Юридическая служба организаций. Учебное пособие для СПО

1)работодатели, за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями;

2)в случаях, предусмотренных ТК, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, коллективным договором, соглашениями, работодатель при принятии локальных нормативных актов учитывает мнение представительного органа работников (при наличии такого представительного органа);

3)коллективным договором, соглашениями может быть предусмотрено принятие локальных нормативных актов по согласованию с представительным органом работников.

Обратим внимание, что важно разграничивать обязательность учета мнения представительного органа работников при принятии отдельных локальных нормативных актов и возможность согласования локальных нормативных актов с представительным органом работников.

Случаи обязательного учета мнения представительного органа работников при принятии отдельных локальных нормативных актов прямо закреплены в соответствующих статьях ТК и могут быть предусмотрены в других федеральных законах, иных нормативных правовых актах, коллективных договорах и соглашениях.

Так, например, учет мнения представительного органа работников требуется при принятии правил внутреннего трудового распорядка (см. ст. 189, 190 ТК); локальных нормативных актов, устанавливающих системы оплаты труда (см. ч. 4 ст. 135 ТК); локальных нормативных актов, предусматривающих введение, замену и пересмотр норм труда (см. ч. 1 ст. 162 ТК); определении форм подготовки и дополнительного профессионального образования работников, утверждении перечня необходимых профессий

испециальностей, в том числе для направления работников на прохождение независимой оценки квалификации (см. ч. 3 ст. 196 ТК) и в некоторых иных ситуациях.

Порядок учета мнения выборного органа первичной профсоюзной организации при принятии локальных нормативных актов регламентирован в ст. 372 Трудового кодекса.

Случаи согласования локальных нормативных актов с представительным органом работников фиксируются в коллективных договорах, соглашениях и только после этого становятся обязательными для работодателя.

При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором (см. ч. 3 ст. 68 ТК).

Чаще всего работодатели утверждают следующие локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права61:

1)входящие в состав института трудового договора: акты, посвященные персональным данным работников (ст. 86–88 ТК); положение об аттестации работников (если работодатель

желает в дальнейшем воспользоваться таким основанием для прекращения трудового

61 См. Трудовое право. Базовый уровень : учебник / Ю. А. Кучина, Е. В. Козина, К. А. Белозерова, Ю. И. Клепалова; под ред. Ю. А. Кучиной. М. : Юстиция, 2018. С. 42.

61

договора как несоответствие работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации (ч. 2 ст. 81 ТК); штатное расписание, применяемое для оформления структуры, штатного состава и штатной численности и содержащее перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации (трудовые функции), а также сведения о количестве штатных единиц (ст. 15, 56 ТК);

2)входящие в состав института рабочего времени и времени отдыха: правила внутреннего трудового распорядка (в соответствии со ст. 189 ТК они же относятся и к дисциплине труда), график сменности (ст. 103 ТК); при желании работодателя установить суммированный учет рабочего времени и разделение рабочего дня на части — соответствующие локальные акты (ст. 104 и 105 ТК); график отпусков (ст. 123 ТК);

3)входящие в состав института оплаты и нормирования труда: локальные нормативные акты об индексации заработной платы (ст. 134 ТК), о системе оплаты труда (ст. 135 ТК); об утверждении формы расчетного листка (ст. 136 ТК); акты, предусматривающие введение, замену и пересмотр норм труда (ст. 162 ТК);

4)входящие в состав институт охраны труда: инструкции по охране труда (ст. 212 ТК); установление норм бесплатной выдачи спецодежды, спецобуви и средств индивидуальной защиты (ст. 221 ТК).

Также разрабатываются должностные (производственные) инструкции. Несмотря на то, что в Трудовом кодексе не содержится упоминания о данном документе, он является очень важным, поскольку в должностной инструкции отражается не только трудовая функция работника, круг должностных обязанностей, пределы ответственности, но и квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности. Поскольку порядок составления инструкции нормативными правовыми актами не урегулирован, работодатель самостоятельно решает, как ее оформить и вносить в нее изменения. Должностная инструкция может являться приложением к трудовому договору, а также утверждаться как самостоятельный документ (см. письмо Роструда от 31 октября 2007 г. № 4412-6 «О порядке внесения изменений в должностные инструкции работников»).

В соответствии со ст. 8 ТК по способу принятия локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, можно разделить на три группы62:

1)утверждаемые работодателем единолично (штатное расписание, должностные инструкции);

2)утверждаемые работодателем с учетом мнения представительного органа работников. Данный способ применим либо в силу прямого указания федерального закона, либо обязателен в силу закрепления соответствующего положения в акте социального партнерства. Если локальный нормативный акт принят без соблюдения порядка учета мнения представительного органа работников, он не подлежит применению. В таком случае применяется трудовое законодательство и иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права, коллективный договор, соглашения.

В ряде случаев законодатель обязывает работодателя учитывать мнение любого представительного органа работников (при его наличии) (например, при утверждении правил

62 См. Трудовое право. Базовый уровень : учебник. Указ. соч. С. 42–43.

62

внутреннего трудового распорядка (ст. 190 ТК)), а в некоторых случаях работодателя интересует мнение только выборного органа первичной профсоюзной организации (например, при утверждении графика отпусков (ст. 123 ТК));

3) утверждаемые работодателем по согласованию с представительным органом работников. Данный способ принятия локального акта может быть предусмотрен только актом социального партнерства.

Принципиально важными для правоприменительной практики являются положения ч. 4 ст. 8 ТК, закрепляющие, что не подлежат применению:

1)нормы локальных нормативных актов, ухудшающие положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями,

2)локальные нормативные акты, принятые без соблюдения установленного ст. 372 ТК порядка учета мнения представительного органа работников.

В таких случаях применяются трудовое законодательство и иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права, коллективный договор, соглашения.

Любые локальные нормативные акты, принимаемые в организации, приобретают юридическую силу после их утверждения распорядительным документом (приказом) или непосредственно руководителем организации иным уполномоченным им лицом.

Координирует деятельность, связанную с локальным нормотворчеством в организации, юридическая служба.

Локальные нормативные акты могут быть:

постоянно действующими (без ограничения срока их применения);

временными (действующими в течение указанного в них срока или до наступления определенного события).

Основанием для издания локального нормативного акта являются:

законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации (указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, акты федеральных органов исполнительной власти);

законодательные акты субъекта Российской Федерации, нормативные правовые акты органов государственной власти субъекта Российской Федерации;

иные нормативные правовые акты;

ранее изданные в организации локальные нормативные акты и (или) распорядительные документы.

Локальные нормативные акты издаются в целях:

установления норм, требований, правил в отношении предмета нормативного регулирования, ранее не являвшемся предметом регулирования в организации;

изменения существующих норм, требований, правил, установленных ранее изданными нормативными документами;

отмены ранее установленных норм, требований, правил.

Предложение о разработке проекта локального нормативного акта вносится руководителем структурного подразделения или иным должностным лицом организации.

63

Локальные нормативные акты разрабатывается в случае, если:

имеется участок работы (вопросы деятельности), нуждающийся в нормативном регулировании;

требуется внесение значительного количества изменений в ранее принятый локальный нормативный акт;

выявлено несколько локальных нормативных актов, регулирующих смежные вопросы, которые целесообразно объединить в один документ.

Актуализация ранее принятых локальных нормативных актов осуществляется через внесение в них изменений.

Предложение с обоснованием необходимости разработки нового локального нормативного акта представляется руководителем структурного подразделения или иным уполномоченным должностным лицом руководителю организации в форме докладной (служебной) записки, в которой излагается:

вопрос, требующий решения, с изложением основных направлений, способов его решения;

прогноз последствий принятия нормативного документа; организационные, кадровые, финансовые, материально-технические и иные мероприятия, которые необходимо будет провести в связи с принятием нормативного документа;

перечень ранее изданных локальных нормативных актов, подлежащих отмене в связи

сизданием нового нормативного документа;

предлагаемый срок для разработки проекта нормативного документа.

Согласование проектов локальных нормативных актов осуществляется в установленном порядке (см. об этом подробнее раздел 3.2 настоящего издания).

Локальный нормативный акт утверждается приказом руководителя, если одновременно с утверждением нормативного документа необходимо принять меры организационного, финансового, технического, кадрового или иного характера и дать соответствующие поручения руководителям структурных подразделений или иным работникам организации, а также если необходимо внести изменения или признать утратившими силу ранее утвержденные локальные нормативные акты.

Изменения в локальные нормативные акты и отмена локальных нормативных актов оформляются приказом руководителя организации или иного должностного лица, принимавшего решение об утверждении локального нормативного акта.

Изменения в локальные нормативные акты и отмена локальных нормативных актов, утвержденных непосредственно собственноручной подписью руководителя организации или иного уполномоченного им должностного лица в грифе утверждения, вносятся приказом, издаваемым руководителем организации или иным уполномоченным им должностным лицом.

Основными реквизитами локального нормативного акта являются: наименование организации, наименование вида документа и заголовок к тексту, составляющие одно целое, гриф утверждения, место издания документа. Если проект локального нормативного акта является многостраничным, то к нему оформляется титульный лист. Информация

64

справочного характера (графики, схемы, таблицы, формы документов) оформляется в виде приложений к локальному нормативному акту.

Локальный нормативный акт вступает в силу в срок, указанный в приказе, которым утвержден локальный нормативный акт, или с даты утверждения локального нормативного акта.

Распорядительные документы организации издаются в форме приказов и распоряжений. Контроль за соответствием распорядительных документов организации действующему законодательству обеспечивает юридическая служба.

Приказ — это правовой акт руководителя организации, его заместителей, содержащий обязательные поручения для подчиненных структурных подразделений, должностных лиц и рядовых работников.

Приказы издаются в целях оформления решений:

нормативного характера (если приказом утверждается локальный нормативный акт или принимается решение организационного характера, например, приказ об утверждении структуры и штатной численности организации);

организационного, административного, в том числе оперативного характера по вопросам основной деятельности организации.

Приказы, издаваемые в организации, можно условно разделить на три группы, в каждой из которых целью издания документа является:

1)по организационным вопросам:

создание, ликвидация или реорганизация организации в целом или ее отдельных структурных подразделений;

образование коллегиальных или совещательных органов (советов, комиссий и т.п.);

утверждение организационной структуры управления, штатного расписания и их корректировка;

координация работы всех звеньев системы управления организации (разграничение полномочий между должностными лицами, предоставление права подписания документов и др.);

утверждение и введение в действие организационно-методических документов (положений, уставов, инструкций, регламентов и др.);

2)по основной производственной деятельности:

обеспечение и регулирование порядка финансирования деятельности организации;

обеспечение материалами, оборудованием, помещениями для эффективной работы организации;

формирование и осуществление научно-технической политики;

обеспечение выпуска качественной продукции, выполнения работ, оказания услуг;

подведение итогов работы организации, оформление результатов проверок, ревизий;

решение других вопросов, вытекающих из отраслевой и иной специфики организации;

3)по личному составу (кадрам) организации:

обеспечение отбора и приема на работу персонала;

создание условий обучения и служебно-профессионального продвижения персонала;

65

оформление перевода на другую работу;

оформление командированных работников;

оформление поощрений работников и наложения дисциплинарных взысканий;

оформление высвобождения (увольнения) работников;

решение ряда социальных вопросов (гарантии беременным женщинам, дополнительные отпуска, охрана труда и др.).

Проекты приказов по основной деятельности готовят структурные подразделения организации на основании поручений руководства либо в инициативном порядке. Ответственность за качественную подготовку проекта приказа, согласование и правильное оформление проекта несет руководитель подразделения, который готовит проект приказа и представляет его на подпись. Контроль за правильностью оформления проектов приказов осуществляет служба делопроизводства (канцелярия) организации.

Приказы, издаваемые в организации, не должны противоречить законодательству Российской Федерации, Уставу организации, локальным нормативным актам организации и ранее изданным приказам организации.

Приказы по основной деятельности издаются:

во исполнение нормативных правовых актов органов государственной власти и вышестоящих организаций;

в целях осуществления управленческой деятельности, вытекающей из функций и задач организации.

Приказы по основной деятельности составляются на основе тщательного и всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения, чтобы содержащиеся в приказах поручения были конкретными, обеспечивались достаточными материально-техническими и финансовыми средствами и в дальнейшем исключали необходимость корректировки принятых решений в связи с неполнотой или недоработкой предыдущего приказа.

Приказы организации оформляются на бланке приказа с использованием следующих реквизитов: дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту, текст, подпись. Дата и регистрационный номер приказа проставляются после подписания приказа руководителем организации.

Распоряжение — правовой акт, издаваемый руководителем организации или ее подразделения в целях разрешения оперативных вопросов. Распоряжения оформляются по тем же правилам, что и приказы, за исключением того, что в конце преамбулы ставится двоеточие, после чего следуют пункты распорядительной части. Распоряжения могут не иметь преамбулы.

Текст приказа, распоряжения должен быть составлен грамотно, быть терминологически точным, с использованием «стандартных» словосочетаний и клише, свойственных официально-деловому стилю. Следует избегать сокращений слов, аббревиатур, кроме общепринятых, не включать бессодержательных поручений типа «обратить внимание», «усилить контроль» и т.п.

Содержащиеся в проекте приказа, распоряжения поручения должны быть увязаны с ранее изданными распорядительными документами: иметь ссылку на них, отменять или оговаривать их корректировку.

66

Наименования органов власти и управления, организаций, фирм, структурных подразделений, упоминаемых в тексте, должны записываться в полном соответствии с юридически установленным их написанием 63 . Повторные приказы (распоряжения) по одному и тому же вопросу допускаются как исключение с соответствующими организационными и административными выводами.

До представления на подпись проект приказа (распоряжения) согласовывается с заинтересованными лицами в установленном порядке. Согласование оформляется в виде визы (подробнее об этом см. раздел 3.2 настоящего издания).

Тщательно выверенный (проверяются цифровые данные, фамилии, названия подразделений) и завизированный первый экземпляр приказа, (распоряжения), напечатанный на общем бланке, подписывается руководителем организации или его заместителем, либо иными уполномоченными им лицами.

Смомента его подписания приказ (распоряжение) вступает в силу (если в тексте не указан другой срок введения его в действие).

Копии приказов (распоряжений) рассылаются по структурным подразделениям в соответствии с указателем (листом, списком) рассылки.

Сприказом должны быть ознакомлены все поименованные в нем лица. На экземпляре, который идет в дело, на нижнем поле документа или на обороте листа или на отдельном листе сотрудник пишет «с приказом ознакомлен», ставит подпись и дату ознакомления.

Обратим внимание, что для целей правильного составления и оформления организационно-распорядительной документации следует принимать во внимание требования:

1)ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. приказом Росстандарта от 17 октября 2013 г. № 1185-ст). Указанный стандарт устанавливает термины и определения основных понятий, используемые в области делопроизводства и архивного дела. Термины, установленные настоящим стандартом, рекомендуются для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу, входящих в сферу действия работ по стандартизации и (или) использующих результаты этих работ;

2)ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. приказом Росстандарта от 8 декабря 2016 г. № 2004-ст). Указанный стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др., в том числе

63 Действующая структура федеральных органов исполнительной власти утверждена Указом Президента Российской Федерации от 15 мая 2018 г. № 215 «О структуре федеральных органов исполнительной власти»; см. также Перечень полных и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти, утвержденный распоряжением Администрации Президента Российской Федерации и Аппарата Правительства Российской Федерации от 16 июля 2008 г. № 943/788.

64 ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации», утв. постановлением Госстандарта России от 30 декабря 1993 г. № 299.

67

документации» (ОКУД), класс 0200000. Данный стандарт определяет состав реквизитов документов; правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов. Положения настоящего стандарта распространяются на документы на бумажном и электронном носителях

Для сведения также рекомендуем обратить внимание на положения приказа Росархива от 11 апреля 2018 г. № 44, которым утверждена Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях.

3.2. Согласование и утверждение проектов документов

Согласование проекта документа, издаваемого в организации, проводится до его подписания руководителем в целях оценки соответствия проекта законодательству Российской Федерации, локальным нормативным актам организации, качества и эффективности предлагаемого решения.

Согласование проекта документа организуется непосредственным исполнителем (составителем) и руководителем подразделения-исполнителя и проводится в пределах установленного срока исполнения.

При наличии в организации системы электронного документооборота (далее по тексту настоящего раздела — СЭД) согласование проектов документов осуществляется в автоматизированном режиме посредством направления проектов документов лицам, назначенным в качестве согласующих, и оформления результатов согласования в СЭД.

Согласование проектов документов может осуществляться посредством корпоративной электронной почты и оформления исполнителем листа согласования с приложением электронных сообщений лиц, участвовавших в согласовании проекта документа.

Согласование проектов документов с работниками организации организует исполнитель после согласования в рабочем порядке проекта документа с руководителем структурного подразделения и в соответствии с инструкцией по делопроизводству организации или иными локальными нормативными актами, регулирующими процесс согласования (визирования) проектов документов.

Проекты документов согласуются:

непосредственным исполнителем и руководителем подразделения-исполнителя;

соисполнителями (при их наличии);

руководителями структурных подразделений, работниками организации, направления деятельности и (или) функциональные обязанности которых затрагиваются в проекте документа и (или) которые указаны в проекте документа в качестве исполнителей (в случае временного отсутствия руководителя подразделения проект документа визирует лицо, временно исполняющее его обязанности);

заместителями руководителя организации, курирующими затронутые в проекте документа вопросы (если документ подписывается (утверждается) руководителем организации);

юридической службой (проектов локальных нормативных актов, проектов приказов);

Службой делопроизводства (канцелярией).

68

Проекты документов, реализация которых требует финансовых затрат, согласовываются с финансовым подразделением.

Не допускается направлять на согласование проект документа одновременно двум или более работникам одного структурного подразделения. В качестве лиц, согласующих проект документа, должны выступать преимущественно руководители структурных подразделений.

Сроки согласования документов устанавливаются индивидуальной инструкцией по делопроизводству и (или) иными локальными нормативными актами в зависимости от вида документа и объема документа, включая приложения к нему. Сроки согласования документов, как правило, составляют65:

проекты деловых (служебных) писем — 1–3 рабочих дня;

проекты приказов без приложений — 1–3 рабочих дня;

проекты приказов с приложениями справочного характера — 3–5 рабочих дней;

проекты приказов с приложением локальных нормативных актов в зависимости от их объема (не более 50 страниц) — 5–10 рабочих дней;

проекты локальных нормативных актов, утверждаемых непосредственно подписью руководителя (не более 50 страниц), — 5–10 рабочих дней;

проекты протоколов заседаний (совещаний) при необходимости их согласования, в зависимости от объема документа — 1–3 рабочих дня.

Вконкретных случаях в зависимости от содержания и назначения документа срок согласования может быть сокращен или увеличен по решению руководителя, курирующего направление деятельности, по которому готовится проект решения.

Оформление результатов согласования локальных нормативных актов и распорядительных документов организации осуществляется в виде виз, проставляемых заинтересованными лицами на последнем листе проекта документа (на его лицевой или оборотной стороне) или на отдельном листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа. Отметки о согласовании (гриф согласования и визы) оформляются в установленном порядке:

1) гриф согласования проставляется на документе в случае его внешнего согласования (согласование с органами власти, иными организациями, должностными лицами). Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться: на первом листе документа (если документ имеет титульный лист, — на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю); на последнем листе документа под текстом; на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа. Гриф согласования состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования. Если согласование осуществляется коллегиальным, совещательным или иным органом, в грифе согласования указываются сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании;

65 Индивидуальной инструкцией по делопроизводству могут быть установлены иные сроки согласования проектов документов.

69

2) внутреннее согласование документа оформляется визой. Виза выражает мнение лица, визирующего проект документа, и включает: должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования. При наличии замечаний к документу на нем проставляется надпись: «С замечаниями. Замечания прилагаются». В документах, подлинники которых хранятся в организации, визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на обороте последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу. В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело. По усмотрению организации может применяться полистное визирование документа и его приложений.

При согласовании деловых (служебных) писем визы проставляются на копии письма (визовой экземпляр), который после подписания подлинника письма и его регистрации помещается в дело, или на обороте подлинника письма, если письмо направляется адресату по факсу или электронной почте. Этот же экземпляр письма после отправки адресату (по факсу или электронной почте в виде электронной копии) помещается в дело.

Проекты протоколов визируются лицами, выступавшими на заседании (совещании) путем проставления визы на левом поле документа напротив записи выступления соответствующего работника.

Согласование проектов документов может осуществляться в СЭД. После завершения процедуры согласования (при создании подлинника документа на бумажном носителе) лист согласования распечатывается из СЭД, прикладывается к проекту документа и представляется на подпись руководителю организации (иному уполномоченному им лицу).

Согласование внутренних документов, создание, хранение и использование которых осуществляется посредством СЭД, проводится в СЭД в электронном виде.

При согласовании проектов внутренних документов, созданных на бумажном носителе, визы проставляются непосредственно на проекте документа.

При внешнем согласовании, полученном письмом, или согласовании проекта документа коллегиальным (совещательным) органом с фиксацией решения о согласовании в протоколе заседания исполнитель оформляет на проекте документа или в листе согласования гриф согласования в установленном порядке. Письма о согласовании (выписка из протокола) прилагаются к проекту документа.

В ходе согласования проекта документа работник, согласующий документ, принимает одно из следующих решений:

согласовать проект документа без замечаний;

согласовать проект документа с замечаниями;

отклонить проект документа;

указать, что не имеет отношения к проекту документа (рассмотрение вопроса, по которому принимается решение, не входит в обязанности работника).

Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту, или вносится в СЭД.

Если проект документа согласован с замечаниями, это означает, что замечания носят редакционный характер, и после их принятия исполнителем проект не требует повторного согласования.

70