Цифровизация документированных сфер управленческой деятельности. Учебное пособие

Если у сотрудника нет доступа к компьютеру, то ознакомить его с электронным документом можно через чат-бот в Telegram, Viber или другом мессенджере.

Сокращение времени поиска документа

Для поиска документа нужно только ввести его реквизиты. Можно также найти документ и по тексту, который содержится в нем. При этом риск потерять оригиналы сводится к нулю, так как в системе отображается информация, где именно они хранятся.

Внастоящее время на российских предприятиях существует множество организационно-технологических форм документооборота при существовании общей тенденции их развития. При этом, как подтверждается практикой последних лет, расширение применения электронного документооборота во многом будет заключаться в интеграции процессов и процедур работы с документами с бизнес-процессами как внутри организации, так и при взаимодействии с участниками внешнего документооборота на основе новых информационных технологий. В этом проявляетсясутьцифровизации. Электронноеинформационноевзаимодействие осуществляется не только путем передачи документов, создаваемых человеком, или их контента. Все больший (даже доминирующий) объем будут составлять документы и сообщения, автоматически генерируемые информационными системами. Наступает новый этап эволюции управленческих документов, когда создание документа как бы отчуждается от человека, а формирование сообщений, записей и команд выполняется автоматически на основе информации, ранее введенной в информационные системы с участием человека. Иными словами, будет осуществляться переход не только к безбумажным, но и к «безлюдным» технологиям.

Вусловиях ориентации на формирование «цифрового предприятия» большинству организаций приходится пересматривать свою информационную инфраструктуру, системы управления и коммуникации, состав документации и порядок документооборота, системы хранения документов и информации. Это позволяет сформировать современную цифровую среду. В апреле 2021 г. на международной научной конференции «Цифровая трансформация отраслей: стартовые условия

иприоритеты» (Москва) освещались возможности измерения и отраслевая специфика цифровой трансформации. Для каждого сектора экономики были рассмотрены ключевые тренды и возможные эффекты,

11

а также технологические решения, которые играют наиболее значимую роль в процессе цифровизациии различных сфер деятельности4. Ниже представлен обзор материалов конференции.

Цифровизация бизнеса

В бизнесе цифровая трансформация способствует оптимизации и повышению точности работы и предполагает переход компаний на электронные платформы. Бизнес использует цифровизацию для увеличения прибыли. Системы, облегчающие труд человека, 3D-печать, он- лайн-мониторинг, виртуальнаяреальность, интернетвещей– всеэто активно внедряется, применяется и работает в бизнесе любого масштаба. Выделяют три этапа такой трансформации:

1)автоматизация;

2)цифровизация;

3)цифровая трансформация.

На последней стадии изменяется вся система управления бизнесом, начиная с методов производства и заканчивая экономической стратегией предприятия. Кроме того, управленцы и топ-менеджмент используют цифровизацию в бизнесе для разработки краткосрочных и долгосрочных стратегий развития компании.

Цифровизация промышленности

В промышленности цифровизация компаний позволяет вывести на качественно новый уровень ряд процессов:

проектирование;

производство;

управление предприятием.

Цифровые алгоритмы могут взять на себя как выполнение простых повторяющихся операций, так и решение сложных задач.

Цифровизация производства

Технологии цифровизации позволяют полностью перестроить современное производство, при этом решается целый спектр важных задач:

ускоренная обработка информации.

улучшение клиентского опыта;

повышение гибкости бизнес-процессов.

4 URL: https://www.elibrary.ru/item.asp?id=45825610 (дата обращения: 25.10.2021).

12

Цифровизация здравоохранения

В здравоохранении цифровая трансформация идет по нескольким направлениям. Самое популярное сейчас – создание гаджетов, позволяющих дистанционно мониторить состояние здоровья человека. Кроме того, использование специальных алгоритмов делает возможным:

быстрее поставить диагноз;

снизить количество врачебных ошибок;

ускорить разработку новых лекарственных препаратов.

Цифровизация образования

Цифровая трансформация системы образования в первую очередь предполагает оснащение школ и высших учебных заведений современными цифровыми технологиями, которые призваны повысить доступность обучения и обучающих материалов для всех. Возможно, в дальшейшем будет сделан упор на онлайн-образовании, когда ученики при желании смогут получать знания, не выходя из дома.

Преимущества цифровизации образования:

приучение учеников к самостоятельности с раннего возраста;

устранение бумажной волокиты: учащимся не придется постоянно носить с собой многочисленные тетради и учебники, а учителям – всевозможные пособия: один планшет заменит собой килограммы бумаги;

экономия – снижение затрат на канцелярские принадлежности, так как использование электронных версий учебников и тетрадей требует меньших затрат;

более высокая доступность знания для людей в отдаленных населенных пунктах.

Цифровая трансформация может сделать образование более доступным, полным и экономичным, но только при тщательном планировании и аккуратном внедрении, чтобы избежать негативных последствий.

Возможные недостатки концепции цифровизации образования – это снижение социализации учеников, уделение меньшего внимания физическому развитию, уменьшение функций педагогов.

Цифровизация информационных систем

Смысл цифровизации информационных систем в том, чтобы современному человеку не нужно было напрягаться и бороться с человеческим фактором в системе. Документы можно сделать через приложение

13

Госуслуг, служба доставки запоминает, где вы обычно заказываете еду, а медицинская карта уже не затеряется между кабинетами.

Любая цифровизация начинается с открытия и сбора данных. Для того чтобы система работала четко, необходимо собрать как можно больше информации. Специальная программа анализирует полученные данные и выдает оптимальный результат. Информационные системы могут оперировать исключительно фактической информацией, а могут и строить предположения, используя искусственный интеллект. Яркий пример такой системы – голосовые помощники Сири и Алиса. Они могут не только ответить на конкретный вопрос, но и ведут философские беседы с пользователем.

Цифровизация экономики

В России, как и в других странах, где стремятся применять цифровизацию, ее объектом является экономика, которая постепенно становится «цифровой». Проявлениями цифровой экономики являются:

онлайн-услуги;

торговля через Интернет;

электронные платежи;

краудфандинг;

реклама в Интернете;

электронный документооборот и многое другое.

На государственном уровне проводятся форумы о цифровизации, проводятся тендеры на создание «умных» систем, проходят семинары для «просвещения разных слоев населения». Все это делается для того, чтобы создать дружественную среду для граждан и упростить общение с государственными органами.

Основныенаправленияцифровизациивотраслевомилипроизводственном масштабе могут быть оценены по следующим аспектам:

сквозная межпроцессная интеграция данных и продуктов;

непрерывное управление информацией, в том числе автоматизированный сбор, хранение, обработка и анализ информации;

управление жизненным циклом продукта;

кибербезопасность;

предиктивное управление производственными и бизнес-процес-

сами;

замена натурного моделирования производственных объектов

ипроцессов их цифровыми двойниками;

14

автоматизация ручного труда с помощью роботов и электронного документооборота;

гибкая корпоративная культура, основанная на интернет-взаимо-

действии сотрудников и отделений, находящихся вне основной организации5.

Основополагающими документами цифровой трансформации российскогообществаиэкономикиявляютсяСтратегияразвитияинформационного общества в Российской Федерации на 2017–2030 годы, утвержденная Указом Президента РФ № 2032 от 09 мая 2017 г., и программа «Цифровая экономика Российской Федерации», принятая распоряже- ниемПравительстваРоссийскойФедерации№1632-рот28 июля2017 г.

Стратегия развития информационного общества в Российской Федерации на 2017–2030 годы

ЦельюстратегииявляетсяформированиевРоссииобществазнаний. Документ уделяет особое внимание определению целей, задач и мер по реализации внутренней и внешней политики Российской Федерации в сфере применения информационных и коммуникационных технологий, а также формированию национальной цифровой экономики, обеспечению национальных интересов и реализации стратегических национальных приоритетов.

С приходом глобальной цифровизации управление станет:

1)открытым. Все данные и переписка будут храниться в открытом доступе. Это дисциплинирует управленцев и позволяет повысить эффективность обработки сообщений;

2)эффективным. Для принятия оптимальных решений используется анализ данных с многих ресурсов. Например, когда депутат решает, на какую сферу нужно потратить бюджет, он будет опираться на анализ количества обращений граждан;

3)новаторским. Новые технологии всегда стимулируют новые методы управления. Например, во многих компаниях, которые следуют

5 Захаров Д. В. Цифровизация экономики: проблемы и перспективы // Развитие науки, национальной инновационной системы и технологий : сборник научных трудов по материалам Международной научно-практической конференции 13 мая 2020 г. Белгород: ООО Агентство перспективных научных ис-

следований (АПНИ), 2020. – С. 102–107. – URL: https://apni.ru/article/679- tsifrovizatsiya-ekonomiki-problemi-i-perspekt (дата обращения: 06.09.2021)

15

принципам открытости, принято проводить личные консультации руководителейпо скайпу, чтооблегчаеткоммуникациимежду центромирегионами.

Все эти направления содержатся в программе«Цифроваяэкономика Российской Федерации», принятой Правительством в июне 2019 г., они реализуются в настоящее время в рамках семи федеральных проектов:

«Нормативное регулирование цифровой среды»;

«Кадры для цифровой экономики»;

«Информационная инфраструктура»;

«Информационная безопасность»;

«Цифровые технологии»;

«Цифровое государственное управление»;

«Искусственный интеллект».

Врамках изучения цифровизации документированных сфер деятельности рассмотрим основные задачи и результаты проекта «Нормативное регулирование цифровой среды», которые представлены

втабл. 2.

16

17

Цель была сформулирована следующим образом: создать систему правового регулирования цифровой экономики, основанного на гибком подходе в каждой сфере, а также внедрение гражданского оборота на базе цифровых технологий.

Достижение обозначенных в федеральном проекте результатов позволит снять первоочередные регуляторные барьеры, препятствующие развитию и функционированию цифровой экономики в перечисленных

впроекте сферах деятельности.

1.2.Понятие и стандартизация цифрового документооборота

Цифровизация проникает во все сферы – производство, бизнес, науку, менеджмент, домашние хозяйства и жизнь отдельных людей, а также отражает специфику нового технологического поколения: использование огромного количества данных, генерируемых в самых разнообразных информационных системах и перерабатываемых в целях извлечения из них полезной информации. Как правило, это реализуется

врежиме онлайн через такие платформы, как Интернет, мобильные и сенсорные сети.

Если говорить о соотношении понятий «цифровизация» и «цифровая экономика», то необходимо отметить, что цифровизация – это основацифровойэкономики, тоттренд, которыйопределяетразвитиеэкономики и общества, формирует цифровую экономику.

«Цифроваяэкономика– это впервуюочередьпереводвсего бизнеса

вцифру, и электронные документы являются естественной и неотъемлемой частью этого процесса. Естественно, чем больше бизнеса уходит

вцифру, тем больше потребность в электронных документах и средствах управления им», – такое высказывание характерно для исследователей и экспертов, изучающих и реализующих процессы цифровизации документооборота6.

КпредпосылкамцифровизациинагосударственномуровневРоссии относятся:

глобализация экономики;

6 Стратегия развития информационного обществав Российской Федерации на 2017–2030 годы, утвержденная Указом Президента РФ от 09 мая 2017 г.

№ 203. URL: http://kremlin.ru/acts/bank/41919 (дата обращения: 10.05.2018).

18

активное развитие интернет-технологий;

рост вычислительной мощности процессоров;

повсеместное распространение мобильных устройств;

интеграция в жизнь социальных сетей;

появление цифровых стартапов.

Кчислу конкретныхтехнологических преимуществ, обусловленных цифровизацией, можно отнести:

совместное использование информации и отсутствие конкуренции в потреблении знаний и информации, так как использование базы данных или базы знаний одним потребителем не мешает одновременному их использованию другими потребителями;

аккумулирование больших объемов данных, осуществление их автоматической переработки и анализа;

синхронизацию потоков информации, возможность точечного распределенияданныхв рамках всего бизнеса и, какследствие, возможность отслеживания большого количества цепочек между поставщиками и потребителями, а также проведения интеллектуальной и точечной аналитики;

овладение новыми технологиями на прикладном уровне, например создание новых инновационных продуктов, ориентированных на разработку технологического интеллекта;

переход от бумажных документов к электронным (больничные листы, трудовые книжки, электронная цифровая подпись и др.).

Такимобразом, вделовомконтекстеорганизация, котораяхочетстать «цифровой», должна фокусироваться на автоматизации процессов, в том числеипроцессадокументооборота(создание, согласование, исполнение и хранение документов) с целью сделать его более эффективным.

Использование цифровой технологии для организаций заключается в переходе на использование электронной подписи, безналичной оплаты, автоматизации финансовых процессов и документооборота.

А.Н. Бисултанов и М.Ш. Баснукаев интерпретируют цифровой документооборот (ЦД) как инновационный способ организации документооборота. Авторы считают, что реализация на практике нового способа организации документооборота, в основе которого лежит блокчейн-технология цифрового документооборота, является необходимостью в условиях создавшейся экономико-политической ситуации, неблагоприятного налогового климата и увеличения нагрузки

19

как на субъектов бизнеса, так и на контролирующие организации. Блокчейн – это технология, дающая возможность пользователям сети достичь консенсуса без необходимости полного доверия и привлечения внешнего контроля. В свою очередь, блокчейн-сеть способна идентифицировать участников сделки и подтвердить ее законность в сжатые сроки и без нарушения конфиденциальности сторон.

Сегодня ЦД имеет значительное преимущество перед электронным, так как предоставляет документам в своей среде весомую юридическую значимость. По мнению С.Н. Сергеева, жизненный цикл документа при цифровом документообороте должен обеспечиваться с учетом следующих требований:

смоментасвоегопоявленияэлектронныйдокументимеетмашиночитаемую форму и вносится в информационные системы автоматически;

движениедокументаифактегопередачификсируютсявметаданных и усиливаются меткой времени;

соблюдаются строгие требования по криптографической защите

иподтверждению полномочий подписывающих лиц;

обеспечивается возможность архивного хранения электронных документов органов государственной власти, завершенных делопроизводством, с сохранением их юридической силы;

документ может быть передан по запросу в форме, пригодной для контрольного органа, суда и т. п.

Таким образом, по мнению специалистов, цифровой документооборот – это способ организации работы с документами, который включает в себя создание, обработку и хранение информации в условиях децентрализованной системы на основе технологии блокчейн с применением совокупности автоматизированных процессов, в том числе автоматизацию исполнения прав и обязательств заключенных смарт-контрактов (так называется компьютерная программа, которая отслеживает и обеспечивает исполнение обязательств, где стороны прописывают условия сделки и санкции за их невыполнение, ставят цифровые подписи).

Цифровой документооборот позволяет по-новому организовывать информационныйобмен, оптимизируяжизненныйциклдокумента; обеспечивает сервисное обслуживание и сопровождение, сбор информации о работесотрудниковиоборудования, автоматизациюпроцессовсоздания, исполнения и хранения документов, а также выполняет множество других функций в сфере документационного обеспечения управления.

20