Теоретичні відомості

1. Основні поняття.Електронна таблиця (ЕТ)— цепрограма, призначена для опрацювання даних, наведених у виглядi таблицi, бухгалтерського, економiчного чи статистичного характеру, а також для автоматизацiїматематичних обчислень.

ЕТ складається зклiтинок(комiрок, чарунок), що утворюють рядкиістовпцi. Стовпцi таблицi позначенi буквами (А, В, С,....Z, АА, АB,… АZ, ВА, ...),а рядки—цифрами(1, 2,...). Кожна клiтинка маєадресу, наприклад, М— адреса лiвоїверхньоїклiтинки. Стовпцiв може бути до 256, а рядкiв — до 65536.

Заповненi клiтинки утворюють робочу таблицю. Робоча таблица миститься наробочому аркушi. Аркуш маєназву, наприклад Аркуш1,Аркуш2 (рос. термiн — Лист1), чи приду ману користувачем. Назна вiдображена на закладцi (бiрцi, ярличку), щоєвнизу вiкна. Аркушi можна вставляти, вилучати, перейменовувати тощо.Декiлытса робочих аркушiв утворюютьробочу книжку.Книжки зберiгаються у файлах Книга1, Книга2 тощо з розширеннямхls(у випадку використания програми МSЕхсеl).

Повна адреса даних з деякоїЕТ, що зберiгається на диску, така: ’<шлях до файлу> [<повна назна книги>]<назвааркуша>’! <адреса клiтинки чи дiапазону клiтинок>, наприклад, ’d: \me- 1 5\ [Книга 1 .хls]Аркуш1’!А1. Звернiть увагу на використанняіправильне роаташування в адресi символiв ’, [,], !.

Програму МSЕхсеlможна запустити багатьма способами. Вiкно програми маєстандартний для всiх офiсних програм вигляд. Новим елементомє рядок формул, призначений для введення формул чи даних у вибрану клiтинку. Цей рядок розташований між панелями iнструментiвіробочою таблицею. Рядок формул може бути ввiмкнутим чи вимкнутим. Для перемiщення по таблицi користуються мишею чи клавiатурою.

2. Дії з клiтинками. Щоб виконати якусь дiю над клiтинкою чи її даними, клiтинку потрiбно виокремити (вибрати, активiзувати) за допомогою клавiш зi стрiлками або мишi. Активна (виокремлена) клiтинка має рамку з маркером, якийєу правому нижньому кутi. З клiтинкою можна виконувати дії, визначенів головному чи контекстному меню: ввести чи вилучити дане, скопiювати чи перемiстити дане в буфер обмiну, очистити клiтинку, вiдформатувати дане чи клiтинку, вставити примiтку тощо.

Виокремлювати можна не лише одну, але й декiлька клiтнок(рядківчи стовпцiв). Щоб виокремити несумiжнi елементи таблицi, слiд натиснути i не вiдпускати клавiшуCtrl.

Дії над елементами ЕТ (виокремленими клiтинками, стовпцями, рядками, дiалпазонами, усiєю таблицею) виконують командами контекстного чи головного меню або за допомогою кнопокпанелi iнструментiв.

Наприклад, у разi потреби в таблицю вставляють порожнірядки чи стовпцi або вилучаютьїх командами:Рєдагувати-ВставитиабоВилучити.

У виокремлену клiтинку можна вставити примiтку, яка пояснюєїї призначення, командоюВставити – Примітка,а вилучити командоюРедагувати-Очистити(або засобами контекстного меню).

Можна вставляти рисунки, автофiгури, органiзацiйнi дiаграми, гiперпосилання,об’єктиWordАгtтощо.

3. Введення та редагування даних.У клiтинки користувач вводить данi трьох основних типiв: числа, тексти, дати, а також формули для дiй з даними. Щоб унести в клiтинку дані,її виокремлюють, набирають дане наклавiатурi i натискають на клавiшувводу абоТаЬ. Пiд час введення дане можна редагувати. Якщо почати вводити ноне дане у клiтинку, то старе зникає. Вилучити з клiтинки дане, примiтку, формат даного можна командамизменю:Редагувати-Очистити - Все.

Текстовi данi використовують, зокрема, для оформлення назв таблицьi назв рядкiв та стовтщiв даних. Уведений у клiтинку текст (до 255 сммволів) автоматично вирiвнюється до лiвого краю, а числа — доправого. Щоб число трактувалось як текст, перед ним слiд ввести символ апострофа (‘2006).

Числа формуються з цифр, роздiлювачiв, а також символiв Е або е, за якими зазначаеться степiнь числа (1,2е+6), $ — символ гро одиницi (120$), % — символ вiдсоткiв (80%), / — символ правильного дробу, який вiдокремлюеться вiд цiлої частини пропуском (2 1/2 - це 2,5).

Роздiлювачем цiлоїi дробовоїчастини в десяткових числах залежно вiд налаштуванняWindowsможе бути крапка або кома. Роздiлювач можна помiняти на закладцiЧислау вiкнi програмиМова і стандартипанелi керування так:Пуск -Налаштовування-Панель керування - Мова i стандарти. Якщо помилитисьiз вибором крапки чи коми, то програма коже зрозумiти введене десяткове число, наприклад (5.4) як дату (5 квiтня). У цьому випадку клiтинку треба буде очистити командамиРедагувати-Очистити-ФорматабоВсеіввести число правильно — 5,4.

Якщо в клiтинцi вже єданеійого треба відредагувати, то клiтинку вибираютьікористуються одним iз двох способiв:

1) двiчi клацають мишею;

2) натискають на клавiшу F2.

4. Форматування даних. Числа в клiтинку вводять звичайним способом, але на екранi вони можуть бути вiдображені незвично: число може виглядати як заокруглене, із символом грошової одиницi ($, грн), з комами чи пропусками, якi вiдокремлюють трiади цифр тощо.

Відображення даного залежить від формату його зображення. Формати чисел у вибраних клiтинках задають командою Формат - Клiтинки - Вибирають закладку Число. Для роботи з числами корисним є формат Числовий, де можна задати кiлькiсть десяткових знакiв пiсля коми, розмежування трiад, вигляд вiд’ємних чисел. Є й iншi формати: загальний, грошовий, фiнансовий, дата, час, процентний, дробовий, експоненцiальний, текстовий, додатковий: поштовий індекс, номер телефону, табельний номер; усi формати (дає эмогу користувачам вибрати чи створити для власних потреб спецiальний формат).

Наприклад, число 1230,5 у форматi користувача [Чорний]###0,00грн;[Червоний]###0,00грн; буде зображене на екранi у грошовому форматi 1 230,б0грн. чорним кольором, а вiд’ємне таке ж число — червоним кольором. Перша половина формату призначена для подання додатних чисел i нуля, а друга — вiд’ємних. Щоб специфiчно вiдобразити число нуль, для нъого записують третю частину формату.

Символ 0 у форматi це вказiвка вiдображати у вiдповiднiй позицiї конкретну цифру або нуль, символ # — лише значущi цифри, пропуск забезпечує вiдокремлення груп цифр (зазвичай трiад). Назву грошової одиницi (грн, $ тощо) прийнято описувати у форматi, а не вводити в клiтинки разом iз числовимя значеннями.

5. Формули.Формули призначенi для виконання дiй над вмістом клiтинок (над даними) згiдно з умовою конкретної задачi. Вони мають символ на початку, наприклад, =В2*С2. Пiсля введення формули у клiтинцi вiдображається результат обчислень, а формулу можна побачити дише у рядку формул.

Щоб побачити всi формули у таблицi, треба задати режим вiдображення формул у клiтинках. Це роблять у дiалоговому вiкнi Параметри так: Сервiс - Параметри -Закладка Вигляд - формули - ОК. Щоб знову побачити результати обчислень, потрiбно скасувати режим вiдображення формул.

Якщо замiсть результатiв отримали ######, то це означає, що велике число в клiтинцi не помiщається, отже, стовпець треба зробити ширшим, перетягнуши межу в заголовку стовпця.

Рядок формул можна (але не варто) використовувати для введення не лише формул, але й даних у клiтинку. У цьому випадку текстовi данi слiд брати у подвiйнi лапки, наприклад =“Таблиця 1”.

Обчислення в таблицi виконуються автоматично. Це означає, що змiна будь-якого вхiдного даного одразу ж веде до переобчислень усiеї таблицi й отримання нових результатiв (якщо задано режим Автоматично на закладцi Обчислення дiалогового вiкна Параметри). Режим Автоматично можна вимкнути і скористатися ручним переобчисленням за допомогою клавiшi F9.

Розглянемо такi два типовi повiдомлення про помилки:

1) #ЗНАЧ! — користувач намагається виконати недопустиму операцiю, наприклад, вiд текстового даного вiдняти числове;

2) #ІМ’Я? — неправильна адреса клiтинки (в адресi А1 лiтера А - українська, а має бути англiйська тощо).

6. Копіювання формул. В ЕТ є можливiсть копіювати однотипнi формули (а не вводити їх у кожну клiтинку зокрема), що прискорює розв’язування задач.

Пiд час копiювання формули вiдбуваються такi дії:

• формула вводиться в iншi клiтинки автоматично;

• формула автоматично модифiкується — змінюються вiдноснi адреси, на якi є посилання у формулi.

Адреси клiтинок вигляду В3 чи С3 називають вiдносними. Наприклад, пiд час копiювання формули =В3* С3 з третього рядка у четвертий формула в четвертому рядку набуде вигляду =В4*С4.

Копiювання виконують методом перетягування маркера клiтинки у потрiбному напрямку. Це iнакше називають автозаповненням таблицi.

Копiювати можна не тiльки формули, а й текст i числа.

Якщо клiтинка мiстить текст з цифрами чи цiле число, то перетягування маркера за допомогою правої клавішi мишi i виконання команди Заповнити веде до модифікації числа — збiльшення на одиницю, якщо перетягування вiдбувається вниз чи вправо, i зменшення на одиницю, якщо перетягування вiдбувається вгору чи влiво.

Копiювання формул i автоматичне переобчислення у таблицi — це два головні засоби автоматизацiії обчислень в ЕТ.

7. Форматування таблицi.Надання таблиці бажаного вигляду називають форматуванням. Ширину стовпцiв та висоту рядкiв можна змiнювати шляхом перетягування їхнiх меж у зонах з назвами стовпцiв i рядкiв. Вибранi клiтинки можна зама льовувати рiзними кольорами, обводити рамками, змiнювати стиль i колiр шрифту засобами головного меню, панелi iнструментiв чи контекстного меню.

Зазвичай таблиця на екранi має сiтку, якщо увiмкнуто режим вiдображення сітки, однак пiд час друкування на паперi вона не вiдображається. Щоб таблиця була вiдповiдним чином розграфлена на паперi, треба задати потрiбнi параметри на закладдi Межi дiалогового вiкна Формат клітинок: Формат - Клiтинки - Межi або, що зручнiше скористатися вiдповiдними кнопками на панелi форматування.

Розглянемо iнші закладки вiкна Формат клiтинок.

На закладцi Вирiвнювання задають спосiб натискання тексту в клiтинцi (горизонтально, вертикально пiд кутом) i режим перенесення тексту по словах, коли потрібно, щоб великий текст був у вузькій клiтинцi.

На закладцi Вигляд можна задати колiр клiтинок i узор.

8. Захист даних. Якщо заздалегiдь вiдомо, що деяка частина даних, введених у таблицю, змiнюватися не буде, або з метою запобiгання внесення несанкцiонованих чи випадкових змiн у таблицю, на закладцi Захист виконують захист вибраних клiтинок. Наприклад, для задачi 1 є сенс встановити захист для стовпцiв А, В, С, Е. Щоб захист функцiонував, потрiбно додат ково захистити робочий аркуш командою Сервiс - Захист - Захистити аркуш. Скасування захисту виконують у зворотному порядку. Зауважимо, що на захищеному аркушi бiльшiсть дiй з даними і клiтикками стають недоступними, а натискання на клавішу Таb забезпечує перемiщення мiж захищеними клiтинками, що зручно для введення в них даних.

9. Консолідація даних.Консолiдація даних — це один iз способiв отримання пiдсумкової iнформацii. Нехай є декiлька таблиць типу «Товарний чек, якi вiдображають типовi покупки, якi здiйснює клiєнт на гуртових складах товарiв протягом деякого перiоду, чи є декiлька таблиць, де зафiксовано грошові обороти декiлькох фiлiй великої фiрми. Щоб дати вiдповiдi на запитання, скiльки усього було закуплено товарiв чи скiльки було заплачено за усi товари, чи який загальний оборот фiрми, застосовують операцiю консолiдація даних, у результатi якої замiсть декiлькох отримують одну нову таблицю з шуканими даними.

Хід роботи