Основы делопроизводства. Учебное пособие-1

происхождение, полученное образование (где, когда, в каких учебных заведениях), с какого времени началась самостоятельная трудовая деятельность и каковы причины перехода с одной работы на другую,

общественная работа (где, когда, в качестве кого), участие в выборных органах,

отношение к воинской обязанности и воинское звание, наличие правительственных наград, поощрений, сведения о семейном положении и близких родственниках (отца, матери, жене (муже), братьях, сестрах, детях),

паспортные данные, домашний адрес и телефон, дата составления автобиографии, подпись работника.

При составлении автобиографии особое внимание следует обратить на те вопросы, которые не нашли детального отражения в личном листке по учету кадров, например, вопросы о причинах изменения места работы,

профессии и т.п.

Помещаемые в личное дело копии приказов по личному составу

должны иметь отметку о заверении копий. Вместо копии приказа в личное дело может быть помещена выписка из него. Выписка делается только после подписания приказа руководителем организации. В выписке сохраняются реквизиты бланка приказа, к которым добавляются слова «Выписка из...»,

дата подписания приказа, его номер и заголовок к тексту. Затем следует нужная часть текста, после которой указывается наименование должности руководителя организации, подписавшего подлинник приказа, его инициалы и фамилия (без личной подписи).

Копии документов об образовании, включаемые в состав личного дела,

должны быть заверены в установленном порядке.

4. Порядок ведения трудовых книжек

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника.

Трудовые книжки ведутся на всех работников, проработавших свыше 5

90

дней, в том числе на сезонных и временных работников, и подлежащих государственному социальному страхованию нештатных работников.

Лица, поступающие на работу, обязаны предъявлять администрации предприятия трудовую книжку, оформленную в установленном порядке.

Прием на работу без трудовой книжки не допускается. При оформлении на работу по совместительству трудовая книжка не предъявляется, хотя ТК РФ предоставляет работнику право по его желанию вносить в трудовую книжку сведения о работе по совместительству, предоставляя документ,

подтверждающий работу по совместительству.

Заполнение трудовой книжки впервые производится администрацией предприятия в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, которые устанавливают порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.

Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10

октября 2003 г. N 69 утверждена Инструкция по заполнению трудовых книжек.

В соответствии с Инструкцией в трудовую книжку вносятся:

1. сведения о работнике-, фамилия, имя, отчество, дата рождения,

образование, профессия, специальность; 2. сведения о работе: прием на работу, перевод на другую работу,

увольнении; 3. сведения о награждениях и поощрениях;

Взыскания в трудовую книжку не записываются.

Все записи о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, увольнении, о награждениях и поощрениях вносятся администрацией в трудовую книжку после издания соответствующего приказа, но не позднее недельного срока, а три увольнении - в день увольнения. Записи в

91

трудовой книжке должны точно соответствовать тексту приказа по личному составу.

Изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся администрацией по последнему месту работы на основании документов (паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о

расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и др.) со ссылкой на номер и дату этих документов.

Указанные изменения вносятся в титульный лист трудовой книжки. При этом ранее внесенная запись зачеркивается одной чертой и записывается новая. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью и печатью.

В таком же порядке, при необходимости, вносятся изменения в сведения об образовании, профессии, специальности. В случае выявления неправильной или неточной записи в сведениях о работе, переводе на другую постоянную работу, о награждениях и поощрениях и др. исправление производится администрацией того предприятия, где была внесена соответствующая запись. Администрация по новому месту работы обязана оказать работнику в этом необходимую помощь.

Если предприятие, внесшее неправильную или неточную запись,

ликвидировано, исправления вносятся правопреемником, а при его отсутствии - вышестоящей организацией, которой было подчинено ликвидированное предприятие.

Исправленные сведения о работе, о переводах на другую постоянную работу, о награждениях и поощрениях и др. должны полностью соответствовать подлиннику приказа. В случае утраты приказа или распоряжения, либо несоответствия их фактически выполнявшейся работе,

исправление сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работе, не указанных в трудовой книжке.

Свидетельские показания не могут служить основанием для

92

исправления внесенных ранее записей.

В разделах «Сведения о работе», «Сведения о награждениях», «Сведения о поощрениях» трудовой книжки (вкладыша) зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей не допускается.

При необходимости, например, изменения записи сведений в данных разделах после указания соответствующего порядкового номера и даты внесения записи пишется: «Запись за N таким-то недействительна.

Указывается запись» и повторяется дата и номер приказа администрации,

запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку.

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, впоследствии признанной недействительной, по просьбе работника выдается дубликат трудовой книжки без внесения в нее записи,

признанной недействительной.

Лицо, потерявшее трудовую книжку (вкладыш к ней), обязано немедленно заявить об этом администрации по месту последней работы. Не позднее, чем через 15 дней после подачи заявления, администрация обязана выдать работнику новую трудовую книжку или вкладыш к ней (новых образцов) с надписью «Дубликат» в правом верхнем углу титульного листа.

Дубликат трудовой книжки или вкладыш к ней заполняется по общим правилам. В разделах «Сведения о работе», «Сведения о награждениях» и «Сведения о поощрениях» при заполнении дубликата вносятся записи о работе, а также о награждениях и поощрениях по месту последней работы на основании ранее изданных приказов.

Если работник до поступления на данное предприятие уже работал рабочим или служащим, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» в графе 3 делается запись об общем стаже работы до поступления на данное предприятие, подтвержденном соответствующими документами.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, на каком

93

предприятии, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

После этого общий стаж, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы.

В тех случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, трудовая книжка дополняется вкладышем.

Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется администрацией предприятия в том же порядке, что и трудовая книжка.

Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

О выданном вкладыше на титульном листе трудовой книжки вверху ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указываются серия и номер вкладыша. Здесь же при каждой последующей выдаче вкладыша ставится штамп

иуказываются серия и номер вкладыша.

Вслучае необходимости администрация предприятия выдает работникам по их просьбе заверенные выписки сведений о работе из трудовых книжек.

При увольнении работника все записи о работе, награждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время его работы на предприятии, заверяются подписью руководителя предприятия или специально уполномоченного им лица и печатью предприятия или печатью кадровой службы.

Администрация обязана выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения с внесенной в нее записью об увольнении.

При задержке выдачи трудовой книжки по вине администрации работнику выплачивается средний заработок за все время вынужденного прогула. Днем увольнения в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения издается приказ и вносится соответствующая запись в трудовую книжку работника, а ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной.

Если работник отсутствует на работе в день увольнения, то администрация предприятия в этот же день направляет ему почтовое уведомление с указанием

94

о необходимости получения трудовой книжки.

Вопросы для самопроверки

1. Оформление документов по личному составу.

2 Процесс оформления и ведения личных дел.

3.Хранение и ведение трудовых книжек.

4.Унифицированные формы кадровых документов.

5.Особенности документирования приема на работу, перевода на другую работу и прекращения трудового договора.

6.Особенности документирования поощрения и дисциплинарного взыскания.

7.Хранение кадровой документации.

Темы для рефератов и докладов

1.. Требования, предъявляемые к документам по личному составу.

2.Кадровые документы: понятие, назначение и виды.

3.Персональные данные работников, требования, предъявляемые к обработке персональных данных, принципы защиты персональных данных и их документирование.

95

КРАТКИЙТЕРМИНОЛОГИЧЕСКИЙ СЛОВАРЬ

Автор документа - физическое или юридическое лицо создавшее документ. Авторов у одного документа может быть несколько.

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.

Анкета – документ, представляющий трафаретный текст, содержащий опросы по определенной теме и место для ответов на них.

Бланк документа - лист бумаги разрешенного формата с нанесенными на нем постоянными реквизитами.

Виза официального документа – подпись, подтверждающая факт ознакомления должностного лица с содержанием документа.

Внутренний документ - официальный документ, не покидающий пределы организации и предназначенный для удовлетворения внутренних потребностей компании в документированной информации.

Входящий документ- документ, поступивший в организацию вне её пределов от другого юридического или физического лица.

Гриф – реквизит, указывающий на особый характер содержания официального документа.

Дата – число, месяц и год составления или подписания документа,

указанные на нем.

Делопроизводство – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Директивный документ- документ, содержащий обязательные для исполнения указания вышестоящих органов.

Договор - документ, закрепляющий соглашение двух или нескольких

сторон.

Докладная записка – документ, адресованный выстоявшему руководителю, с изложением конкретной проблемы или постановкой вопроса и содержащий ответы и предложения.

96

Документооборот – это движение в организации с момента их создания или получение до завершения исполнения или отправления в другую организацию.

Документ (lat.- свидетельство, способ доказательства)- материальный объект с закрепленной в нем информацией для передачи ее во времени и пространстве.

Документационное обеспечение управления – специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов в и обработке и хранении.

Документирование – процесс создания и оформления документов.

Должностная инструкция – формализованный документ, в котором закрепляются обязанности сотрудника, предъявляемые к нему квалификационные требования, порядок приема, увольнения, замещения и взаимоотношений.

Заголовок дела – краткое обозначение сведений о составе и содержании документов, находящихся в деле.

Заявление – документ, содержащий просьбу или предложение лица к организации или должностному лицу.

Извещение – документ, информирующий о предстоящем мероприятии.

Индекс дела – порядковый номер дела по номенклатуре дел и условное обозначение структурной части учреждения, проставляемые на обложке дела.

Информация – это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях,

явлениях и процессах независимо от формы их представления.

Исходящий документ - официальный документ, отправляемый организацией за ее пределы другой организации или физическому лицу.

Классификация документов - деление документов на группы по наиболее общим признакам сходства и различия.

Конфиденциальная информация – документированная информация,

доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством РФ.

97

Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их.

Личное дело - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

Личная карточка - документ, составляемый на работника и содержащий

о нем краткие сведения.

Наименование документа – обозначение вида письменного документа.

Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Нормативные документы – документы, в которых устанавливаются

какие-либо правила, нормы.

Объяснительная записка - 1)документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта);

2) сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт,

происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу.

Опись – юридически оформленный перечень документов

Организация работы с документами – это обеспечения движения,

документов в аппарате управления и, их использование в справочных целях.

Организационно–распорядительный документ – вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а так же вопросов управления, взаимодействия,

обеспечения и урегулирования деятельности органов власти, учреждений,

предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

Особые отметки- отметки о степени секретности и срочности исполнения

документов.

Отчет – документ, содержащий сведения о подготовке и проведении работ, об итогах выполнения планов, заданий, командировок и других мероприятий, представляемый вышестоящему органу или должностному лицу.

98

Официальные документы - документы, созданные юридическим или физическим лицом и оформленные и удостоверенные в установленном порядке.

Оформление дела - комплекс работ по описанию дела, по подготовке обложки, по брошюровке, нумерации листов и заверительной надписи.

Оформление документа - предоставление необходимых реквизитов,

установленными правилами документирования.

Персональные данные - сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни физического лица.

Печать - элемент удостоверения подлинности подписи должностного лица на документах, предусмотренных нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с материальными ценностями.

Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов,

служащих средством общения между организациями и частными лицами.

Подпись на документе - подпись должностного лица или автора документа, удостоверяющего его подлинность или заверяющего копию документа.

Подлинник документа - это подписанный и надлежащим образом оформленный документ.

Положение - правовой акт, устанавливающий основные правила организации и деятельности учреждений, предприятий, их структурных подразделений.

Предложение - письменное заявление от имени предприятия адресованное другому предприятию, о готовности заключить с ним сделку.

Претензия – письмо, отправляемое виновной стороне в случае невыполнения ею обязательств.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем для решений оперативных задач, стоящих перед организацией.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях.

99