Кадровая политика и кадровый аудит организаций. Учебное пособие

71

позволят ей добиться успеха в работе, привлекавшей не только высоким заработком, но и возможностями профессионального развития, работой с иностранными специалистами, поездками по стране и за рубеж. В начале своего первого рабочего дня Людмила провела около одного часа с Генеральным директором СП, объяснившим, что он ожидает от начальника отдела кадров организации профессионального обучения, осуществления контроля за приемом на работу и численностью сотрудников, ведения необходимой документации. Через неделю представитель западного партнера провел с Людмилой однодневное обучение основам управления персоналом, и она начала осваивать новую должность. Работа оказалась гораздо более сложной, чем предполагала Людмила 10-ти часовой рабочий день, продолжительные совещания по техническим вопросам, в которых Людмила не разбиралась, многочисленные вопросы и жалобы рядовых сотрудников, необходимость готовить ежемесячные отчеты для западных партнеров. Не хватало времени, чтобы перевести дух не то, чтобы обобщить впечатления или подумать о том, чтобы что-то изменить, как ее учил специалист из европейского отделения. Скоро возникла первая кризисная ситуация выполняя, рекомендации партнера, Людмила подняла вопрос о необходимости сокращения непроизводственных работников, чем вызвала бурную реакцию директора по производству, в резкой форме обвинившего ее в некомпетентности и неопытности. Людмила разрыдалась и больше к этой теме не возвращалась. Через месяц Генеральный директор вызвал к себе начальника отдела кадров и попросил объяснить, почему западный партнер не получил ежемесячного отчета по персоналу. Оказалось, что Людмила просто забыла о нем. Еще через неделю возникло новое недоразумение Людмила ушла с работы раньше обычного и не оказалась на месте, чтобы ответить на срочный вопрос Генерального директора, высказавшего на следующее утро свое недовольство работой начальника отдела кадров. Неделю спустя Людмила принесла заявление об уходе.

72

Вопросы:

1.Как можно охарактеризовать ситуацию, в которой находится Людмила Власова? Почему она хочет покинуть СП?

2.Насколько будни начальника отдела кадров соответствовали ожиданиям Людмилы? Обладала ли она необходимыми профессиональными качествами и мотивацией для работы в этой должности?

3.Как вы оцениваете решение руководства СП назначить Людмилу Власову на должность начальника отдела кадров? Что (в биографии Людмилы) говорило в пользу этою решения? Что должно было насторожить руководителей совместного предприятия?

4.Отвечало ли организованное для Людмилы обучение ее потребностям? Что бы вы предложили взамен или в дополнение к сделанному?

5.Что бы вы сделали на месте Генерального директора с заявлением об уходе?

Контрольные вопросы лекции 2:

1.Каковы основные статьи общего положения о правовом обеспечении кадровой работы.

2.Изложите особенности делопроизводства кадровой работы

вгосударственной службе.

3.Раскройте нормативно – правовую базу регулирования трудовых отношений

73

Лекция 3. Положения о кадровой работе и инструкции работников по работе с кадрами

План:

1.Общие положения о кадровой работе

2.Инструкции работников отдела кадров

1. Общие положения о кадровой работе.

Деятельность в сфере работы с персоналом связана как с управленческой политикой компании в целом, так и с правовым регулированием трудовых отношений между работодателем и работниками. Соответственно она регламентируется действующим законодательством РФ в области трудовых отношений и внутренними документами компании. Поэтому создавать службу персонала следует с разработки внутренних норм, если организация начинается с нуля, или с анализа имеющейся документации, если служба персонала создается в уже работающей фирме.

В соответствии с трудовым законодательством работодатель принимает локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями (Статья 8 Трудового Кодекса Российской Федерации).

Все локальные нормативные акты, регламентирующие работу с персоналом, утверждаются приказами (распоряжениями) руководителя организации или директора по персоналу.

Внутренние нормативные документы есть в любой организации. Это различные положения, правила и инструкции, разработанные с учетом ее специфики. В перечень документов по управлению персоналом входят те, которые регламентируют работу самой HR-службы как структурного подразделения, и те, которые касаются организационного обеспечения работы с персоналом всей фирмы. При создании кадровой службы приоритет, разумеется, принадлежит общим организационным документам.

74

В то же время, создавая HR-службу и разрабатывая всю необходимую документацию, следует учитывать, что любые локальные нормативные акты, ухудшающие положение работников по сравнению с трудовым законодательством, являются недействительными. Кстати, эта норма законодательства применяется ко всем внутренним нормативным актам организации без исключения. Так, структура службы персонала, ее должностной и численный состав зависят от штатной численности компании в целом, сферы ее деятельности и организационной структуры.

Поскольку служба персонала является самостоятельным структурным подразделением, подчиняющимся непосредственно руководителю организации, то ее деятельность регламентируется специальным локальным нормативным актом − Положением о структурном подразделении.

Название данного документа может быть различно (Положение о службе персонала, Положение о службе управления персоналом), но независимо от этого Положение является организационно-распорядительным документом и имеет установленную структуру:

–Общие положения

–Цели и задачи

–Структура

–Функции

–Права

Взаимоотношения и связи с другим структурным подразделением:

– Ответственность Положение – нормативно-правовой акт, определяющий порядок

образования, права, обязанности и организацию работы структурного подразделения. Типовых форм для документационного обеспечения управления и документирования управленческой деятельности не существует. Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций от 08.11.2005 №536 «О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» является обязательным

75

документом только для федеральных органов исполнительной власти, но на практике используется для ведения делопроизводства в различных организациях.

После разработки Положения о службе персонала необходимо установить должностной и численный состав HR-службы и разработать документы, регламентирующие деятельность ее сотрудников. Штатная численность службы регламентируется документом под названием «Структура и штатная численность организации», а должностной состав работников утверждается Штатным расписанием.

Основным документом, регламентирующим деятельность сотрудника HR-службы, является Должностная инструкция. Именно она устанавливает основные задачи, функции, права, обязанности и ответственность работника в соответствии с занимаемой им должностью. Должностная инструкция содержит краткое изложение основных задач, необходимых навыков и полномочий для осуществления той или иной работы.

При наименовании должностей сотрудников и составления должностных инструкций на практике обычно используется «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих», утвержденный Постановлением Минтруда РФ от 21. 08.1998 №37.

Данный Квалификационный справочник носит рекомендательный характер. Применяется на предприятиях, в учреждениях и организациях различных отраслей экономики независимо от форм собственности и организационно-правовых форм.

Традиционно работники HR-службы, как и другие служащие, делятся на три категории:

1.Руководители: директор по персоналу, начальник отдела кадров, менеджер по персоналу.

2.Специалисты: инженер по организации труда, инспектор по кадрам, специалист по кадрам, экономист по труду, психолог.

76

3. Технические исполнители: табельщик, дежурный бюро пропусков и так далее.

Должностная инструкция каждого сотрудника, несмотря на то, что составляется на основе типовых квалификационных характеристик, индивидуальна. В ней отражаются не только должностные обязанности и полномочия, но и специфика работы сотрудника службы персонала в конкретной компании.

Итак, создание HR-службы документально подтверждено указанными выше внутренними нормативными документами, определены приоритетные направления ее деятельности. Какие же документы должны существовать в организации для реализации HR-службой ее функций по организационному обеспечению работы с персоналом?

Законодательно установленного полного перечня подобных документов не существует. Поскольку задачи, возложенные на службу персонала, в разных компаниях неодинаковы, то и локальные документы в каждой организации различаются. Тем не менее, все внутренние нормативные акты, регулирующие работу HR-службы, можно подразделить на несколько групп − в зависимости от направлений работы.

Основой основ деятельности службы персонала являются общие организационно-распорядительные внутренние нормативные документы организации.

Данная группа документов определяет основные принципы работы организации, ее структуру, порядок приема и увольнения, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации. Большинство документов, входящих в эту группу, является обязательными для всех организаций.

Примерами внутренней организационно-распорядительной документации, могут служить:

77

Штатное расписание − перечень численного состава работников по структурным подразделениям с указанием должностей, окладов и надбавок.

Правила внутреннего трудового распорядка − регламентируют порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации.

Положение о порядке обработки персональных данных работника и гарантии их защиты − устанавливает правила обработки персональных данных работника, гарантии их защиты, хранение и использование персональных данных, ответственность работодателя за нарушение данных норм.

Положение о сохранности коммерческой тайны − определяет состав и объем сведений, составляющих служебную или коммерческую тайну, а также порядок их защиты.

Правила и инструкции по охране труда − регулируют деятельность службы и специалистов по охране труда и т.д.

Другую группу составляют внутренние нормативные документы, регламентирующие деятельность по управлению персоналом в организации. Эта группа документов включает в себя различные положения, инструкции, типовые формы по основным функциональным направлениям работы HRслужбы. Данной группой внутренних нормативных документов устанавливаются единые стандарты по работе с персоналом, критерии подбора и оценки сотрудников, принципы и система мотивации, включая систему оплаты труда и премирования, система обучения и развития персонала. Поскольку построение системы управления персоналом − часть стратегии организации, основой для создания этих документов являются стратегические цели организации.

Примерами внутренней документации, регламентирующей управление персоналом, могут служить:

78

Положение о подборе персонала – регламентирует построение системы подбора персонала.

Положение об адаптации персонала − определяет процедуру введения в должность новых сотрудников, предназначено для создания единой процедуры адаптации во всех структурных подразделениях организации.

Положение об аттестации персонала – определяет общий порядок подготовки проведения аттестации, ее документарное сопровождение, единые аттестационные стандарты.

Положение о повышении квалификации, подготовке и переподготовке кадров − регламентирует порядок обучения персонала в организации.

Положение об оплате труда и премировании − регламентирует принципы формирования системы оплаты труда, критерии оценки труда, порядок расчета суммы оплаты и так далее.

Особую группу документов, обеспечивающих работу по управлению персоналом, составляют документы по ведению кадрового делопроизводства и документированию трудовых отношений.

Это различные документы, традиционно ведущиеся в отделах кадров организаций. Отличительная черта всех документов этой группы – не только обязательность их ведения для всех юридических лиц, но и унифицированность форм большинства из них. В данную группу входят документы:

−по учету кадров;

−по учету рабочего времени и расчетов с персоналом, по оплате

труда;

−по индивидуальному (персонифицированному) учету в системе государственного пенсионного страхования;

−документы, необходимые для ведения воинского учета (ВУС). Примерами внутренней документации, обеспечивающей ведение

кадрового делопроизводства в организации и документирование трудовых отношений, могут служить:

79

Трудовой договор − соглашение между работодателем и работником об условиях и характере трудовых отношений.

Договор о полной индивидуальной материальной ответственности − соглашение сторон трудовых отношений об обязанности ра¬ботника ответить перед администрацией организации за совершенное имущественное правонарушение и возмес¬тить причиненный ущерб.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма Т- 6) − распорядительный документ руководителя организации для оформления и учета отпусков, предоставляемых работнику в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами организации, трудовым договором.

Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма Т-12) − документ для учета времени, фактически отработанного и (или) не отработанного каждым сотрудником организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду.

Расчетно-платежная ведомость (форма Т-49) − документ для расчета и

представляемый в территориальный орган ПФР при регистрации застрахованного лица в системе государственного пенсионного страхования.

Приказ «Об организации воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе» − распорядительный документ руководителя организации об исполнении обязанностей по ведению воинского учета, бронированию граждан, пребывающих в запасе, и хранению бланков строгой отчетности и так далее.

2. Инструкции работников отдела кадров

Наиболее значимые документы, традиционно используемые в качестве

80

организационных для нормативного установления статуса и объема деятельности кадровой службы и ее работников, – положение о службе и должностные инструкции. Эти документы являются нормативными актами длительного действия и, как все организационные документы, предназначены для регламентации объема работы структурного подразделения и должностных лиц.

Документом, регламентирующим разграничение обязанностей и прав между сотрудниками, служащим основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций и установления взаимосвязей отдельных должностей, является должностная инструкция.

Известно, что служебная должность – первичный элемент управленческой структуры. Формирование системы должностей зависит от объема, состава, характера функций, выполняемых в структурном подразделении, разделения обязанностей и кооперации труда.

Должностные инструкции в мировой управленческой практике рассматриваются как действенное средство управления, предназначенное для решения организационных, регламентирующих и регулирующих задач. Кроме того, должностные инструкции помогают руководителю объективно оценивать деятельность каждого работника, мотивированно применять меры воздействия.

При разработке должностных инструкций важнейшее значение имеет соблюдение общепринятых юридических норм, установленных требований к структуре, тексту и оформлению. Среди действующих общегосударственных нормативных документов следует прежде всего назвать ГОСТ Р 6.30-97, в котором содержатся общие требования к оформлению организационных документов.

Формуляр должностной инструкции и структура текста унифицированы. Структура текста должностной инструкции предусматривает следующие разделы: “Общая часть” (“Общие положения”), “Основные задачи и функции”, “Должностные обязанности”, “Права”,