Юридическая служба организаций. Учебное пособие для СПО

О получении проекта договора на согласование заинтересованная служба ставит отметку (роспись) в журнале регистрации документов структурного подразделения, разработавшего проект договора.

Срок согласования условий договора и подготовки заключения в каждой из заинтересованных служб не может превышать 2-х (двух) дней с момента вручения структурным подразделением, разработавшим проект договора. По результатам рассмотрения проекта договора каждая заинтересованная служба, получившая данный проект, составляет обоснованное заключение, которое визируется руководителем или уполномоченным работником заинтересованной службы и вместе с проектом договора направляется в структурное подразделение, разработавшее проект договора.

Структурное подразделение, разработавшее проект договора, составляет итоговое заключение по разработанному проекту договора и направляет его вместе с проектом договора в юридическую службу для проведения правовой экспертизы.

Юридическая служба с учетом полученного итогового заключения согласовывает проект договор с генеральным директором, который принимает окончательное решение о целесообразности заключения и подписания представленного проекта договора.

Согласованный и подписанный генеральным директором проект договора скрепляется печатью и к нему юридической службой составляется сопроводительное письмо.

Юридическая служба производит регистрацию направляемого контрагенту проекта договора (номер, дата составления договора) в журнале регистрации договоров.

Проект договора и сопроводительное письмо отдаются юридической службой в канцелярию на регистрацию в журнале регистрации исходящих документов

Проект договор вместе с сопроводительным письмом направляется канцелярией заказным письмом под отдельную квитанцию или вручается ответственному работнику Предприятия для передачи контрагенту.

Поступивший впоследствии от контрагента надлежаще оформленный экземпляр договора регистрируется канцелярией в журнале входящих документов. Без штампа канцелярии о регистрации договор к исполнению, в том числе отделом бухгалтерского учета и отчетности (в части оплаты), не принимается.

После регистрации в канцелярии договор передается под роспись в юридическую службу, которая производит отметку в журнале регистрации договоров о вступлении договора в юридическую силу.

Юридическая служба и канцелярия обеспечивают размножение копий вступившего в силу договора с целью их дальнейшего распространения (по мере необходимости) под роспись в соответствующие заинтересованные службы для осуществления ими текущего контроля за исполнением договорных обязательств.

В случае несогласования контрагентом всех существенных условий, предложенных в проекте договора, поступивший протокол разногласий подлежит обязательной регистрации в канцелярии в журнале регистрации входящих документов в день его поступления. Без соответствующей регистрации протокол разногласий к рассмотрению заинтересованными службами и юридической службой не принимается.

Не позднее следующего дня с момента поступления протокол разногласий вручается юридической службе под расписку в журнале регистрации.

82

Юридическая служба направляет протокол разногласий под роспись в заинтересованные службы, которые рассматривают предложения контрагента и высказывают соответствующие предложения об урегулировании возникших разногласий в установленные сроки.

Завизированные заинтересованными службами предложения об урегулировании условий протокола разногласий направляются юридической службе.

Юридическая служба подготавливает обоснованный ответ на протокол разногласий, и после согласования с генеральным директором направляет его контрагенту. Ответ может быть оформлен в виде подписания предложенного контрагентом протокола разногласий или

ввиде письма, в котором принимаются (частично принимаются, не принимаются) условия контрагента.

Оформленный в установленном порядке ответ на протокол разногласий регистрируется канцелярией в журнале регистрации исходящих документов в день поступления от юридической службы и направляется в адрес контрагента заказным письмом или вручается контрагенту под расписку. Ответ на протокол разногласий после соответствующей регистрации может быть вручен под расписку ответственному работнику Предприятия для передачи контрагенту.

После окончательного согласования всех существенных условий договора юридической службой делается соответствующая отметка в журнале регистрации договоров о вступлении договора в юридическую силу.

Вслучае отклонения контрагентом предложенных ему условий заинтересованная служба и юридическая служба принимают решение о признании договора незаключенным или передают материалы юридическому отделу для арбитражного урегулирования преддоговорного спора, если такое условие предусмотрено договором или дополнительным соглашением сторон.

Подлинные экземпляры договоров и деловой переписки к ним учитываются и хранятся

вюридической службе Предприятия (при наличии в структуре договорного отдела — в договорном отделе), а в канцелярию и заинтересованные службы передаются соответствующие копии, заверенные юридической службой.

Исполнение, изменение, расторжение предпринимательских договоров. Договор может быть изменен, расторгнут, признан недействительным по взаимному согласию сторон путем оформления дополнительного соглашения или путем обмена соответствующими письмами.

Требования об изменении, расторжении, признании договора недействительным или ответы на соответствующие требования контрагентов оформляются юридической службой по представлению заинтересованной службы в порядке, предусмотренном настоящим Положением для заключения договоров.

При несогласовании с контрагентом условий об изменении, расторжении, признании договора недействительным заинтересованная служба передает соответствующие материалы юридической службе для арбитражного урегулирования возникших разногласий.

При получении Предприятием предложений контрагентов об изменении, расторжении, признании договора недействительным, ответ должен быть дан юридической службой по представлению заинтересованной службы в семидневный срок с момента получения соответствующих предложений.

83

В случае изменения условий договора по взаимному согласованию сторон и оформления соответствующих изменений в виде дополнительных соглашений, юридическая служба по представлению заинтересованной службы обязана не позднее трех дней с момента оформления зарегистрировать в канцелярии и журнале регистрации договоров юридической службы соответствующие дополнительные соглашения.

Ответственность субъектов договорно-правовой работы. На канцелярию возлагается ответственность за:

соблюдение сроков регистрации документов;

соблюдение сроков предоставлению юридической службе зарегистрированных документов;

своевременность отправки (доставки) необходимых документов;

соблюдение соответствия принимаемых на регистрацию документов установленным требованиям;

наличие на документах, принятых на регистрацию, обязательных регистрационных реквизитов (входящего/исходящего номера, даты регистрации);

наличие в журнале регистрации входящих/исходящих документов подписей лиц, доставивших/отправивших документы.

На юридическую службу возлагается ответственность за:

координацию на Предприятии договорной работы, организацию централизованного учета договорных обязательств и общего контроля за их исполнением;

проведение юридической экспертизы текста договоров, заключений и предложений по договорам, протоколов разногласий на предмет их соответствия требованиям действующего законодательства;

своевременную передачу заинтересованным службам всех необходимых в соответствии с условиями настоящего Положения документов;

своевременное составление юридически обоснованных и составленных по существу протоколов разногласий, сопроводительных писем, необходимых проектов договоров;

своевременное составление сводных отчетов об исполнении Предприятием и его контрагентами договорных обязательств с анализом причин, обусловивших их неисполнение или ненадлежащее исполнение.

На планово-экономический отдел возлагается ответственность за:

точность произведенных к предпринимательским договорам расчетов;

достоверность финансово-экономической экспертизы проектов договоров, расчетов к ним и поступивших от контрагентов предложений в соответствии с профилем деятельности отдела;

своевременное составление экономически обоснованных и по существу замечаний и предложений к проектам договоров и протоколам разногласий;

определение финансово-экономической целесообразности выбора форм и условий предпринимательских договоров и соответствующих им контрагентов;

соблюдение сроков представленных на согласование проектов договоров и иных документов, определенных настоящим Положением;

своевременное составление необходимых проектов договоров;

84

своевременное предоставление юридической службе отчетов об исполнении договорных обязательств с указанием причин, обусловивших их неисполнение или ненадлежащее исполнение.

На отдел бухгалтерского учета и отчетности возлагается ответственность за:

осуществление контроля за своевременностью и соответствием назначения платежей по договорным обязательствам;

определение форм расчетных взаимоотношений между Предприятием и контрагентами;

осуществление контроля за корректностью формулировок предмета договоров для целей их (договоров) последующего учета, а также для избежания неблагоприятных налоговых последствий;

достоверность осуществляемой экспертизы проектов договоров, протоколов разногласий и поступивших от контрагентов предложений в соответствии с профилем деятельности отдела;

соблюдение сроков представленных на согласование проектов договоров и иных документов, определенных настоящим Положением;

своевременное составление обоснованных и по существу замечаний и предложений к проектам договоров и протоколам разногласий;

своевременное предоставление юридическому отделу отчетов об исполнении договорных обязательств с указанием причин, обусловивших их неисполнение или ненадлежащее исполнение.

На отдел производственно-технического управления и административнохозяйственный отдел возлагается ответственность за:

определение производственно-хозяйственной целесообразности выбора форм и условий предпринимательских договоров и соответствующих им контрагентов;

достоверность осуществляемой экспертизы проектов договоров, протоколов разногласий и поступивших от контрагентов предложений в соответствии с профилем деятельности отделов;

своевременное составление обоснованных и по существу замечаний и предложений к проектам договоров и протоколам разногласий;

соблюдение сроков представленных на согласование проектов договоров и иных документов, определенных настоящим Положением;

своевременное составление необходимых проектов договоров;

своевременное предоставление юридической службе отчетов об исполнении договорных обязательств с указанием причин, обусловивших их неисполнение или ненадлежащее исполнение.

Условия договоров реализуются всеми структурными подразделениями и должностными лицами из состава административно-управленческого аппарата Предприятия, имеющими соответствующие функциональные обязанности, определяемые соответствующими о них Положениями, приказами и должностными инструкциями.

При заключении комплексных договоров, когда от имени Предприятия в реализации их условий участвуют несколько структурных подразделений, распоряжением генерального

85

директора должен быть назначен ответственный исполнитель и распределены обязанности между структурными подразделениями.

Все работники Предприятия, принимающие участие в договорно-правовой работе, обязаны:

строго руководствоваться требованиями сохранения коммерческой тайны и конфиденциальной информации Предприятия;

быть вежливыми и корректными по отношению к партнерам по договорам. Изменение, дополнение или отмена настоящего Положения производятся в

установленном порядке. Один экземпляр Положения хранится в делах юридической службы, другой — в делах канцелярии Предприятия. Остальные структурные подразделения Предприятия получают, при необходимости, заверенные юридической службой копии настоящего Положения под роспись.

4.2. Организация контроля за исполнением договорных обязательств

Общая процедура контроля за договорной работой в организации заключается в следующем. Подразделение-исполнитель ведет оперативный и сводный учет исполнения договорных обязательств, а также контроль за их исполнением, предусматривающий

проведение следующих мероприятий:

1)проверку качества и своевременности исполнения сторонами обязательств по договору, в том числе контроль за своевременным проведением расчетов и представлением соответствующих документов в подразделение, осуществляющее ведение бухгалтерского и налогового учета, для отражения операций в бухгалтерском и налоговом учете;

2)проверку сроков действия договора, при необходимости их изменение;

3)составление проектов писем, уведомлений, дополнительных соглашений и других документов к договору;

4)осуществление необходимых для оформления отношений по договору действий, таких как приемка исполненного по договору, составление и подписание актов, выставление

иполучение счетов, счетов-фактур и т.д.;

5)своевременную организацию претензионной работы и информирование юридической службы, других заинтересованных подразделений с целью принятия необходимых мер;

6)своевременное внесение сведений по заключенным договорам в учетные системы;

7)представление сведений по заключенным договорам на основании нормативных документов, определяющих формирование отчетности в организации.

Организацию претензионной работы и инициирование при необходимости обращения в судебные органы подразделение-исполнитель осуществляет в порядке, установленном внутренними документами организации, как правило, в соответствии с Положением о претензионной (претензионно-исковой) работе.

За своевременный и надлежащий учет исполнения обязательств по договору, неприменение соответствующих санкций к контрагенту (в том числе по причине непредставления указанных документов в юридическую службу) отвечает руководитель подразделения-исполнителя.

86

Бухгалтерская служба, подразделения, осуществляющие ведение бухгалтерского и налогового учета, юридическая служба, другие заинтересованные структурные подразделения вправе самостоятельно осуществлять выборочную проверку результатов исполнения договоров. При проведении таких проверок подразделение-исполнитель обязано представлять все необходимые документы, подтверждающие выполнение работ, иные дополнительные материалы и пояснения.

Традиционно для организации надлежащего учета и контроля за исполнением договорных обязательств все руководители структурных подразделений и должностные лица прямого подчинения руководителю организации в установленный срок 66 передают юридической службе отчет об исполнении договорных обязательств с указанием причин, обусловивших их неисполнение или ненадлежащее исполнение.

Юридическая служба в установленный срок 67 на основании поступивших от руководителей и (или) должностных лиц организации сведений с привлечением специалистов других отделов составляет сводный отчет об исполнении организацией и ее контрагентами договорных обязательств с анализом причин, обусловивших их неисполнение или ненадлежащее исполнение.

По результатам анализа руководитель организации издает соответствующий приказ.

66Как правило, не позднее 10 числа месяца, следующего за истекшим кварталом.

67Как правило, не позднее 20 числа следующего за истекшим кварталом месяца

87

ГЛАВА 5. ВЕДЕНИЕ ПРЕТЕНЗИОННО-ИСКОВОЙ РАБОТЫ

Юридическая служба в соответствии с возложенными на нее задачами обеспечивает организацию претензионно-исковой работы, осуществляет контроль за ее проведением, анализирует ее результаты и содействует своевременному принятию мер, направленных на предупреждение и устранение выявленных нарушений.

Претензионно-исковая работа должна обеспечивать:

исполнение договорных и иных обязательств в установленных сферах деятельности организации;

экономические интересы организации путем рационального использования материальных, трудовых, финансовых и иных видов ресурсов организации, снижения и предупреждения непроизводительных расходов, устранения причин и условий, которые служат их возникновению;

защиту и восстановление имущественных и неимущественных прав и охраняемых законом интересов организации;

рассмотрение, анализ и обобщение причин, вызывающих неисполнение договорных и иных обязательств организацией и ее контрагентами, и подготовку на основе полученных данных заключений, предложений по улучшению претензионной и исковой работы.

Организация предъявляет и рассматривает претензии и иски, передает иски на разрешение судебных органов, возражает против исков, обеспечивает защиту своих прав и охраняемых законом интересов в судах в соответствии с подведомственностью и подсудностью споров согласно процессуальному законодательству Российской Федерации.

Координация претензионной и исковой работы в организации возлагается на юридическую службу.

5.1. Претензионная работа

Претензионная работа — это совокупность действий структурных подразделений организации по предъявлению и рассмотрению предъявленных претензий, а также по использованию полученной при этом информации.

Претензионный и иной досудебный порядок урегулирования споров — это форма защиты гражданских прав, которая, в свою очередь, представляет собой процедуру разрешения конфликтных ситуаций между сторонами до передачи спора в судебные органы.

Необходимость соблюдения досудебного (претензионного) порядка разрешения споров может быть установлена действующим законодательством либо в заключенном сторонами договоре (соглашении, контракте).

Претензией является заявленное другому лицу в письменной форме требование о восстановлении нарушенных имущественных и неимущественных прав и охраняемых законом интересов соответствующего субъекта, основанных на законодательстве или договоре.

Претензионная работа, как правило, включает:

88

1)подготовку соответствующих материалов и предъявление претензий к другим организациям, иным субъектам (контрагентам) о восстановлении нарушенных имущественных и неимущественных прав и охраняемых законом интересов организации, основанных на законодательстве или договоре;

2)рассмотрение поступивших в организацию претензий;

3)принятие решений по поступившим претензиям.

Основанием для предъявления претензий являются нарушения предусмотренных законодательством Российской Федерации или договором обязательств, за которые установлена ответственность контрагента.

Специалисты, осуществляющие контроль за выполнением договорных обязательств и заинтересованные в исполнении обязательств, обязаны отслеживать сроки исполнения обязательств контрагентами и, при установлении фактов их нарушения, обязаны, как правило, не позднее 30 (тридцати) календарных дней с момента установления факта нарушения обеспечить предъявление претензии.

Претензия предъявляется обязательно в письменном виде за подписью руководителя организации (его заместителя или уполномоченного надлежащим образом иного лица, в соответствии с распределением должностных обязанностей) и подлежит регистрации в установленном порядке.

Подготовку претензии осуществляет либо заинтересованное структурное подразделение организации по согласованию с юридической службой, либо непосредственно юридическая служба на основании предоставленных в ее распоряжение необходимых сведений и документов.

Претензия должна содержать:

1)наименование контрагента, которому адресована претензия, адрес местонахождения (почтовый адрес);

2)требования заявителя;

3)сумму претензии с указанием обоснованного расчета, в случае если она подлежит денежной оценке;

4)обстоятельства, которыми обосновываются требования, и доказательства, подтверждающие их, со ссылкой на действующее законодательство;

5)предложения относительно вариантов урегулирования спора;

6)перечень прилагаемых к претензии документов и иных доказательств;

7)срок для ответа на претензию;

8)адрес местонахождения (почтовый адрес) заявителя претензии и его банковские реквизиты;

9)иные сведения, имеющие значение для разрешения возникшего спора.

Требования, заявленные в претензии, должны быть основаны на конкретных обстоятельствах и доказательствах, подтверждающих их, со ссылкой на соответствующие нормативные правовые акты Российской Федерации. Заявленные требования в обязательном порядке подтверждаются необходимыми документами, которые прилагаются к претензии в подлинном виде, либо прилагаются надлежаще заверенные копии или выписки из них. Если какие-то документы у другой стороны имеются, например контракт (договор), соглашение о цене, то их направление не является обязательным.

89

Впретензии рекомендуется устанавливать конкретный срок ее рассмотрения ответчиком (контрагентом), но не более 30 календарных дней со дня ее получения.

Общепринятым и надежным способом отправки претензии является ее отправление заказным письмом либо вручение под расписку уполномоченному представителю стороны, которой претензия адресована. При этом доказательство отправки претензии заказной корреспонденцией — почтовая квитанция в приеме заказного письма почтовым отделением должна сохраняться до разрешения возникшего спора и (или) последующего предъявления иска. Такая квитанция должна прикладываться к исковому заявлению, направляемому в суд,

вкачестве доказательства принятия мер к непосредственному урегулированию спора, если не будет получен ответ на претензию.

Вто же время претензия также может быть направлена посредством использования иных средств связи, позволяющих достоверно установить, что документ исходит от надлежащей стороны (посредством отправки телеграммы, телекса, телефакса, по электронной почте и т.п.).

Вслучае неудовлетворения претензии или оставления претензии без ответа в течение установленного в ней срока рассмотрения заявленных требований (с учетом времени на пересылку), юридическая служба подготавливает все необходимые документы и материалы для обращения в судебные органы с исковым заявлением.

Поступившая в организацию претензия регистрируется службой документационного обеспечения (канцелярией, иной службой, ответственной за прием и отправку корреспонденции) и, как правило, не позднее 2 (двух) дней с момента регистрации, передается на рассмотрение в юридическую службу.

Юридическая служба в установленный срок (с привлечением в случае необходимости других структурных подразделений) обеспечивает проверку наличия права контрагента на предъявление претензии, законности и обоснованности предъявленных им требований (наличие необходимых доказательств, правильность расчета взыскиваемой суммы и т.д.) и полноты предоставленных вместе с претензией материалов.

Если к претензии не приложены документы, необходимые для ее рассмотрения, они запрашиваются у заявителя претензии с указанием срока представления. При неполучении затребованных документов к указанному сроку претензия рассматривается на основании имеющихся документов.

Ответ на претензию подготавливается юридической службой (с привлечением в случае необходимости других структурных подразделений) в письменной форме и подписывается руководителем организации (его заместителем или уполномоченным надлежащим образом иным лицом, в соответствии с распределением должностных обязанностей) и подлежит регистрации в установленном порядке.

Вответе на претензию указываются:

1)при полном или частичном удовлетворении претензии — признанный объем обязательств, срок и способ удовлетворения претензии;

2)при полном или частичном отказе претензии — мотивы отказа со ссылкой на действующее законодательство и доказательства, обосновывающие отказ.

Ответ на претензию отправляется заказным письмом с почтовым уведомлением либо вручается под расписку. Возможны также иные варианты отправки.

90