Управление инновационными проектами и бизнес-процессами. Учебное пособие

2.4. Практика использования разных типов нотаций при описании моделей бизнес-процессов

они предложили классификацию BPM-систем (системы моделирования бизнес-процессов). По их мнению, термин Workflow исторически означает последовательность операций, в совокупности образующих процесс: причем под операциями, обычно, понимается нечто выполняемое человеком. BPM — это расширение Workflow, в котором автоматизируется не только поток работ, выполняемых людьми, но и задачи, выполняемые автоматизированными системами. Но это в теории, на практике существующие BPM (Business Process Management Engine) системы тяготеют либо к автоматизации «человеческой» деятельности, либо к интеграции автоматизированных систем.

«Гартнер»-аналитики выделяют четыре класса BPM-систем.

1. Канцелярские системы, отслеживающие выполнения поручений (Administrative and Task Support), которые могут рассматриваться как легковесные средства автоматизации бизнес-процессов. Средства поддержания коллективной работы (Collaborative BPM) с основным упором на маршрутизации и согласовании документов — к этой категории относится, например, IBM/Lotus Notes Domino.

2. Прикладные BPM-компоненты (Application-Specific or Preconfigured BPM): ERP и CRM-системы зачастую содержат встроенный BPM Engine и готовые шаблоны бизнес-процессов.

3. Системы, нацеленные на интеграцию автоматизированных систем (Integration-Focused BPM) — к ним относятся, в частности, BPEL (Business Process Execution Language) — совместимые BPM-системы. Движение в направлении поддержки работ, выполняемых человеком, идет, но достаточно медленно.

4. Не привязанные к приложениям «чистые» BPM-системы (PurePlay BPM), решающие задачи от автоматизации единичного выполняемого вручную процесса (например, прием и отслеживание заказа) до реорганизации бизнес-направлений или организации в целом на принципах процессного управления. Как правило, такие системы логически располагаются поверх автоматизированных систем и серверов и координируют процессы верхнего уровня.

2.4. Практика использования разных типов нотаций

при описании моделей бизнес-процессов

В практической работе построения моделей бизнес-процессов используется все многообразие описанных инструментов, в этом параграфе проиллюстрируем различные подходы графического представления

41

Глава 2. Управление бизнес-процессами

моделей бизнес-процессов. Наиболее простой вариант возможности графического моделирования представляет редактор Word (схемы 2 и 3).

На схеме 3 этот же процесс после оптимизации.

Следующие примеры, схема 4, 5, и 6 — использование стандарта описания IDEF0 по методике SADT-моделирования. Представлена детализация общей карты процессов «Стратегическое управление», «Совершенствование процессов», «Маркетинговая поддержка». На схеме 7 представлена общая карта процесса обработки заказов продажи изданий.

Схема 2. Модель «Фрагмент процесса «производство» «как есть»,

редактор Word Microsoft Office

Менеджерский

отдел

Информация

о заказе

ПДО

Запрос на

склад

да

Включение заказа

в план

Оформление

сменного задания

Производство

заказа

Запрос на

склад

да

Производство

заказа

42

нет

ПДО

Заказ на картон

и гофру

Менеджер

ПДО

Поставщик

Поставка на склад

Склад

Заказ на расходные

материалы

2.4. Практика использования разных типов нотаций при описании моделей

USED AT: DATE:

08.11.2011

WORKING

READER DATE CONTEXT:

бизнес-процессов

Схема 3. Модель «Фрагмент схемы процесса «производство»

«как надо» редактор Word Microsoft Office

Менеджерский

отдел

Информация

о заказе

Заказ на все

требуемые

материалы

Планово-

диспетчерский отдел

Включение заказа

в план

Оформление

сменного задания

Производство

заказа

Схема 4. Модель детализация процесса «Стратегическое управление»

Цели собственника

Характеристики рынка

Отдел маркетинга

0

ГК

Определение стратегических

0ð.

.

Видение

целей

да

Запрос

на склад

по методу SADT (IDEF0)

REV:

26.12.2011

DRAFT

RECOMMENDED

PUBLICATION

Миссия

1

Корректирующее воздействие

цели

Разработка

стратегии

стратегия организации

Специалисты отдела

20ð.

Разработка программы

0ð.

.

целевые значения результатов

нет

3

Процесс

МТС

Разработка ССП и СКР

40ð.

A-0

Коректирующее воздействие

Программ

СКР

целевые значения показателей

Анализ

результатов

деятельности

Поставщик

Поставка

на склад

Склад

Управление

50ð.

43

USED AT: DATE:

REV:

08.11.2011

26.12.2011

0

WORKING

DRAFT

RECOMMENDED

PUBLICATION

READER DATE CONTEXT:

A- 0

Цели собственника

Характеристики рынка

Специалисты отдела

цели

стратегия организации

Программ

целевые значения результатов

СКР

целевые значения показателей

Коректирующее воздействие

Корректирующее воздействие

Видение

ГК

Миссия

Отдел маркетинга

1

0ð.

.

Определение

стратегических

целей

20ð.

Разработка

стратегии

3

0ð.

.

Разработка программы

40ð.

Разработка ССП и СКР

50ð.

Анализ

результатов

деятельности

Управ- ление

регламент процесса

1.1

0ð.

Анализ процесса

1.2

0ð.

Внесение изменений в процесс

1.3

0ð.

Составление нового варианта модели

сотрудник отдела сотрудник отдела

сотрудник отдела

графическая модель процесса

выявленные недостатки

информация для новой модели

новая модель

процесса

модель процессной структуры организации

новый вариант регламента

процесса

Характеристики рынка

Специалисты отдела

стратегия организации

Программ

целевые значения результатов

СКР

целевые значения показателей

Коректирующее воздействие

Корректирующее воздействие

Отдел маркетинга

.

20ð.

Разработка

стратегии

3

0ð.

.

Разработка программы

40ð.

Разработка ССП и СКР

50ð.

Анализ

результатов

деятельности

Управ- ление

Глава 2. Управление бизнес-процессами

«Совершенствование процесса» по методу SADT (IDEF0)

модель процессной структуры организации

графическая модель процесса

0ð.

Анализ процесса

1.1

Схема 6. Модель детализация процесса «Маркетинговая поддержка»

USED AT: AUTHOR: Косова DATE:

NOTES: 1 2 3 45 6 7 8 9 10

стратегия

0ð.

Мониторинг

рынка

1.1

Схема 5. Модель детализация процесса

сотрудник отдела сотрудник отдела

угрозы

0ð.

1.2

регламент процесса

выявленные недостатки

по методу SADT (IDEF0)

Анализ

сбытовой

деятельности

конкурентные преимущества

0ð.

1.3

0ð.

Внесение изменений в процесс

1.2

26.12.2011

REV:PROJECT: Этапы процессаМП

26.12.2011

Определение

целей

регламент процесса

информация для новой модели

WORKING DRAFT RECOMMENDED PUBLICATION

цели

READER DATE CONTEXT:

0ð.

Программа

1.4

0ð.

Бюджет

1.5

0ð.

Составление нового варианта модели

процесса

1.3

мероприятия

финансовые средства

Проведение и оценка

мероприятий

1.6

регламент процесса

новый вариант регламента

новая модель

процесса

сотрудник отдела

TOP

результаты мероприятий

44

2.5. Практические рекомендации применения методики внедрения процессного

подхода для организации, специализирующейся на выполнении работ

Схема 7. Модель общая карта процесса

выполнения заказов на покупку книг

по методу SADT (IDEF0)

2.5. Практические рекомендации применения методики внедрения процессного подхода для организации, специализирующейся на выполнении работ

Использование процессного подхода в управлении организацией представляет собой сложный многоаспектный комплекс работ, требующий большого объема времени на анализ организации деятельности и организационные изменения.

Диагностика работы организации проводится для определения группы операций, формирующих процесс. Признаками, позволяющими определить группу операции процесса являются связи и принадлежность к функции. Для иллюстрации работы по определению группы операций формирующих процессы проведем диагностику работы про-

изводственной организации на примере типографии, специализирующейся на печати упаковки (табл. 9).

На основе анализа данных по описанию операций устанавливаем функции, которые выполняются конкретными структурными подразделениями (табл. 10) и составляем карту связей организации на базе

45

Глава 2. Управление бизнес-процессами

ТКЗ

Название докумен-

та, регламентирую-

Взаимодействие

с другими опера-

ковому процессу

щего операцию

№ 2 Заявка

циями

Менеджерский отдел Информацион-

ный поток (ИП)

Менеджерский отдел ИП № 1–4 Заявка

ИП № 1–6 Нет

готовки

ИП № 5–7 Нет

(наряд для склада)

№ 11–13 ТКЗ

22, 24, 29

ИП № 8 Договор

(конструктор)

Плановый отдел ИП № 6–8 План

Плановый отдел ИП № 7–9 Сменное задание

ИП № 1–12, 14, 19,

поток (МП)

Материальный

Участок предпечатной под-

(технолог)

Администрация (менеджер

готовки

по снабжению)

Таблица 9. Описание операций типографии (характер деятельности производственный)

46

со склада (офсетных пла-

казу

8 Оформление сменных за-

даний

9 Подготовка ТКЗ Производственный участок

(утверждение)

ление продукции

6 Составление верстки Участок вырубных форм

1 Прием заявки на изготов-

№ Название операции Структурное подразделение Отношение к пото-

2 Прием заявки на верстку

4 Оформление заказа Менеджерский отдел ИП № 3–5 Договор

3 Составление договора Менеджерский отдел, юрист ИП № 2–4 Договор

5 Изготовление дизайна Участок предпечатной под-

7 Формирование плана по за-

10 Заказ картона и гофры Плановый отдел ИП № 1–16, 24 ТКЗ

алов

11 Заказ расходных матери-

стин)

12 Получение материала

2.5. Практические рекомендации применения методики внедрения процессного подхода для организации, специализирующейся на выполнении работ

Название докумен-

та, регламентирую-

Взаимодействие

с другими опера-

ковому процессу

ТКЗ

щего операцию

–20

циями

№ 12

МП

Участок предпечатной под-

ТКЗ (наряд для

–15

№ 11

Участок вырубных форм МП

готовки

нет

склада)

–26

№ 14

Участок вырубных форм МП

ТКЗ

–17

№ 10

МП

Производственный участок

ТКЗ

(наряд для склада)

–18

–21

№ 16

№ 17

МП

(размотка)

(резка)

(размотка)

ТКЗ

–21

№ 11

МП

Производственный участок

Нет

ТКЗ

(наряд для склада)

–23

–21

№ 13

№ 19, 20

МП

(печать)

ТКЗ

–23

№ 11

МП

Производственный участок

ТКЗ

(наряд для склада)

Продолжение табл. 9 

–25

№ 11

№ 22

МП

Производственный участок

(кашировка)

(лакировка)

со склада (фанеры, ножей,

форм

№ Название операции Структурное подразделение Отношение к пото-

13 Изготовление печатных

и т. д.)

14 Получение материала

15 Изготовление вырубных

форм

да

18 Резка Производственный участок

17 Размотка Производственный участок

16 Получение картона со скла-

со склада (краски, смывки)

19 Получение материала

21 Печать Производственный участок

20 Получение печатных форм Производственный участок

со склада (лака)

23 УФ-лакирование Производственный участок

22 Получение материала

со склада (клея и гофры)

24 Получение материала

47

Глава 2. Управление бизнес-процессами

ТКЗ

щего операцию

Название докумен-

та, регламентирую-

Продолжение табл. 9

–27

циями

№ 24

Взаимодействие

с другими опера-

МП № 26–28 ТКЗ

МП № 15–27 Нет

МП № 1–28 ТКЗ

МП

ковому процессу

накладная

(наряд для склада)

48

Бухгалтерия ИП № 33–36 Счет-фактура,

на склад

34 Хранение Склад готовой продукции МП № 32–36 Нет

Бухгалтерия ИП № 4–35 Счет

35 Выставление счета по за-

казу

к отгрузке

36 Подготовка документов

37 Отгрузка Склад готовой продукции МП № 33–35 Счет-фактура,

31 Склейка Участок упаковки и склейки МП № 29–31 ТКЗ

32 Упаковка Участок упаковки и склейки МП № 30–32 ТКЗ

Склад готовой продукции МП № 31–33 Нет

33 Отправка готовых тиражей

(высечка)

штампа

28 Высечка Производственный участок

(высечка)

со склада (клея, перчаток,

скотча и пр.)

30 Получение материала

29 Снятие облоя Участок упаковки и склейки МП № 27–30 ТКЗ

Производственный участок

(высечка)

(кашировка)

27 Получение вырубного

26 Конгревное тиснение Производственный участок

№ Название операции Структурное подразделение Отношение к пото-

25 Кашировка Производственный участок

Участок упаковки и склейки МП № 11–30 ТКЗ

2.5. Практические рекомендации применения методики внедрения процессного подхода для организации, специализирующейся на выполнении работ

подразделения

обслуживающее

производственное

Название функций Характер

ментов по кадровым вопросам

ментов

заявок

брикатов, тиражей выполненных заказов

Изготовление дизайна и печатных форм производственное

по заказам

правки

Таблица 10. Распределение функций по структурным подразделениям

подразделения

Название структурного

Администрация Управление, контроль обслуживающее

Отдел кадров Формирование штата специалистов, оформление доку-

Бухгалтерия Учет финансовых средств, ведение финансовых доку-

Менеджерский отдел Обслуживание клиентов по ведению договоров обслуживающее

Плановый отдел Формирование производственного плана, оформление

Транспортный отдел Грузовые перевозки, доставка материалов и полуфа-

Хозяйственная служба Складирование и хранение сырья и готовых тиражей производственное

Участок предпечатной подготовки

Электромеханическая служба Работы по эксплуатации оборудования производственное

Участок вырубных форм Изготовление вырубных штампов производственное

Производственный участок Изготовление полуфабриката, готовой продукции

Участок упаковки, склейки Комплектация и упаковка готовой продукции для от-

49

Глава 2. Управление бизнес-процессами

существующей организационной структуры (схема 3). Пример представленной таблицы позволяет выделить позиции операций: 5, 6, 15, 20, 33, 34 по которым нет сопровождающих документов. Это позволяет обратить внимание на отсутствие регламентации выполнения этих операций. Дальнейшие действия администрации — принятие решения о необходимости подготовки документов или включении операции в имеющиеся документы, в данном случае это возможно дополнение в ТКЗ. Решение принимается в каждом конкретном случае.

По результатам произведенной диагностики операций объединяются в соответствии с функциями. Следующий этап — соотнесение существующей организационной структуры и выявленных функций, объединяющих группы операций. В анализе данной типографии характер подразделения определялся по признаку: степень непосредственного участия в производстве упаковки.

Используя организационную структуру, построим карту сущест- вующих связей между подразделениями (см. схема 8). Графическая модель карты связей отражает функциональную модель организации с централизованной системой управления. Основу управления создают вертикальные связи от генерального директора к подразделениям. Как видно из модели, основную нагрузку по формированию информационного потока выполняет планово-диспетчерский отдел. Это выражено в реализации дополнительных функций, таких как: контроль запасов материалов и частичное обеспечение работ по заказам запасов.

Можно отметить отсутствие некоторых горизонтальных связей к таким подразделениям как транспортный участок, хозяйственная служба, планово-диспетчерский отдел, менеджерский отдел, бухгалтерия.

Учитывая реальную потребность в таких взаимодействиях, можно предположить, что реализуются неформальные рабочие связи. Недостатком этого состояния является невозможность установления формализации текущих решений, используемых в таких типах связей.

Проведенная классификация операций, функций и существующих связей позволяет определить используемые в этой организации процессы и их границы. В деятельности этой типографии существуют сле дующие процессы: производство работ по подготовке упаковки, прием заказов, обеспечение, планирование и диспетчеризация деятельности,

-

50