Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Внутренний аудит в системе менеджмента качества. Учебное пособие.pdf
Тема 3. МЕНЕДЖМЕНТ ПРОГРАММЫ АУДИТА
Программа аудита может включать один или несколько аудитов.
Эти аудиты могут иметь различные цели и могут включать в себя совместные или комбинированные аудиты.
Программа аудита содержит всю информацию и ресурсы, необходимые
для результативного и эффективного проведения запланированных аудитов
в установленные временные сроки.
Следующие аспекты должны быть рассмотрены:
цели для программы аудита и отдельных аудитов;
объём/ко
личество/типы/места проведения и график проведения
аудитов;
критерии аудита;
метод аудита;
формирование группы по аудиту;
необходимые ресурсы, включая расходы на командировки и разме-
щение аудиторов;
процессы, связанные с соблюдением конфиденциальности, обеспе-
чением защиты информации и другие подобные вопросы.
Последовательност
ь процессов управления программой аудита может
быть представлена следующим образом:
ПЛАНИРОВАНИЕ
ВЫПОЛНЕНИЕ
РОВЕРКА
П
ЛАНИРОВАНИЕ
П
Разработка целей
программы аудита
Разработка
программы аудита
Внедрение
программы аудита
Мониторинг
программы аудита
и оценка аудиторов
Проведение аудита
Компетентность
ЕЙСТВИЕ
Д
Анализ и улучшение
программы аудита
Рис. 1. Последовательность операций «Менеджмент программы аудита»
(выдержка из ISO 19011)
21
Разработка целей программы аудита (Планирование). Высшему ру-
ководству следует обеспечить разработку целей программы аудита.
Цели программы аудита должны согласовываться и содействовать реа-
лизации политики и целей системы менеджмента.
Цели программы аудита могут быть основаны на рассмотрении сле-
дующего:
приоритетов руководства;
коммерческих и деловых;
характеристик процессов, продуктов и проектов;
требований сист
емы менеджмента;
правовых и контрактных требований;
необходимости в оценке поставщиков;
рисков для проверяемой организации;
результатов предыдущих аудитов;
уровня достигнутого развития системы менеджмента;
потребностей и ожиданий заинтересованных сторон (включая по-
требителей).
Разработка программы аудита (Планирование). Следующие аспек-
ты должны быть учтены при разработке программы аудит
а:
Роль и ответственность лица, управляющего программой аудита.
Они должны быть определены (напр., мониторинг, анализ и улучшение программы аудита).
Компетентность лица, ответственного за управление программой
аудита (напр., знание принципов аудита, документов системы менеджмента,
продукции и процессов, законодательных и других требований, требований
заказчика ....).
Объём программы аудита. Зависит от размера и характера деятель-
ности проверяемой организации, а также от характера, функциональных особенностей, сложности и уровня развития проверяемой системы мен
еджмента.
Риски программы аудита. Риски программы аудита должны быть
определены и оценены.
Î недостаток ресурсов (недостаточный период времени ...);
Î группа по аудиту не имеет достаточной компетентности;
Î отсутствие записей (отчёты по аудиту ...);
Î неэффективный мониторинг и улучшение программы аудита.
22
Разработка процедур по программе аудита.
Î планирование и составление графиков аудитов;
Î обеспечение защиты и конфиденциальности информации;
Î обеспечение компетентности аудиторов;
Î эффективное и результативное проведение аудитов;
Î составление отчётов;
Î осуществление мониторинга анализа эффективности программы
аудита.
Идентификация ресурсов для программы аудита.
Î финансовые ресурсы;
Î методы проведения аудитов (целесообразность применения методов
аудита …);
Î наличие аудиторов и технических эк
спертов;
Î время в пути и затраты на транспорт, размещение;
Î объём и уровень развития информационных и коммуникационных
систем.
Внедрение программы аудита (Выполнение). При внедрении про-
граммы аудита следует учитывать следующие ключевые моменты:
передача информации (программа аудита должна быть доведена
до сведен
ия соответствующих участвующих сторон);
обеспечение проведения аудитов (в соответствии с программой
аудита);
определение целей, области и критериев для каждого конкретно-
го аудита;
выбор методов аудита;
формирование группы по аудиту;
предоставление необходимых ресурсов (плановые ресурсы также
должны быть предоставлены);
координирование и составление графиков аудитов;
управление выходными да
нными программы аудита (анализ и
согласование отчётов по результатам аудитов, рассылка отчётов, определение необходимости в отношении любых последующих мероприятий);
управление и поддержание записей по программе аудита (напр.,
планы аудита, отчёты по аудиту, оценка компетентности аудиторов …).
Мониторинг программы аудита (Проверка). Реализацию программы
аудита следует ко
нтролировать для выявления несоответствий, касающихся ка-
лендарных планов, целей аудита, деятельности членов группы по аудиту и т.д.
23
Анализ и улучшение программы аудита (Действие). Выводы, сде-
ланные из анализа программы аудита, следует использовать с целью постоянного повышения эффективности и результативности аудитов.
Тема 4. ПРОВЕДЕНИЕ АУДИТА
Действия при проведении аудита можно описать следующим образом:
Организацияпроведенияаудита
Подготовкакпроведениюаудита
наместе
Проведениеаудитанаместе
Подготовкаирассылкаотчета
поаудиту
Завершениеаудита
Действияпорезультатамаудита
Рис. 2. Последовательность операций «Проведение аудита»
(выдержка из ISO 19011)
Организация проведения аудита. Важные составляющие:
установление первоначального контакта с проверяемой организацией;
определение возможности проведения аудита.
Подготовка к проведению аудита на месте. Важные составляющие:
выполнение анализа документов при подготовке к аудиту;
подготовка плана аудита;
распределение работ между членами группы по аудиту;
подготовка рабочих документов (напр., контрольные листы, фор-
мы…).
Проведение аудита на месте. Важные состав
проведение предварительного совещания;
выполнение анализа документов во время проведения аудита (обес-
печение соответствия системы);
24
ляющие:
обмен информацией во время проведения аудита (обмен информа-
цией в группе по аудиту, обмен информацией с проверяемой организацией);
распределение ролей и обязанностей сопровождающих лиц и на-
блюдателей;
сбор и верификация информации (свидетельств аудита);
формирование выводов аудита (свидетельства аудита ⇔ критерии
аудита);
подготовка заключений по результатам аудита (выводы аудита ⇔
цели аудита);
проведение заключительного совещания.
Подготовка и рассылка отчёта по аудита. Важные сост
авляющие:
подготовка отчёта по аудиту (за это несёт ответственность руково-
дитель группы по аудиту);
рассылка отчёта по аудиту (отчёт по аудиту должен иметь дату вы-
пуска, проанализирован и утвержден).
Завершение аудита. Аудит считается завершенным, если все зап
лани-
рованные мероприятия аудита были выполнены.
Действия по результатам аудита. Заключения по результатам аудита
могут в зависимости от целей аудита указывать на необходимость выполнения коррекций, корректирующих и предупреждающих действий или действий по улучшению. Выполнение и результативность этих действий должны
быть верифицированы. Такая верификация может быть частью последующего аудита.
Тема 5. КОМ
ПЕТЕНТНОСТЬ И ОЦЕНКА АУДИТОРОВ
Доверие к процессу аудита зависит от компетентности аудиторов.
Эта компетентность основана на:
личных качествах;
знаниях и навыках.
В дополнение к этому следует принимать во внимание следующие
аспекты:
Руководитель группы по аудиту. Руководители групп по аудиту
должны иметь дополнительные знания и навыки, необходимые для обеспечения результативного и эффективного проведения аудита. Эти знания и навыки включают в себя, например:
25
уравновешивание сильных сторон и недостатков членов конкретной
группы по аудиту;
выработку гармоничных рабочих отношений между членами груп-
пы по аудиту;
управление процессом аудита;
представление группы по аудиту при взаимодействии и обеспече-
нии обмена информацией с проверяемой организацией;
руководство группой по аудиту для достижения заключений по ре-
зультат
ам аудита;
подготовку и представление итогового отчёта по результатам аудита.
Достижение требуемого уровня компетентности аудиторов. Знания
и навыки аудиторов могут приобретаться посредством использования сочетания следующих элементов:
образование или обучение и практический опыт;
программы обучения и подготовки персонала, охватывающие
общие знания и навыки;
опыт работы на соответству
ющей технической, управленческой или
профессиональной позиции;
опыт проведения аудитов, приобретенный при работе под наблюде-
нием аудитора в той же самой области или дисциплине менеджмента.
Поддержание и повышение компетентности аудитора. Аудиторы и
руководители группы по аудиту должны поддерживать свою компетентность
в области аудита посредством регулярного участия в аудитах системы менеджмента и постоянного роста профессионализ
ма.
Профессиональный рост может быть достигнут посредством дополни-
тельных видов деятельности:
практического опыта;
обучения;
самоподготовки;
занятий с репетиторами;
стажировок;
посещения совещаний;
посещения семинаров;
посещения конференций.
26
Проведение оценки аудитора. Компетентность аудитора должны быть
оценена. Следующие методы оценки могут быть использованы:
анализ записей (записи об образовании, обучении, производствен-
ном опыте и опыте по аудиту);
обратная связь (инспектирование деятельности, опросы, резюме,
рекомендации, жалобы, оценка деятельности, отзывы коллег);
персональное собеседование;
наблюдение (ролевые игры, наблюдения в процессе ау
дита, дея-
тельность на рабочем месте);
экзамены (устные и письменные экзамены, психометрическое тес-
тирование);
анализ деятельности после аудита (анализ отчёта по аудиту, опро-
сы, обсуждение с руководителем группы по аудиту, обратная связь от проверяемой организации).
В случае, если аудитор не соответствует требуемым критериями и не
обладает должной компетентностью, то ему указыв
ают на необходимость
проведения дополнительного обучения, опыта работы или участия в аудите.
27
Глава 3. МЕТОДЫ АУДИТА
Как правило, методы проведения аудита представляют собой методический подход (процедуру), применяемую в ходе аудита. В аудиторской
практике доказали свою ценность следующие методы аудита:
процессно-ориентированный метод аудита;
ретроспективный метод аудита;
функционально-ориентированный метод аудита;
объектно-ориентированный метод аудита;
метод аудита, ориентированный на взаимодействие.
Выбор наиболее подходящего метода аудита из вышеперечислен
ных
в большой степени зависит от вида аудита, цели аудита, имеющихся ресурсов
(например, компетентности аудитора ...), а также от преимуществ и недостатков отдельных методов.
При выборе наиболее подходящего метода аудита может помочь сле-
дующая иллюстрация (рекомендация).
Тип Аудита
Метод аудита
Системный
аудит
Процессноориентированный
Ретроспективный X X X X
X X X (X)1
Аудит
процесса
Аудит
продукции
при разработке программы аудита
Объект рассмотрения
Процесс
в целом
Подпроцесс Функции
Функциональноориентированный
Объектноориентированный
Ориентированный
на взаимодействие
(X)2 – применительно к процессно-ориентированному аудиту;
(X)3 – применительно к функционально-ориентированному аудиту
28
X X
X X (X)2 (X)2 (X)3
X (X)2 (X)2
Рис. 1. Обзор методов аудита:
(X)1 – только в контексте процесса в целом;
Тема 1. ПРОЦЕССНО-ОРИЕНТИРОВАННЫЙ МЕТОД АУДИТА
Задача процессно-ориентированного аудита состоит в анализе всей цепочки создания стоимости, в том числе вводов и выводов, с первого до последнего этапа процесса (см. рис. ниже).
Ввод
Направление аудита
Рис. 2. Процессно-ориентированный метод аудита
Вывод
Особенностью процессно-ориентированного аудита является рассмотрение всего процесса в целом (общий процесс/основной процесс, например,
обработка заказа). Комплексное рассмотрение процесса, подлежащего аудиту, всегда должно оставаться на первом месте.
В ходе проведения процессно-ориентированного аудита, необходимо
определить следующее:
Имеется ли достаточная осведомленность в части технологических
требований?
Соответствуют ли указанны
е правила (например, описание технологического процесса, инструкции по эксплуатации...) технологическим требованиям?
Достаточно ли эффективно реализованы указанные требования,
имеющие отношение к процессу?
Являются ли достаточными компетенция владельца процесса (лица,
ответственного за процесс) и соответствующая обработка определенных задач?
Производится ли надлежащий мониторинг и измерение процесса?
Насколько эффективным и действенным является применение цик-
ла PD
CA («Планируйте-Делайте-Проверяйте-Воздействуйте»), направленно-
го на постоянное улучшение?
Обеспечивается ли достаточная поддержка процесса с точки зрения
реализации политики, целей и стратегии?
Исходя из этого, в ходе проведения процессно-ориентированного аудита в первую очередь должны быть приняты во внимание следующие критерии аудита:
29
требования стандартов, относящиеся к процессам (например, iso
9001 ...), а также другие стандарты (например, отраслевые нормативные тре-
бования);
требования заказчика, относящиеся к процессам (например, из со-
глашений по обеспечению качества ...);
законодательные и нормативные требования, относящиеся к про-
цессам (например, заключения и разрешительная документация ...);
внутренние спецификации, относящиеся к процессам (например,
листы технологических данных, описания технологического процесса, производственные инструкции, руководст
ва по эксплуатации ...);
спецификации других заинтересованных сторон, относящиеся
к процессам (например, страховых компаний ...);
политика, цели, стратегия… компании.
Индивидуальный проверочный список аудита, относящийся к процессам, может быть получен и разработан аудиторской командой с использованием данных критериев аудита, относящихся к п
роцессу.
Процессно-ориентированный метод аудита имеет следующие преимущества и недостатки:
Преимущества:
реализация/соответствие требованиям заказчика могут быть прове-
рены путем всестороннего рассмотрения;
результативность и эффективность процессов и управления процес-
сами может быть проверена путем всестороннего рассмотрения наилучшим
образом;
переход целей процесса от общего процесса к подпроцессам может
быть полностью п
роверен на предмет согласованности;
потенциал улучшений может быть легко установлен путем всесто-
роннего рассмотрения;
метод аудита, ориентированный на прирост стоимости, поддержи-
вается посредством всестороннего рассмотрения;
процессно-ориентированный аудит поддерживает процессно-
ориентированное мышление в рамках организации (лучшее понимание со
стороны сотрудников ...);
Недостатки:
в ходе проведения процессно-ориентированного аудит
а недостаточно
тщательно рассматривается структура (функции) в рамках организации;
30