Цифровизация документированных сфер управленческой деятельности. Учебное пособие

Найти суммарную экономию для внедренной системы делопроизводства.

2. Затраты

Полную структуру затрат на внедрение автоматизированной системы делопроизводства можно описать следующей формулой:

Спроект Сз Слиц Соб Скт Спр,

где Сз – учет заработной платы работников, привлекаемых к проекту, руб.; Слиц – стоимость лицензии на автоматизированную систему делопроизводства, руб.; Соб – затраты на обучение персонала, руб.; Скт – стоимость компьютерной техники, руб.; Спр – прочие расходы (канце-

лярские товары, электричество, услуги связи), руб.

2.1. Расчетзатратназаработнуюплатуработниковприведенвтабл. 11.

2.2. Имеетсянескольковариантовлицензийавтоматизированнойси-

стемы делопроизводства (табл. 12).

Исходя из рассчитанного количества сотрудников службы ДОУД (п. 1.1 задания) определить лицензию, подходящую организации.

Затраты на лицензию определяются по формуле

Слиц Ссер Сполn,

где Ссер – затраты на серверную лицензию (полная функциональность

системы, работа через веб-интерфейс), руб.; Спол – затраты на пользовательскуюлицензию(user license), руб.; n – количествопользователей, чел.

71

Необходима будет покупка одной серверной лицензии и нескольких пользовательскихлицензий, поколичествусотрудниковслужбыДОУД.

2.3. В табл. 13 приведена стоимость обучения персонала на очных курсах.

Таблица 13

Стоимость обучения персонала на курсах системы электронного делопроизводства

Необходимо обучить:

пользователей (очное обучение) – рассчитанное количество пользователей, чел.;

системного администратора (очное обучение) – 1 чел.

2.4.Стоимость компьютерной техники, необходимой для реализации проекта, будет определяться стоимостью числа компьютеров для каждого пользователя и одного системного администратора по цене 25 000 руб. за один компьютер.

2.5.Реализация проекта будет включать прочие затраты, такие как затраты на электроэнергию – 320 руб/мес., затраты на услуги связи (телефон, Интернет) – 750 руб/мес., затраты на канцелярские товары –

1200 руб/мес.

72

Общая смета затрат на внедрение системы электронного документооборота приведена в табл. 14.

Срок окупаемости затрат на внедрение системы электронного документооборота определяется по формуле

Ток Спроект ,

Эс

где Ток – срок окупаемости системы, лет; Спроект – затраты на внедрение системы; Эс – суммарная экономия для внедренной системы.

Задание 2

Изучитьодинизпредставленныхнижедокументовиответитьнавопрос: «Какова структура документа и с какой целью он создан?»

Документы для анализа:

1)обучающая цифровая платформа для организации дистанцион-

ного обучения Moodle. URL: https://lmslist.ru/free-sdo/obzor-moodle;

2)Coursera – образовательная цифровая платформа. URL: https:// vk.com/ courserarussia;

3)профессиональный стандарт «Специалист цифровой трансформации документированных сфер деятельности». URL: https://docs. cntd.ru/ document/603433119.

73

интеграции с электронными площадками и сервисами, которыми пользуются налогоплательщики;

разработки персонализированных без заявительных услуг.

По данным ФНС, документооборот между компаниями составляет 16 млрддокументоввгод, струдозатратами5 млрдчеловеко-часов. При этом расходы на обработку бумажной информации составляют больше 3 трлн руб. При подаче документов в госорганы сотрудники компаний агрегируют большое количество операций – сначала оформляют первичные документы, потом объединяют их в регистры, далее – в декларации.

Налоговое администрирование начинается на стороне налогоплательщиков в момент совершения сделок и обмена документами между контрагентами. ЗадачаФНС– получитьдоступкпервичнымсведениям, экономя энерго- и трудозатраты.

По оценкам экспертов, перевод бумажного документооборота в электронную форму позволит сократить временные затраты, связанные с работой с документами, на 80 %.

Плюсы введения системы ЦД:

документы хранятся в одном месте и являются юридически значимыми;

передача данных происходит в одно мгновение, расстояние между контрагентами не имеет значения;

сокращается количество ошибок, связанных с обработкой документов;

экономияместарабочегопространстваизатратынаканцелярские принадлежности;

прозрачностьихранение цепочекоперацийисключаютмошенничество и применение «черных» схем;

автоматическое формирование архива и возможность отслеживания действий исполнителей/пользователей;

информация централизованно поступает в государственные органы, что позволяет оперативно выполнять те или иные действия, в том числе своевременно давать оперативную обратную связь налогоплательщикам.

Для организаций разработаны направления по дальнейшей цифровизации, где планируется:

бездекларационный порядок по аналогии с физическими лицами;

75

увеличение числа утвержденных форматов электронных документов;

переход на облачные электронные подписи для утверждения документов с любого устройства;

внедрение электронных доверенностей;

упрощение правил обмена электронными документами.

Переход российской деловой среды к 2024 г. на электронный документооборот представляется следующим образом.

1.Нормативный этап завершится в четвертом квартале 2021 г.

Кэтому времени должны быть подготовлены и приняты недостающие нормативные правовые акты в сфере ЭДО.

2.Довторогоквартала2022 г. планируетсяаккредитацияоператоров и доработки по новым форматам.

3.До третьего квартала 2022 г. пройдут работы по стимулированию передачи всех счетов-фактур в стране в электронной форме.

4.До конца 2023 г. должна быть обеспечена возможность обмена всеми документами, закрывающими сделку между организациями.

5.К осени 2024 г. планируется реализация ЭДО отечественных компаний с иностранными.

Большинствоспециалистоввсферефинансовотмечают, чтосегодня лидером цифровизации является банковский сектор, где наиболее интенсивно внедряются новые технологии, однако и для государства это направление– одноизприоритетных. «Ужемногосделанодлясоздания системы “единого окна”, действуют многофункциональные центры, которые существенно упростили жизнь гражданам и предпринимателям. Мы продолжаем эту работу, стремимся максимально упростить процедуры взаимодействия государства и бизнеса» [14].

Цифровизацияпостепеннопроникаетвовсесферыжизни. Большинство доступных сегодня финансовых сервисов также эволюционирует, превращаясь в цифровые.

«Удаленная идентификация, включая биометрическую, чат-боты и финансовые советники, работающие с применением искусственного интеллекта, алгоритмическая торговля, пред- и посттрейдинг-контроль, переводы денежных средств с помощью абсолютно разных сервисов, в том числе и мессенджеров, страхование онлайн – это лишь небольшой перечень уже реализованных и используемых цифровых технологий вповседневнойжизникакчастныхлиц, такиорганизаций. Финансовый

76

рынок точно не отстает от других секторов экономики в части разработки и внедрения цифровых процессов, потому что современные технологии, несмотря на их довольно высокую стоимость, позволяют повысить эффективность ведения бизнеса, в том числе и в финансовом секторе», – отмечает Вячеслав Исмайлов, заместитель генерального директора «КСП Капитал Управление Активами».

«Сегодня вся глобальная банковская индустрия находится в стадии трансформации, перехода от классических банковских опций к их технологическим производным. В онлайн уходит большинство банковских сервисов. Появляются отдельные технологические компании, которые предоставляют агрегированные банковские услуги, например британская компания Revolt. В России по пути создания технологической финансовой экосистемы идут Сбербанк и TCS Group», – отмечает Олег Богданов, ведущий аналитик QBF.

Цифровизациядокументовиихоборотстимулируютвозникновение новых цифровых сервисов для бизнеса и появление новых компаний вэтойобласти, чтопозволяетпрогнозироватьускоренноеразвитиецифровой экономики страны.

В числе явных вызовов и конкретных угроз цифровизации для России программа «Цифровая экономика Российской Федерации» выделяет проблемы обеспечения прав человека в цифровом мире; сохранности цифровых данных пользователя; обеспечения доверия граждан к цифровой среде; угрозы личности, бизнесу и государству; наращивания возможностей внешнего информационно-технического воздействия на информационную инфраструктуру; роста масштабов компьютерной преступности, в том числе международной; отставания от ведущих иностранных государств в развитии конкурентоспособных информационных технологий; зависимости социально-экономического развития от экспортной политики иностранных государств; недостаточной эффективностинаучныхисследований, связанных ссозданиемперспективных информационных технологий; низкого уровня внедрения отечественных разработок; недостаточного уровня кадрового обеспечения в области информационной безопасности.

Для первого этапа цифровизации характерно точечное использованиецифровыхтехнологийвцеляхоптимизации(снижения) затрат. Вкачестве примера рассмотрим деятельность в этом направлении российских компаний по добыче и переработке нефти.

77

4.2. Цифровые технологии нефтегазовой отрасли экономики РФ

Цифровыетехнологиивнефтегазовойотраслииспользуютсявовсех сегментах деятельности компаний – разведке, разработке месторождений и добыче, в управлении закупками и поставками, логистике.

Крупные российские компании по добыче и переработке нефти («Роснефть», «Газпромнефть», ЛУКОЙЛ) реализуют ряд программ, которые позволят им перейти на качественно новый уровень современногоинформационногобизнеса, повыситьнадежностьиэкономичность производств и сократить потери.

На «Цифровых заводах» «Роснефти» предусмотрено внедрение таких решений, как система цифровых двойников, трехмерная, виртуальная и дополненная реальности, которые позволят сократить сроки строительства и реконструкции объектов, снизить операционные затраты,

атакже повысить точность бюджетного планирования.

ВЛУКОЙЛе в рамках программы «Цифровой ЛУКОЙЛ 4.0» планируется выстраивать экосистему, включающую в себя единое цифровое рабочеепространство. Компаниятакжереализуетконцепциюинтеллектуального месторождения (life-field), в рамках которой управление месторождением строится на основе автоматизированных компьютерных и высокотехнологичных систем сбора данных.

Темпы и масштабы перехода российской национальной экономики к цифровой будут определять место России в мировом экономическом пространстве.

Для сравнения приведем особенности внедрения цифровых технологий в норвежских компаниях Aker BP и Cognite (технологический партнер), которые планируют совместно реализовывать проекты по цифровой трансформации, связанные с повышением операционной эффективности, снижением затрат и обеспечением безопасности сотрудников. Предполагается, что обмен опытом и совместное внедрение передовых решений позволят усовершенствовать процессы, связанные с бурением и добычей нефти.

Основная задача использования новых технологий – операционализация аналитики данных с помощью интеграции облачных сервисов и алгоритмов машинного обучения в существующую инфраструктуру компаний. Непрерывный доступ к облачным данным даст возможность

78

проводитьсвоевременныймониторингоборудованияиоптимизировать частоту проведения техобслуживания. Это позволит уменьшить количество персонала, работающего удаленно, сократит количество перелетов и соответственно уменьшит операционные расходы, что в свою очередь положительно скажется на общей производительности и безопасности труда.

Так, например, цифровизации в компании Statoil охватывает не только основную производственную деятельность, но и такие корпоративные функции, как, например, финансы. В 2017 г. Statoil внедрила более десятка программных роботов в процесс документооборота, в частности в сфере финансов. Их задача состоит в ликвидации ручного труда и автоматизации процессов генерации напоминаний о платежах, сверки счетов, создания документов по платежам поставщикам и отправки информации в службу государственной статистики Норвегии. За период до 2021 г. компания собирается инвестировать в цифровизацию своего бизнеса от 1 до 2 млрд долл. США.

4.3. Авиаперевозки – «цифровизированный» сегмент экономики

Второй этап цифровизации экономики РФ характеризуется более широким применением цифровых технологий, но в рамках действующих бизнес-моделей. Рассмотрим это на примере авиационной отрасли.

Авиационная отрасль должна находиться в рядах лидеров технологического прогресса. Самолеты остаются одними из самых сложных технических аппаратов, состоящими из миллионов деталей. Показательный пример: до сих пор мощности даже самых современных суперкомпьютеров не хватает для моделирования самолета целиком – инженерам приходится работать с отдельными его компонентами. При этом требования к безопасности и удобству в гражданской авиации находятся на самом высоком уровне. Поэтому не удивительно, что внедрение многих перспективных технологий и даже бизнес-моделей цифровой экономики начиналось именно в авиации (например, систем управления багажом в аэропортах). В настоящее время авиакомпании встраивают в свои мобильные приложения возможности для отслеживания багажа. По данным SITA (швейцарская многонациональная информационная организация, представляющая телекоммуникационные

79

иIT-услуги в авиационной отрасли), ранее с проблемами сталкивались в среднем5,57 пассажира из тысячи. За полтора десятилетия благодаря росту инвестиций в системы управления багажом авиакомпаниями

иаэропортами удалось снизить этот уровень на 70 %. Система BagJourney получает данные из 400 аэропортов и 500 авиакомпаний, после чего эта информация обрабатывается системой распределения багажных сообщений BagMessage. Обе эти системы разработаны SITA. Систему BagJourney, позволяющую отслеживать багаж авиапассажиров в режиме онлайн, первым в России внедрил «Аэрофлот».

По словам управляющего директора практики Strategy& компании PwC Максима Ермилова, на сегодняшний день в мировой практике можно наблюдать три ключевых тренда, определяющих направления цифровизации авиакомпаний. Во-первых, это ориентированность на клиента; во-вторых, применение машинного обучения для решения задач управления программами лояльности и оптимизации бронирования; в-третьих, применение искусственного интеллекта для повышения эффективности операций. Перспективы цифровой трансформации в авиаотрасли связаны главным образом с персонализацией общения с пассажирами.

Так, персонализация на основе больших данных позволит авиакомпаниям сократить затраты на персонал на 3 %, а административные расходы – на 5 %, к 2025 г. экономия мировой отрасли достигнет 5 млрд долл., считаютаналитики. Это позволитавиакомпаниямснизить цены и за десять лет сэкономит пассажирам около 2,3 млрд долл. Сегодня авиакомпании собирают данные и на основании их анализа могут предлагать клиентам максимально персонализированные услуги и сервисы. Помимоэтогоавиакомпанииформируютвокругсебяпартнерские экосистемы, за счет чего могут предлагать более гибкие пакеты для путешествий, включая аренду автомобиля, бронирование отеля и сопровождение клиента, где бы он ни находился. Это помогает, с одной стороны, выстраивать лояльные отношения с клиентом, а с другой – генерировать новые источники прибыли.

Развитие технологий затронуло практически все аспекты авиационной отрасли: техническое обслуживание, ремонты, организацию воздушного движения, наземное обслуживание, коммерческую деятельность в аэропортах, поддержку пилотов и наземного персонала.

Проблема планирования экипажей и наземного персонала остается одной из наиболее актуальных для гражданских авиаперевозок, особенно при задержках рейса. Специализированные программы (Jeppesen

80