Функционально-стоимостной анализ. Учебное пособие

и результаты работы параллельных структурных единиц его не интересуют.

В результате на предприятии нередко возникают обособленные островки автоматизации и управления, где узкоспециализированная задача (например, бухгалтерский учет) берет верх над общекорпоративной (поставка товаров и услуг на рынок). Чаще всего это приводит к созданию прочных непроницаемых внутренних стенок между подразделениями. Наряду с этим в ход пускается целый арсенал технических и политических аргументов, цель которых – оградить свою «епархию» от потенциальной угрозы посягательств со стороны других подразделений.

Для того чтобы устранить указанные недостатки функционального подхода, многие российские производители переходят к регулярному взаимосвязанному управлению, основанному на процессном подходе. При процессном подходе к управлению каждая структурная единица обеспечивает выполнение конкретных бизнес-процессов, в которых она участвует. Обязанности, область ответственности, критерии успешной деятельности для каждой структурной единицы имеют смысл лишь в контексте конкретных бизнес-процессов. Горизонтальные связи между структурными единицами при таком подходе значительно сильнее, а вертикальные связи по линии «начальник – подчиненный» несколько слабее. Сотрудник отвечает не только за свои функции, но и за те бизнес-процессы, в которых он задействован. Функции и результат деятельности параллельных структурных единиц, которые участвуют в тех же бизнес-процессах, что и он, для него уже становятся важными. Возникает взаимная ответственность за результат бизнес-процесса между всеми его участниками3.

Правильная формулировка функций анализируемого объекта бывает иногда для исследователя трудной задачей. Однако ее высококачественное решение является лучшим путем к познанию сущности, связей и смысла анализируемого объекта. Правильная формулировка функций является предпосылкой для разработки проекта, реализация которого поможет эффективно усовершенствовать функции. Исходной позицией функционально-стоимостного анализа, как уже отмечалось, является выявление и определение функций анализируемого объекта. Многолетняя практика применения функциональностоимостного анализа выявила некоторые принципы правильного выполнения работ такого рода.

3 Материал по бизнес-процессам подготовлен Рыбачек Н. В.

31

Контрольные вопросы и задания

1.В чем суть понятий «функциональность изделия» и «функциональности производства»?

2.Что является методологической основой функционального анализа?

3.В чем заключается сущность функционального подхода?

4.Что можно отнести к функционально обусловленным свойствам объектов?

5.Раскройте основные особенности ФСА бизнес-процессов. Охарактеризуйте их роль.

6.В чем отличие функционального подхода к управлению от процессного?

7.Перечислите основные правила формулирования функции объекта.

8.В чем различия методов определения функций?

9.Какая последовательность должна быть соблюдена в методе логической цепочки?

10.Какие виды функций выделяют в соответствии с различными признаками классификации?

11.Как подразделяются первичные и вторичные функции?

12.Какие функции выделяют по принципу иерархии? Чем они характеризуются?

13.Какие функции выделяют с методологической точки зрения? Чем они характеризуются?

32

4. ПРИНЦИПЫ И МЕТОДЫ ОПРЕДЕЛЕНИЯ ФУНКЦИЙ

Выявить и определить функции анализируемого объекта часто бывает довольно трудно. Теория и практика внесли свой вклад в обоснование и уточнение этого творческого аналитического процесса. Результатом многолетних усилий в этом направлении является разработка нескольких принципов правильного формулирования функций. К самым важным из них относятся краткость, обобщенность и полнота.

Краткость определения. Функция объекта должна быть определена как можно более кратко, лучше всего двумя словами глаголом и именем существительным, Это один из главных принципов правильного определения функции, хотя и не самоцель. Краткость, сжатость определения функции является гарантией знания, и понимания действительной сущности анализируемого объекта. Методологическое единство всех определений функций заключается в их словесной формулировке. Если не достигнуто этого методологического единства, то нет гарантии, что сущность решаемой проблемы была хорошо понята.

При словесной формулировке сущности функций объекта в сфере управления необходимо соблюдать следующие рекомендации:

–глагол должен быть в третьем лице настоящего времени, например: учитывает, регистрирует, означает, считает, решает, отражает, контролирует, стимулирует, обсуждает и т. д.;

–имя существительное должно выражать, насколько это возможно, анализируемый объект. Оно ставится в винительном падеже единственного или множественного числа, например: данные, решения, затраты, показатели, результаты, эффекты, доклады, совещания, финансы, инициативу, задачи, контроль и т. д. (табл. 4.1)

Иногда профессиональные либо языковые особенности требуют применения других, более уточненных определений. Тогда употребляются и имена прилагательные. В управленческой деятельности с этим приходится сталкиваться довольно часто. Например, «разрабатывает проектную документацию», «решает техническую задачу», «подготавливает текстовой материал», «учитывает индивидуальную зарплату», «организует техническую подготовку производства» и т. д.

Обобщенность определения. Сущности функциональностоимостного анализа соответствует наиболее обобщенное определение функции. Чем в более обобщенной форме определяется функция, тем меньше ограничивающих условий содержит форма решения про-

33

блемы. Следствием этого является создание широких возможностей для новых решений. Противоположная тенденция, проявляющаяся в большой конкретизации функций, ведет, наоборот, к ограничению вариантов решения проблем.

Обобщенность определения функций объекта, однако, имеет свои пределы. Поэтому мы можем говорить лишь о допустимой ее степени, которую в интересах правильного применения функцио- нально-стоимостного анализа нужно соблюдать. Отход от обобщенной формулировки применим к отдельным объектам функциональностоимостного анализа в случае, если это обосновывается целями решений. Например, объектом стоимостного анализа является складская квитанция, подтверждающая хранение материалов на складе, целью – совершенствование лишь некоторых ее функций. В данном случае при определении функций этой квитанции нельзя избрать такую обобщенную формулировку, которая потребовала бы коренного изменения всего процесса учета запасов в складских помещениях. Такая степень обобщения определения функций противоречила бы:

–выбранному объекту, потому что степень обобщения функции диктовала бы необходимость анализа совершенно иной функции, относящейся к объекту, стоящему значительно выше в системе: вместо носителя информации анализу подвергся бы весь информационный процесс в складском хозяйстве;

–выбранной цели анализа, которая заключалась в совершенствовании лишь некоторых функций складской квитанции при сохранении сложившегося порядка учета запасов на складе.

34

Нарушением принципа обобщенности является и противоположный случай в виде излишней конкретизации функций. Это происходит тогда, когда в комплексе функций, характеризующих выбранный объект как систему определенного уровня (класса), сохраняются функции объектов, относящихся к системам более высокого уровня (класса). К ошибкам этого рода может быть отнесен такой случай, когда, например, в комплекс функций какого-либо подразделения технического развития предприятия как системы включены и функции его частей, например функции отдельных участков и операций с входной информацией. Это нарушение в определении функций подразделения технического развития как целого означало бы изменение самого объекта анализа. Вместо рассматриваемого подразделения технического развития анализировался бы с целью совершенствования участок либо операция, протекающие в его структуре.

Соблюдать принцип обобщенности, таким образом, означает следующее: при определении функций необходимо максимальное обобщение, но только в рамках соответствующего системного класса, к которому принадлежит выбранный объект, и намеченные цели решения.

Полнота определения. Комплекс определений функций должен всегда представлять полное функциональное описание анализируемого объекта. Нет, однако, такого метода выявления функций, применение которого давало бы уверенность в полноте функционального описания объекта. Понятие полноты функционального описания является довольно относительным. Полнота в смысле комплексности функционального описания обеспечивается в функционально-стоимостном анализе главным образом групповым подходом, т. е. квалифицированным мнением специалистов соответствующего профиля.

Формой контроля полноты перечня функций объекта, вызывающей наименьшее сомнение, можно считать применение метода попарного сравнения. При его использовании задача контроля состоит в том, чтобы при оценке всех функций выявить те, которые из-за различных формулировок являются дублирующими по значению. Более эффективным способом контроля полноты комплекса определений функций объекта является аналитически-расчетный метод определения затрат на функции. Этим методом выявляются ошибочные либо ненужные функции.

К самым известным методам определения функций относятся прежде всего:

– метод профессионального анализа, экспертной оценки;

35

–метод «черного ящика»;

–метод логической цепочки.

Метод профессионального анализа, экспертной оценки. Он является самым старым и наиболее распространенным способом определения и анализа функций. Сущность этого метода заключается в обсуждении и вынесении оценок специалистами-экспертами. С помощью традиционных методов научного исследования, таких как анализ, абстрагирование, дедукция и индукция, а также профессионального опыта группа специалистов выявляет функции анализируемого объекта. Мнение экспертов в отношении поведения, работы

идополнительных признаков объекта излагается сначала в многословной форме, а затем на основе известных принципов обобщения выражается двумя словами. При всех методах определения функций исходным является хорошее знание объекта анализа, а также характера и размера общественной потребности, которая должна быть удовлетворена с помощью этого объекта.

Метод профессионального анализа удобно комбинировать с некоторыми из ниже приведенных методов определения функций.

Метод «черного ящика». Этот метод определения функций исходит из теоретического представления, что функция как проявление поведения объекта в определенных границах является результатом трансформации входных (первичных) величин в выходные (конечные). Метод основывается на анализе различий между исходной позицией, понимаемой как состояние перед использованием объекта,

ивыходной позицией, т. е. состоянием в момент использования либо после использования объекта. Из анализа различий между этими двумя состояниями, а также реакции на выходной (конечной) стадии познается поведение, т. е. функция объекта как целенаправленной системы.

Метод логической цепочки. Этот метод основывается на постепенном раскрытии всей цепи последовательно связанных функций, которые характеризуют структуру анализируемого объекта функцио- нально-стоимостного анализа. Практическим инструментом определения связи функций является повторяемая постановка двух основных вопросов («Почему?» и «Как?»), которыми определяются непосредственно предшествующая и непосредственно последующая функции. Ответ на вопрос «Почему выполняется функция?» имеет отношение к ближайшей предшествующей в цепи функции! Ответ на вопрос «Как выполняется функция?» имеет отношение к функции, последующей в цепи логической связи.

36

Подход при применении этого метода включает три шага.

Шаг 1. Прежде всего определяется функция, которая характеризует некоторую легче всего выделяемую часть поведения анализируемого объекта. Такая функция может быть найдена с помощью метода «черного ящика».

Шаг 2. Другие функции определяются с помощью системы вопросов: «Почему?» – функция непосредственно вышестоящая; «Как?» – функция непосредственно нижестоящая.

Таким образом, определяется логическая система функций с причинно-следственными связями, которые характеризуют объект как систему, представляющую процесс либо конструкцию.

Шаг 3. Вопросами «Почему?» и «Как?» контролируется логика причинно-следственных связей.

Как видно из приведенных методов, с их помощью можно определить только те функции, которые характеризуют структуру объекта, так называемые структурные функции (см. п. 5). При этом возникает, однако, опасность нарушения правила обобщения, так как появляется тенденция к анализу всех функций структуры объекта. Так, без учета уровня (класса) элементов объекта, например какого-либо подразделения предприятия, определяются и выстраиваются друг за другом структурные функции не только подразделения в целом (так называемые основные функции структурного значения), но и структурные функции, характеризующие последовательно деятельность, операции и, наконец, способ и методы, с помощью которых осуществляется процесс управления. Поэтому нужно этой опасности последовательно противостоять.

Контрольные вопросы и задания

1.Назовите правила формулировки функций.

2.Приведите основные принципы определения функций в ФСА.

3.Раскройте принцип правильного формулирования функций «краткость определения».

4.Что является нарушением принципа правильного формулирования функций «обобщенность определения»? Раскройте принцип.

5.Раскройте принцип правильного формулирования функций «полнота определения».

6.Какие методы используются при определении функций, в чем их суть?

37

5. ВИДЫ ФУНКЦИЙ И ИХ ОПРЕДЕЛЕНИЕ

Функция в широком понимании – это деятельность, обязанность, работа, назначение, роль. В ФСА под функцией понимают внешнее проявление свойств какого-либо объекта в данной системе отношений. Другими словами, функции есть способность данной системы к удовлетворению определенных требований системы внешнего порядка.

С методологической точки зрения группировка функций

вфункциональном анализе играет весьма важную роль, поскольку

впризнаках группировки и в корректном отнесении к ним реальных функций, тем или иным образом проявляющихся в объекте анализа, отражается суть функционального подхода.

Вобласти проявления функции делятся на внешние (общеобъектные); внутренние (внутриобъектные).

Внешние функции характеризуют основное назначение объекта, обнаруживаются вне объекта и отражают его взаимосвязь со сферой применения. При определении внешних функций внутреннее строение объекта игнорируется, он рассматривается как «Черный ящик» со своими входами и выходами. Например: автомобиль – перевозит грузы; часы – показывают время и т. п. Формирование внешней функции никак не предполагает конкретную конструкцию изделия, системы.

По роли в удовлетворении требованиям системы более высокого порядка внешние функции делятся на главные и второстепенные.

Главные функции определяют назначение, сущность и смысл существования объекта, системы в целом.

Второстепенные функции отражают действия и взаимосвязи внутри объекта, системы (рис. 5.1).

Смысл классификации функций заключается в их разделении на такие виды, которые с точки зрения потребностей творческого процесса функционально-стоимостного анализа наиболее эффективно выражали бы основополагающие связи и характер анализируемого объекта. В теории и практике функционально-стоимостного анализа существует целый ряд способов членения функций. По существу все они одинаковы либо очень похожи. Отличаются эти способы лишь глубиной классификации функций, а также применяемой терминологией (табл. 5.1).

Приводимые ниже виды функций представляют один из возможных способов их классификации. Его цель – наиболее верно отразить объективную реальность функциональных связей целенаправленных систем.

38

Функции изделия

Рис. 5.1. Схема группировки функций изделия, подвергаемого ФСА

39

Функции классифицируются так, чтобы соответствовать строгим методологическим требованиям не только функциональностоимостного анализа, но и стоимостной инженерии и инверсному стоимостному анализу. Функции объекта как целенаправленной сис-

40