие для первого поля, перейти в следующую строку условий отбора и ввести выражение для второго поля в столбце этого поля. При наличии третьего условия, переместиться еще на одну строку ниже.

4. Условие отбора: Текст

  • Введите полную текстовую строку, которую нужно искать, Access заключит ее в кавычки.

  • * - указатель произвольного текста.

  • Если надо искать несоответствие указанному тексту, введите перед ним ключевое слово Not.

  • ? - заменитель произвольного символа.

5. Условие отбора: Число

  • Для поиска конкретной величины введите в ячейку число.

  • <= число - чтобы найти записи с величинами, меньшими или равными определенному значению.

  • Для поиска величин, лежащих в некотором промежутке, включая его начало и конец, введите – Between число 1 and число2.

  • Исключая его начало и конец - >число 1 and < число 2.

Тут вы можете оставить комментарий к выбранному абзацу или сообщить об ошибке.

Оставленные комментарии видны всем.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]