Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Внутренний аудит в системе менеджмента качества. Учебное пособие.pdf
в случае выявления проблем в производственном процессе, причи-
на, как правило, упускается в ходе аудита (см. рис. ниже);
Причина
Проблема
O
X
Рис. 3. Недостаток процессно-ориентированных аудитов
(пропуск причины проблемы)
суть процессного мышления должна быть четко донесена до ауди-
торской команды;
профессионализм аудиторской команды должен в полной мере со-
ответствовать процессам деятельности, подлежащей аудиту;
использование стандартных проверочных списков в ходе проведе-
ния процессно-ориентированного аудита затруднено по причине уникальности отдельных процессов.
Примечание: Стандартные поверочные списки не прив
язаны к конкретным организациям. Подобные образцы поверочных списков обычно
можно найти в интернете.
Тема 2. РЕТРОСПЕКТИВНЫЙ МЕТОД АУДИТА
Задачей ретроспективного метода аудита является проведение аудита в
направлении, противоположном направлению производственного процесса
(см. рис. ниже), в целях оценки эффективности и результативности процесса
в отношении конкретного продукта (оборудование, программное обеспечение, сервис ...).
Направление аудита
Продукт
Особенностью ретроспективного метода аудита является тот факт, что
аудит обычно проводится от конца к началу процесса. Это позволяет выбрать
конкретный продукт в конце относящейся к процессу цепочки создания цен-
31
ности, относительно которой проводится аудит. В ходе его проведения, необходимо определить следующее:
Имеется ли достаточная осведомленность в части требований,
предъявляемых к продукции (например, спецификации продукции, требова-
ния к ведению записей, требования к маркировке ...)?
Достаточно ли чётко определены указанные регламенты или техни-
ческие условия по требованиям к продукции (например, о
писания процесса,
производственные инструкции, руководства по эксплуатации, инструкции по
осуществлению контроля, инструкции по упаковке ...)?
Достаточно ли эффективно реализуются указанные правила?
Достаточно ли эффективно реализуются требования к продукции
(например, требования заказчика, внутренние требования, имеющие отношение к продукции …)?
Производится ли надлежащий мониторинг и измерение процесса и
продукта?
Насколько эффективным и действенным являе
тся применение цикла
PDCA («Планируйте-Делайте-Проверяйте-Воздействуйте»), направленного
на постоянное улучшение?
Исходя из этого, в ходе проведения ретроспективного аудита в первую
очередь должны быть приняты во внимание следующие критерии аудита:
требования, относящиеся к продукту (например, требования заказ-
чика, внутренние требования организации, законодательные требования ...);
требования стандартов, относящиеся к процессу (например,
ISO 9001
...), а также другие стандарты (например, отраслевые нормативные
требования);
законодательные и нормативные требования, относящиеся к про-
цессу (например, заключения и разрешительная документация ...);
внутренние правила или спецификации (например, листы техноло-
гических данных, описания технологического процесса, производственные
инструкции, руководства по эксплуатации, инструкции по упаковке ...);
спецификации других заинтересованных сторон (например, страхо-
вых компаний ...)
.
Индивидуальный проверочный список аудита, предназначенный для
ретроспективного аудита, может быть получен и разработан аудиторской командой с использованием данных критериев аудита, относящихся к процессу.
32
Ретроспективный метод аудита имеет следующие преимущества и не-
достатки.
Преимущества:
реализация, связанная с продукцией/соответствием требованиями
заказчика, а также с внутренними требованиями может быть проверена путем
сосредоточения на конкретном продукте (т.е. это особенно подходит для аудитов продукции);
данный подход предназначается для аудитов, в которых выделяют
чистые и грязные зоны, та
к как, в большинстве случаев, в производственном
процессе грязные зоны предшествуют чистым зонам (например, в мясном производстве). В ходе применения ретроспективного метода аудита чистые зоны
проходят проверку первыми, затем следуют грязные зоны (см. рис. ниже);
Грязная
зона
Чистая
зона
Рис. 5. Ретроспективный метод аудита применительно
к чистым и грязным зонам
в случае выявления проблем в процессе проведения ретроспектив-
ного аудита, возможные причины могут быть определены позже в ходе аудита (см. рис. ниже)
Причина
O
Проблема
X
Рис. 6. Выявление причин возникновения проблем
при проведении ретроспективных аудитов
Недостатки:
ретроспективный метод аудита не позволяет в полной мере учиты-
вать структуру (функции) организации;
ретроспективный метод аудита является чрезвычайно ориентиро-
ванным на продукцию. В связи с этим, заявления, касающиеся качества про-
33
цесса, имеют значение только в контексте продукции, проходящей аудиторскую проверку;
подготовка такого аудита, как правило, носит более интенсивный
характер, по сравнению с процессно-ориентированным аудитом. Это связано
с тем, что аудиторской команде приходится посвящать много времени определению требований к продукции;
использование стандартных проверочных списков в ходе проведе-
ния ретроспективного аудита затруднено по причине уникальности отдельных процессов.
Тема 3. ФУНКЦИОНАЛЬНО-ОРИЕНТИРОВАННЫЙ МЕТОД АУД
ИТА
Задачей функционально-ориентированного метода аудита является
проведение аудита задач и мероприятий, связанных с функцией, с целью их
эффективной реализации. В ходе его проведения (см. рис. ниже), задачи или
мероприятия (A) (например, в соответствии с должностными инструкциями),
указанные в задании или функции или же в должностной инструкции, а также процессы в целом (B) (например, пр
оцесс закупки) и/или подпроцессы (C)
(например, выбор поставщиков), которые должны быть проанализированы,
проходят проверку на предмет их надлежащего осуществления.
A
C
B
Рис. 7. Функционально-ориентированный метод аудита
В ходе проведения функционально-ориентированного аудита, необхо-
димо выяснить, выполняются ли следующие условия:
задачи, обязанности и полномочия для функций определены, разъ-
яснены и поддерживаются в актуальном состоянии;
задачи, обязанности и полномочия эффективно реализованы;
определение и реализация задач находятся в соответствии с поли-
тикой и целями организации;
34
процедуры, имеющие отношение к функции (процессы в целом/
подпроцессы) определены, достаточно хорошо известны и эффективно реализованы.
Исходя из этого, в ходе проведения функционально-ориентированного
аудита в первую очередь должны быть приняты во внимание следующие
критерии аудита:
представление структуры организации (например, схема организа-
ционной структуры ...);
требования стандартов, относящиеся к функции (например,
ISO 9001
...), а также другие стандарты (например, отраслевые нормативные
требования);
задачи, функции и/или должностные инструкции функций или же
владельца функции;
требования заказчика (например, соглашения по обеспечению каче-
ства ...);
внутренние требования (например, требования, установленные для
отдельных структурных позиций ...);
требования других заинтересованных сторон (например, законода-
тельные и/или нормативные т
ребования ...);
функционально соответствующие описания технологического про-
цесса, стандартные эксплуатационные процедуры, правила эксплуатации ...;
политика и цели организации или функциональные требования;
квалификационные требования для владельцев функции.
Индивидуальный проверочный список аудита, предназначенный для
функционально-ориентированного аудита, может быть получен и разработан
аудиторской командой с использованием данных критериев аудита, относящихся к функции.
Функционально-ориентированный метод аудита имеет следу
ющие
преимущества и недостатки:
Преимущества:
эффективность и результативность рассматриваемых функций мо-
жет быть основательно оценена путем всестороннего рассмотрения функций;
планирование аудита упрощается за счёт использования функцио-
нально-ориентированного метода, в силу того, что в большинстве случаев
область аудита является более управляемой относительно п
роцессноориентированного аудита (в функционально-ориентированном аудите планирование аудита осуществляется довольно просто, с помощью схемы организационной структуры);
35
в функционально-ориентированном аудите принимает участие/
требуется, как правило, меньшее количество представителей аудита, чем в
процессно-ориентированном аудите (общие процессы зачастую выходят далеко за рамки функции Æ по этой причине приходится привлекать большее
количество заинтересованных лиц);
в ходе проведения функционально-ориентированного аудита также
могут быть рассмотрены продвижение целей (сверху-вниз), а также выбор
действий для дости
жения цели (снизу-вверх);
стандартные проверочные списки, в большинстве случаев, являются
удобными для использования;
необходимую профессиональную функциональную квалификацию
проще получить в аудиторской команде при проведении процессноориентированных аудитов (например, при проведении аудита функции «закупок», аудиторской команде необходимо знать лишь особенности, касающиеся закупок. В ходе процессно-ориентированного аудита процесса обработки заявок, в который включена та
кже и закупочная деятельность, аудиторская команда должна обладать значительно более высокой квалификацией, поскольку она должна охватывать большее количество специальных тем).
Недостатки:
часто упускается всестороннее рассмотрение междисциплинарных
процедур (процедуры охватывают несколько функций);
функционально-ориентированный метод аудита не осущест
вляет
поддержки процессно-ориентированного типа мышления в проверяемой организации;
метод аудита, ориентированный на прирост стоимости, не получает
такую же всестороннюю поддержку в функционально-ориентированном
аудите, по сравнению с аудитом, ориентированным на процесс, в котором дается всестороннее рассмотрение процессов;
объекты взаимодействия между функциями часто рассматривают
ся
в недостаточной степени.
Тема 4. ОБЪЕКТНО-ОРИЕНТИРОВАННЫЙ МЕТОД АУДИТА
Задачей объектно-ориентированного метода аудита является проведение аудита самих объектов взаимодействия между процессами (общего процесса и общего процесса) [см. рис. ниже, Объект A] или подпроцесса и подпроцесса [см. рис. ниже, Объект B] или же функций [см. рис. ниже, Объект C],
36
с целью определения, насколько эффективно выполняются соглашения или спецификации (требования), оказывающие влияние на объекты взаимодействия.
Объект B
Объект A
Объект C
Рис. 8. Объектно-ориентированный метод аудита
В объектно-ориентированном методе аудита рассматривается в какой мере
необходимая или релевантная информация/данные могут быть предоставлены
в установленном или ожидаемом качестве (например, полнота данных). Функциональность объекта взаимодействия проверяется существенным образом.
При применении объектно-ориентированного метода аудита, объекты
взаимодействия должны быть определены заранее, как можно более подробно.
Рекомендуется использование метода анализа взаимосвязей (см. рис. ниже).
Предшествующие процессы/функции
Точно описанный
(A)
(C)
(B)
взаимодействия
от (B) до (E)
Процесс /
Функция (E)
(D)
Рис. 9. Анализ взаимосвязей для идентификации
объект
Последующие процессы/функции
(A)
(C)
(B)
описанный объект
взаимодействия
от (E) до (B)
(D)
Точно
отдельных объектов взаимодействия:
(A), (B), (C), (D) и (E) представляют собой процессы или функции внутри организации
37
Пример:
Точно описанные объекты взаимодействия B (получение заказа) и
E (обработка заказа) могут являться технической спецификацией, предостав-
ленной в заранее оговоренное время и утвержденной заказчиком!
С целью проверки функциональности объектов взаимодействия, в ходе
проведения объектно-ориентированного аудита необходимо принимать
во внимание следующие критерии аудита:
различные соглашения о взаимодействии;
договоры о сервисном обслу
живании (sla);
описания функций;
описания технологических процессов, стандартные эксплуатацион-
ные процедуры, правила эксплуатации ...;
прочие спецификации, имеющие отношение к объектам взаимодей-
ствия, например, организационные инструкции, меморандумы ... .
Индивидуальный проверочный список аудита может быть получен и
разработан аудиторской командой с использованием данных критериев аудита, относящихся к объектам взаимодействия.
Объектно-ориентированный метод аудита имеет следующие пр
еиму-
щества и недостатки.
Преимущества:
объектно-ориентированный аудит поддерживает проведение аудита,
ориентированного на прирост стоимости;
оценка производительности восходящих процессов или функций
может быть осуществлена на объективной основе (очевидно, что восходящий
процесс или функция соответствует заключенным соглашениями или отвечает ожиданиям);
данный метод легко позволяет определить причины не
достаточного
потенциала процессов или функций (причины этого недостаточного потенциала часто можно искать в недостаточной работе с объектами взаимодействия).
Недостатки:
в основном, объектно-ориентированный аудит может проводиться
только совместно с процессно- или функционально-ориентированным аудитом, поскольку не все требования для системы аудита могут быть проверены
с помощью данного метода аудита;
подгот
овка к идентификации отдельных объектов взаимодействия
занимает довольно много времени;
использование стандартных проверочных списков затруднено по
причине уникальности отдельных объектов взаимодействия.
38
Тема 5. МЕТОД АУДИТА,
ОРИЕНТИРОВАННЫЙ НА ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ
Задачей метода аудита, ориентированного на взаимодействие, является
проведение аудита взаимодействия процессов (см. рисунок ниже) на предмет
их действенности и эффективности.
Туда
+
Рис. 10. Метод аудита, ориентированный на взаимодействие
В ходе проведения аудита взаимодействия процессов необходимо уделять внимание выполнению следующих положений:
взаимоотношения между процессами установлены;
взаимоотношения между процессами четко определены и хорошо
известны;
данные положения выполняются очевидным образом и в соответст-
вующем качестве;
эффективно применяется цикл pdca («планируйте-делайте-про-
Обратно действие =
= Взаимодействие
веряйте-воздействуйте»), направленный на постоянное улучшение взаимодействий.
Для того, чтобы иметь возможность проведения аудита взаимодействия
процессов, необходимо использовать следующи
е критерии аудита:
модель процесса или карта процесса;
листы технологических данных;
описание технологического процесса;
стандартные эксплуатационные процедуры;
сетевой анализ процессов;
черепаховидные диаграммы и т.д.
Индивидуальный проверочный список аудита может быть получен и
разработан аудиторской командой с использованием данных критериев аудита, относя
щихся к взаимодействию.
39
Для осуществления максимально эффективной аудиторской деятельности, особое внимание следует уделять нескольким взаимодействиям, разработанным на основе цели аудита и установленных приоритетов.
Пример:
При проведении аудита системы устанавливается, что в случае проведения процессно-ориентированного аудита всегда необходимо также проводить аудит взаимодействий со следующими процессами:
1) Корректирующие действия.
2) Контроль организации документов.
3) Управлен
ие записями.
Таким образом, аудиторская команда получает отличный обзор с точки
зрения того, что все аудируемые процессы эффективно взаимодействуют
с тремя выбранными процессами. Сильные и слабые стороны могут быть
успешно выведены из индивидуальных взаимоотношений.
Метод аудита, ориентированный на взаимодействие, имеет следующие
преимущества и недостатки.
Преимущества:
метод аудита, ори
ентированный на взаимодействие, поддерживает
проведение аудита, ориентированного на прирост стоимости;
сильные и слабые стороны системы менеджмента (например, систе-
мы менеджмента качества ...) могут быть эффективно определены на систематической основе;
производительность процессов, зависящая от результатов рассмат-
риваемого взаимодействия, может быть удовлетворительно оценена на объективной основе (становится очевидно, кто приостанав
ливает взаимодейст-
вия, а кто «испытывает» их не в достаточной степени);
данный метод дает возможность легко идентифицировать причины
недостаточной функциональности процессов (причины недостаточной функциональности процессов зачастую заключаются в слабом взаимодействии
между процессами).
Недостатки:
в основном, метод аудита, ориентированный на взаимодействия,
может проводиться только совместно с процессно-ориентированным аудитом, поскольку не все требо
вания для системы аудита могут быть проверены
с помощью данного метода аудита;
40