Основы делопроизводства. Учебное пособие-1

ознакомления.

Телефонограмма составляется в одном экземпляре, подписывается руководителем или исполнителем.

Реквизиты телефонограммы:

наименование организации-отправителя;

адресат (должность и фамилия лица, кому направляется документ); •

наименование вида документа (телефонограмма);

дата документа;

регистрационный номер документа;

место составления или издания документа;

текст документа;

подпись;

должность, фамилия передавшего телефонограмму, номер телефона, время передачи;

должность, фамилия принявшего документ, номер телефона, время приема.

В тексте телефонограммы не должно быть более 50 слов. Для записи телефонограмм целесообразно использовать специальные бланки или производить запись в журнал.

5. Переписка с зарубежными партнерами

Международным письмам придается важное значение, так как через них устанавливаются и развиваются надежные деловые связи.

При подготовке международных служебных писем необходимо придерживаться единых правил оформления и обработки деловой документации. Эти правила выработаны национальными службами стандартизации в рамках Международной организации по стандартизации -

ИСО (International Organization for Standardization, ISO). В настоящее время в этой организации представлены национальные органы 130 государств.

80

Терминологию в области документации на международном уровне регламентируют стандарты ИСО серии «Документация и информация» (ИСО

5127-1:1983, ИСО 5127-2:1983, ИСО 5127-3: 1988 и др.). Стандартами ИСО определены общие правила подготовки и оформления документов, в том числе стандартами установлены:

1)форматы бумаги, используемой для документов (ИСО 216: 1975);

2)межстрочные интервалы и шаг письма (ИСО 4882:1979);

3)формуляр-образец и конструкционная сетка для создания бланков и основные требования к бланкам документов (ИСО 8439: 1990).

Письма, используемые в практике общения зарубежных организаций,

могут включать следующие реквизиты:

1)сведения об отправителе (Issuer Field) – наименование организации, ее почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса, тел факса и т. д.;

2)ссылки на индексы отправителя (Reference Line);

3)дату (date);

4)«внутренний адрес» (Inside Address), включающий наименование получателя письма (лицо, организация) и его почтовый адрес;

5)указание на конкретное лицо «К сведению» (Attention Line);

6)вступительное обращение (Salution);

7)заголовок к тексту (Subject Line);

8)основной текст письма (Body of the Letter);

9)заключительная формула вежливости (Complementary close);

10)подпись (Signature);

11)указание на приложение (Enclosure);

12)указание на рассылку копий данного документа (CCNotation).

Вопросы для самопроверки

1.Назовите основные этапы подготовки делового письма.

2.Перечислите основные разновидности служебных писем.

3.Перечислите основные требования к составлению и оформлению делового

81

письма.

4.Основные требования к электронному письму.

5.Состав реквизитов делового письма.

Темы для рефератов и докладов

1.Общие правила составления и оформления писем.

2.Этикет в деловой переписке.

3.Разновидности служебных писем.

4 Типичные ошибки в языке и стиле документов.

5. Документы, передаваемые по каналам электросвязи.

ТЕМА 8: ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ ИОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ПО ПЕРСОНАЛУ

1.Понятие и состав кадровой документации

2.Трудовые договора и личные карточки.

3.Личное дело и его структура.

4.Порядок ведения трудовых книжек.

1.Понятие и состав кадровой документации

Комплекс документов, которые характеризируют правовую, трудовую и служебную деятельность работников организации, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу). Документы по личному составу создаются в результате трудовых отношений, возникающих между учреждениями и сотрудниками, и составляют особую группу документов.

Законодательное регулирование кадрового делопроизводства осуществляется с учетом целого ряда нормативных документов:

— Трудового кодекса РФ, регламентирующего все этапы трудовых

82

отношений между работодателем и работником;

—Постановления Госкомстата России № 1 («Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»);

—Инструкции Генштаба Вооруженных Сил РФ по ведению воинского учета в организациях;

—Постановления Правительства РФ № 225 («О трудовых книжках»);

—Постановления Минтруда России № 69 («Об утверждении Инструкции по ведению и заполнению трудовых книжек»);

—Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Федеральной архивной службы России № 68;

—Государственным стандартом «ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» Кадровую документацию условно можно разделить на несколько типов

(Приложение 2):

обязательные документы - для ведения во всех организациях, независимо от сферы деятельности, численности персонала и организационноправовой формы;

рекомендательные документы - носящие рекомендательный характер;

специфические документы - зависящие от специфики конкретного учреждения.

Обязательные кадровые документы должны вестись всеми без исключения организациями, независимо от их организационно-правовой формы, сферы деятельности и численности персонала.

К документам, которые обязательно должны быть в наличии, можно

отнести:

штатное расписание;

83

трудовой договор (контракт);

приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма N Т-1);

личную карточку (форма N Т-2);

приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма N Т-5);

приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма N Т-6);

график отпусков (форма N Т-7);

приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма N Т-8);

табель учета использования рабочего времени (форма N Т-13);

табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма N Т-12);

правила внутреннего трудового распорядка;

положение по защите персональных данных работника;

трудовую книжку;

локальные акты по охране труда.

2.Трудовые договора и личные карточки

В соответствии с Трудовым кодексом РФ: «Трудовой договор -

соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию в интересах,

под управлением и контролем работодателя, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя.»

Трудовой договор (контракт) — документ, фиксирующий соглашение между

84

работником и организацией (работодателем), в соответствии с которым он обязуется выполнять работу по определенной специальности с подчинением трудовому распорядку, а организация обязуется обеспечить условия труда,

предусмотренные законодательством, и выплачивать заработную плату.

Для заключения трудового договора законодательством установлена письменная форма.

Условия трудового договора разделяются на основные и дополнительные. К

основным условиям относятся:

•место работы;

•трудовая функция;

•дата начала работы, а в случае, когда заключается срочный трудовой договор, - также срок его действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора

•условия оплаты труда;

•режим рабочего времени и времени отдыха

•условия труда на рабочем месте;

•условие об обязательном социальном страховании работника;

•другие условия в случаях, предусмотренных трудовым законодательством

ииными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.

В трудовом договоре могут предусматриваться дополнительные условия,

не ухудшающие положение работника по сравнению с установленным

трудовым законодательством, в частности:

•об уточнении места работы (с указанием структурного подразделения и его местонахождения;

•об испытании;

•о неразглашении охраняемой законом тайны (государственной,

служебной, коммерческой и иной);

85

•об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение проводилось за счет средств работодателя;

•о видах и об условиях дополнительного страхования работника;

•об улучшении социально-бытовых условий работника и членов его семьи;

•об уточнении применительно к условиям работы данного работника прав

иобязанностей работника и работодателя;

•о дополнительном негосударственном пенсионном обеспечении работника.

В договоре не могут быть установлены следующие условия:

•основания для увольнения работника;

•дисциплинарные взыскания, не предусмотренные законодательством;

•полная материальная ответственность, кроме случаев, предусмотренных законодательством о труде (ст. 243 ТК РФ).

Согласно законодательству Российской Федерации, трудовой договор может заключаться:

•на неопределенный срок;

•на определенный срок не более 5 лет.

Договор составляется в двух экземплярах, подписывается руководителем и работником, заверяется печатью организации. Один экземпляр контракта хранится на предприятии, другой — у работника.

Трудовые контракты включаются в состав личных дел сотрудников предприятия. Если личные дела не заводятся, контракты формируются в отдельное дело и подшиваются по алфавиту фамилий работников.

Личная карточка (форма Т-2) — основной документ по учету персонала предприятия, который заводится на всех работников.

. Форма личной карточки Т-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Личная карточка

86

заполняется в одном экземпляре, работником кадровой службы. Для заполнения

личной карточки Т-2 необходимы следующие документы работника:

1)паспорт (или иной документ удостоверения личности)

2)трудовая книжка;

3)военный билет;

4)документ об окончании учебного заведения;

5)страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

6)свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;

7)приказ о приеме на работу.

Остальная информация вносится на основании сведений, сообщенных о себе работником.

Работник, на которого заполнялась личная карточка, подтверждает подлинность изложенных в карточке сведений личной подписью. В

обязательном порядке ставится дата заполнения карточки.

Личная карточка заполняется после подписания приказа о приеме на работу.

Карточки хранятся в алфавитном порядке в картотеке работающих. Карточки уволенных сотрудников формируются в дело.

3. Личное дело и его структура

дело — совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже.

Трудовое законодательство не регламентирует состав личного дела. Каких-

либо требований, предъявляемых к заполнению личного дела, законодательство не предусматривает. Более того, ведение личного дела работника не является обязательным.

Однако личные дела дают возможность кадровой службе организации своевременно учитывать все документы о работнике.

Состав личного дела определяется локальным нормативным актами организации.

87

Традиционно к документам, которые включаются в состав личного дела,

относятся:

•внутренняя опись документов дела;

•анкета или личный листок по учету кадров;

•дополнение к личному листку по учету кадров;

•автобиография (резюме);

•копия документа об образовании,

•копия трудового договора;

•копия приказа о приеме на работу;

•копии приказов о переводе;

•документы, подтверждающие изменения анкетно - биографических данных;

•аттестационные документы;

•копии приказов о поощрениях и налагаемых на работника взысканиях;

•другие характеризующие работника документы.

При работе с личными делами следует обратить внимание на правильность составления и оформления входящих в него документов.

Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле- содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках. При нумерации листов дела листы внутренней описи нумеруются отдельно.

При подготовке личных дел к передаче на хранение к внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления описи.

Личный листок по учету кадров (анкета) содержит биографические сведения о работнике, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и др.

Личный листок заполняется от руки самим работником при поступлении на работу на основании паспорта, трудовой книжки, военного билета, документов

88

об образовании (диплом, удостоверение, сертификат, свидетельство, аттестат), о

присуждении ученой степени (диплом), присвоении ученого звания (аттестат), об

имеющихся изобретениях.

Вграфе «Образование» личного листка применяют формулировки: «начальное», «неполное среднее», «среднее», «среднее специальное», «незаконченное высшее», «высшее» в зависимости от того, какой документ об образовании имеется у работника.

Вграфе «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» указывают сведения о работе в соответствии с записями в трудовой книжке. В этой графе также фиксируется обучение в учебном заведении, предшествующее трудовой деятельности. Здесь же приводится информация о перерывах в работе (учеба,

болезнь, отпуск, иждивение). Работник, занимая различные должности на одном предприятии, должен указать время пребывания в них.

В графе «Семейное положение» используются следующие формулировки: «женат» («замужем»), «разведен(а)», «вдовец» («вдова»), «холост» («не замужем»), после чего перечисляются все члены семьи с указанием степени родства («отец», «мать», «жена», «муж», «сын», «дочь»). При этом сообщается фамилия, имя, отчество, год рождения каждого члена семьи, чем занимается каждый из них.

Личный листок по учету кадров подписывается поступающим на работу.

Дополнение кличномулистку (анкете)— документ, в котором фиксируются изменения в трудовой и личной жизни сотрудника, происшедшие после заполнения им личного листка по учету кадров (анкеты).

Наряду с заполнением личного листка по учету кадров поступающий на работу пишет автобиографию - документ, содержащий краткое описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности данного лица. Автобиография составляется работником собственноручно, в произвольной форме, без исправлений и помарок. В

автобиографии должны быть освещены следующие вопросы: фамилия, имя,

отчество, год, число, месяц и место рождения, национальность, социальное

89