Тема 9. Управленческая информация

1. Понятие и классификация управленческой информации

2. Процесс сбора информации

3. Движение информации

4. Восприятие информации

1. Понятие и классификация управленческой информации

Под управленческой информациейпонимается совокупность сведений о том, что происходит внутри организации и в ее окружении. Обладание ею помогает руководителю ориентироваться в обстановке и принимать правильные решения. Поэтому управленческая деятельность начинается со сбора, накопления, переработки и осмысления информации.

Владение информацией означает обладание реальной властью, ведь нехватка информации, как, впрочем, и избыток ненужной, дезориентирует любую хозяйственную деятельность.

Классификация информации:

- по месту возникновенияона бываетвнешнейивнутренней;

- по направлению движения—входящейиисходящей;

- по содержанию—экономической,правовой,техническойи т.д.;

- по возможностям применениявыделяютодноцелевуюинфор­мацию, позволяющую решить только одну проблему, имного­целевую, пригодную для нескольких различных;

- по назначениюинформация может бытьоперативной, которая служит для корректировки деятельности организации, иотчет­ной, предназначенной для анализа итогов ее деятельности;

- по возможности закрепления и хранениявыделяютнефиксируемуюинформацию, которая содержится некоторое время в памяти людей, а затем забивается, ификсируемуюна носите­лях, хранящуюся практически бесконечно.

- по роли в управленииинформация подразделяется наоснов­ную, необходимую для разработки важных решений, ивспомо­гательную, самостоятельного значения не имеющую;

- по степени готовности для использованияинформация бываетпервичной, исходной(совокупность несистематизированных данных, полученных непосредственно из источника и содер­жащих много лишнего, ненужного) иконечной, производной, дающей возможность принимать обоснованные управленче­ские решения;

- по степени значимостиинформация подразделяется наважнуюижелательную, без которой можно обойтись (об итогах рабо­ты, внутренней жизни и т. п.);

- по полноте охвата объектавыделяютчастичнуюинформацию, которая может использоваться лишь вместе с другой, иком­плексную, содержащую всесторонние сведения о нем, что по­зволяет принимать любые решения;

- по степени примененияинформация бываетуниверсальной(пригодна для решения любых проблем),функциональной- для родственных проблем,индивидуализированной— содер­жит сведения только о данной проблеме;

- по степени надежностиразличаютдостовернуюивероятност­нуюинформацию.

- по способам распространенияинформация бываетустной,письменнойикомбинированной.

2. Процесс сбора информации

Сначала информация существует как массив несистематизированных сведений, которые могут быть документальными (анке­ты, опросные листы, отчеты, справки) или устными (выступления, интервью, беседы, ответы на вопросы и т.д.). Лишь в результате об­работки, группировки, анализа эти сведения превращаются в инфор­мацию, которую уже можно использовать в процессе управления.

Источники информации:

- внутренние- бухгалтерская и статистическая от­четность, текущие наблюдения, специальные обследования как пла­новые, так и проводимые по особому решению руководства;

- внешние источ­ники. Внешние источники более многочисленны и разнообразны:

А) представители организации(руко­водители и специалисты различных подразделений, участники разного рода деловых встреч и переговоров). В рамках служебных контактов, бесед, дискус­сий они имеют возможность между делом осуществлять как общий, так и целенаправленный сбор сведений.

Б) посредники и партнеры— покупате­ли, продавцы, работники финансовых, кредитных, страховых учре­ждений, отставные государственные чиновники, бывшие служащие конкурентов, профсоюзные активисты и представители предприни­мательских объединений.

В) публика­циив книгах, каталогах, справочниках, журналах, газетах, рекламных проспектах, бюллетенях и т.д.

Г) Промышленная разведка- целенаправлен­ный систематический сбор информации о научно-техническом, про­изводственном, экономическом и ином потенциале конкурентов, а также о личных особенностях, склонностях и даже пороках их руко­водства.

Сегодня источники информации настолько многочисленны, а сама она так разнопланова, что определенная ее часть может быть не вполне достоверной. Поэтому данные должны проверяться и пе­репроверяться при помощи различных источников, для чего в круп­ных организациях создаются специальные подразделения. Они зани­маются планированием потребности в информации, ее сбором, обра­боткой, анализом, оценкой, составлением рекомендаций для руководства, а также созданием базы стратегических данных.

База стратегических данных— совокупность систематизированных сведений о потенциале, руководстве организации, проводимой ею политике, внеш­нем окружении, препятствиях для функционирования и развития.