Основы делопроизводства. Учебное пособие-1

документ, принятый (изданный) в определенной форме правотворческим органом в пределах его компетенции и направленный на установление,

изменение или отмену правовых норм, т. е. общеобязательных государствен-

ных предписаний постоянного или временного характера, рассчитанных на многократное применение.

Федеральные органы исполнительной власти издают нормативные правовые акты в форме постановлений, приказов, распоряжений, правил,

инструкций и положений. Президент Российской Федерации, в соответствии с Конституцией Российской Федерации, издает указы и распоряжения.

Нормативные правовые акты подразделяются на:

•акты, затрагивающие права, свободы, законные интересы граждан Российской Федерации;

•акты межведомственного характера;

•акты, регулирующие отношения органов федеральной исполнительной власти с подведомственными учреждениями, организациями и предприятиями.

Основанием для издания распорядительного документа может быть:

•необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации;

•необходимость осуществления собственной исполнительно-

распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач организации.

Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления.

С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:

•документы, издаваемые в условиях коллегиальности;

•документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.

В первом случае распорядительные документы издаются на основе решений, принимаемых совместно группой работников (коллегией, собранием,

советом, правлением и т.п.). Коллегиальность позволяет наиболее правильно и

40

эффективно решать наиболее важные вопросы деятельности организации. На основе коллегиальности действуют федеральное правительство,

представительные органы и правительства субъектов Федерации и органов ме-

стного самоуправления, комитеты и комиссии, коллегии министерств, высшие органы управления акционерных обществ и др.

В условиях единоличного принятия решений власть по всем вопросам управления в организации принадлежит ее руководителю. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления, повышает персональную ответственность руководителей за принятые решения. На основе единоличного принятия решений действуют федеральные министерства,

администрации субъектов Российской Федерации и муниципальных образований, исполнительные руководители организаций, учреждений,

предприятий, фирм (генеральный директор, директор, исполнительный директор, председатель правления).

Ворганах управления, действующих на основе коллегиальности, их руководители наделяются правом принимать единоличные решения по определенному кругу вопросов, как правило, касающемуся внутренней деятельности организации - ее кадрового состава, материального и иного обеспечения и некоторых других.

Вусловиях коллегиального принятия решений, как правило, издаются постановления, реже - решения,

Вусловиях единоличного принятия решений издаются приказы,

распоряжения, указания.

2. Постановление и распоряжение

Постановление издается высшими органами государственной власти,

комитетами и комиссиями, образуемыми при органах власти. Юридическими основаниями для издания постановлений могут быть законы Российской Федерации, постановления Совета Федерации, Государственной Думы

41

Российской Федерации и Правительства Российской Федерации. Постановления

должны иметь следующие реквизиты:

•герб (Государственный герб РФ, герб субъекта РФ, герб муниципального образования)

•наименование вышестоящего органа и органа, издающего постановление;

•наименование вида документа (постановление);

•дата документа;

•регистрационный номер документа;

•место составления или издания документа;

•заголовок к тексту;

•подпись руководителя органа, издающего постановление.

Текст постановления может иметь вступительную часть, если требуется разъяснить цели и мотивы его издания, и распорядительную часть.

Вступительная часть может содержать ссылки на законы, ранее изданные постановления и другие ведомственные нормативные акты. Вступительная часть заканчивается ключевым словом — «ПОСТАНОВЛЯЕТ». Распорядительная часть постановления излагается в виде пунктов, нумеруемых арабскими цифрами. Пункты постановления содержат конкретные поручения и включают: наименование органа или организации, которой дается поручение;

содержание самого поручения и срок его выполнения.

Распоряжение документ управления государственного органа

(предприятия, организации, министерства, администрации района, города,

правительства). Распоряжение имеет обязательную силу для граждан и организаций, которым оно адресовано.

Распоряжение - это:

1)правовой акт, издаваемый единолично главой государства -

Президентом, а также главами исполнительной власти субъектов Российской Федерации - губернаторами, мэрами и др.;

2) правовой акт, издаваемый единолично руководителем коллегиального органа власти и управления в пределах предоставленной ему компетенции,

42

например распоряжение Председателя Правительства РФ и т.д.; 3) правовой акт, издаваемый руководителем учреждения, организации,

предприятия, действующим единолично.

Правом издавать распоряжения могут наделяться заместители руководителя организации по вопросам их компетенции, руководители самостоятельных структурных подразделений (управлений, департаментов,

отделов, цехов, лабораторий и др.), а также главные специалисты организации

(главный инженер, главный механик и др.).

Право издания распоряжений руководителем организации закрепляется в учредительных документах организации (уставе, положении), право издания распоряжений другими должностными лицами закрепляется в организационно-

правовых и распорядительных документах (положениях о подразделениях и должностях, должностных инструкциях, приказе о распределении обязанностей между руководством организации).

Распоряжение содержит констатирующую и распорядительную части. В

первой указываются цель и причины распоряжения, во второй — предписываемые действия. Констатирующая часть начинается словами: «В

соответствии ...», «В связи ...», «В целях ...». Распорядительная часть начинается словами: «ОБЯЗЫВАЮ ...».

Формуляр-образец распоряжения состоит из следующих реквизитов:

•наименование организации;

•наименование вида документа (распоряжение);

•дата документа;

•регистрационный номер документа (номер в пределах календарного

года);

•место составления или издания документа;

•заголовок к тексту;

•подпись;

•текст документа;

•визы согласования документа.

43

Согласование осуществляется с должностными лицами или

организациями, которые заинтересованы в данном документе.

Вслучае если исполнителями распоряжения являются должностные лица,

впоследнем пункте указываются те, на кого возлагается контроль за его исполнением.

3. Понятие указания и приказа

Указание — распорядительный документ, издаваемый органами государственного управления, министерствами, ведомствами, по вопросам,

связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других документов.

Право издания указаний внутри организации, предприятия предоставляется руководителям и их заместителям.

Формуляр-образец указания состоит из следующих реквизитов:

•наименование министерства или ведомства;

•наименование организации;

•наименование структурного подразделения;

•наименование вида документа (указание);

•дата документа;

•регистрационный номер документа (его порядковый номер в пределах

года);

•место составления или издания документа (город);

•заголовок к тексту;

•текст документа;

•подпись;

•отметка о согласовании (визы или гриф согласования документа).

Текст указания должен состоять из двух частей: констатирующей и

распорядительной. Констатирующая часть содержит описание причин издания

44

документа и, как правило, начинается формулировками: «Во исполнение ...», «В

соответствии с...» и т.п. Распорядительная часть начинается словами

«ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ». Текст может делиться на пункты и подпункты. В последнем пункте указания возлагается контроль за исполнением документа на должностное лицо, должность, инициалы и фамилия которого указываются.

Приказ — основной распорядительный документ, издаваемый руководителем предприятия, учреждения для решения каких-либо производственных задач. Приказы по организации работы предприятия,

финансированию, планированию, отчетности, снабжению и другим производственным вопросам относятся к приказам по основной деятельности.

Кроме приказов по основной деятельности существуют приказы по личному составу. Они регулируют прием, увольнение работников, присвоение разрядов, вынесение взыскании или объявление поощрений.

Изменения,дополнения,отменаприказапроизводятся толькоприказом.

Подготовка приказа включает следующие стадии: изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений; подготовка проекта приказа; согласование проекта;

подписание приказа руководителем; доведение его содержания до сведения исполнителей.

Проекты приказов готовятся специалистами учреждения по поручению руководителя. Приказы оформляются на бланке предприятия для внутренних документов.

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной, В констатирующей части указываются основания для издания приказа (нормативные документы государственных органов — правительства,

налоговой инспекции и др.; решения совета директоров; производственная необходимость и др.). Если причина издания приказа не нуждается в разъяснении,

его констатирующуючастьопускают.

Распорядительная часть приказа начинается словами «ПРИКАЗЫВАЮ». В

ней пишут: «кому» (исполнителю или структурному подразделению), «что

45

сделать» (указывают конкретную работу) и «до какого числа» (срок ее окончания). Если поручений несколько, то текст приказа делится на пункты. Каждый из них начинается с красной строки. В последнем пункте указывается лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль за исполнением приказавцелом.

В случае необходимости в приказе перечисляются ранее изданные документы (приказы, решения), которые данным приказом отменяются.

Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, правила, положения), то они оформляются в виде приложения к нему. В правом верхнем углу таких документов ставится: «Приложение к приказу директора (наименование предприятия) от 00.00.00 №...».

После составления текста приказа осуществляют его согласование и подписание. Согласование проекта приказа производят с руководителями структурных подразделений, главным бухгалтером, юрисконсультом и другими должностными лицами предприятия, ответственными за исполнение, и оформляют в виде визы. Визы проставляются на первом экземпляре приказа в нижней части последнего листа документа или на обороте последнего листа. Приказ подписывает руководитель или его заместитель. Приказ вступает в силу с момента подписания, если в тексте не указан другой срок введения его в действие.

Кпроекту приказа составляется список рассылки, куда входят подразделения

идолжностные лица, которых касается приказ. Секретарь-референт после издания приказа организует ознакомление сотрудников предприятия с его содержанием. Один экземпляр приказа вывешивается на доске объявлений, на другом экземпляре, который идет в дело, фиксируется ознакомление с приказом сотрудников, ответственных за его исполнение. На нижнем поле документа или на обороте листа сотрудник пишет «ознакомлен», ставит подпись и дату ознакомления. При необходимости подписанный приказ копируется секретарем

ираздается исполнителям для работы.

Выписка из приказа — копия части документа. В выписке содержится только

46

та часть текста, которая нужна для работы. Констатирующая часть пишется

полностью (если она есть).

Реквизиты выписки:

•наименование министерства или ведомства;

•наименование организации;

•наименование вида документа (выписка из приказа);

•дата и регистрационный номер документа (индекс) те же, что и у приказа;

•место составления или издания документа;

•заголовок к тексту.

4. Основные требования к решению.

Решение — распорядительный документ коллегиального органа управления.

Решения издаются министерствами, ведомствами, научными советами,

общественными организациями и т.д.

Текст решения состоит из констатирующей и распорядительной частей. В

констатирующей части указываются причины издания решения, в

распорядительной — наименование органа, принимающего решение, затем слово

«РЕШИЛ» (на отдельной строке). Решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа.

Формуляр-образец решения состоит из следующих реквизитов:

•наименование организации;

•наименование вида документа (решение);

•дата документа (дата принятия решения на заседании коллегиального органа);

•регистрационный номер документа;

•место составления или издания документа;

•заголовок к тексту;

•текст документа;

47

•подписи (председатель, секретарь);

•визы согласования документа.

Документ визируется составителем, руководителем подразделения,

вносящего проект решения, исполнителями, юрисконсультом, должностными лицами, ответственными за его исполнение.

Вопросы для самопроверки

1.Каковы основные требования к составлению распорядительных документов?

2.Основные виды и структура распорядительных документов: общее и особенное.

3.Каковы основные виды и структуры распорядительных документов?

4.Документы, регулирующие взаимоотношения предприятий?

5.Каковы основные требования, предъявляемые к составлению и оформлению

распорядительных документов?

6. Состав реквизитов распорядительных документов.

Темы для рефератов и докладов:

1.Назначение распорядительной документации и ее роль в обеспечении процесса управления.

2.Система распорядительной документации

3.Виды приказов, особенности их составления.

4.Оформление решения.

5.Этапы работы с распорядительной документацией организации.

ТЕМА 5. ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ – ОСНОВА КОММУНИКАЦИЙОРГАНИЗАЦИИ

1.Понятие, цели и назначение информационно-справочной документации

2.Виды справок и правила их составления

3.Основные требования к актам

48

4.Докладные, объяснительные и служебные записки

1.Понятие, цели и назначение информационно-справочной

документации

Информационно-справочные документы - это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел,

служащих основанием для принятия решений.

Информационно-справочные документы используются как для передачи информации от одного адресата (должностного лица, структурного подразделения, всей организации) к другому, так и для фиксации каких-то информационных сведений.

Документы этой группы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным. Информационно-справочные документы не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения, как распорядительные документы. Информация, заключенная в этих документах,

может побуждать к действию, а может быть только принята к сведению. На основе резолюции руководителя эти документы могут стать основанием для принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов.

Такие информационно-справочные документы, как докладные

(служебные) и объяснительные записки, сводки, справки, акты являются основным средством внутренних коммуникативных связей организации.

Письма, телеграммы, телефонограммы, факсы являются главной формой осуществления внешних коммуникативных связей, поэтому они должны быть подписаны одним из руководителей организации.

Так же информационно-справочные документы являются неотъемлемой частью кадровой документации.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от

49