Практикум по работе с электронными таблицами в LibreOffice. Учебно-методическое пособие

КАЛЕНДАРНЫЕ ФУНКЦИИ

Календарные функции в LOCalc находятся в категории «Дата и время», всего таких функций более 30.

Функция СЕГОДНЯ

Возвращает текущую дату. Формат: СЕГОДНЯ() Пример:СЕГОДНЯ() 12.12.22

РАБОТА СО СПИСКАМИ (БАЗАМИ ДАННЫХ)

Список – определенным образом сформированный на рабочем листе LibreOffice массив данных со столбцами и строками. Список может использоваться как база данных, в которой строки выступают в качестве записей, а столбцы являются полями. Первая строка списка при этом содержит названия столбцов. Каждая запись должна содержать полное описание конкретного элемента. Количество полей в каждой записи – одинаково. Каждое поле в записи может являться объектом поиска или сортировки.

Для ведения больших, постоянно пополняющихся списков, для удобства их заполнения, а также для организации поиска данных по какому-либо критерию в LibreOffice используются формы (маски данных), в которых отображаются значения только одной записи.

Создание списка (базы данных)

На листе не следует помещать более одного списка. Некоторые функции обработки списков, например фильтры, не позволяют обрабатывать несколько списков одновременно.

Между списком и другими данными листа необходимо оставлять, по меньшей мере, одну пустую строку и один пустой столбец. Это позволяет LibreOffice быстрее обнаружить и выделить список при выполнении сортировки, наложении фильтра, или вставки вычисляемых автоматически итоговых значений.

В списке не должно быть пустых строк и столбцов. Это упрощает идентификацию и выделение списка.

Список должен быть организован так, чтобы во всех строках в одинаковых столбцах находились однотипные данные.

Перед данными в ячейке не следует вводить лишние пробелы, так как они влияют на сортировку.

21

Рисунок 1- Образец списка

Рисунок 2- Использование календарных функций в списке

Создание списка с помощью формы (маска ввода)

1.Сформируйте заглавную строку списка. В каждом столбце этой строки введите название соответствующего поля записи.

2.Щелкните на любой из ячеек заглавной строки и выберите команду Данные/ Форма.

22

Рисунок 3- Использование формы данных

3.В открывшемся диалоговом окне, содержащем поля, название и количество которых соответствует созданным заголовкам столбцов. Введите данные в каждое поле. Ширина полей соответствует самому широкому столбцу заголовка. Для перехода между полями можно пользоваться указателем мыши, либо клавишами <Тав> - для перехода вниз и <Shift><Тав> - для перехода вверх.

4.Нажмите кнопку Добавить для помещения значений данной записи в список и введите следующую запись.

Для завершения процесса ввода данных нажмите кнопку Закрыть.

Фильтрация списка

Фильтрация данных позволяет выбрать из списка только те записи, которые удовлетворяют некоторому условию и в случае необходимости проанализировать их отдельно от всего списка. В отфильтрованном списке на экран выводятся только те записи, которые содержат определенное значение или отвечают определенным критериям, при этом остальные записи оказываются скрыты. В LibreOffice можно использовать для фильтрации данных команды: Автофильтр, Стандартный фильтр и команду Расширенный фильтр. В большинстве случаев достаточно команды Автофильтр, однако если нужно использовать сложные критерии для выборки данных или поместить результат фильтрации в отдельную область рабочего листа, следует воспользоваться командой расширенный фильтр. Созданная для Расширенного фильтра область критериев может быть использована для вычисления значений списка, удовлетворяющих данным критериям с помощью специальных функций списка.

23

Выбор элементов списка с помощью автофильтра

Рисунок 4- Использование автофильтра

Для отображения только тех данных списка, которые удовлетворяют некоторому критерию, для использования автофильтра следует выполнить следующую последовательность действий:

•Установить курсор в любую ячейку списка, задать команду Данные/ Фильтр, а затем выбрать пункт автофильтра;

•Нажать на кнопку со стрелочкой в том столбце, по которому надо фильтровать данные;

•Выбрать любой элемент из списка;

Список можно сжать еще больше, щелкая на стрелках в других столбцах и выбирая другие элементы.

Для восстановления всех записей списка необходимо задать команду Данные/ Фильтр /Показать все или же в раскрывающемся списке автофильтра выбрать пункт Все. Для отмены фильтрации необходимо повторно выбрать команду Данные / Фильтр /Автофильтра.

Фильтрация списка с использованием сложных критериев

Стандартный фильтр

24

При выборе данного вида фильтра выполняется выборка записей с логическими условиями И ИЛИ

Рисунок 5- Использование стандартного фильтра

Вызов окна мастера осуществляется в пункте меню Данные/ еще фильтры/ стандартный фильтр

Расширенный фильтр

Рисунок 6- Использование расширенного фильтра

Расширенный фильтр - это фильтр, который позволяет использовать более 3 критериев фильтра, максимум до 8.

Чтобы использовать этот фильтр, вам нужно создать массив, в который вы введете критерии

Вданном случае должна быть выполнена следующая процедура:

1.Создать область критериев таким образом, чтобы она не мешала дополнению и расширению списка. Область критериев представляет собой минимум 2 строки, в первой из которых содержатся названия полей из заглавной строки списка, а в остальных строках указываются критерии поиска.

25

•Для установки нескольких критериев для одного поля (логическое И), в интервал критериев должно быть включено несколько столбцов с названием этого поля.

•Если на экран надо вывести записи, удовлетворяющие одному из критериев (логическое ИЛИ), то ввод условий производится в разные строки одного столбца.

2.Установить курсор в любую ячейку списка и задать команду Данные / Фильтр, а затем выбрать команду Расширенный фильтр.

•Включить параметр Фильтровать список на месте, если результат фильтрации будет располагаться на том же месте, где и сам список или параметр Скопировать результат в другое место, если результат нужно поместить в целевую область. Целевую область тоже следует располагать так, чтобы избежать конфликта с частями таблицы, выделенными под список и критерии. В первой строке целевой области следует привести имена полей, содержимое которых нужно увидеть в найденных записях (порядок и количество полей может быть произвольным).

•В поле Диапазон критериев указать диапазон тех ячеек, где размещается область критериев.

•Если требуется поместить результат в целевую область, то в поле Поместить результат в диапазон следует указать диапазон, содержащий заголовок целевой области.

•Нажать ОК.

Для восстановления списка следует выбрать команду Данные / Фильтр / Показать все.

Сортировка списков и диапазонов

LibreOfficeCalc представляет различные виды сортировки данных. Можно сортировать строки или столбцы в возрастающем иди убывающем порядке (текстовые данные – в алфавитном или обратном алфавитном порядке). Кроме того, LibreOfficeCalc позволяет создать свой собственный порядок сортировки. Диалоговое окно «Сортировка» вызывается с помощью меню «Данные» → «Сортировка». При этом предварительно необходимо выделись столбцы, строки или просто данные, которые необходимо отсортировать.

26

Рисунок 7- Диалоговое окно «Сортировка»

Также отсортировать данные можно с помощью кнопок на панели инструментов «Стандартная» Для выполнения этого задания используется функция расчёта промежуточных

итогов – «Данные/Промежуточные итоги» в главном меню

Рисунок 8- Диалоговое окно выбора критериев и функции для расчета промежуточных итогов

В этом случае нужно в окне мастера итогов выполнить группировку по отделам, указав по каким столбцам нужно посчитать итоги и выбрать функцию сумма.

27

Рисунок 9- Результат подсчета промежуточных итогов

Настройка параметров сортировки делается во вкладке «Параметры».

Рисунок 10 – Настройка параметров сортировки

Кнопки в левом верхнем углу таблицы позволяют выбирать уровень детализации. Кнопки со знаками «+» и «-» позволяют раскрывать и сворачивать требуемые разделы получившейся структуры. Для удаления промежуточных

28

итогов в диалоге настройки группировки требуется отключить выбор полей списка и в вариантах группировки выбрать «Нет». Аналогично предыдущему примеру, можно перейти на любой другой уровень структуры и получить данные в необходимом виде.

29

Лабораторная работа №4 «Работа со списками»

Цель работы: Получить навыки в выполнении операций по сортировке информации, по поиску информации в таблице и по созданию итоговых строк в БД, созданной в LibreOffice.

Порядоквыполнения:

1.Создайте таблицу, содержащую сведения о сотрудниках предприятия. Названия колонок: «Фамилия», «Должность», «Отдел», «Дата поступления на работу», «Стаж работы», «Зарплата», Надбавка», «Премия», «Всего начислено», «Пенсионный фонд», «Налогооблагаемая база», «Налог», «Выплатить». Колонки «Фамилия», «Должность», «Отдел», «Дата поступления на работу», «Зарплата» заполнить произвольными данными, при этом в колонке зарплата использовать суммы от 15000 до 30000 рублей. В колонке «Должность» использовать 5-6 названий (например, инженер, программист, секретарь, техник и т.д.).В колонке «Отдел» использовать 3-4 названия (например,

бухгалтерия, отдел кадров, транспортный отдел, отдел маркетинга).Значения в остальныхотделахрассчитатьпоформулам:

- стаж работы = (Текущая дата – дата поступления на работу)/365. Результат округлить до целого.

-Надбавка = - 0, если стаж работы менее 5 лет;

-5% от зарплаты, если стаж работы от 5 до 10 лет;

-10% от зарплаты, если стаж работы больше 10 лет.

При расчете надбавки необходимо воспользоваться логической функцией ЕСЛИ.

-Премия = 20%* (Зарплата + Надбавка).

-Всего начислено = Зарплата +Надбавка +Премия.

-Пенсионный фонд = 1% от «Всего начислено».

-Налогооблагаемая база = Всего начислено – Пенсионный фонд.

-Налог = 13% от налогооблагаемой базы.

-Выплатить = Всего начислено – Пенсионный фонд – Налог.

В таблице должно быть не менее 10 строк.

30