Цифровизация документированных сфер управленческой деятельности. Учебное пособие

Развитие информационного общества регулируется целым блоком информационных законов, в числе которых Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральный закон «О персональных данных», Федеральный закон «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления», а также многочисленные законы, поддерживающие «электронное правительство», «открытое правительство», электронное правосудие, электронную коммерцию и др.

Можно выделить несколько сфер внешнего электронного взаимодействия:

государственных органов между собой (G2G, government to government);

государственных органов с гражданами (G2C, government to citizen);

государственных органов с юридическими лицами (G2B, government to business);

юридических лиц (предприятий и организаций) между собой

(B2B, business to business);

юридическихлиц(предприятийиорганизаций) склиентами– фи-

зическими лицами (B2C, business to customer, citizen);

физических лиц между собой (C2C, citizen to citizen).

Указанныесферывреальностиужеохваченыновымитехнологиями информационного взаимодействия с использованием соответствующих организационно-технологических форм (от государственных информационных систем и портала государственных услуг до социальных сетей

иблокчейна). Идет расширение практики использования документов вэлектронномвиде. Технологиивнешнегоэлектронногодокументооборотаважныпривзаимодействиинетолькогосударственныхорганов, но

иорганизаций различных отраслей в коммуникациях с их партнерами

иклиентами с учетом ориентиров формирования «цифровых предприятий». Потребители услуг и продукции из числа физических лиц сегодня такжеимеютвысокийуровеньожиданийподоступукинформацииивозможностиосуществлятьтранзакциивэлектроннойформе. Всвязисэтим в качестве отдельной активно развивающейся области внешнего электронного документооборота можно выделить осуществление аутентифицированных транзакций с юридическими и физическими лицами через

21

официальные сайты организаций в сети Интернет. Для этого используются интернет-приемные, личные кабинеты, заполнение предусмотренных на сайтах форм подачи заявок, заказов, претензий, запросов, обращений и т. п. Здесь, по мнению автора, уже точнее будет использовать именнопонятие«взаимодействие», ане«документооборот» впрежнем понимании, поскольку при передаче структурированной или неструктурированной информации происходит трансформация ранее использовавшихся видов бумажных документов (например, заказ, заказ-наряд, квитанция и др.) в информационные сообщения и данные. При этом обратная связь с клиентом может осуществляться не только по электронной почте, но и дублироваться SMS-сообщениями на мобильный телефон. Самое главное – в информационной системе организации на основе структурированных информационных сообщений и связанных с ними событий инициируются конкретные процедуры бизнес-процес- сов внутри организации, включая обратную связь с клиентами. Тем самым может быть достигнуто новое качество функционирования организации, ее «цифровая трансформация».

В недавно принятом ГОСТ Р ИСО 15489-1–2019 «Система стандартовпоинформации, библиотечномуииздательскомуделу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы» отмеченрядновых направленийворганизацииуправлениядокументами в цифровой среде.

Новый стандарт принят в качестве идентичного международ-

ному стандарту ISO 15489-1:2016 «Information and documentation – Records management – Part 1: Concepts and principles».

Стандарт был введен в действие с 01 января2020 г. взамен действующего ГОСТ Р ИСО 15489-1–2007. Разработчиком стандарта является ВНИИДАД (Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела), который был автором русского перевода, разработчиком проекта стандарта и исполнителем основных работ по подготовке его окончательного варианта.

Международных стандарты ISO 15489-1:2001 и 15489-1:2016 со-

стоят из двух частей: первая часть устанавливает общие принципы управления документами; вторая (Guidelines) является рекомендациями по применению в организациях положений первой части стандарта. ГОСТ Р ИСО 15489-1–2019 определяет понятия и принципы создания, вводадокументоввсистему иуправленияими. Вовведениикстандарту

22

отмечена важнейшая роль документов, во-первых, как свидетельств деловой деятельности; во-вторых, как информационных активов организации. Подчеркнуто, что создание и хранение документов в цифровой среде открывает новые возможности для использования документов, поскольку цифровая среда обеспечивает большую гибкость средств управлениядокументами. Нарядусэтимновыемоделиведенияделовой деятельности повышают ответственность специалистов в отношении документов, требуютотнихзнаниянормативнойсреды, пониманиявозможных рисковдля документов, а также внешних и внутренних потребностей не только самой организации, но и требований государственных структур, запросов общественности, клиентов. Положения стандарта рассматривают:

документы, метаданные к документам, документные системы;

политику управления документами, ответственность за документы, мониторинг и обучение эффективному управлению документами;

анализ деловых процессов;

средства (процессы) управления документами;

процессы жизненного цикла документов с момента их создания, ввод документов в систему и последующее управление ими.

В первую очередь следует обратить внимание на то обстоятельство, что предметом регулирования в ГОСТ Р ИСО 15489-1–2019, как и в предыдущей его редакции, является управление документами, которое может осуществляться в полной мере только с использованием информационной системы. Разработчики стандарта даже не упоминают термин «электронный документ». Подчеркивая универсальность положений стандарта применительно к той технологической среде, в которой функционируют документы, разработчики констатируют, что в разных средах требуются различные подходы к внедрению средств управления документами процессов и систем. Именно поэтому новый стандарт не содержит раздела, посвященного методологии проектирования и внедрения информационных систем, обеспечивающих управление документами. В стандарте не представлены подробные рекомендации по его внедрению для конкретных условий, в которых происходит создание, вводвсистемуиуправлениедокументами. Определенылишьключевые понятия и установлены принципы высшего уровня, на основе которых могут быть разработаны процессы, средства и системы управления документами в любой среде.

23

Средства управления документационным обеспечением решают задачиуправленияжизненным цикломдокументоворганизации иобеспечивают:

а) процесс документооборота, включая подготовку и согласование документов;

б) поддержку деятельности подразделения, занимающегося документационным обеспечением организации (общий отдел, канцелярия или секретариат);

в) организацию делопроизводства и контроля исполнения в структурных подразделениях, включая табельный учет рабочего времени сотрудников;

г) защиту и сохранность документов; д) текущее и долговременное хранение документов; е) юридическую значимость документов.

Стадия текущего хранения документа включает в себя следующие процессы:

постановку документа на архивный учет и формирование дел;

обеспечение доступа к документу;

контроль сроков хранения документа;

экспертизу ценности документа;

передачу документа на хранение в архив организации или выделение к уничтожению в связи с истечением срока хранения.

Федеральный закон «О персональных данных» устанавливает, что его действие не распространяется на отношения (ст. 1), возникающие при организации хранения, комплектования, учета и использования содержащих персональные данные документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии

сзаконодательством об архивном деле в Российской Федерации. Это означает, что именно Федеральное архивное агентство должно было бы установить порядок защиты персональных данных в архивных документах. К сожалению, до сих пор нет четкого определения, в какой момент своего жизненного цикла «просто» документ становится «архивным».

Основной системой в компании, которая работает по созданию массива информации, является система делопроизводства и документооборота. Новые задачи, связанные с развитием и использованием нового вида информации в цифровом формате, требуют не только оперативно

24

перенастроить эту систему, но и внедрять новые технологии работы

смассивом. Следует отметить, что в разных странах нет универсальных или типовых подходов к решению этого вопроса. В зависимости от специфики деятельности создаются свои системы по организации безбумажного документооборота, приема на постоянное хранение и использование электронных документов, и связано это с законодательством, традициями, делопроизводственной и архивной практикой, интеллектуальными и финансовыми ресурсами. Вместе с тем внедрение как цифровых технологий, так и новых методов и технологий работы

смассивом (анализ больших данных, чат-боты, искусственный интеллект (ИИ), оптическое распознавание и др.) в сфере делопроизводства и документооборота требует решения вопросов, связанных с необходимостью совершенствования нормативной правовой базы, программного и технического обслуживания в сфере документационного обеспечения управления.

1.3.Основные направления развития цифрового документооборота: от автоматизации

кцифровым платформам

Вдекабре 2020 г. утверждена Концепция развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности на основании решения президиума Правительственной комиссии по цифровому развитию, использованию информационных технологий для улучшения качества жизни и условий ведения предпринимательской деятельности в РФ.

Концепция предназначена для реализации комплексного подхода к нормативному правовому регулированию в области применения электронной подписи, архивного хранения электронных документов и обес-

печения юридической значимости электронного документооборота в сфере хозяйственной деятельности в целях его развития с учетом соблюдениябалансаинтересовучастниковрынкаиоргановгосударственной власти. В Концепции определены цели, задачи и основные принципы развития и функционирования в Российской Федерации юридически значимого электронного документооборота (ЮЗЭД) между участниками электронного взаимодействия – как при взаимодействии хозяйствующих субъектов с органами государственной власти, так и при взаимодействии хозяйствующих субъектов между собой. Основной целью

25

Концепции является определение путей и способов цифровизации документооборота в Российской Федерации.

Концепция разработана с учетом положений следующих актов и документов:

1)Гражданского кодекса Российской Федерации;

2)Налогового кодекса Российской Федерации;

3)Федерального закона «Об электронной подписи»;

4)Федерального закона «О бухгалтерском учете»;

5)Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

6)Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федера-

ции»;

7)Указа Президента Российской Федерации № 203 от 09.05.2017 «О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017–2030 годы»;

8)перечня поручений по реализации Послания Президента Российской Федерации Федеральному Собранию Российской Федерации от 20.02.2019, утвержденного Президентом Российской Федерации

27.02.2019 № Пр-294;

9)основных направлений деятельности Правительства Российской Федерации на период до 2024 года, утвержденных Правительством Российской Федерации 29.09.2018;

10)Паспорта национального проекта «Национальная программа “Цифровая экономика Российской Федерации”», утвержденного президиумом Совета при Президенте Российской Федерации по стратегическому развитию и национальным проектам (протокол от 04.06.2019

№7).

Согласно исследованию, проведенному Российской академией народного хозяйства и государственной службы (РАНХиГС) при ПрезидентеРоссийскойФедерации, постепенноеразвитиеэлектронногодокументооборота в Российской Федерации в соответствии с положениямирассматриваемойКонцепциикконцу 2024 г. можетпривестикприросту ВВП на 4–5 % накопленным итогом (в процентах от ВВП 2019 г.). При этом совокупный сопутствующий прирост занятости может составить 1,15 млн человек.

В данном разделе учебного пособия приведен анализ мнений ведущих специалистов в области IT, что позволяет получить представление об основных тенденциях развития рынка СЭД/ECM в России.

26

Директор по развитию направления ECM (enterprise content management – «управление корпоративным контентом») компании TerraLink АлександрБейдер, кпримеру, говоритотом, что«основнойтенденцией развития ECM является усиление роли этих систем в области обработки бизнес-информации и, следовательно, интеграции с ERP-системами»

(enterprise resource planning – «планирование ресурсов предприятия».

Это программное обеспечение для управления бизнес-процессами, которое объединяет финансы, цепочки поставок, операции, отчетность, производство, кадры и позволяет управлять ими).

По мнению А. Бейдера, очень перспективными являются развитие направлений внешнего документационного взаимодействия предприятия, аименнонаправленийB2B и В2G, иреализациятранзакцииобмена электронным документом как этапа бизнес-процесса его подготовки или согласования, что может быть очень полезно в договорном документообороте или при выставлении счетов клиентам. Это предполагает очень тесную интеграцию электронного документооборота как с ECM-, так и с ERP-системой.

Соответственно, по мнениюА. Бейдера, расширяетсяи состав решаемых задач, и круг бизнес-пользователей. В качестве наиболее яркого примера он рассматривает стремительное развитие систем управления медиаконтентом, что востребовано в связи с появлением такого мощного продукта, как SAP Hybris. Далее А. Бейдер высказывает предположение, что специализированные СЭД/ECM-решения, возможно, утратят свою самостоятельность и станут компонентами комплексных цифровых платформ.

Суть ECM состоит как раз в том, что она единообразно предоставляет все необходимые ЕСМ-сервисы всем бизнес-приложениям компании и поэтому глубоко интегрирована с ними. Например, решения OpenText вполне можно рассматривать и как самостоятельные, и как часть могучей цифровой платформы SAP S/4Hana.

Попытку отделить ECM от всего остального спектра применяемых и развивающихся технологий А. Бейдер считает неправильной, так как обмен юридически значимыми электронными документами – это уже есть фактор цифровой экономики, причем здесь и сейчас.

Директор департамента консалтинга и внедрения компании Directum Елена Истомина высказывает мнение о том, как меняются традиционные СЭД и какая функциональность систем будет наиболее востребована в будущем.

27

Первый тренд – стираются границы между классами систем (СЭД, ECM, BPM, CSP). Потребности заказчиков следующие: нужно максимально эффективно закрыть задачи минимальным количеством систем. Приэтомнетакважених класс, азадачизаказчикиставяткомплексные. Если это управление HR-процессами, то оно включает все – от формирования приказа кадровиком и его согласования, ознакомления всеми сотрудниками с документами до заявки на кандидата или увольнение сотрудника. Еслиречьобуправлении командировками, то внего входят их согласование, синхронизация с билетными сервисами, формирование авансового отчета и его прием в бухгалтерии.

Второйтренд– интеллектуальность. МаксимальноевстраиваниеИИ во все процессы – от уже элементарной классификации и выделения реквизитов документов до юридических проверок, автореферирования, автоматической подстановки ответственного и выбора маршрута согласования.

Третий тренд – полная цифровизация процесса до «последней мили». Если раньше обязательно использовали бумажные договоры с синей печатью, архивы хранились на материальных носителях, а сотрудники подписывали кадровые документы авторучкой, то сейчас все это переходит в полностью цифровой вид. Для этого в системах развиваются электронный обмен документами с контрагентами, инструментыдляудаленнойработысотрудника– мобильныеприложения, чатботы, электронные подписи, а также юридически значимое долговременное хранение документов.

Границы между системами ECM и BPM стираются, утверждает Е. Истомина, и эта тенденция продолжится. Бизнес-процессы и документы неотделимы друг от друга, соответственно уже сложно представить BPM-систему без управления документами, а ECM – без управления процессами.

В компании Directum ушли от терминов (ECM и BPM) и определяют Directum RX как интеллектуальную систему управления процессами и документами. Такая связка указывает на закрытие широкого спектра задач заказчика. Для получения результата важно наличие готового набора проработанных решений под расширяющиеся задачи. Поэтому в портфеле компании регулярно появляются новые решения: для HR-процессов, общего центра обслуживания (ОЦО), а также личный кабинет сотрудника, управление проектами и др.

28

При этом «правильная» система должна быстро настраиваться и развиваться, и не обязательно использовать low-code (подход к созданию, настройке и модификации систем и приложений, который практически не требует написания программного кода). Клиентам в целом нужны простые и доступные инструменты настройки и быстрой разработки. Программное обеспечение (ПО) Directum RX отвечает этим требованиям.

Приполнойцифровизации производительностьПО для бизнеса существенно повышается. Простой даже в 15 мин может обернуться огромными потерями для компании, поэтому требования по безопасности и отказоустойчивости системы становятся очень высокими. Необходимо продумать все в плане инфраструктуры и сотрудников, которые ее обслуживают. Должны быть свои службы и связь со второй линией более глубокой поддержки (для крупных корпораций – вплоть до вендора).

Небольшим компаниям, которые не уверены в своих силах или не могут самостоятельно обеспечить такую поддержку, Е. Истомина рекомендует переходить на облачные технологии. В этом случае стабильность на 99,9 % обеспечивает уже поставщик системы. Поддержка – вроде бы очевидный момент, но про него не нужно забывать.

Другой ключевой момент – развитие. Бизнес не стоит на месте, и система должна успевать за его изменениями, не тормозить его, давать новые возможности. Нужна команда специалистов, ориентированная на развитие системы, – центр компетенций. В ней должны быть аналитики, которые досконально знают возможности отдельных систем, способны оценить и понять изменения бизнеса и то, как они будут отражаться на ПО.

Иногда в компаниях забывают, что важен «владелец системы» верхнего уровня. Директор по цифровой трансформации должен быть тем, кто знает и сам бизнес, и как обеспечить поддержу его потребностей со стороны IT. Ему предстоит взвешенно принимать решение, в какой из систем реализовывать задачи или использовать внешние сервисы. CDTO (chief digital information officer – руководитель цифровой транс-

формации) и его команда должны выстроить IT-экосистему предприятия, которая максимально закрывает задачи компании и поддерживет ее устойчивый рост.

Сейчас руководство компаний не задает себе вопрос, нужна ли ECM-система, проводить ли цифровую трансформацию процессов.

29

Внедрение ECM-системы – как станок для производства: нет его – нет продукции. Можно только сравнить, какой из нескольких станков будетэффективнее. Безтакихизменений, утверждаетЕ. Истомина, компаниям выжить уже невозможно.

Критерии оценки эффективности систем во многом качественные, их сложно оценить в деньгах. Важно выбрать ту, в которой больше готовых решений. Правильная система лучше вписывается в инфраструктуру, систему можно будет использовать в будущем для развития компании. Как мы говорили выше, важны факторы поддержки: специалисты по системе, лучшие условия помощи, доверительные отношения с партнером или вендором.

Расчет эффекта от цифровой трансформации «в лоб» не всегда имеет смысл. Конечно, отмечаетЕ. Истомина, посчитатьэкономиюрабочего времени, например при использовании ИИ, можно. Но важнее оказывается не то, что вы можете сократить сотрудников. Например, можно расширить услуги или присутствие на рынке, не увеличивая штат. Кроме того, эффект не только в том, что сокращаются затраты времени. Становится меньше рутины, работа сотрудников будет более интеллектуальной. Сейчас сложно найти людей на трудоемкие и рутинные задачи.

Таким образом, экономический эффект можно считать по-дру- гому – в расчете на возможность бизнеса развиваться и конкурировать на рынках продукции и труда. Именно поэтому, утверждает Е. Истомина, директору по цифровой трансформации нужно быть на связи с бизнесом, ориентироваться на стратегические показатели совокупно, а не только на уменьшение затрат бумаги, человеко-часов или чернил для принтера.

Весной 2021 г. в Кисловодске прошла очная конференция представителей партнерской сети ЭОС со всей страны. Среди прочих докладчиков на конференции выступил генеральный директор ЭОС ПВ Юрий Назаров, рассказавший о новых возможностях версии 20.2 СЭД «ДЕЛО», которая будет реализована в ближайшее время. В числе наиболее значимых изменений – поддержка нового формата межведомственного электронного документооборота (МЭДО 2.7.1), а также значительное расширение функциональной части.

В числе важнейших направлений на ближайшее время – запуск «ЭОС Платформы», базирующейся на новом технологическом подходе, который позволит быстрее запускать новый функционал, увеличить

30