Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Внутренний аудит в системе менеджмента качества. Учебное пособие.pdf
цели в области качества охраны окружающей среды, здоровья и
безопасности на производстве;
производственная практика (общепринятые процедуры/меро-
приятия/поведения для отрасли).
Анализ документов. При рассмотрении
аспекта
. Это:
документов преследуются два
а) документы рассматриваются на предмет соответствия установленным критериям аудита. Любые несоответствия должны быть выявлены и
устранены до начала проведения аудита на месте. Если невозможно устранить выявленные недостатки до начала аудита, то должно быть принято решение совместно с подлежащей аудиту организацией, будет ли проводиться
аудит на месте;
б) в ходе ан
ализа документов аудитор получает возможность изучить
документацию и сориентироваться в этой области. Он/а анализирует информацию, необходимую для проведения аудита на месте. Это значительно облегчает подготовку проверочного списка аудита, а также проведение аудита
на месте.
Разработка проверочного списка аудита. Проверочный список слу-
жит аудитору, с одной стороны, в ка
честве методического подтверждения
того, что заданные или существенные требования (критерии аудита) проверяются на соответствие и, с другой стороны, он служит аудитору в качестве
основы для ведения документации аудита (= протокол аудита). Протокол
аудита должен также включать выводы аудита (соответствия; несоответствия; возможности для улучшения).
Проверочные списки могут быть разработаны и структурированы по-
разному. Вот два примера:
Проверочный список аудита с подробн
Рис. 4. Проверочный список аудита
ыми вопросами:
с подробными вопросами
11
Проверочный список аудита в виде диаграммы связей:
Рис. 5. Проверочный список аудита в виде диаграммы связей
Выбор метода аудита. Под методом аудита понимается процедура,
выполняемая в процессе аудита. Процедуры в аудиторской практике могут
быть дифференцированы с учётом следующих аспектов:
– направление аудита;
– аудиторская выборка;
– ориентация на процесс/функциональная ориентация.
Направление аудита. Аудиты могут проводиться в двух направлениях
движения (направления аудита). С одной стороны, аудит может проводиться
по направлению дея
тельности, осуществляемой в проверяемой области, или
процесса (стрелка А). На практике это обычная процедура. С другой стороны, аудит также может проводиться в обратном направлении (проведение
аудита в противоположном направлении движения деятельности [в обратном
направлении]) (стрелка B). Наиболее часто этот вид аудита применяется при
аудите продукции, где готовый продукт уже принят (товар уже прошел че
рез
всю цепочку создания стоимости) и аудит проводится по этому продукту.
12
Рис. 6. Направления аудита
Аудиторская выборка. Под аудиторской выборкой понимается коли-
чество объектов, подлежащих проверке (например. продукты, проекты, контракты, места размещения и т.д.). Объём аудита может варьироваться от
100% (полные проверки) до выборочной проверки с объёмом выборки 1.
Объём выборки n = √N наиболее часто используется на практике.
Комментарий: риск, связанный с аудиторской выборкой, заключается
м, что выборка не является репрезентативной для генеральной совокупно-
в то
сти и, следовательно, возможно, что на основе результатов выборочно проведенной проверки аудитором будет сформировано неправильное мнение.
Ориентация на процесс/функциональная ориентация. Аудиты мо-
гут проводиться по направлению цепочки ценности процессов (стрелка A)
или на основе функциональной ориентации (стрелка B). Процессно-ориентированный аудит (стрелк
а А) является предпочтительным на практике.
Стрелка В
Рис. 7. Ориентация на процесс по сравнению с функциональной ориентацией
План аудита. План аудита должен быть разработан в качестве основы
для соглашения между группой по аудиту и проверяемой организацией в связи с проведением аудита на месте. Объём сведений, представленных в плане
аудита, должен отражать область применения и сложность аудита.
План аудита должен содержать в себе следующее:
цели аудита;
критерии аудита;
область аудита, (например, местоположения или проекты…);
график (даты) и места проведения ауд
ожидаемое время и продолжительность намеченных мероприятий
по аудиту;
аудиторская команда, а также сопровождающие лица;
распределение соответствующих ресурсов.
ита;
13
Проведение аудита на месте. Мероприятия по «проведению аудита на
месте» включают в себя:
проведение предварительного совещания;
сбор свидетельств аудита;
формирование выводов аудита;
ведение протокола аудита;
подготовка заключений по результатам аудита;
проведение заключительного совещания.
Проведение предварительного совещания. Предварительное сове-
щание должно проводиться совместно с лицами, участвующими в аудите.
Желательно обрати
ть внимание на следующие пункты:
представление аудиторской группы;
подтверждение плана аудита (напр., цели, область, критерии ауди-
та, расписание, …);
предоставление краткого описания планируемой аудиторской дея-
тельности (объяснение процедуры);
подтверждение официальных каналов связи (кто является контакт-
ным лицом, язык, используемый при аудите …);
предоставление возможности лицам, проходящим аудит, задават
ь
вопросы.
Сбор свидетельств аудита. В ходе аудита на месте, задача аудитора
состоит в сборе свидетельств аудита доказательств, касающихся критериев
аудита. Как правило, аудитору доступны следующие источники:
записи (напр., ведомости приёмочного контроля, протоколы сове-
щаний, отчёты, …);
наблюдения за деятельностью, рабочей обстановкой и условиями
труда;
опросы сотрудников;
сводные данные о показателях, исследованиях и показателях
эффективности (напр., ключевые данные …);
отчёты из други
х источников (например, обратная связь с клиентом ...);
базы данных и веб-сайты;
документы, такие как рабочие инструкции, инструкции по контро-
лю, договоры, … .
Формирование выводов аудита. Для получения выводов относитель-
но аудита свидетельства аудита должны быть сопоставлены и оценены отно-
14
сительно критериев аудита. Выводы аудита могут указывать на соответствие
или несоответствие критериям аудита. При необходимости (цель аудита) из
выводов аудита могут быть разработаны возможности для улучшения.
Ведение протокола аудита. В ходе проведения аудита свидетельства и
выводы аудита должны быть соответствующим образом записаны. Эта запись, как правило, производится в проверочном списке аудита. Ведение записей обесп
ечивает, с одной стороны, прослеживаемость аудита, с другой
стороны, – протокол аудита служит основой для подготовки аудиторского
заключения.
Подготовка заключений по результатам аудита. Группе по аудиту
до заключительного совещания необходимо подготовить заключения.
При этом выводы аудита и любая другая соответствующая информация
(напр., окружающая среда) анализируются на соответствие целям аудита.
Проведение заключительного совещания. Выводы и заключения
аудита должны быть представлены таким образом, чтобы они были понятны
и признаны проверяемой организацией. Любые ра
зногласия по выводам и заключениям аудита должны быть обсуждены и, по возможности, разрешены.
В случае, если разногласия не удается разрешить, то все мнения должны
быть задокументированы и вк
лючены в отчёт по аудиту.
К участию в обсуждении следует привлекать лиц, значительно участ-
вующих в проведении аудита.
Подготовка отчёта по аудиту. Группа по аудиту готовит официаль-
ный отчёт по результатам аудита на месте. Отчёт по аудиту должен содержать полные, точные, четко сформулированные и понятные записи по аудиту
и должен включат
ь в себя следующее:
цели аудита;
область аудита (напр., организационные и функциональные подраз-
деления или процессы);
идентификацию заказчика аудита;
идентификацию членов группы по аудиту;
даты и места проведения аудита на месте;
критерии аудита;
выводы аудита (должны быть сформулированы таким образом, что-
бы могли легко прослеживаться);
заключен
ия по результатам аудита;
информацию о степени соответствия критериям аудита;
15
ссылка на план аудита;
области, не охваченные аудитом, но находящиеся в области аудита;
неразрешенные противоречия между группой по аудиту и прове-
ряемой организацией;
возможности для улучшения (при необходимости);
согласованные последующие действия (напр., пост-аудиторская
проверка);
перечень рассылки отчёта по аудиту.
Пример формулировки несоответствия: «Испытания на соответствие
продукци
и (СП) разрешенных к применению сборных изделий/комплектующих были упорядочены в таблице результатов испытаний
«СП испытания 20XX». В данной таблице предусмотрена ежеквартальная
проверка всех сборных изделий/комплектующих. Предполагаемые проверки
делятся на равной основе на каждый из четырех кварталов года. В течение
первого квартала должно было быть проведено 14 испытаний на СП.
Но только два испытания на СП были проведены реально на поддающейся
проверке основе к 03 мая 20XX. В настоящее вре
мя не обеспечивается проведение испытаний на СП, как установлено, и в соответствии с данной таблицей результатов испытаний».
Пример формулировки рекомендации по улучшению: «В вопросах,
заданных клиенту посредством анкетирования, клиента просят оценить
уровень удовлетворенности и весово
й коэффициент (важность отдельных
пунктов вопросов). Весовые коэффициенты не принимаются во внимание
при анализе данных, проводимом в EXCEL. Весовые коэффициенты, оцени-
ваемые клиентом, должны обязательно учитываться и обрабатываться
при анализе данных.
Инициирование действий по результатам аудита. Следующие виды
деятельности понимаются как действия по результатам аудита:
инициирование выполнения коррекций, корректирующих и преду-
преждающих действий или действий по улучшению;
проведение пост-аудиторск
ой проверки.
Инициирование коррекций, корректирующих и предупреждающих
действий или действий по улучшению. Необходимые коррекции, коррек-
тирующие (в случае несоответствий) и предупреждающие действия (в случае
рекомендаций по улучшению) должны быть начаты аудируемой организацией. Данные действия должны выполняться в согласованные временные ср
о-
ки. Указанные действия не следует откладывать необоснованно.
16
Проведение пост-аудиторской проверки. Выполнение и результативность действий должны подтверждаться (проверяться). С этой целью возможно проведение последующего аудита. Такой аудит обычно называют
пост-аудиторской проверкой.
Тема 3. КОМПЕТЕНТНОСТЬ АУДИТОРОВ
Качество аудита зависит в значительной степени от компетентности
(способности применять знания и навыки для достижения намеченных ре-
зультатов) групп по аудиту. По этой причине, аудиторы должны иметь соответствующие личные качества и знания и навыки.
Личные качества аудиторов:
открытость и непредубежденность (желание и готовность воспри-
нимать альтернативные идеи или точки зрения);
этичность, т.е. чест
ность, правдивость, искренность и благоразумие;
тактичность при обращении с людьми;
наблюдательность (способность концентрироваться);
восприимчивость;
универсальность (возможность быстро адаптироваться к различным
ситуациям);
упорство (настойчивость, нацеленность на достижение целей);
решительность (своевременное принятие решений на основе логи-
ческих соображений и анализа);
самостоят
ельность (действовать и выполнять свои функции незави-
симо, результативно взаимодействуя с другими);
готовность к самосовершенствованию;
высокая культура поведения (соблюдение и уважительное отноше-
ние к культурным ценностям проверяемой организации);
умение сотрудничать (результативное взаимодействие с другими).
Знания и навыки:
знание принципов, процедур, методов и приёмов аудита;
знание документации на систему мен
еджмента и ссылочных доку-
ментов;
знание специфики организационной деятельности;
знания, применяемые к проверяемой организации: законодатель-
ные, контрактные и другие требования (напр., стандарты);
специальные знания по дисциплинам и конкретным отраслям ме-
неджмента.
17
Глава 2. ISO 19011
Тема 1. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ,
ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ ПРИ АУДИТЕ
ISO 19011 – международный стандарт, содержащий руководящие ука-
зания по аудиту систем менеджмента организаций.
Руководящие указания, приведенные в ISO 19011, применимы ко всем
организациям (коммерческие организации, некоммерческие организации,
промышленные предприятия, компании малого и среднего размера...), которым необходимо проводить внутренние и внешние аудиты.
ISO 19011 включает в себя следующие основные разделы:
термины и определения, используемые при проведении аудитов;
принципы аудита;
мен
еджмент программы аудита;
проведение аудита;
компетентность и оценивание аудиторов.
Термины и определения, используемые при аудите. Следующие тер-
мины имеют отношение к процедуре проведения аудита:
комбинированный аудит;
совместный аудит;
аудитор;
группа по аудиту;
технический эксперт;
наблюдатель;
сопровождающий.
Комбинированные аудиты. Если несколько сист
ем менеджмента
(не менее 2) проходят вместе аудиторскую проверку (напр., Q + E или E + S
или Q + S + E и т.д.), то это называется комбинированным аудитом.
Совместный аудит. Если две или несколько (но не менее 2) организаций проводят совместно аудит проверяемой организации, это называется совместным аудитом.
Аудитор. Лицо, которое проводит аудит.
Группа по аудиту. Один или несколько аудиторов, пров
одящих аудит,
при необходимости поддерживаемые техническими экспертами.
18
Технический эксперт. Лицо, обладающее специальными знаниями
или опытом, необходимыми группе по аудиту. Примечание: Технический
эксперт не имеет полномочий аудитора!
Наблюдатель. Лицо, сопровождающее группу по аудиту, но не прово-
дящее аудит.
Сопровождающий. Лицо, назначаемое проверяемой организацией для
оказания помощи и содействия группе по аудиту.
Тема 2. ПРИНЦИПЫ ПРОВЕДЕНИЯ АУДИТА
Достоверное проведение аудита основано на соблюдении нескольких
необходимых принципов. Эти принципы позволяют сделать аудит результативным и надежным инструментом поддержания политики руководства и
управления, обеспечивая получение информации, на основе которой организация может улучшать характеристики своей деятельности.
Соблюдение этих принципов является необходимым условием для предоставления объективных и достаточных заключений по результатам аудита
и позволяет аудиторам, работающим независимо друг от друга, приходить к
аналогич
ным заключениям при одних и тех же обстоятельствах. Принципы
аудита вносят значительный вклад в контроль (низкое расхождение между
аудиторами и их результатами) за процессом аудита.
В ISO 19011 приведены следующие принципы проведения аудита:
целостность;
беспристрастность;
профессиональная осмотрительность;
конфиденциальность;
незави
симость;
подход, основанный на свидетельстве.
«Целостность» означает честность, старательность и ответственность.
Аудитор должен соблюдать и выполнять все применяемые законодательные
требования. Аудит должен проводиться беспристрастно (честно и непредвзято). Аудитор должен быть осмотрительными и не поддаваться каким-либо
влияниям, которые могут оказывать на его суждения или выводы другие заинтересованные стороны.
«Беспр
истрастность» означает обязательство предоставлять правди-
вые (в соответствии с фактами) и точные (не скрывая существенные аспекты)
19
отчёты. Обмен информацией должен быть правдивым, точным, объективным, своевременным, понятным и полным.
В выводах (наблюдениях) аудитов, заключениях по результатам аудита
и отчётах следует отражать деятельность по аудиту правдиво и точно. Неразрешенные проблемы и разногласия между группой по аудиту и проверяемой
организацией следует отражать в отчётах.
Профессиональная осмотрительность (внимание, прилежание, безошибо
чность, рассудительность) аудиторов соответствует важности выполняемого задания и доверительности со стороны заказчика аудита и других заинтересованных сторон. Важным фактором при выполнении аудиторами своей работы с профессиональной осмотрительностью является способность принимать обоснованные решения в любых ситуациях в ходе выполнения аудита.
«Конфиденциальность» подразумевает осмотрительность при использовании и обеспечении защиты и сохранности аудиторской информации
(сведений, полученных при п
роведении аудита). Аудиторская информация не
должна использоваться ненадлежащим образом для получения личной выгоды аудитором или заказчиком аудита или способом, наносящим ущерб законным интересам проверяемой организации.
Независимость. Аудиторы должны быть независимыми от проверяе-
мой деятельности. Кроме того, они должны быть свободными от предубе
ждений (предвзятое мнение, антипатия...) и конфликта интересов (противоречия между различными интересами, которые должны быть представлены
аудитором). При проведении внутренних аудитов аудиторы должны быть независимыми от руководителей подразделений и направлений деятельности,
которые они проверяют. Аудиторы должны сохранять объективное мнение
в течение всего процесса аудита для обеспеч
ения того, чтобы выводы и за-
ключения аудита основывались только на свидетельствах аудита.
Для малых организаций может оказаться невозможным обеспечение
независимости внутренних аудиторов от проверяемой ими деятельности, однако следует предпринять все возможные усилия для исключения какой бы
то ни было заинтересованности и обеспечения объективного рассмотрения
проверяемой деятельности.
Подход, основанный на свидетельстве. Свидетельство аудита должно
быть пр
оверяемым. Оно основано на выборках имеющейся информации. Соответствующее использование выборок тесно связано с доверием, с которым относятся к заключениям по результатам аудита. Примечание: Чем меньше объём
выборки, тем больше вероятность ошибки (неправильной интерпретации).
20