Цифровизация документированных сфер управленческой деятельности. Учебное пособие

Министерство науки и высшего образования Российской Федерации НОВОСИБИРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

Л. И. ДМИТРИЕВА

ЦИФРОВИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТИРОВАННЫХ СФЕР УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Утверждено Редакционно-издательским советом университета в качестве учебного пособия

НОВОСИБИРСК

2021

1

ББК 65.291.21(075.8) Д 534

Рецензенты:

Ю. А. Масалова, канд. экон. наук, доцент кафедры экономики труда и управления персоналом НГУЭУ

Т. Ю. Калошина, канд. социол. наук, доцент кафедры менеджмента НГТУ

Дмитриева Л. И.

Д 534 Цифровизация документированных сфер управленческой деятельности : учебное пособие / Л. И. Дмитриева. – Новосибирск :

Изд-во НГТУ, 2021. – 92 с. ISBN 978-5-7782-4579-2

В учебном пособии рассматриваются вопросы цифровизации документированных сфер управленческой деятельности. Пособие раскрывает не только теоретические, но и практические аспекты формирования и реализации цифрового документооборота в организации: инструменты, методы и технологии работы с документами с использованиемсовременныхпрограммныхпродуктов. Впособиитакжерассматриваются вопросы обеспечения организационной эффективности на основе цифровизации бизнес-процессов.

Учебное пособие предназначено для студентов, обучающихся по направлению подготовки «Менеджмент», а также может быть полезно преподавателям, руководителямиспециалистам, занятымпрактической деятельностью в сфере документационного обеспечения управления.

2

на российских предприятиях и в организациях различных отраслей экономики. Целью учебного пособия является формирование у студентов, обучающихся по направлению подготовки «Менеджмент», теоретических знаний и практических навыков в сфере цифровизации документационного обеспечения управленческой деятельности будущих специа- листов-менеджеров, а также формирование представлений о цифровой трансформации общества и экономики России на современном этапе и роли современных информационно-коммуникационных технологий в повышении эффективности управления организацией.

4

пришланасменуинформатизацииикомпьютеризации. Большиевозможности цифрового представления информации приводят к тому, что цифровизацияужеформируетцелостныетехнологическиесреды«обитания» (экосистемы, платформы), в рамках которых пользователь может создавать для себя нужное ему дружественное окружение (технологическое, инструментальное, методическое, документальное, партнерское и др.) с тем, чтобы решать целые классы задач.

Впервые термины «цифровизация» и «цифровая экономика» ввел в

употребление в 1995 г. американский информатик Николас Негропонте (Массачусетский университет).

Общими предпосылками цифровизации на уровне отдельной организации в условиях конкурентной среды являются осознание и понимание ее руководством острой необходимости улучшения процессов про- изводственно-хозяйственной деятельности, в том числе и в сфере документационногообеспеченияуправления, каквозможногоспособаповышения эффективности организации.

Документационное обеспечение управленческой деятельности – это сложный производственный процесс, включающий в себя создание, использование и хранение документов с целью эффективного управления всеми бизнес-процессами организации. В настоящее время в условиях цифровой трансформации общества и экономики первостепенное значение приобретает совершенствование документационного обеспечения управления, при помощи которого регламентированные процессы документирования приобретают характер базовых информационных технологий. Все больше организаций стремятся перенести бизнес-про- цессы в цифровую среду и тем самым существенно снижают издержки производства и значительно увеличивают объемы экономической деятельности. Согласно исследованиям, проведенным в 2019 г. OECD (Организация экономического сотрудничества и развития), цифровая трансформация – это совокупность экономических и социальных эффектов в результате цифровизации.

Конкретными предпосылками цифровизации в организации являетсяэлектронноеведениехозяйственнойдеятельности, котороепредполагает:

высокую автоматизацию всех процессов хозяйственной деятельности, включая и документационное обеспечение управления;

наличие в организации отдельных автоматизированных систем обработки информации (ECM, BPM, CRM и др.) как базы для цифровизации;

6

наличие и использование электронного хранилища достоверных данных.

Понятия цифровизации и автоматизации нередко путают. Некоторые уверены, что если в офисе стоят компьютеры с доступом в Интернет, то предприятие уже в каком-то смысле можно назвать цифровым. Однако и ПК, и Интернет – это всего лишь инструменты, позволяющие упростить и даже автоматизировать некоторые процессы, но они никак не ведут к цифровой трансформации2.

Цифровизация направлена не столько на автоматизацию и совершенствование рабочих и производственных процессов (хотя это зачастую необходимо), сколько на изменение всех бизнес-процессов в организации. Автоматизация улучшает производство, однако при этом сохраняется способ ведения дел на предприятии, а при цифровой трансформации меняется сам продукт, трансформируются взаимоотношения между клиентом и поставщиками, позиционирование самой компании. Сравнительный анализ использования автоматизации и цифровизации в организации приведен в табл. 1.

Согласно общей концепции цифровизации ее цель заключается в увеличении скорости принятия управленческих решений, увеличении вариативности производственных процессов и снижении числа сотрудников, задействованных в работе с документами.

С достижением поставленных целей посредством цифровой трансформацииорганизацияпереходитнаболеевысокийуровеньпроизводительности труда, кооперации, совместной работы, контроля качества, поддержки и прогнозируемости планируемых результатов деятельности. Благодаря этому появляется возможность кардинального повышения прибыли, конкурентоспособности и общей рыночной стоимости предприятия.

Согласно результатам исследования Siemens business services («Биз- нес-услуги “Сименс”») и ЭОС (ведущий разработчик систем управления документооборотом), внедрение системы электронного документооборота обеспечивает организации следующие экономические эффекты:

экономию рабочего времени сотрудников на 20–30 %;

рост производительности труда сотрудников на 20–25 %;

2 Информационные технологии в менеджменте (управлении): учебник и практикум для вузов / Ю.Д. Романова и др. – М.: Юрайт, 2019. – 411 с.

7

Таблица 1

Примеры использования автоматизации и цифровизации в организации

снижение стоимости обслуживания архивного отдела до 80 %;

сокращение затрат на документооборот на 60 %;

ускорение процедуры составления договоров, передачи заявлений, поиска и запроса нужной документации на 20 %;

ускорение согласования документации на 50 %.

В рамках современного развития систем электронного документооборота в организациях наблюдаются следующие тенденции:

расширение функциональности систем электронного документооборота (СЭД);

8

интерес к облачным технологиям (благодаря им снижаются капитальные затраты на обслуживание удаленных офисов бюджетных учреждений);

политика импортозамещения (в связи с рекомендациями Минсвязи РФ становится больше государственных заказов на СЭД отечественного производства);

юридически значимый документооборот (внедрение цифровой подписи в СЭД);

«умные системы» (использование интеллектуальных технологий для автоматизации процессов секретарей);

создание полноценных электронных архивов документов государственных учреждений.

Выбор программного обеспечения и технологий для конкретного предприятия или бизнеса зависит от того, для чего выполняется цифровизация, каких целей стремятся достичь3.

В контексте изучения процесса цифровизации документированных сфер управленческой деятельности следует рассмотреть особенности электронного документооборотавразличныхобластях. Несмотрянасущественные отраслевые особенности и неравномерность внедрения цифровых технологий, практически все исследователи и эксперты сходятся в самых высоких оценках значимости цифровизации документооборота для развития бизнеса. В настоящее время современную организацию невозможно представить без огромного количества документов (как бумажных, так и электронных), которые требуют упорядочивания. Ежедневный прирост количества документов велик, поэтому отсутствие должного уровня автоматизации документооборота в организации снижает производительность сотрудников, которым необходимо ежедневно осуществлять оперативную работу. Часть этих задач сотрудникам помогают решать системы электронного документооборота, но их возможности не безграничны. Быстродействие СЭД существенно снижается с увеличением размеров базы данных, что требует все больших финансовых вложений для ее обслуживания (покупки более мощной аппаратуры, нового программного обеспечения, найма дополнительных сотрудников IT-подразделений и т. д.).

3 Райков А. Н. Ловушки для искусственного интеллекта // Экономические стратегии. – 2016. – № 6. – С. 172–179.

9

Использование системы цифрового документооборота в службах документационного обеспечения управления (ДОУ) структурных подразделенийпозволяеторганизоватьпередачуданныхоходеисполнения документов в электронном виде, что качественно меняет организацию контроля исполнения документов.

Анализ мнений специалистов, работающих в сфере документооборота, позволяет выявить основные преимущества цифровизации в системе документационного обеспечения управления.

Быстрая регистрация и обработка документов

Для обработки входящего документа с целью переноса его в информационную систему компании достаточно просто отсканировать бумажный оригинал или нажать на соответствующую кнопку в почтовом клиенте. Если компания ведет электронный документооборот с контрагентами, то документ можно перенести в систему прямо из сервиса обмена.

Так, например, «умные инструменты» электронного документооборота автоматически заполняют все реквизиты входящих документов. Исходящие документы можно отправить через сервис обмена электронными документами. В результате делопроизводитель тратит меньше времени на рутинные операции и может выполнять более интересную работу. Регистрация документов в электронном делопроизводстве проходит быстрее на 30–50 %.

Удобно руководителю

Есливкомпанииужеиспользуютэлектронныйдокументооборот, то руководитель может подключиться к системе через веб-доступ или мобильное приложение. Не посещая офис, он не только рассмотрит, но и подпишет документы, вынесет по ним резолюции и распоряжения.

Контроль выполнения заданий

Благодаря цифровизации растет эффективность управления и дисциплина работников. Выданные поручения по документам руководитель может отследить онлайн – так легче проконтролировать ответственныхивыявитьпросроченныезадания. Электронноеделопроизводство позволяет ускорить этот процесс в 2–3 раза.

Проще ознакомить сотрудников с документами

Все распоряжения, приказы и другие организационные документы в электронном виде приходят сотрудникам одновременно. В системе можно всегдаотследить, ктоужеоткрылипрочиталприказ, акто ещенет.

10