Основы делопроизводства. Учебное пособие-1

подведомственной организации в вышестоящую.

В составе информационно-справочной документации выделяют:

1.Справочная документация - имеет индивидуальный характер, выдается по разовому запросу, касающегося одного работника, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней.

2.Отчетно-справочная - характеризуется четкой периодичностью

(годовой, квартальной и тому подобное) представления её адресатам и наличием типовых форм, сводных таблиц, итогов, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней (например, отчетная документация,

представляемая в государственные органы статистики).

3. Справочно-аналитическая - выдается по разовым или периодическим запросам с различных уровней управления, имеет сводный, обобщающий характер, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней.

В состав информационно-справочных документов входят:

•докладная записка,

•служебная записка,

•объяснительная записка,

•предложение,

•представление,

•заявление,

•все разновидности переписки,

•протокол,

•акт,

•справка,

•заключение,

•отзыв,

•сводка,

•список,

•перечень,

•телеграммы и телефонограммы.

50

2. Виды справок и правила их составления

Справка — документ, содержащий описание или подтверждение тех или

иных фактов и событий. Справки обычно делят на две группы:

1)документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.

2)документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера.

Справки, отражающие основную (производственную) деятельность организации, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую (как правило, вышестоящую)

организацию, внутренние справки – для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа.

Заголовок к тексту справки должен отвечать на вопрос "О чем?" и может включать указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения.

Текст справки, как правило, состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Текст справки может состоять только из одной (второй) части. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы. Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из нескольких разделов.

Внешние справки подписывают руководитель организации или его заместитель. Справку, содержащую сведения финансового характера,

подписывают руководитель организации и главный бухгалтер и заверяют печатью. Внутренние справки подписываются руководителем структурного подразделения или специалистом-составителем.

51

Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического или служебного характера, подписываются двумя лицами: руководителем и главным бухгалтером или руководителем и заведующим отделом кадров, – и

заверяются печатью. Для таких справок в организациях используются унифицированные бланки с трафаретным текстом, и они могут составляться на бланках формата А5.

Справка, содержащая сведения о заинтересованном лице, должна иметь следующие данные:

-фамилию, имя, отчество лица, которому она выдана;

-указание, в удостоверении каких сведений выдана;

-для каких целей или в какую организацию выдана;

-подпись и указание должности лица, выдавшего справку;

-дату составления;

-печать.

Текст справки личного характера следует начинать с фамилии, имени и отчества работника (в именительном падеже). Не рекомендуется использовать архаичные обороты типа: "Настоящая справка дана…", "Настоящим подтверждается, что … действительно работает…" и т.д.

Обязательными реквизитами справки являются:

-наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения),

-наименование вида документа,

-дата и регистрационный номер,

-место составления (для внешней справки),

-адресат,

-заголовок к тексту (для справки, оформленной на формате А4),

-подпись,

-печать (для справки биографического и финансового характера)

52

3.Основные требования к актам

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий

установленные факты и события.

По своему содержанию и назначению все акты можно разделить на

несколько видов:

-о нарушении дисциплины труда и несоблюдении правил внутреннего трудового распорядка;

-об отказе от подписи, свидетельствующей об ознакомлении с приказом;

-об отказе от дачи объяснений по факту нарушения дисциплины;

-сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов);

-приема-сдачи (материальных ценностей, документов);

-передачи-приема (дел, документов);

-обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, результатов деятельности);

-испытаний (образцов, систем, технологий);

-ревизии, инвентаризации;

-расследования аварий, несчастных случаев;

-ликвидации организаций и др.

Акт – это документ, который составляется коллегиально (не менее двух составителей).

Объясняется это констатирующей природой этого документа и доказательственным назначением. Например, на основании актов часто принимаются важные кадровые решения, которые могут быть оспорены в судебном порядке, особенно если они затрагивают права работников. Если будет установлено, что акт не отвечает требованиям, предъявляемым к документам такого рода (например, составлен без свидетелей или не по форме),

суд не примет его во внимание, а факт, который в нем зафиксирован, при отсутствии других доказательств может быть признан неустановленным.

Некоторые акты должна издавать специально созданная комиссия, состав

53

которой утверждается приказом руководителя организации. Это акты приема-

сдачи материальных ценностей, документов, дел, а также акты ревизии,

инвентаризации, расследования несчастных случаев на производстве (статья

230 ТК РФ). Как правило, для них существуют установленные законом формы.

Иные акты составляются в произвольной форме.

Ведущим принципом для составителей акта является – установление фактического состояния дел и достоверное их отражение в акте. Во время работы комиссии ведутся черновые записи, которые содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения, они являются основой составления актов.

Акты составляются при ревизии предприятия или отдельных должностных лиц, при обнаружении дефектов, недостачи, при приемке-

передаче дел, при проведении испытаний новых изделий и образцов, при приемке законченных объектов, при обследовании, сдаче документов на уничтожение, на списание пришедшего в негодность хозяйственного инвентаря, оборудования, инструментов, при несчастных случаях и т.д.

Акты по материальным, финансовым и другим важным вопросам утверждаются руководителем предприятия и заверяются печатью.

Коммерческие акты, устанавливающие факты повреждения, порчи или недостачи груза или иных нарушений правил транспортировки, составляются на типографском бланке-образце, заполняются без помарок, подчисток или зачеркиваний. Заверяются такие акты подписями двух сторон.

Реквизиты акта:

-наименование министерства или ведомства;

-наименование организации;

-наименование структурного подразделения (если необходимо);

-название вида документа

-дата, индекс

-место составления

-заголовок к тексту

54

-гриф утверждения

-текст

-отметка о наличии приложения

-отметка о контроле

-отметка об исполнении и направлении его в дело.

Требования к оформлению текста:

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

Вводная часть строится по схеме: «Основание:...

-Составлен комиссией в составе:...

-Председатель:...

-Члены комиссии:...

-Присутствовали:...»

При перечислении лиц, участвующих в составлении акта, указывают должности, инициалы, фамилии.

Если акт составлен комиссией, то первым указывают председателя комиссии, его должность, инициалы и фамилию. Фамилии членов комиссии располагают в алфавитном порядке, нумеруют арабскими цифрами и пишут через полтора интервала.

Вконстатирующей части излагают цели и задачи, сущность и характер проведенной работы, фиксируют установленные факты.

Втексте должны быть сведения о количестве экземпляров акта и месте их нахождения.

Дата акта должна соответствовать дню актируемого факта или события.

После составления акта комиссия должна ознакомить с его содержанием лиц, упомянутых в акте, под роспись. При этом ставится отметка: «С актом ознакомлены — подпись, дата». Если имеются замечания, то акт визируется с отметкой «Замечания прилагаются».

55

4. Докладные, объяснительные и служебные записки

Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации,

имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе автора, так и по указанию руководства.

Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому её текст четко делится на две части: первая -

констатирующая (описательная), где излагаются имевшиеся факты или описывается ситуация, и вторая -где излагаются предложения, просьбы.

Докладные записки, информирующие руководство о ходе работ, могут представляться регулярно.

Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок. Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей: в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части – анализируется сложившаяся ситуация, даются возможные варианты ее решения, в третьей делаются выводы и перечисляются конкретные действия, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять. Вторая часть в докладной записке может отсутствовать, в этом случае ее текст содержит обоснование и выводы (предложения, просьбы,

рекомендации) составителя.

Оформление докладных записок зависит от адресата. Докладные записки,

подаваемые руководителю структурного подразделения или руководителю учреждения могут оформляются на простом листе бумаги по типу общего бланка.

Подписывает внутреннюю докладную записку составитель. Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке учреждения и подписывается руководством.

Реквизиты докладной записки

56

Служебная записка- записка о выполнении какой-либо работы,

направляемая одним должностным лицом другому.

Служебные записки, в отличие от докладных записок, обеспечивают связь объектов управления на горизонтальном уровне, то есть составляются работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Следует помнить, что служебные записки направляются обычно от одного руководителя к другому или от одного сотрудника к другому только в случае их равнозначного должностного статуса,

в противном случае это будет докладная записка.

Как правило, служебные записки составляются по вопросам материально-

технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения. Служебные записки - это своего рода переписка между структурными подразделениями. Они обычно содержат определенную просьбу,

предложение. Служебные записки оформляются так же, как и докладные.

57

Объяснительная записка — это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т. п.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.

Соответственно объяснительные записки можно разделить на две группы.

К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий,

сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников

(нарушений трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения и т.п.). Они подписываются составителем. Объяснительные записки, являющиеся приложением к основному документу, подписываются руководителем. Датой объяснительной записки является дата ее подписания составителем.

Объяснительная записка второго вида может быть оформлена рукописным способом на стандартном листе бумаги. Текст записи должен быть объективным, убедительным, давать четкие разъяснения.

По структуре и построению объяснительная записка аналогична докладной записке.

Максимальный набор реквизитов объяснительной записки таков:

наименование министерства или ведомства;

наименование предприятия;

наименование структурного подразделения;

наименование вида документа (объяснительная записка);

дата документа;

регистрационный номер документа (при его наличии);

заголовок к тексту;

текст документа;

подпись;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Предложение — это документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащий перечень конкретных предложений по

58

определенному вопросу. Составляется аналогично докладной записке, как правило, по заданию руководства. Текст предложения содержит две части:

обоснование и заключение — перечень предложений. Предложения составляются руководителями подразделений и специалистами,

представляются руководству, подписываются составителем.

Представление — это документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника учреждения.

Представления составляются руководителями подразделений, их заместителями или заместителями руководителя организации.

Представление оформляется на стандартном листе бумаги, являются наименование подразделения, название вида документа, дата, регистрацией номер, адресат, заголовок к тексту, подпись.

Заявление — это документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника.

Заявления составляются по кадровым вопросам: при приеме на работу,

переводе, увольнении, предоставлении отпуска и др.

Вопросы для самопроверки

1.Каковы требования к составлению и оформлению справок, докладных записок, объяснительных записок?

2.Назовите основные виды актов и особенности оформления.

3.Каков порядок документирования деятельности коллегиального органа?

4.Перечислите основные требования к оформлению протокола.

5.Перечислите основные требования к составлению и оформлению отчетов и справок отчетного характера.

6.Состав реквизитов информационно-справочных документов.

Темы для рефератов и докладов

1.Система информационно-справочной документации

2.Виды и функции информации в системе делопроизводства.

3.Роль информации в социальных, экономических, управленческих процессах.

59