Как подготовить и провести переговоры

4.8.3. Шведский стол

Скатерть должна доставать практически до пола. В центре расставляют различные салаты, холодные закуски, прохладительные напитки, хлеб, соки, кондитерские изделия, минеральную воду. На углах стола выстраивают посуду для напитков, ставят стопки закусочных тарелок. Столовые приборы выкладывают узором. На одного человека приходится два набора столовых приборов, две-три тарелки, одна чайная ложка. Салфетки раскладывают в трех-четырех местах. Цветы на столе должны быть в высоких вазах. С такого стола приглашенные сами берут себе тарелку, приборы и выбирают еду. Если позволяет помещение и отведенное время, рядом с большим столом можно поставить несколько маленьких на 4-5 персон и накрыть их скатертью того же цвета, что и на основном столе. На маленькие столики ставят салфетки и цветы в маленьких вазочках.

4.8.4.Банкет-фуршет

Впереводе с французского «фуршет» означает «на вилку». На фуршете гости сами выбирают себе угощение и свободно перемещаются по залу. Они могут покинуть банкет в любой момент, когда захотят. Еда может быть только такая, которую можно взять вилкой. Скатерть должна быть широкой и доставать почти до пола. Стол должен быть несколько выше стандартного. Помимо главного стола желательно расставить четыре-пять маленьких столиков для использованной посуды. Посуда для напитков расставляется рядами или треугольниками. По краям стола стопками ставят закусочные и десертные тарелки, по десять

ишесть штук в стопке соответственно. Салфетки укладывают валиком по пять штук на стопку тарелок. Столовые приборы располагают слева и справа от тарелок.

На стол ставят вазы с фруктами и цветами. Холодные закуски размещают на середине стола. Край стола должен быть свободен от блюд и приборов.

Из стопки закусочных тарелок берите верхнюю, на нее кладите вилку и придерживайте ее левой рукой, потом возьмите хлеб и продвигайтесь дальше вдоль стола, выбирая закуску, чтобы другие гости тоже могли подойти к стопке тарелок. На каждом блюде с закусками лежит прибор, именно им нужно класть еду в свою тарелку. Не забудьте потом положить прибор обратно на блюдо. Не накладывайте в свою тарелку все закуски подряд и сразу. Начинайте с рыбы и овощей, а потом смените тарелку и переходите к мясу. Горячие блюда подаются на подносах официантами, так же подается и десерт (спустя 10-15 минут после горячего). Бокал шампанского рекомендуется взять после десерта. Вслед за шампанским традиционно предлагают кофе в кофейных чашечках и коньяк в коньячных рюмках, после чего фуршет можно считать завершенным.

Столовые приборы держат пальцами, а не кулаками. Не размахивайте или не указывайте на что-то своим ножом, чтобы подчеркнуть какой-то момент в разговоре.

Никогда не жуйте с открытым ртом, независимо от того, насколько сильно вам хочется добавить свое блестящее замечание в данный момент. И не проглатывайте быстро, чтобы начать говорить.

91

Не хлопайте салфеткой, чтобы развернуть ее и не размахивайте ею. Если есть необходимость, прикладывайте салфетку к губам изящно.

Быстрое заглатывание пищи вредно для здоровья и некрасиво выглядит со стороны. Людям, обедающим вместе, следует начинать и заканчивать еду одновременно. Если вы видите, что отстаете от других, постарайтесь выровнять ситуацию. Если почти закончили свое основное блюдо, в то время как другие только начинают, притормозите. На столе не должно быть ничего кроме еды. Сумки и портфели ставятся на пол. Если вам необходимы какие-то документы, держите их на коленях, а не на столе.

Если кто-то выходит из-за стола, не спрашивайте, куда он идет. Не жалуйтесь соседу по столу на качество пищи и обслуживания.

Не макайте хлеб в тарелку. Передавайте блюда слева направо. Отрезайте кусочек такой величины, чтобы можно было положить в рот. Не дуйте на жидкость, чтобы ее охладить. Не старайтесь вытащить что-то застрявшее у вас в зубах и не пытайтесь «корчить рожи», пробуя достать это языком. Не оставляйте на бокале следы от губной помады.

Когда бекон хрустящий, его можно есть руками. Столовые приборы используют, когда бекон не хрустит.

Все ягоды можно есть ложкой, кроме тех случаев, когда их подают веточкой. В таком случае лучше взять веточку и откусывать по одной ягоде. Икру намазывайте на тост ножом и ешьте тост руками. Птицу ешьте с помощью ножа и вилки. Если апельсины и мандарины поданы целиком, их следует очистить ножом и есть дольками. Если они поданы нарезанными в тарелке, используйте вилку.

Персики следует разрезать ножом пополам, а затем на четвертинки и есть вилкой. Ананас едят ложкой, когда его подают кружками, и вилкой, когда он разрезан на маленькие кусочки.

Креветочный коктейль следует есть вилкой для морепродуктов. Когда десерт подается и с вилкой и с ложкой, ложка используется для еды, а вилка— для того, чтобы ею накладывать на ложку. Для торта и пирожного нужна только вилка, а для мороженого и пудинга требуется только ложка. Кофе сигнализирует о конце официального обеда. Нельзя добавлять чрезмерное количество сливок и сахара в кофе. Оставьте свои привычки для дома. Не размешивайте слишком энергично, ударяя ложкой о чашку. Не дуйте на кофе, каким бы горячим он не был. Дайте ему немного остыть. Не оставляйте ложку в чашке, а положите на блюдце. Не берите ложку в рот.

Стили использования столовых приборов принято разделять на континентальный и американский. Нужно выбрать какой-то один из них и его придерживаться. Американский стиль не предусматривает одновременного обращения сразу с ножом и вилкой. Ножом разрезают еду (придерживая ее в это время вилкой), а затем его помещают на край тарелки. В правую руку перекладывают вилку и ею кладут еду в рот, левую руку в это время держат на коленях.

Если вы выбираете континентальный стиль, то ничего перекладывать вам не придется. Нож остается в правой руке, а вилка в левой. После того, как еда разрезана, нож используют для того, чтобы подтолкнуть ее на вилку.

92

Контрольная таблица

ЭТАПЫ ПЕРЕГОВОРНОГО ПРОЦЕССА И ИХ ОСОБЕННОСТИ

93

94

КРАТКОЕ РУКОВОДСТВО ПО ОРГАНИЗАЦИИ И ПРОВЕДЕНИЮ ПЕРЕГОВОРОВ

ПОДГОТОВКА К ПЕРЕГОВОРАМ

1.Определите предмет переговоров, а также ваши цели и задачи.

2.Определите потенциального партнера.

3.Составьте как можно более полное представление о партнере с помощью собранной о нем информации.

4.Рассмотрите альтернативные варианты решения проблемы

(самостоятельное решение, переговоры с другим партнером). 5. Определите, нужна ли вам помощь специалистов

(экономистов, технологов, юристов) на этапе подготовки к переговорам.

6.Сопоставьте собственные интересы и интересы партнера, подумайте, насколько они совпадают и расходятся. Измените свои цели

изадачи, если того потребует данный анализ.

7.Утвердите состав делегации и назначьте руководителя. Чтобы переговоры состоялись и прошли успешно, все участники должны слаженно работать и быть единомышленниками. Подбирая кандидатов, руководствуйтесь не количественными, а качественными их характеристиками.

8.Рассчитайте стоимость переговоров.

9.Подготовьте нужные документы.

10.Выявите вероятные пути решения:

используя технику мозгового штурма, составьте список предложений по решению проблемы;

рассмотрите сильные и слабые стороны каждого

предложения;

отметьте ценность каждого предложения для вас и вашего

оппонента.

11. Продумайте аргументы для каждого предложения.

12. Как можно точнее, яснее и четче составьте свое собственное мнение о предмете переговоров — именно оно является конечным результатом вашей аналитической работы над возможными вариантами решения, их аргументацией и предложениями. Для этого:

подготовьте два варианта (основной и запасной) своей позиции на переговорах;

95

подготовьте сообщение руководителя делегации;

подготовьте документы, которые могут оказаться полезными для партнера.

13. Проследите за всеми деталями и мелочами в организации переговоров.

14. Определите место, где будут проводиться переговоры.

15. Вступите с потенциальным партнером в деловые отношения. Дайте ему понять, что хотите с ним работать. Если потребуется, сделайте запрос на получение дополнительной технической информации.

16. Утвердите вместе с партнером время и место проведения переговоров, а также статус и количество участников с обеих сторон. Представьте партнеру ваш вариант повестки дня.

ВЕДЕНИЕ ПЕРЕГОВОРОВ

1.За столом переговоров заместитель руководителя должен сидеть от него по правую руку, переводчик — по левую. Руководители обеих сторон должны сидеть друг напротив друга.

2.Разговор должен быть спокойным. Недопустимо перебивать собеседника.

3.Вскоре после начала переговоров подают чай или кофе, по прошествии часа напитки подаются еще раз. Когда переговоры завершены, всех приглашают на прием.

4.Даже если подготовка к переговорам была проведена блестяще обеими сторонами, в любом случае остаются невыясненные моменты, поэтому нужно еще раз точно определить потребности и намерения партнера, попытаться урегулировать спорные вопросы. Затем начинают обсуждать возможные варианты решений. При этом не забывайте, что каждое решение должно быть выгодно обеим сторонам в случае его принятия.

5.Лучше в первую очередь добиться единства мнений касательно общих вопросов, а потом перейти к обсуждению деталей.

6.Итоги переговоров записываются и редактируются обеими сторонами.

7.Наиболее распространенные приемы на переговорах:

Мягкий подход:

участники дружески настроены;

обе стороны стремятся к заключению сделки и охотно идут на компромиссы ради сохранения и укрепления отношений;

обе стороны доверяют друг другу;

96

каждая сторона способна на изменение собственной

позиции;

каждая сторона допускает возможные убытки;

предпочтение отдается тому предложению, на которое партнер готов согласиться;

участники стараются, чтобы на переговорах не возникла атмосфера соревновательности;

каждая сторона стремится не подпасть под влияние извне.

Жесткий подход:

участники относятся друг к другу враждебно;

каждая сторона стремится одержать верх;

каждая сторона согласна продолжать отношения, только если партнер идет на уступки;

участники не доверяют друг другу;

каждая сторона упорно защищает свои интересы, настаивает на них;

партнеры могут запугивать друг друга;

каждая сторона предлагает тот вариант решения, который

впервую очередь предпочтителен ей;

участники оказывают давление друг на друга.

Принципиальный подход:

обе стороны сообща работают на выработкой пути решения проблемы;

обе стороны стремятся вместе достигнуть приемлемого

результата;

обе стороны проводят различие между участниками и существующей проблемой;

мягкое отношение к людям и жесткое — к проблемам;

беседа не зависит от того, доверяют ли партнеры друг

другу;

участники сосредоточены на потребностях, а не на

мнениях;

участники рассматривают многие предложения, но останавливаются на единственном;

предложения участники оценивают беспристрастно и

справедливо;

партнеры идут на уступки не под натиском, а в ответ на разумную аргументацию.

Редко можно наблюдать переговоры, в которых реализуется

97

один-единственный подход — как правило, встречаются элементы всех трех подходов. Но в зависимости от того, какому подходу переговорщики отдали предпочтение, переговоры будут более или менее успешны.

8. Переговоры могут не складываться, если ваш партнер не желает плодотворно работать. В этом случае:

подайте партнеру пример, ведите себя деловито, настройтесь на продуктивный полезный разговор;

постарайтесь, чтобы переговоры проходили в деловой

обстановке;

предложите сделать перерыв, чтобы пообщаться с партнером неформально.

9. Чтобы сохранить деловые отношения с партнером:

будьте разумны и рассудительны, не поддавайтесь отрицательным эмоциям;

будьте внимательны к партнеру, вникайте в то, что он

говорит;

если партнер невнимателен к вам, попробуйте еще раз с ним побеседовать, это пойдет на пользу вашим отношениям;

не лгите партнеру, впоследствии это может плохо отразиться на вашей репутации;

воздерживайтесь от нравоучений и открыто воспринимайте доводы партнера.

ЗАВЕРШЕНИЕ ПЕРЕГОВОРОВ

1. Подведите итоги переговоров:

что повлияло на исход переговоров;

каким образом решались спорные вопросы;

возникали ли в ходе переговоров неожиданные повороты

ипочему;

как противоположная сторона вела себя в процессе

беседы;

что полезного вы почерпнули из этих переговоров, что можно было бы применить на других переговорах.

2. Если вы не в состоянии исполнить свои обязательства перед партнером, известите его об этом и возместите понесенные им убытки.

98

Командой понимается общность сотрудников организации или структурного подразделения, работающих как единое целое, проявляющих при этом максимум ответственности и инициативности.

Коммуникация — процесс передачи и восприятия информации в условиях межличностного и массового общения с помощью различных коммуникационных средств.

Конструктивные переговоры основываются на продуктивном обмене мнениями, взаимоуважении точек зрения, соответствующих общей цели всех участников.

Конспект выступления— система взаимосвязанных фраз, дополняемых графическими изображениями

Конфликт — это отсутствие согласия между двумя или более сторонами, которые могут быть конкретными лицами или группами. Каждая сторона делает все, чтобы была принята ее точка зрения или цель, и мешает другой стороне делать то же самое.

Концепция — система взглядов на что-либо.

Культура речи — умение пользоваться всеми выразительными средствами языка в разных условиях общения.

Л

Лидерство — это способность мобилизовать потенциальные психологические потребности последователей и опереться на них в момент острого соперничества или

программирования.

Ложное обобщение — логическая ошибка или немереный прием, когда на основании отдельных наблюдений пытаются выводить общие закономерности.

Логическое опровержение — доказательство ложности или несостоятельности какоголибо тезиса оппонента.

М

Макет — прообраз будущего изделия.

Манеры — внешние формы поведения и обращения с другими людьми.

Манеры поведения — это умение человека адаптироваться к непривычным условиям и ситуациям, сохраняя естественность и уверенность в общении с незнакомыми людьми, завоевывать их внимание.

Маркер — специальный фломастер с толстым стержнем, для нанесения изображения на блокноте или белой доске.

Мозговой штурм — популярный и хорошо отработанный прием решения проблем и генерирования новых идей.

Н

Научный факт — событие или явление, которое является основанием для заключения или подтверждения.

100