Свойства полей бд

Поля БД определяют структуру базы и групповые свойства данных, записываемых в ячейках, принадлежащие каждому из полей.

Основные свойства полей:

• Имя поля - определяет, как следует обращаться с данными этого поля при автоматических операциях с базой.

• Тип поля - определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле.

• Размер поля - определяет предельную длину поля (только для числовых и текстовых типов данных).

• Формат поля - определяет вид информации на экране и на печати.

• Маска ввода - устанавливает формат, используемый при вводе данных.

• Подпись - определяет заголовок столбца для данного поля; если надпись не указана, то в качестве заголовка столбца используется свойство Имя поля.

• Число десятичных знаков - устанавливает число десятичных знаков для чисел и денежных полей.

• Новое значение - для полей счетчика можно выбрать либо генерацию последовательных исчислений (1, 2, 3...), либо случайных.

• Значение по умолчанию - данные, автоматически добавляемые в новую запись, но доступные для изменения в режиме таблицы или формы.

• Условие на значение - логическое выражение, определяющее реакцию Access на ввод данных; если это свойство установлено, пропуск поля запрещен.

• Сообщение об ошибке: сообщение, выводимое на экран в случае, если информация не удовлетворяет условию, заданному в предыдущем свойстве.

• Обязательное поле - определяет необходимость ввода данных в поле.

• Пустые строки - свойство, разрешающее ввод пустых строковых данных.

• Индексированное поле - определяет, нужно ли создать индекс для ускоренного поиска.

Лабораторная работа №1 Создание базы данных из одной таблицы

Цель работы: научиться создавать базу данных, состоящую из одной таблицы.

Основные теоретические сведения

Существует три способа создания таблиц:

1. Создание в режиме Таблица.

Табличный способ - это очень быстрый способ создания таблиц, однако, здесь нет таких широких возможностей, как у других инструментов формирования таблиц. Этот метод лучше использо­вать для создания небольших таблиц, структура которых будет настраиваться позже. В таком режиме нельзя определить связи, невозможно настроить многие другие свойства полей.

2. Создание с помощью Мастера таблиц.

Мастер таблиц предлагает быстрый способ создания таблиц. Просто надо найти таблицу из уже имеющихся в Мастере таблиц, которая наиболее соответствует типу данных, с которыми вы хотите работать, затем выбрать нужные из нее поля.

3. Создание в режиме Конструктор.

Конструктор представляет собой наиболее подходящий инструмент для формирования структуры таблицы. В этом режиме можно добавлять, удалять, переставлять поля, можно получить полную информацию о свойствах таблицы и всех ее полей.

Изменение структуры таблицы

При создании таблицы следует придерживаться тщательно продуманного плана. Однако иногда даже при наличии плана необходимо внести изменения. Вы можете обнаружить, что нужно добавить или удалить поле, изменить его имя или тип данных, либо просто изменить последовательность имен полей. Все эти изменения можно внести в таблицу в любой момент. Однако после ввода данных в таблицу сделать это немного сложнее, поскольку нужно следить за тем, чтобы изменения в таблице не исказили данные.

Вставка нового поля – чтобы вставить новое поле, поместите курсор в существующее поле и выберите команду Вставка – Поле или щелкните на кнопке Вставить строку панели инструментов. В таблице появится новая строка, а все существующие поля будут смещены вниз. После этого можете ввести новые определения поля. Вставка поля никак не влияет на другие поля или существующие данные. Если таблица используется в запросах, формах или отчетах, необходимо добавить поле и в эти объекты базы данных.

Удаление поля – удалить поле можно тремя способами:

• Выберите поле, щелкнув на маркере строки и нажмите клавишу – <Delete>;

• Выберите поле, а затем выполните команду Правка – Удалить строку;

• Выберите поле и щелкните на кнопке Удалить строку панели инструментов.

При удалении поля с данными появится предупреждение о том, что вы потеряете все данные. Если таблица пуста, беспокоиться не о чем. В противном случае убедитесь, что вы хотите удалить данные именно в этом поле (столбце). Если поле используется в запросах, формах или отчетах, удалите его и в этих объектах.

Изменение расположения поля – щелкните на названии поля в режиме Таблица (выделяется весь столбец) и прицепившись левой кнопкой мыши, перетащите его в новое место.

Изменение имени поля – чтобы изменить имя поля, установите курсор на существующее имя поля в окне конструктора и введите новое имя. Access автоматически обновит структуру таблицы. Для новой таблицы это сделать просто. Однако, если имя используется в формах, запросах или отчетах, измените его и там.

Ввод данных в ячейки таблицы производится обычным образом – вы переводите курсор в нужную ячейку, т.е. делаете ее активной, и вводите в нее данные (вводить данные ячейки для поля с типом данных Счетчик не требуется, так как значения в этом поле появляются автоматически при вводе данных в любую другую ячейку данной записи). Особенности ввода следующие: при нажатии клавиши <Del> ячейка очищается; если ввод данных в ячейку прервать, нажав клавишу <Esc>, то восстанавливается старое значение, а если нажать клавиши <Enter> или <Tab>, то в ячейку заносится новое значение. Можно редактировать текущее значение, меняя в нем отдельные символы. Для этого надо в ячейке таблицы дважды щелкнуть мышью или нажать клавишу <F2>. Однако есть одна важная особенность при вводе данных – для некоторых типов данных (числовой, денежный, дата/время, логический) Access автоматически проверяет правильность их ввода. Например, если вы введете букву в ячейку с числовым типом, то Access выдаст сообщение о неправильно введенном значении и не позволит перейти к другой ячейке, пока не будут введены правильные данные. Для всех типов полей (кроме типов Счетчик и поле объекта OLE) можно самостоятельно задавать ограничения для вводимых данных. Для этого в режиме конструктора надо выбрать вкладку Общие, перевести курсор в поле с именем «Условие на значение» и ввести ограничение на данные. Например, год рождения сотрудника вряд ли может быть более 1992 года, и ограничение будет следующее: <1992. Ограничение можно вводить и на текстовое поле, обычно в этом случае задаются слова, которые могут присутствовать в данном поле.

Можно использовать еще один удобный инструмент при воде данных – параметр Значение по умолчанию (находится также на вкладке Общие). Здесь можно задать данные, которые Access будет вводить по умолчанию при заполнении таблицы. Это удобно использовать, когда большинство значений данного поля одинаковы и лишь некоторые отличаются. Например, большинство сотрудников проживают в г. Самара. Если ввести это слово в строку параметра Значение по умолчанию, то все ячейки поля «Город проживания» примут значение «Самара», и надо будет лишь изменить значения ячеек для сотрудников, проживающих в других городах. Данные можно вводить и копированием их из одной ячейки в другую стандартными средствами Windows.

Редактирование данных

Редактирование данных производится очень просто – курсор переводится в нужную ячейку, старые данные удаляются (клавишами <Del> или <Backspase>) и вводятся новые данные. Удалять можно не только данные в ячейках, но и целиком строки, предварительно их выделив. Но если таблица большая, то редактируемые данные надо сначала найти. Это делается следующим образом: переводят курсор в любую ячейку поля, начиная с которой будет вестись поиск, затем открывают пункт меню Правка и выполняют команду Найти. В появившемся окне вводят образец искомых данных и щелкают по кнопке <Найти>. Если значение найдено, курсор перейдет в эту ячейку. Иногда требуется большое количество одинаковых данных заменить на другое значение. Для этого надо открыть пункт меню Правка и выполнить команду Заменить. В появившемся окне ввести образцы того, что надо найти и на что заменить. Затем надо решить, будете ли вы просматривать каждое заменяемое значение или нет. Если будете, то надо щелкнуть по кнопке <Заменить>, а если нет – один раз щелкнуть по кнопке <Заменить все>.