Цифровизация документированных сфер управленческой деятельности. Учебное пособие

скорость разработки и предлагать пользователям возможности составления необходимых именно им решений на основе модулей.

Среди ключевых направлений – развитие мобильных решений. Здесь разработчики компании в первую очередь концентрируются на увеличении производительности и расширении функционала. «Мы работаем и над автоматизацией отдельных функций – например, в центре внимания сейчас находятся электронные подписи, для работы с ними мы разработали продукт PKI-сервис. Кроме того, новая функциональность, которая будет появляться в соответствии с запросами рынка, будет импортироваться на наши платформы, включенные в реестр отечественного ПО», – добавила Надежда Шалимова, руководитель управления маркетинга ЭОС.

Таким образом, резюмируя все вышесказанное, можно сделать вывод, что цифровая трансформация способствует решению проблем в отраслях экономики, в том числе в сфере реорганизации труда и автоматизации рутинных задач. Цифровизация документов и их оборот стимулируют возникновение новых цифровых сервисов для бизнеса и появление новых компаний в этой области, а это позволяет прогнозировать ускоренное развитие цифровой экономики страны.

1.4. Преимущества системы цифрового документооборота в работе с кадровыми документами

С внедрением информационных технологий в сферу документационного обеспечения управления все больше крупных и средних компаний применяют в деятельности кадровых подразделений различные программные продукты, позволяющие готовить кадровые документы в электронном виде. Использование СЭД в работе кадровых служб позволяет сократить время на подготовку, рассмотрение, согласование, передачу и исполнение документов. Кроме того, современные автоматизированные системы кадрового учета значительно упрощают поиск информации и документов как по конкретному работнику, так и в целом по всему штатному составу организации. Они позволяют готовить справки, обзоры и отчеты по любым заданным параметрам. Однако с учетом специфики российского законодательства подавляющее большинство документов по личному составу должно быть распечатано, собственноручно подписано и помещено

31

на хранение в виде бумажного документа. Связано это с тем, что в ТК РФ в отношении документации по личному составу применяются в основном формулировки «в письменной форме», «под роспись».

Поэтому одной их самых актуальных задач, решаемых на данный момент на государственном уровне, является перевод кадровой документации в электронный вид7. Кроме того, решение указанной задачи идетвконтекстеединогоразвитияинформационногообществавРоссии в рамках национальной программы «Цифровая экономика Российской Федерации». В Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017–2030 годы и в национальной программе «ЦифроваяэкономикаРоссийскойФедерации» определенвекторразвития этой сферы, который предполагает на финальном этапе принятие федерального закона, предусматривающего использование цифровых технологий в трудовых отношениях, в том числе учет данных о трудовой деятельности работников в электронном виде. Подготовительная работа в этом направлении ведется достаточно давно и включает в себя два ключевых аспекта. Первый – это создание и внедрение электронных трудовых книжек, и второй – перевод кадровой документации в электронный вид8.

Перевод в электронный вид внутренних документов компании, в том числе и кадровой документации, описывается в Концепции развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности субъектов РФ (подробно см. в разделе 1.3 учебного пособия).

В целях реализации Концепции хозяйствующим субъектам следует обеспечить работу с внутренними документами в электронной форме. Для этого необходимо следующее:

предусмотреть возможность ведения в электронной форме внутренних документов компаний без обязательного дублирования на бумажном носителе;

7Приказ Минтруда России от 26.03.2018 № 194 «О проведении эксперимента по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений» // Бюллетень трудового и социального законодательства Российской Федерации, 2018. – № 6.

8Комментарий Минтруда России о введении электронной трудовой книжкиикадровогодокументооборотавэлектронномвиде: информацияМин-

труда России от 19.10.2018 // URL: https://www.garant.ru/products/ipo/prime/doc/ 71983810 (дата обращения: 25.10.2021).

32

пересмотреть перечень документов, обязательных для хранения,

всторону его уменьшения;

разработать единые подходы и правила хранения электронных документов, для которых установлен длительный и постоянный срок хранения;

определить вид электронной подписи для подписания каждого вида документа;

повысить общую осведомленность сотрудников об основных инструментах, необходимых для работы с электронными документами;

определить единые требования к метаданным, способам обмена и видам применяемых электронных подписей сторон аналогично требованиям, предъявляемым к финансовым документам.

На основе анализа мнений специалистов, разрабатывающих Концепцию, можно предположить, что реализация предусмотренных мероприятий, позволит перевести до конца 2024 г. в электронную форму от 70 до 95 % документов, направляемых хозяйствующими субъектами друг другу. Это также приведет к сокращению затрат хозяйствующих субъектов наобработку ихранение бумажных документов по итогам внедрения электронного документооборота, повышению прозрачности осуществляемых хозяйствующими субъектами сделок, к использованию информации и записи в информационной системе государственных органов вместо документов, представляемых хозяйствующими субъектами.

Стоит обратить внимание и на возможность одновременной работы с сервером документооборота нескольких пользователей. Для этого необходимопроследитьколичество пользователей, работающих сдокументами. В идеале производительность системы не должна падать при одновременной работе всех пользователей системы. Таким образом, получив прогнозируемые нагрузки на сервер, можно представить себе, какую максимальную нагрузку по количеству документов и одновременно работающих пользователей должна выдерживать система. Другой важный фактор, без наличия которого электронный документооборот не имеет смысла, – это поиск документов в хранилище. Для того чтобыопределиться, какоговидапоисктребуется, необходиморассмотреть операции по поиску документовв бумажном архиве или картотеке. Важно отметить, по каким критериям идет поиск.

Еще одним полезным механизмом работы с документами является отслеживание их версий. Это может оказаться полезным при наличии

33

большого количества исполнителей, работающих с документом, каждый из которых может его редактировать. Исполнитель в процессе работы редактирует документ и создает свою версию. Ответственный за документ сотрудник собирает все версии, выбрав от каждого исполнителя его часть работы, и получает окончательный вариант документа. Например, в аналитический отдел на доработку поступил документ, состоящий из трех частей: анализ проблемы, предложение решения и оценка будущих результатов. Проработка каждой из частей была поручена сотрудникам А, Б и В соответственно. Каждый из них внес поправки в свою часть и создал свою версию документа. После этого начальник отдела сделал новую версию документа, собрав ее из частей, подготовленных исполнителями, – часть «Анализ» от А, «Предложение решения» от Б и «Оценка результатов» от В. Система электронного документооборота позволяет отслеживать подобные операции и при совместной работе с документами упростить создание конечных версий.

Совершенствование СЭД, по мнению специалистов, возможно при распределении потоков документов на следующие категории:

документы оперативного хранения (часто используемые);

документы архивного хранения;

документы, подлежащие уничтожению в связи с истекшими сроками хранения и не передающиеся в архив.

Крайне важно передавать часть электронных документов, исполнение которых завершено в текущем делопроизводстве, в архив организации, тем самым освобождая место в базах данных СЭД для новых документов. Из СЭД электронные документы передаются в систему архивного хранения, предназначенную для обеспечения сохранности, учета

ииспользования электронных документов. Так, например, работа компании «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) по автоматизации хранения электронных документов в архиве организации построено на тесной взаимосвязи СЭД и системы архивного хранения электронных документов. Тем самым обеспечивается автоматизация жизненного цикла электронного документа в организации – от его создания до уничтожения в архиве организации или передачи на государственное хранение. Системаархивногохраненияэлектронныхдокументовпомогаетрешать все основные задачи архива организации или ведомственного архива

исоответствует действующему российскому законодательству. Система архивного хранения электронных документов в представлении ЭОС

34

служит для обеспечения сохранности тех документов, которые передают источники комплектования, поддерживая их целостность и возможность использования.

Исходя из этого рекомендуется определять параметры хранения электронного документа уже на этапе оперативного хранения, т. е. во время создания и далее при регистрации электронного документа в СЭД. К параметрам хранения можно отнести формат электронных документов, необходимый набор метаданных для передачи в архив, порядок отнесения документа к делу в соответствии с номенклатурой, способ передачи документа в архив. Согласно «Методическим рекомендациям по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах» электронные документы передаются в архив организации в двух идентичных экземплярах – основном и рабочем. Основной экземпляр электронногодокументаявляетсяэталоннымииспользуетсявисключительных случаях, а также для создания копий рабочего экземпляра взамен испорченного или утраченного. Рабочий экземпляр электронного документавархивеорганизацииявляетсяэкземпляром, скоторогопринеобходимости изготавливаются копии, в том числе для фонда пользования. Такимобразом, всистемеархивного храненияэлектронных документов реализовано наличие двух хранилищ: эталонного и рабочего.

Резюмируя, можно утверждать, что цифровизация документированных сфер управленческой деятельности является очень важным этапом функционирования и развития организаций (предприятий) различных отраслей экономики. Внедрение цифрового документооборота в организациистановитсяосознаннойнеобходимостью: повышается скорость и качество обслуживания клиентов (потребителей) за счет ускорения движения информационных потоков и четкого контроля всех процессов. Таким образом, можно констатировать, что цифровизация процессов документооборота влияет на функционирование и эффективность предприятий и организаций независимо от вида деятельности и увеличивает их конкурентные преимущества на рынке.

35

Контрольные вопросы и задания

1.Дайте определение понятию «цифровизация».

2.Сформулируйте общие и конкретные предпосылки цифровизации

ворганизации.

3.Назовите отличительныечертыпонятий«автоматизация» и«цифровизация» документированных сфер управленческой деятельности.

4.Какие экономические эффекты обеспечивают системы электронного документооборота?

5.Дайте определение понятию «цифровой документооборот».

6.Перечислите основные направления развития цифрового документооборота.

7.Назовите преимущества системы цифрового документооборота

вработе с кадровыми документами.

Практическое задание для самостоятельной работы

Имеется некоторое предприятие, предоставляющее на рынке определенный вид услуг. На данный момент деятельность предприятия носит стабильный характер, в ближайшие годы планируется увеличение рынка потребителей на 40 %. Продажа одной услуги сопровождается созданием трех документов – договора на предоставление услуги, акта приема и сдачи работ, договора на сервисное обслуживание. Основная функция всех документов – зафиксировать информацию так, чтобы в дальнейшем ее можно было обрабатывать. В день совершается в среднем пять сделок. Во время летнего периода количество заключаемых сделок увеличивается в три раза. В начале следующего года документы за прошедший год отправляются в архив.

Проанализировать текст задания и ответить на вопрос: «Какое количество документов должна обеспечивать система документооборота с учетом планируемого увеличения рынка сбыта?».

36

Workflow-системы – такое название носят системы, устанавливающие строгий порядок действий при выполнении тех или иных бизнеспроцессов. К действиям могут привязываться электронные документы, однако они не являются основными объектами. Частный случай такой связки – реализация в workflow-системе типичного алгоритма обработки документов (прием, регистрация, рассмотрение, исполнение).

ECM-системы (от enterprise content management – «управление корпоративным контентом») – это функциональные системы электронного документооборота, в которых реализован большой набор инструментов и технологий создания контента (документов, заданий и многого другого), его хранения, обработки и доставки всем пользователям. Можно утверждать, что ECM-системы объединили в себе черты всех перечисленных выше типов. Чтобы ту или иную систему можно было отнести к категории ECM, она должна поддерживать сканирование бумажных документов (как комплекс для делопроизводства), их хранение (как цифровой архив) и постановку задач исполнителям (как workflow-система).

ERP-системы – это организационная стратегия интеграции производства и операций, управления трудовыми ресурсами, финансового менеджмента и управления активами, ориентированная на непрерывную балансировку и оптимизацию ресурсов предприятия посредством специализированного интегрированного пакета прикладного ПО, обеспечивающегообщуюмодельданныхипроцессовдлявсехсфердеятельности. ERP-система – конкретный программный пакет, реализующий стратегию ERP (год выхода – 2019-й).

CRM – это система управления взаимоотношениями с клиентами: прикладное программное обеспечение для организаций, предназначенноедляавтоматизациистратегийвзаимодействия сзаказчиками(клиентами), в частности для повышения уровня продаж, оптимизации маркетингаиулучшенияобслуживанияклиентовпутемсохраненияинформации о клиентах и истории взаимоотношений с ними, установления и улучшения бизнес-процессов и последующего анализа результатов9.

BRM-система позволяет легко и гибко автоматизировать логику принятия решений в рамках бизнес-процессов компании. Она дает возможностьорганизоватьэффективнуюсовместнуюдеятельностьбизнес-

9 Официальный сайт CRN. IT-бизнес. // URL: https://www.crn.ru (дата обращения: 25.10.2021).

38

пользователей и IT-специалистов, обеспечивая при этом уникальную производительность при обработке больших массивов информации.

НижеперечисленысамыепопулярныеСЭД-решения, которыепредложены российскими и зарубежными вендорами и информация о которых размещена в открытом доступе. СЭД/ECM-системы предоставляют бизнесу более широкий спектр возможностей, чем узконаправленные СЭД-решения, и рассматриваются как следующий этап эволюции систем этого класса.

Docsvision (Россия, Санкт-Петербург)

«ДоксВижн» – создатель и разработчик одноименной платформы Docsvision, предназначеннойдляуправлениядокументооборотомибиз- нес-процессами. Docsvision – это полнофункциональная СЭД/ECMплатформа российской разработки, которая позволяет автоматизировать широкий круг бизнес-процессов и задач по обработке документов. Входит в топ-3 российских СЭД/ECM (по данным обзора аналитического портала TAdviser, декабрь 2019 г.).

Docsvision – это система для автоматизации управления компанией, взаимодействия с клиентами и партнерами, работы с документами. Разработана на платформе Windows Workflow Foundation, является полностью Microsoft-ориентированной, по этому критерию соответствует реалиям большинства российских компаний. Благодаря технологии шлюзов допускает интеграцию с модулями сторонних разработчиков –

1С:Предприятие, Microsoft SharePoint и другими.

СЭД «ДЕЛО» (Россия, Москва)

Система электронного документооборота «ДЕЛО» – это комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации. Система используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах.

Система электронного документооборота «ДЕЛО» функционально относится к классу систем управления корпоративным контентом (ECM). Она обеспечивает как автоматизацию процедур общего документооборота компании, так и автоматизацию контроля исполнения поручений, атакжепроизвольныхрегламентированныхбизнес-процессов.

Это «коробочный» программный продукт для создания системы цифрового документооборота. Поддерживает полный жизненный цикл

39

документации – от ее создания или приема до исполнения. Допускает как автоматизацию делопроизводства в его классическом представлении, такипостановкуполностьюэлектронногодокументооборота. Поддерживает интеграцию с программными решениями сторонних разработчиков – «Гарант», «Сигнал-Ком», «Крипто-Про» и другими.

Naudoc, ООО «НауДок» (Россия, Екатеринбург)

ООО «НауДок» – российская компания, разработчик программного обеспечения для бизнеса и органов государственной власти. Основным продуктом компании является система электронного документооборота NauDoc. ООО «НауДок» входит в группу компаний NAUMEN, находящуюся в топ-50 российских IT-компаний. Предприятие было образовано в 2008 г., когда оно выделилось в обособленное подразделение компании NAUMEN.

Компания NAUMEN – ведущий российский разработчик программных решений для бизнеса и органов власти, которая оказывает услуги по разработке, внедрению и сопровождению программных проектов на основе собственных решений. NauDoc – это решение, оптимальное для компаний малого и среднего бизнеса, а также для отдельных подразделений крупных организаций.

Directum (Россия, Ижевск)

Directum – российская IT-компания, которая разрабатывает программные продукты и сервисы для управления цифровыми процессами и документами.

Одноименный программный продукт компании включает в себя множество модулей для управления бизнес-процессами, движением документов, работой с договорами, решения других задач. Позволяет автоматизировать взаимодействие с клиентами, поддерживает ведение клиентской базы, помогает вести продажи, планировать маркетинговые мероприятия и контролировать их эффективность. Система Directum оптимальна для компаний, работающих в сфере торговли и оказания услуг.

1C:Документооборот (Россия, Москва)

1С:Документооборот – это программный продукт российской фирмы 1С на технологической платформе 1С:Предприятие 8, предназначенный в первую очередь для автоматизации документооборота.

40