3. Этапы процесса контроля

I. Выявление параметров деятельности организации, подлежащих контролю (стандарты, нормативы и прочее).

II. Создание модели функционирования организации и определение точек кон­троля.

Здесь создается модель функционирования организации, где от­ражаются потоки ресурсов, информации, места образования проме­жуточных и конечных результатов. Эти так называемые точки кон­троля являются наиболее подходящим местом для наблюдений и из­мерений.

Измерения — самый трудоемкий и дорогостоящий элемент кон­троля. На них приходится львиная доля затрат. Именно величина по­следних зачастую и предопределяет, стоит ли заниматься контролем. Ведь его задача состоит, прежде всего, в нахождении путей сокраще­ния расходов, а не в их увеличении.

III. Осуществление наблюдений и обработка информации.

В процессе наблюдений накапливается информация о состоя­нии и результатах функционирования объекта контроля. Она долж­на быть точной, дающей возможность принимать обоснованные ре­шения. Информация сопоставляется с нормативами, что позволяет опре­делить, имеются или нет отклонения от них, насколько эти отклоне­ния находятся в пределах допустимого, не пора ли осуществлять кор­ректирующие действия, а если действовать — то как, с какой интен­сивностью.

IV. Принятие и выполнение решений о корректирующих действиях — пересмотр целей, планов, перераспределении заданий, совершенствовании технологии произ­водства и управления.

Если дела идут неплохо и поставленные цели в основном достигаются, лучше не вносить лишних изменений.

На практике существует два пути корректирующих действий. Первый заключается в устранении причин, порождающих отклоне­ния, их ликвидации или нейтрализации. Второй путь состоит в изме­нении самих стандартов деятельности, которые могут быть ошибоч­ными, поскольку, например, часто устанавливаются на основе про­гнозов.

4. Внешний и внутренний контроль

Контроль делится на внутренний и внешний.

Внешний осущест­вляется руководством или специальными сотрудниками — контроле­рами. При внутреннем контроле исполнители сами следят за своей работой, ее результатами и вносят по мере необходимости изменения в собственную деятельность.

Идея внешнего контроля основывается на том непреложном факте, что люди лучше выполняют свои обязанности, если знают, что за ними наблюдает руководитель или специальный сотрудник.

Самоконтроль эф­фективен в условиях благоприятного морально-психологического климата, позволяющего исполнителям трудиться легко и свободно, принимать активное участие в постановке целей своей деятельности, вовремя обнаруживать проблемы и находить пути их решения.

На практике внутренний и внешний контроль применяются в оп­ределенном соотношении, зависящем:

- от стиля руководства организацией (при авторитарном, когда менеджер держит себя по отношению к подчиненным деспо­тично, преобладает внешний контроль; при демократиче­ском — самоконтроль);

- возможности получить надежную оценку результатов деятель­ности работников и спросить с них персонально за порученное дело. Если такая возможность имеется, предпочтительнее внешний контроль; в противном случае — внутренний (творче­скую деятельность контролировать, например, невозможно);

- характера подчиненных (для недобросовестных, неаккуратных людей больше подходит внешний контроль; для добросовест­ных и педантичных — внутренний);

- взаимоотношений в коллективе (при благоприятных условиях лучше внутренний контроль; при неблагоприятных — внеш­ний, позволяющий волевым путем сглаживать или предотвра­щать возможные конфликты);

- принятой системы вознаграждения за результаты деятельности (в условиях преобладания индивидуальных форм на первом месте находится внешний контроль, при коллективных — внутренний).