Основы делопроизводства. Учебное пособие-1
.pdfТЕМА 6. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПЕРЕГОВОРОВ И СОВЕЩАНИЙ
1.Понятие, сущность и основные этапы проведения переговоров и совещаний
2.Протокол как отражение коллегиального способа принятия решений
3.Документирование результатов деловых встреч и переговоров
1. Понятие, сущность и основные этапы проведения переговоров и совещаний
Всовременной политической, экономической, производственной,
общественной, культурной сферах деятельности важную роль играют деловые встречи, переговоры и совещания. При их организации и проведении большое значение придается этике и психологии переговорных процессов, методике их ведения, однако, не следует забывать и о таком направлении как документационное сопровождение и оформление результатов проводимых мероприятий.
Переговоры – обсуждение каких-либо вопросов между официальными сторонами с целью выяснения позиций сторон и заключения возможных договоренностей. Переговоры, в отличие от других деловых встреч, носят более официальный характер. Их цель – подписание документов, таких как соглашение, договор, контракт и др., которые конкретно и детально определяют взаимные обязательства сторон.
Ход переговоров состоит из следующих этапов:
начало переговоров;
обмен информацией: аргументация и контраргументация;
выработка и принятие решений;
60
завершение переговоров.
Переговоры организуются по инициативе одного из их участников и начинаются, когда одна из сторон выступит с предложением обговорить детали и условия заключения договора, контракта и т.п. Предложение может быть сделано лично при встрече, в процессе переписки или по телефону. С того момента, когда вторая сторона принимает предложение, наступает один из важных этапов – подготовка. На этом этапе закладывается основа для успешного проведения переговоров.
От того, насколько успешно будут они подготовлены, зависит сам переговорный процесс, а также его результат.
Деловое совещание представляет собой форму коллегиального обсуждения вопросов с целью информирования и принятия решения по ним.
Совещание – обязательная часть ежедневной работы организации. И, как любая производственная деятельность, оно нуждается в документационном обеспечении. Видов совещаний, как известно, множество, и классифицируют их по самым разным признакам – от периодичности проведения до количества участников. Но независимо от вида совещания, его документирование сводится к трем этапам: подготовка, протоколирование и исполнение протокола.
Организационная подготовка переговоров и совещаний предусматривает следующие этапы:
Определение места;
Определение времени;
Состав участников;
Подготовку необходимых материалов.
Если предполагается проведение международных переговоров, то в процессе их подготовки проводят совещания, которые считаются общепризнанным методом подготовки.
В международной практике обе стороны должны также заранее согласовать язык, на котором будет вестись переговоры, необходимо также выяснить особенности национальных традиций. На переговорах
61
придерживаются правил этикета и особенностей протокола, принятых в стране
проведения.
Перед началом проведения переговоров и совещаний необходимо
определить состав участников:
количественный (сколько человек будет участвовать);
персональный (кто конкретно примет участие в мероприятии).
Количественный и персональный состав делегации определяется количеством вопросов, подлежащих обсуждению, параллельным обсуждением нескольких вопросов, уровнем представительства. Делегации для двухсторонних переговоров рекомендуется формировать на основе примерного равенства статуса членов делегации. При формировании состава делегации сразу же определяются функции каждого участника.
Численность делегаций регулируется принципом паритета (равенства)
количества членов делегации. Численность оговаривается предварительно.
Главой делегации назначается, как правило, человек, наделенный определенными полномочиями: принимать решения, подписывать документы,
говорить от лица руководителя организации и ориентирующийся в трех группах проблем:
предмет переговоров;
экономические и юридические аспекты соглашения, которое предполагается заключить;
технология ведения переговоров.
По решению руководителя в состав делегации могут быть также
включены:
эксперт;
переводчик;
секретарь или другой работник, который будет вести протокол заседания.
Общий список участников совещания и переговоров готовится секретарем
и утверждается руководителем.
62
Основная задача списка участников заключается в том, что именно он позволяет осуществить следующий этап работы – оповещение участников и рассылку приглашений.
Список участников, как правило, составляется по определенной форме и включает следующие разделы:
фамилия, имя, отчество;
организация, должность;
дата приглашения;
подтверждение получения приглашения;
согласие принять участие (да/нет);
тема выступления, сообщение;
Втексте приглашения указывают:
ФИО приглашаемого;
название учреждения;
час, дату и место проведения мероприятия
рассматриваемые вопросы.
Впроцессе подготовки совещаний и переговоров следует подготовить материалы, необходимые для проведения мероприятия. Состав документов определяется масштабом, видом встречи и, как правило, включает следующие материалы:
повестка дня;
список участников;
регламент мероприятия;
регистрационная форма для регистрации участников;
проекты документов, которые могут быть приняты, а также различные справочные материалы.
Повестка дня позволяет знать участникам, по какому сценарию будет проходить встреча, каков порядок рассмотрения вопросов.
Регламент устанавливается согласно имеющейся практике: продолжение
1,5–2 часа, а продолжительность выступлений во время обсуждения – до 10
63
мин. Регламент принято утверждать в начале проведения мероприятия.
Регистрационные формы разрабатываются, как правило, на основе списка участников.
Проведение совещаний обязательно протоколируется. Вопрос о протоколировании переговоров требует дополнительного уточнения и осуществляется при взаимном согласии сторон (т.к. проведение переговоров зачастую предполагает конфиденциальность их содержания).
2. Протокол как отражение коллегиального способа принятия решений
Протокол – документ, содержащий последовательную запись обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, переговорах,
конференциях, заседаниях коллегиальных или совещательных органов.
Важность протокола для управленческой деятельности заключается в том,
что он содержит:
принятые решения;
исполнителей;
сроки исполнения поручений и заданий.
Протокол оформляется по форме общего бланка. В его формуляр входят:
наименование министерства или ведомства;
наименование организации (прописными буквами);
наименование структурного подразделения;
наименование учреждения – автора;
указание вида документа – протокол;
дата заседания;
номер;
место заседания;
гриф утверждения (в том случае, когда протокол подлежит утверждению);
заголовок;
64
текст;
подписи.
Датой протокола является дата заседания, а не его оформления или подписания. Протоколы, как правило, оформляются спустя несколько дней после переговоров и совещаний. Если они продолжались несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания, например: 11-14.05.2018
или 11-14 мая 2018 г.. Номером (регистрационным индексом) протокола является порядковый номер мероприятия в текущем году. Нумерация протоколов ведется в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа.
Заголовок к тексту, как правило, отражает вид заседания или коллегиальной деятельности и согласуется с названием вида документа в родительном падеже: Протокол (чего?) проведения переговоров руководства организации с представителями компании «...», Общего собрания …...
Печатается заголовок с прописной буквы.
Особое внимание следует уделить тексту протокола, который делится на две части: вводную и основную части. Вводная в свою очередь подразделяется на постоянную и переменную. В постоянной части пишутся с большой буквы слова «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали». Переменная часть содержит инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствующих.
Фамилии присутствующих коллегиального органа располагаются в алфавитном порядке, через запятую, в строчку, через один интервал. Если в составе коллегиального органа более 15 членов, то указывался общее количество присутствующих, а в скобках — «регистрационный лист прилагается».
Регистрация приглашенных дополняется указанием (наряду с фамилией и инициалами) должности и наименованием организации. Вводная часть протокола заканчивается словами «Повестка дня». Вопросы повестки дня нумеруются арабскими цифрами, пишутся с красной строки и располагаются по степени важности и сложности. Не рекомендуется включение в Повестку дня вопроса, сформулированного как разное.
65
Основная часть протокола содержит разделы. «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ») по каждому вопросу повестки дня. Перед словом «СЛУШАЛИ» ставят номер вопроса повестки дня.
С красной строки пишут инициалы и фамилию докладчика в именительном падеже, ставят тире и с большой буквы начинают излагать содержание доклада
(сообщения). Если текст доклада представлен докладчиком или застенографирован, то вместо содержания доклада пишут: «Доклад прилагается».
После слова «ВЫСТУПИЛИ» с красной строки в именительном падеже пишут инициалы и фамилии выступающих, а после тире с большой буквы — содержание выступления. Если выступающий представляет текст выступления,
то после тире указывается: «Выступление прилагается».
В разделе «ВЫСТУПИЛИ» оформляются также вопросы и ответы. Слова
«вопрос» и «ответ» не используют, а пишут инициалы и фамилию, тире, затем содержание вопроса или ответа.
Завершающая часть протокола по каждому вопросу повестки начинается словом «ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШИЛИ». В ходе проведения переговоров и их документирования, как правило, пишут слово РЕШИЛИ, а не ПОСТАНОВИЛИ. Постановляющая часть строится по схеме: действие (что нужно сделать) - исполнитель (кто исполнит) — срок исполнения.
Если протокол содержит решение об утверждении какого-либо документа,
то он должен быть приложен к протоколу.
При выборах в протоколе указываются результаты голосования по каждой кандидатуре.
Протокол подписывают председатель и секретарь. Если для ведения собрания избирался президиум, то протокол подписывают и члены президиума.
Особенность протоколирования переговоров заключается в том, что в этом виде деятельности нет председательствующего.
Вдокументоведении различают два вида протоколов:
краткий;
66
полный.
Краткий протокол фиксирует обсуждавшийся на переговорах вопросы,
фамилии выступавших и принятые решения. Такой протокол ведут только в тех случаях, когда переговоры стенографируются, а тексты выступлений будут представлены секретарю.
Полный протокол фиксирует обсуждавшийся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших. Он содержит достаточно подробные записи,
передающие содержание выступлений участников переговоров, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции.
3.Документирование результатов деловых встреч и переговоров
Результатом проведения переговоров является, как правило, итоговый документ, вид которого определяет сфера деятельности организации.
Принято считать итоговыми документами:
соглашение;
договор;
контракт.
Соглашение выражает взаимное согласие, договоренность,
устанавливающую взаимное обязательство сторон. Текст соглашения носит юридический характер, заключается, как правило, в сфере экономических,
торговых отношений. Приложением к соглашению может быть план о сотрудничестве.
Договор – письменное или устное соглашение, условие о взаимных обязательствах. Договоры распространены практически во всех сферах деятельности: экономической, торговой, культурных связей, общественных отношений и т.д.
Контракт (от лат. contractus – сделка) – письменный договор, соглашение со взаимными обязательствами, заключивших его сторон. Учитывая этимологию этого слова, его финансовый характер, термин и документ
67
применяются, преимущественно, в сфере предпринимательства и экономики.
Договорные отношения могут быть установлены путем представления одной из сторон проекта договора (контракта). Получив проект, другая сторона рассматривает его и при отсутствии возражений подписывает. Один экземпляр контракта возвращается стороне, составившей проект.
Составными частями договора (контракта) являются:
• заголовок документа (договор купли-продажи, контракт на покупку,
контракт о техническом содействии и т.п.);
•дата, место составления, номер;
•наименование сторон (полное и сокращенное название фирм);
•предмет контракта;
•условия и сроки (поставки, перевода, хранения, упаковки, рекламы,
реализации и т.п.);
•условия и сроки оплаты, особенности и порядок расчетов;
•порядок сдачи и приема выполненных работ;
•ответственность сторон (в том числе за невыполнение принятых обязательств);
•юридические адреса сторон (почтовые адреса, банковские реквизиты,
номера телефонов, факсов);
•подписи должностных лиц (с указанием должностей, расшифровок подписей и дат подписания документов);
•печати фирм-контрагентов.
Процесс документирования переговоров и совещаний позволяет участникам иметь финансовые, юридические и другие гарантии, закладывает основы и обеспечивает дальнейшее успешное сотрудничество.
Вопросы для самопроверки
1. Назовите основные этапы подготовки совещания.
3.Каков порядок документирования процесса совещания?
4.Перечислите основные требования к оформлению протокола.
68
5.Перечислите основные требования к составлению и оформлению отношений договорного характера.
6.Состав реквизитов протокола.
Темы для рефератов и докладов
1.Порядок подготовки и проведения переговоров
2.Порядок подготовки и проведения совещаний
3.Документационное обеспечение переговорного процесса
4.Документационное обеспечение договорных отношений
ТЕМА 7. ДЕЛОВАЯ ПЕРЕПИСКА
1.Сущность и виды деловой переписки
2.Понятие и разновидности деловых писем
3.Основные требования к деловым письмам и стадии их подготовки
4.Телеграммы, факсограммы и телефонограммы как средства внешних коммуникаций
5.Переписка с зарубежными партнерами
1. Сущность и виды деловой переписки
Деловая переписка – основная форма письменных речевых коммуникаций, способ документального фиксирования информации.
Переписка – обобщенное название различных по содержанию документов
(служебное письмо, телеграмма, телефонограмма, факсограмма, электронное сообщение и др.), использующихся в качестве инструмента информационного обмена между организациями и официальными лицами.
Деловая переписка выступает не только как инструмент деловых взаимоотношений, но и выполняет другие функции: сбора и представления
69