Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Управление в системе МЧС России Организационно-правовые и документальные аспекты. Учебное пособие для курсантов и слушателей высших учебных заведений
.pdf
принимаются на основе нормативных решений или решений общего значения и
являются актами применения норм права. Индивидуальные решения органов
внутренних дел также нацелены на охрану урегулированных юридическими
нормами общественных отношений, призваны обеспечивать их
неприкосновенность.
Решения смешанного характера содержат в себе как нормы права и
разрешение вопросов общего значения, так и разрешение индивидуальных дел.
Такие решения принимаются по целому комплексу взаимосвязанных вопросов
управления общего, частного, индивидуального характера.
По сроку действия управленческие решения делятся на: оперативные
(текущие), среднесрочные, долгосрочные, стратегические и тактические.
По наименованию управленческие решения органов ГПС подразделяются на:
приказы, инструкции, указания и другие акты, издаваемые руководителями
органов, аппаратов, служб, учреждений и подразделений.
По форме выражения управленческие решения подразделяются на словесные и конклюдентные.
Преимущественно в органах МЧС (ГПС) решения выражаются посредством
слов, при этом словесные решения могут быть письменными (литеральными) или
устными (вербальными).
В теории управления письменное решение представляет собой письменный
документ (акт) и имеет силу лишь тогда, когда оно соответствующим образом
письменно оформлено.
Наряду с письменными решениями (актами), существуют устные (приказы,
указания, распоряжения, команды и т.п.). Чаще всего они принимаются в процессе
оперативного решения вопросов управления. Отказ от выполнения, невыполнение
или ненадлежащее выполнение устного решения могут повлечь юридическую
ответственность.
(от лат. concludo — заключаю, делаю вывод) —
действия лица, выражающие его волю установить правоотношение, но не в форме
устного или письменного волеизъявления, а поведением, по которому можно
101
сделать заключение о таком намерении64.
Таким образом, управленческое решение в этом случае может выражаться
посредством определенных жестов, сигналов, знаков и других конклюдентных
действий. Например, решение начальника органа или подразделения о начале
выполнения сотрудником задания может быть выражено с помощью условного
знака или сигнала (утвердительного кивка головы).
Классификация решений по форме выражения должна учитываться органами,
осуществляющими надзор за законностью в деятельности органов ГПС.
По целенаправленности (целям использования) управленческие решения
органов ГПС можно подразделить на внутренние и внешние.
Выше нами были рассмотрены в основном внутри управленческие решения, т.е.
решения, которые используются для разрешения организационно-штатных
вопросов, налаживания делопроизводства, руководства работниками, структурными
подразделениями внутри самого органа и управления нижестоящими по
подчиненности органами и подразделениями.
Внешние управленческие решения используются в целях обеспечения
выполнения возложенных на органы ГПС задач и функций.
Приведенная классификация управленческих решений не является
исчерпывающей. Решения также можно дифференцировать по их содержанию
(предписывающие, уполномочивающие, запрещающие, разрешающие), по
характеру инициативы принятия (принимаемые по инициативе органа,
должностного лица, от которого они исходят, и решения, принимаемые по
указанию, предложению или просьбе заинтересованных органов, должностных лиц,
организаций, объединений, граждан), по функциям управления (плановые (планы
работы), финансовые, хозяйственные, контрольные и др.) и иным основаниям65.
Приведенная классификация управленческих решений свидетельствует об их
разнообразии. Эта классификация охватывает наиболее общие и вместе с тем
особые признаки решений. Она позволяет отразить целый комплекс решений,
64
https://ru.wikipedia.org
65
Курс лекций «Управление в системе МЧС» СПб университета МЧС. Под редакцией Н.М.Мамедова и С.Н.Панова
102
существующих в органах внутренних дел.
Выбор формы выражения того или иного решения определяется содержанием и
порядком их принятия. Приказы и распоряжения являются формой выражения
решений единоначальника организационно-распорядительного характера;
наставления и инструкции регламентируют порядок деятельности подразделений,
служб и отдельных категорий сотрудников; решения являются актами управления,
принятыми в коллегиальном порядке; инструктивные и методические письма могут
содержать рекомендации о распространении передового опыта работы и т. д.
Следует отметить, что принятое по тому или иному вопросу решение может
быть выражено в нескольких формах одновременно. Так, решение, принятое в связи
с изучением состояния пожарной безопасности города на совершенствование
деятельности органа в этом направлении, может быть одновременно выражено и в
соответствующем приказе начальника, и в планируемых мероприятиях.
Как уже отмечалось, эффективность процесса управления в целом во многом
предопределяется на стадии подготовки и принятия управленческих решений.
3.4 Основные требования, предъявляемые к управленческим решениям в
органах МЧС (ГПС)
Необходимость принятия решений пронизывает все, что делает руководитель
любого уровня, формулируя цели и добиваясь их достижения. Поскольку принятые
решения касаются не только самого руководителя, но и других людей, а во многих
случаях и всей организации, то понимание природы и сути принятия решений
чрезвычайно важно для каждого, кто хочет быть эффективным руководителем.
Каждое управленческое решение, принимаемое в соответствии с его
назначением, должно отвечать следующим требованиям:
иметь ясную цель;
быть обоснованным, т.е. содержать количественную, расчетную основу,
объясняющую мотив выбора именно данного решения из ряда других
возможных;
иметь адресатами сроки исполнения (т.е. иметь ориентацию на определенных
исполнителей и конкретные даты исполнения решений);
103
быть непротиворечивым, т.е. всесторонне согласованным как с внутренними,
так и с внешними обстоятельствами, а также с предшествующими и
предстоящими решениями;
быть правомочным, т.е. опираться на требования правовых актов,
нормативных документов, указаний и распоряжений руководителей, а также
учитывать обязанности и права руководства и подчиненных;
быть эффективным, т.е. наилучшим из возможных в отношении ожидаемого
итога к затратам;
быть конкретным, т.е. отвечать на вопросы: как, когда и где действовать?
быть своевременным, т.е. приниматься тогда, когда реализация этого
решения может привести к поставленной цели;
обладать достаточной полнотой, краткостью, четкостью, быть понятным
исполнителям без каких-либо дополнительных уточнений и разъяснений66.
Эти требования необходимо в полной мере учитывать в процессе подготовки,
принятия и организации выполнения принятых решений.
Поскольку принятие решение является важнейшим элементом волевого
действия руководителя, то эффективный управленец должен обладать такими
качествами как быстрота мышления, умение мыслить творчески, а также обладать
такими личными качествами как: решительность, инициативность, смелость,
стремление к самостоятельному выполнению возложенных на него обязанностей и,
конечно, организаторскими способностями.
Такие авторы как Н.М.Мамедов и С.Н.Панов67 классифицируют общие
требования, предъявляемые к управленческим решениям в органах ГПС:
1.Научная обоснованность. Решение должно приниматься с учетом действия
экономических социальных и других законов, анализа ситуации и на основе
достоверной информации.
2. Согласованность. Решения должны быть согласованы с ранее принятыми и
66
http://studme.org/42610/menedzhment/upravlencheskie_resheniya
67
Курс лекций «Управление в системе МЧС» СПб университета МЧС. Под редакцией Н.М.Мамедова и С.Н.Панова
104
уже действующими не должны противоречить общим решениям.
3. Правомочность. Руководитель должен принимать решение только в
пределах своих прав.
4. Ясность. Форма изложения решения должна быть однозначной, краткой, но
не противоречить полноте содержания.
5. Полнота. УР должно содержать цель, основные пути и средства ее
достижения, взаимодействие подразделений, контроль и сроки исполнения решения.
6. Своевременность. Решение необходимо принимать именно в тот момент,
когда этого требует оперативная обстановка.
Важным условием обеспечения научной обоснованности решений,
принимаемых в органах ГПС, является компетентность руководителя органа, его
профессионализм. При подготовке решений руководитель, как правило, обязан
привлекать к обсуждению вариантов решений представителей тех служб и
подразделений, которые наиболее компетентны в рассматриваемых вопросах и
которым предстоит организовывать исполнение принимаемого решения. При
нарушении требований, предъявляемых к решениям, может возникнуть вопрос об
их действительности. Такие решения могут быть признаны ничтожными или
оспоримыми.
Ничтожными являются решения, которые вследствие своей незаконности
не могут порождать и не порождают юридических последствий.
Оспоримыми называются решения, которые подлежат исполнению, но могут
быть оспорены заинтересованными органами или лицами. Однако до признания
решения недействительным оспоримое решение подлежит исполнению.
В государственном управлении существует презумпция правильности
решений, т.е. предполагается, что решение принято с соблюдением всех
юридических и иных требований и обязательно для тех, кому оно адресовано..
Основаниями отмены решений могут быть: незаконность решения; практическая
нецелесообразность; необходимость замены устаревшего решения новым и др. По
этим же основаниям могут производиться и изменения решений, а также поправки и
дополнения.
105
От отмены решений следует отличать их приостановление. Последнее означает
официальное временное прекращение действия решения до рассмотрения его
компетентным органом.
Разумеется, принятие решения в органах МЧС (ГПС) зависит от множества
условий и не всегда может отвечать всем означенным выше требованиям.
Например, возможны ситуации связанные с выполнением четких и
незамедлительных действий, когда полностью исключена возможность любых
обсуждений приказа. Вместе с тем, надо понимать, что управленческая практика не
состоит из одних ЧС, значительная доля управленческого труда приходится на
работу с личным составом в обычных условиях, при которых руководитель
существенно может повысить эффективность своей работы, если будет опираться на
подходы современной науке об управлении.
Вопросы и задания для самопроверки
1. Что такое управленческое решение?
2. Какие задачи выполняют управленческие решения?
3. Перечислите основные признаки управленческого решения.
4. По каким критериям классифицируются управленческие решения?
5. Какие виды решений, принимаемых в органах МЧС (ГПС), вы знаете?
6. Назовите основные требования, предъявляемые к решениям органов ГПС.
7. Какие факторы оказывают влияние на принимаемые решения?
8. Назовите методы сбора информации, необходимой для принятия решений?
9. Проанализируйте основные этапы работы по подготовке и принятию решений.
106
ГЛАВА 4. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ В
ОРГАНИЗАЦИИ УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНОМ СИСТЕМЫ МЧС РОССИИ
§1. Общие требования к оформлению документов
1.1. Понятие делопроизводства.
Документирование управленческой деятельности в органах МЧС России
(Общие требования к оформлению и работе с документами)
Важнейшим направлением управленческой деятельности является
организация эффективной работы с документами, совершенствование всех
информационно-документальных процессов как в масштабе общества в целом, так и
на уровне министерств, ведомств, управлений и территориальных подразделений
именно потому, что вопрос организации делопроизводства в подразделениях
является значимым и актуальным для решения большого круга служебных и
управленческих вопросов в различных сферах жизнедеятельности.
Делопроизводство – это отрасль деятельности, обеспечивающая
документирование и организацию работы с документами68. Вся совокупность
работы с документами, начиная с момента их создания вплоть до передачи на
хранение в архив или уничтожения, определяется понятием «делопроизводство».
Она включает в себя как все операции по составлению и оформлению документов,
так и весь комплекс работ с документами: ведение переписки, исполнение и
контроль исполнения, учѐт документов, их систематизация, хранение,
использование, порядок сдачи законченных производством документов в архив
учреждения и т.д.
Составной частью делопроизводства является документирование – процесс
составления и оформления документов. Для результативного осуществления
документационного обеспечения управления необходимо умение надлежащим
образом преподнести информацию в письменном виде, то есть составить и
оформить официальный документ. В ежедневной практической деятельности
службе ДОУ приходится решать огромный комплекс вопросов, связанных с
регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, формированием их в
68
ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 1998. С.3
107
дела, определением сроков хранения, передачей в архив либо уничтожением и
другими процессами делопроизводства.
Без правильной постановки делопроизводства в организации невозможно
справиться с потоком документов, оборачивающихся в ней, быстро найти
требуемый документ и навести по нему справки, проконтролировать его исполнение
и обеспечить сохранность.
В подразделениях системы МЧС России деятельность по документационному
обеспечению управления регламентирована Инструкцией по делопроизводству в
территориальных органах, учреждениях и организациях МЧС России, утверждѐнной
приказом МЧС России от 03.12.2014 № 670 «О совершенствовании
делопроизводства в территориальных органах, учреждениях и организациях
МЧС России». Данная Инструкция разработана в целях установления единых
требований к подготовке, обработке, хранению и использованию документов,
образующихся в деятельности региональных центров по делам гражданской
обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий,
органов, специально уполномоченных решать задачи гражданской обороны и задачи
по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций по субъектам
Российской Федерации, спасательных воинских формирований МЧС России,
подразделений федеральной противопожарной службы Государственной
противопожарной службы и Государственной инспекции по маломерным судам
МЧС России, аварийно-спасательных и поисково-спасательных формирований,
военизированных горноспасательных частей, образовательных, научноисследовательских, медицинских, санаторно-курортных и иных учреждений и
организаций, находящихся в ведении МЧС России, а также совершенствования
работы с документами в рамках электронного документооборота.
Деятельность делопроизводства представляет собой систему
информационного обеспечения аппарата управления организации и включает:
- своевременное и качественное создание документов (документирование);
- организацию работы с документами;
108
- выполнение определѐнного цикла операций с документами (получение,
передача, обработка, учѐт, регистрация, контроль);
- хранение, систематизацию документов (в том числе подготовку для сдачи в
архив или к уничтожению).
1. Общие требования к оформлению документов
1.1. Понятие «документ»
Мир документов бесконечно разнообразен. Папирусный свиток, берестяная
грамота, глиняная табличка, рукопись и газета, технический чертѐж, фотография,
паспорт, кинофильм – всѐ это суть – документы. Их объединяет цель – сохранить
информацию разной формы, содержания и предназначения в структуре
материального носителя и представить людям возможность еѐ использования по
мере необходимости для решения научных, производственных, экономикофинансовых, учѐтно-регистрационных и идентификационных задач69.
Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с
реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Документ является результатом
отображения фактов, событий, явлений объективной действительности и
мыслительной деятельности человека. Документы являются основанием для
принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и
источником обобщений и анализа, а также материалом для справочно-поисковой
работы.
Каждый документ состоит из набора отдельных элементов (автор документа,
текст, номер и дата, адресат, подпись, печать и др.), которые называются
«реквизит». Реквизиты документа – обязательные элементы оформления
документов. Реквизиты располагаются в определенной последовательности и
составляют формуляр документа. Разные виды документов имеют разный набор
69
Кузнецов И. Н. Документационное обеспечение управления и
делопроизводство. М.: Юрайт, 2014. С.31.
109
реквизитов. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом,
целями создания и использования, сферой распространения и способом
документирования.
Оформление документа – проставление необходимых реквизитов,
установленных правилами документирования. Отсутствие или неправильное
оформление в документе одного из обязательных реквизитов делает его
недействительным.
Придание документу юридической силы – это, прежде всего, правильное
оформление его реквизитов, при условии, что содержание документа также не имеет
грубых ошибок или не нарушает установленной структуры текста или формы
таблицы.
Официальные документы — это документы, созданные юридическими или
физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном
порядке. Среди них особую категорию составляют служебные
(управленческие) документы, которые определяются государственным стандартом
как официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.70
1.2. Бланки документов
Приказ МЧС России от 03.12.2014 № 670 «О совершенствовании
делопроизводства в территориальных органах, учреждениях и организациях МЧС
России» чѐтко трактует требования, предъявляемые для создания официальных
документов. Документы, создаваемые в территориальных органах, организациях
МЧС России, должны оформляться на бланках, на стандартных листах бумаги
форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм) либо в виде электронных
документов и иметь установленный состав реквизитов, их расположение и
оформление.
70
ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. —
М.: Госстандарт России, 1998, с.2
110
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]