3. Инструменты и характеристики эффективного контроля реализации управленческих решений

Для того, чтобы контроль мог обеспечивать достижение целей организации, он должен соответствовать следующим требованиям:

— стратегическая направленность(контроль должен отражать общие приоритеты организации и поддерживать их, в каждой области, имеющей стратегическое значение, следует наладить эффективный контроль, даже если эта деятельность с трудом поддается измерению);

— ориентация на результаты(конечная цель контроля – решить задачи, стоящие перед организацией, средства контроля не должны занять более важного места, чем подлинные цели организации, контроль признается эффективным только тогда, когда организация фактически достигает желаемых целей и в состоянии сформулировать новые цели, которые обеспечат ее выживание в будущем);

— соответствие контролируемому виду деятельности(контроль должен объективно измерять и оценивать то, что действительно важно);

— своевременность(данное требование проявляется во временном интервале между проведением измерений или оценок, который адекватно соответствует контролируемому явлению; значение наиболее подходящего временного интервала определяется с учетом временных рамок основного плана, скорости изменений, а также затрат на проведение измерений и распространение полученных результатов);

— гибкость(контроль должен приспосабливаться к происходящим изменениям)

— простота(контроль должен соответствовать потребностям и возможностям людей, взаимодействующих с системой контроля и реализующих ее);

— экономичность(суммарные затраты на систему контроля не должны превосходить создаваемые системой контроля преимущества).

Для эффективного контроля необходимо учитывать инструменты, основанные на учете особенностей поведения персонала. Учет особенностей поведения персонала проявляется через:

— установление осмысленных стандартов, воспринимаемых сотрудниками (стандарты достаточно полно и объективно отражают работу сотрудников);

— установление двустороннего общения(у подчиненного должна быть возможность открыто обсудить возникающие проблемы);

— избежание чрезмерного контроля(не перегружать подчиненных многочисленными формами контроля);

— установление жестких, но достижимых стандартов(мотивировать людей на работу можно только для достижения тех целей, которые они склонны считать реальными);

Вознаграждение за достижение результата(согласно теории ожидания существует четкая взаимосвязь между результативностью и вознаграждением).

Для планирования и контроля необходима своевременная, конкретная, точная информация, эффективная по отношению к затратам на ее получение. Использование информационно-управляющих систем в планировании и контроле – один из инструментов эффективного контроля. Общая цель таких систем – облегчение эффективного выполнения функций планирования, контроля и производственной деятельности.

Появление еще одного инструмента, контроллинга, связано с необходимостью принятия решений в условиях динамичности рыночных отношений.

Контроллинг – это концепция, направленная на ликвидацию узких мест и ориентированная на будущее в соответствии с поставленными целями и задачами, то есть это управление будущим для обеспечения длительного и эффективного функционирования предприятия и его структурных единиц. Основные задачи контроллинга – выявление проблем и корректировка деятельности предприятия для предупреждения кризиса, контроль и регулирование, а также информационное сопровождение процесса планирования.

Таким образом, для эффективной реализации управленческих решений и получения запланированных результатов необходимо осуществлять контроль выполнения принятых решений. В этих условиях требуется комплексная методология и основанный на ней инструментарий, которые бы позволили предопределить стабильные успехи в настоящем и будущем. В качестве такого инструмента выступает контроллинг, который призван оказать помощь менеджерам в процессе разработки, принятия и реализации управленческих решений.

27. Метод анализа иерархий.

Метод анализа иерархий – методологическая основа для решения задач выбора альтернатив посредством их многокритериального рейтингования. Метод анализа иерархий создан американским ученым Т. Саати и вырос в настоящее время в обширный междисциплинарный раздел науки, имеющий строгие математические и психологические обоснования и многочисленные приложения.

Основное применение метода – поддержка принятия решений посредством иерархической композиции задачи и рейтингования альтернативных решений. Имея в виду это обстоятельство, перечислим возможности метода. 1) Метод позволяет провести анализ проблемы. При этом проблема принятия решения представляется в виде иерархически упорядоченных:      а) главной цели (главного критерия) рейтингования возможных решений,      б) нескольких групп (уровней) однотипных факторов, так или иначе влияющих на рейтинг, в) группы возможных решений,      г) системы связей, указывающих на взаимное влияние факторов и решений.

Предполагается, так же, что для всех перечисленных «узлов» проблемы указаны их взаимные влияния друг на друга (связи друг с другом). (См. структуры) 2) Метод позволяет провести сбор данных по проблеме.

В соответствие с результатами иерархической декомпозиции модель ситуации принятия решения имеет кластерную структуру. Набор возможных решений и все факторы, влияющие на приоритеты решений, разбиваются на относительно небольшие группы – кластеры. Разработанная в методе анализа иерархий процедура парных сравнений позволяет определить приоритеты объектов, входящих в каждый кластер. Для этого используется метод собственного вектора. Итак, сложная проблема сбора данных разбивается на ряд более простых, решающихся для кластеров. (См. данные.) 3) Метод позволяет оценить противоречивость данных и минимизировать ее.

С этой целью в методе анализа иерархий разработаны процедуры согласования. В частности, имеется возможность определять наиболее противоречивые данные, что позволяет выявить наименее ясные участки проблемы и организовать более тщательное выборочное обдумывание проблемы. 4) Метод позволяет провести синтез проблемы принятия решения.

После того, как проведен анализ проблемы и собраны данные по всем кластерам, по специальному алгоритму рассчитывается итоговый рейтинг - набор приоритетов альтернативных решений. Свойства этого рейтинга позволяют осуществлять поддержку принятия решений Например, принимается решение с наибольшим приоритетом. Кроме того, метод позволяет построить рейтинги для групп факторов, что позволяет оценивать важность каждого фактора. 5) Метод позволяет организовать обсуждение проблемы, способствует достижению консенсуса.

Мнения, возникающие при обсуждении проблемы принятия решения, сами могут в данной ситуации рассматриваться в качестве возможных решений. Поэтому метод анализа иерархии можно применить для определения важности учета мнения каждого участника обсуждения. 6) Метод позволяет оценить важность учета каждого решения и важность учета каждого фактора, влияющего на приоритеты решений.

В соответствии с формулировкой задачи принятия решения величина приоритета напрямую связана с оптимальностью решения. Поэтому решения с низкими приоритетами отвергаются как несущественные. Как отмечено выше, метод позволяет оценивать приоритеты факторов. Поэтому, если при исключении некоторого фактора приоритеты решений изменяются незначительно, такой фактор можно считать несущественным для рассматриваемой задачи. 7) Метод позволяет оценить устойчивость принимаемого решения.

Принимаемое решение можно считать обоснованным лишь при условии, что неточность данных или неточность структуры модели ситуации принятия решения не влияют существенно на рейтинг альтернативных решений.

28. Технологии ситуационного анализа: метод мозгового штурма, двухтуровое анкетирование, факторный анализ, многомерное шкалирование).

Мозговая атака

Метод «мозговой атаки»является одним из основных в организации и проведении экспертиз. Значительная роль при проведении «мозговой атаки» принадлежит руководителю, возглавляющему заседание экспертной комиссии. В реальной производственной деятельности это может быть совещание, созванное руководителем для обсуждения той или иной возникшей проблемы.

«Мозговая атака» в ситуационном анализе, как правило, состоит из двух туров. В первом туре происходит генерирование идей, а во втором – обсуждение выявленных идей, их оценка и выработка коллективной точки зрения.

Задача первого тура состоит в том, чтобы получить возможно более полную картину о факторах, определяющих развитие ситуации. Он проводится так, чтобы каждый из присутствующих мог свободно высказать свое мнение о том, что определяет развитие ситуации, по каким закономерностям идет ее развитие, какие управляющие воздействия со стороны руководства организации могут оказаться эффективными и привести к цели. В этом туре руководитель должен поддерживать любое из высказанных мнений. При этом должна поддерживаться атмосфера доброжелательности, освобождающая высказывающего свою точку зрения от излишней скованности.

Во втором туре из выявленных факторов необходимо оставить лишь наиболее существенные. Здесь может быть использован так называемый метод суда. Участвующие в проведении второго этапа специалисты делятся на сторонников и противников высказанного мнения.

Двухтуровое анкетирование

В первом туре каждый из специалистов заполняет специально разработанную анкету, в которой указывает наиболее важные факторы, определяющие развитие ситуации, и дает обоснование их отнесения к числу наиболее важных. Внесенные в анкету факторы ранжируются специалистом по степени их влияния на развитие ситуации.

Во втором туре проводится перекрестное рецензирование заполненных в первом туре анкет. Это означает, что анкеты, заполненные одним специалистом, оценивают другие и соглашаются либо не соглашаются со сделанными им оценками. Несогласие с мнением специалиста обязательно аргументируется.

Факторный анализ

В основе этого метода – предположение о том, что на основании статистических данных может быть получена аналитическая зависимость, отражающая степень влияния факторов на плановые или фактические показатели, характеризующие ситуацию.

Факторный анализ решает задачи определения: факторов, необходимых для выявления всех существенных зависимостей, влияющих на развитие ситуации;

коэффициентов (называемых иногда нагрузками), характеризующих влияние каждого из выявленных факторов на показатели, отражающие состояние и развитие ситуации.

Применение метода факторного анализа позволяет на основе обработки статистической информации классифицировать факторы на существенные и несущественные, основные и неосновные, внутренние и внешние.

Многомерное шкалирование

Основная задача данного метода состоит в том, чтобы уменьшить число факторов, которое необходимо принимать во внимание при ситуационном анализе. Уменьшение числа таких факторов называется иногда понижением размерности. Не менее важной задачей является также содержательная интерпретация получаемого набора факторов.

Исходной информацией при многомерном шкалировании могут служить оценки близости и различия специалистами различных вариантов развития ситуации. Исходным является также предварительный набор частных критериев. На основании математической обработки исходной информации устанавливаются те факторы, которые действительно влияют на развитие ситуации.

29. Дерево решений как метод принятия управленческих решений в условиях риска.

При принятии решений в условиях риска после определения предполагаемой стоимости E(Aj) и степени риска v встает проблема определения компромисса между риском и прибылью. Как правило, получение больших дохо-дов сопровождают более высокие значения степени риска, поэтому решения ЛПР будет зависеть не только от расчета показателей Е(А,¦) = Ejj, но и от финансового состояния предприятия. Экономическая теория разработала так называемые кривые рыночного безразличия описывающие необходимую прибыль (доход) как функцию риска. Но на практике они мало применимы из-за высокой степени абстракции. Следующий метод, применяемый для принятия решений в условиях риска, носит название дерева решений. Его применяют тогда, когда необходимо принимать последовательный ряд решений. Дерево решений - графический метод, позволяющий увязать точки принятия решения, возможные стратегии Ai,

их последствия Yjj с возможными факторами, условиями внешней среды. Построение дерева решений начинается с более раннего решения, затем изображается возможные действия и последствия каждого действия (событие), затем снова принимается решение (выбор направления действия) и т. д., до тех пор, пока все логические последствия результатов не будут исчерпаны. Дерево решений - это схематическое представление процесса принятия последовательных решений, когда каждое решение зависит от исхода предыдущих решений. Дерево решений позволяет учесть различные направления действий, и на основе финансовых результатов каждого из них и вероятности их наступления сравнить альтернативы и выбрать лучшую последовательность действий. Построение дерева осуществляется слева направо, от корня (исходного момента принятия решения) по ветвям (возможные альтернативные решения), а расчет эффективности - от ветвей к корню. Элементами дерева являются: а) действия, отвечающие на вопрос: «каков выбор?»; вилка действий (решений) отображается квадратом с исходящими из него возможными действиями; б) события (исходы развития ситуации), на которые ЛПР не может влиять, с указанными вероятностями их совершения, позволяющими рассчитать средние результаты действий в условиях неопределенности хода последующего развития ситуации; вилка событий на дереве отображается кружком с исходящими ветвями; в) последствия действий - оценочные показатели результатов принятия решений в различных ситуациях и в среднем (отображаются цифрами на концах ветвей и рядом с вилками действий и событий); г) критерии оценки, отображающие предпочтения ЛПР или стратегию его действий; функция предпочтения показывает зависимость выгодности решения, по мнению ЛПР, относительно финансовых или иных последствий; с помощью данной функции денежная шкала, характеризующая безразличную (рациональную) стратегию, заменяется шкалой предпочтений. = (5.3.3) Коэффициент вариации вычисляется в процентах и характеризует показатель риска для каждой стратегии Ai (i=j-A). Чем выше значение коэффициента вариации, тем более рискованное решение принимает ЛПР. Кроме показателя Е(А,¦) при принятии решений в условиях риска используют еще один критерий, называемый степенью риска (уг), т. е. степень отклонения ожидаемой стоимости от предполагаемых последствий. Степень риска, называемая коэффициентом вариации, как известно, определяется отношением среднего квадратичного отклонения к средней арифметической:

30. Контроль, основные виды контроля, его функции и принципы.

Контроль представляет собой процесс оценки и измерения фактического развития организации и его сопоставления с планами. Именно контроль позволяет достичь конкретных целей. Понятие "контроль" в качестве вида административной деятельности подразумевает не только проверку, но и управление. Управленческий контроль это непрерывный процесс, который включает в себя регулирование и наблюдение различных видов деятельности с целью эффективного выполнения конкретных задач. Эффективный контроль возможен только при его соединении со стратегическим планированием. Благодаря ему обеспечивается наблюдение за воплощением в жизнь стратегических планов. Контроль позволяет определить, насколько хорошо выполняются конкретные операции и где необходимо внести изменения для достижения наилучших результатов.   Таким образом, контроль - это процесс соизмерения фактических результатов с запланированными. Перечислим виды контроля в менеджменте. К ним относят заключительный, текущий и предварительный контроль. Стоит отметить, что все основные виды контроля в менеджменте тесно взаимосвязаны друг с другом и находятся во взаимозависимости.   Предварительный контроль выполняет на этапе планирования и формирования о структуры организации. Благодаря ему производится контроль точности выполнения конкретных правил, инструкций и процедур, направленных на разработку планов и  формирование организационной структуры. Основные виды контроля в менеджменте, в том числе и предварительный контроль имеет свои объекты: человеческие, материальные, финансовые ресурсы и фактор времени. Текущий контроль - проверка фактических результатов работы. Основная его задача - своевременно выявить отклонения фактического состояния от планового, а также  обеспечить обратную связь. Заключительный контроль осуществляется после выполнения определенных работ. Информация, полученная в результате такого контроля, применяется в будущих периодах в качестве накопленного опыта и учитывается при организации мотиваций.   Все основные виды контроля в менеджменте включает в себя 3 стадии: установление стандартов, сопоставление и действия в зависимости от результатов сопоставления. Методы контроля в менеджменте напрямую зависят от характера учетных и аналитических операций, характеризуясь при этом большим разнообразием, поскольку охватывают практически все процедуры и операции, которые выполняются для достижения конкретных целей. Другими словами, методы контроля в менеджменте — это способы проведения контроля в организации. Перечислим основные методы контроля, которые используются в организациях - метод сопоставления, сравнения факторов,  метод обследования процессов, наблюдения, опросы, и т.д.  Перечислим основные принципы контроля в менеджменте:             1. Соответствие контроля стратегии организации. Контроль должен быть направлен на стратегические приоритеты компании и ее основные области функционирования. Все это должно быть отражено в стандартах контроля.             2. Результативность контроля достигается благодаря правильному подбору стандартов контроля, которые адекватно отражают контролируемый предмет. Если это требование не соблюдено, то происходит непроизводительное расходование средств на осуществление контроля. Неверно подобранные стандарты контроля не обеспечивают решение ряда задач контроля. Контроль превращается в самоцель.             3. Системность контроля. Контрольные функции должны быть интегрированы во все функции организации и находиться во взаимосвязи. При изменении одних элементов необходимы соответствующие корректировки других.             4. Адаптивность контроля. Его способность в режиме реального времени перестраиваться под изменения, происходящие на предприятии с учетом изменившихся требований к параметрам подконтрольного объекта. Изменения могут касаться объектов, стандартов контроля, сроков реализации и частоты проведения контроля, выбор методов и средств осуществления контроля.             5. Оптимальность контроля. Его объем должен быть полным для решения конкретных задач. Излишний контроль влечет за собой неэффективное расходование средств, затрачиваемое на сбор и обработку ненужной информации, оплату труда контролирующего персонала. Чрезмерный контроль вызывает недоверие и раздражает работников. Недостаточный контроль, в свою очередь, ведет к упущенным выгодам, неиспользованным резервам и неэффективному расходованию ресурсов.             6. Экономичность контроля, поскольку задача, стоящая перед ним, приносить прибыль. Перечисленные принципы контроля в менеджменте применяются при принятии решения относительно целесообразности использования той или иной контролирующей системы.