Деловые коммуникации. В 2 частях. Ч.1. Формы деловых коммуникаций. Учебное пособие
.pdfрасстояние обеспечивает достаточную комфортность выступления, возможность удержать в ноле зрения всю аудиторию.
Не стоит забывать, что выступление на открытом пространстве, «на воздухе», должно учитывать предстоящие погодные условия. В помещении следует учитывать его акустику, свет, возможность регулирования микроклимата помещения.
Физические параметры оратора так же следует учесть – нужна ли кафедра или лучше обойтись без нее, ведь человек небольшого роста не очень выгодно за ней смотрится. Необходимо, чтобы выступающий был виден по грудь, говорящая голова не будет восприниматься аудиторией серьезно.
Время выступления имеет большое значение. Слишком раннее время выступления требует более подробной и активной вступительной части, вечернее время предполагает, что люди уже достаточно утомились и плохо воспринимают сложную информацию, поэтому основная часть не должна быть перегружена цифрами и «заумными» мыслями.
2.Подбор материала, написание плана. Источниками для написания речи могут служить так называемые социальные источникиофициальные документы и материалы; результаты социологических исследований; научная литература; средства массовой информации и т.п. К личным источникам относят опыт оратора, практические навыки, личные встречи, беседы, выступления и т.д. Факты, взятые из личного опыта, всегда более наглядны, вызывают большой эмоциональный отклик у слушателей, но социальные источники вызывают больше доверия и предоставляют возможность получения более обширной информации.
План выступления составляется с учетом стандартной структуры, рассмотренной выше.
3.Написание текста речи является непростой задачей, но оно является необходимым. «Письменное изложение предстоящей речи очень полезно начинающим лекторам и не обладающим резко выраженной способностью к свободной и спокойной речи», говорил знаменитый юрист и не менее знаменитый оратор Анатолий Фёдорович Кони.
Перед написанием речи стоит определиться с формой записи речи. Экспромт, короткая речь без подготовки, не рассматривается. Конспект речи подходит в том случае, если выступление на данную тему уже было, она знакома
101
и выступающий владеет достаточной новой информацией, обладает способностью эффективно использовать ее без долгой подготовки. Полный текст необходим, когда присутствует много цитат, которые должны быть воспроизведены абсолютно точно или цифровой информации.
Можно выделить три составляющих успешности и убедительности речи, к которым относятся ее продуманность, последовательность и логичность. Не стоит забывать, что речь пишется для того, чтобы произвести впечатление на других, а не ублажить свой собственный слух. Если выступающий ориентирован на себя и не заботится о том, как будет воспринята его речь, то слушатели удовольствия от его речи не почувствуют.
Прежде всего следует учитывать те различия, которые существуют между разговорным и письменным языком речи. То, что прекрасно смотрится на бумаге, может звучать несколько странно или даже нелепо в устной речи. Устная речь должна быть предельно понятной и четкой, доступной слушателям разного уровня. Речевые обороты, используемые в деловой переписке или научной статье, не воспринимаются на слух, письменная коммуникация дает возможность потратить на осмысление написанного столько времени, сколько необходимо, а в процессе восприятия речи такой возможности нет.
Ик конспекту, и к полной речи предъявляются определенные требования:
•напечатанный на карточке или на листе текст должен легко читаться, шрифт должен быть хорошо читаем;
•карточки и листы должны быть пронумерованы;
•карточки должны удобно лежать в руке;
•текст должен быть написан понятным и ясным языком;
•в тексте должны быть проставлены смысловые «вехи», акценты, обозначающие опорные пункты и основные мысли выступающего.
Взависимости от условий выступления, оратор делает выбор между карточками и листами. Листы с полным текстом есть смысл использовать, если есть возможность использовать кафедру, когда предстоит продолжительное выступление с жестким регламентом. Карточки удобны на небольшом выступлении.
4.Репетиция. Она необходима, чтобы просчитать и скорректировать время, необходимое для выступления. Кроме того, чем больше раз повторяется текст и делается это в разное время, с разных его частей, тем
102
прочнее он остается в памяти. Но заучивать текст выступления слово в слово не лучший вариант, его надо понимать, чтобы каждое слово, каждое выражение было усвоено до автоматизма, т.е. сделалось «своим». Иначе при малейшем сбое, паузе, вы потеряете нить выступления.
Репетицию хорошо проводить перед зеркалом для того, чтобы оценить свою невербалику. Затем полезно отработать свое выступление перед близкими, коллегами.
Во время выступления необходимо помнить, что аудитория оценивает не только речь, но и самого оратора. Несомненно, большое значение имеют параметры речи (громкость, скорость и т.д.), внешний вид и манера держать себя.
Когда вы поднялись на подиум, сцену, трибуну или заняли другое место для выступления, не спешите сразу же начинать говорить. Используйте паузу настолько, насколько вы считаете необходимым, чтобы подготовить себя психологически и настроить аудиторию на общение с вами. Если речь перерывается аплодисментами, необходимо дождаться их окончания, так вы даете понять слушателям, что их реакция важна. И помните, что ваша мимика и жесты дают человеку куда больше впечатлений, чем все, что вы произносите.
Не забывайте про визуальный контакт с аудиторией. Выступая, нужно постоянно поддерживать зрительный контакт с аудиторией, сканировать глазами слушателей и отслеживать их реакцию. Смотреть на всех слушателей следует одинаково и равномерно. Если смотреть на часть из них, то другая часть будет недовольна и может посчитать, что они являются лишними. Ни в коем случае нельзя привязываться взглядом к одному человеку. Попробуйте подарить ваше персональное внимание как можно большему количеству людей, не забывая, что самые заинтересованные всегда занимают передние места. Необходимо учитывать культурные, национальные, религиозные и прочие особенности аудитории в отношении окулесики – не забывайте, что для некоторых народов прямой взгляд является признаком агрессии, для некоторых – признаком плохого воспитания.
В отношении мимики помните безусловное правило: что бы ни случилось, всегда «держите лицо». Напомним в этой связи некоторые примеры значений мимических реакций:
103
•брови приподняты – выражение удивления или недоумения, опущены – желание продемонстрировать свое превосходство;
•кривая улыбка – человек пытается взять себя в руки и не показать свою нервозность или обеспокоенность;
•бегающие глаза – человек испытывает чувство тревоги, стыда или страха;
•лицо вытянуто, голова приподнята вверх – признак высокомерного поведения или презрения.
Жестами вы сконцентрируете внимание на важности информации. При жестикулировании существует три правила: первое — не кладите руки в карманы; второе — не прячьте их за спину; третье — не занимайте их посторонними предметами. Руки — это помощники, которые всегда должны быть свободными и готовыми объединиться в единое целое с вашими мыслями. Нельзя применять «оборонительные» или «защитные» движения тела, например, скрещивание рук на груди, закладывание их за спину. Скрещивание рук демонстрирует неуверенность в том, что человек говорит.
Умение принимать правильную позу – необходимый элемент успешного выступления перед аудиторией. Лучше всего занять открытую позу и время от времени демонстрировать улыбку. Постоянно контролируйте свою осанку, спину держите прямой, голову поднятой, двигайтесь естественно.5
Поза может создать впечатление уверенности или растерянности, может возвысить или унизить человека. Кроме того, поза, осанка влияют и на собственное состояние оратора. Если он держится скованно, сутулится, то это сказывается и на его внутреннем состоянии, настроении и самочувствии.
Одежда выступающего имеет очень большое значение. Прежде всего, она должна соответствовать уровню и тематике мероприятия, на котором вы произносите речь, но не раздражать аудиторию. Конечно, одежда должна быть удобной для выступающего и не должна отвлекать его от выступления.
Последнее, о чем стоит упомянуть в главе о публичном выступлении, это отношение ко всякого рода сбоям и проблемам, независящим от оратора. Воспринимайте с юмором любые неожиданности и неполадки — отказ
5 Емельянова Е. А. Деловые коммуникации: учебное пособие / Е. А. Емельянова. Томск: Эль Контент,
2014.
104
микрофона, падение на пол стакана с водой, вышедшую на сцену кошку и т. п. Это покажет, что вы уверены в себе и ничто вас не смутит.
5.2. Пресс-конференция и брифинг
Последнее время очень популярны брифинги и прессконференции, на которых представителю турфирмы или отеля приходится встречаться с представителями различных СМИ. Это тоже своеобразное публичное выступление с элементами дебатов.
И пресс-конференция, и брифинг – это беседа официальных лиц с журналистами, но в классическом варианте брифинг предназначен только для ознакомления и распространения информации, а пресс-конференция еще и для ее обсуждения, но обе эти формы дают возможность предоставления информации для нескольких СМИ одновременно. Плюс этих форм в том, что журналисты сами, с учетом особенностей и приоритетов своего СМИ подготовят материал для публикации. Брифинг длится около получаса, он популярен в случаях, когда нужно пояснить или расширить имеющуюся информацию относительно различных происшествий, чрезвычайных ситуаций. После прессконференции часто устраивают фуршет, на котором имеет место продолжение общения и обсуждение поднятых пресс-конференцией проблем, то есть деловая коммуникация.
Приглашение на пресс-конференцию может осуществляется в разных формах. Это зависит от уровня организуемой пресс-конференции и ее темы. Пригласить можно по телефону, соблюдая правила телефонной коммуникации, но правильнее отправить приглашение по электронной почте за несколько дней до конференции. О брифинге можно оповестить за день. Правила составления, как у любого другого информационного письма.
Вопросы, задаваемые журналистами на пресс-конференции, могут поставить в тупик неподготовленного человека. Поэтому необходимо быть в курсе событий вашей организации, владеть информацией не только по тематике конференции, но и по актуальным проблемам и направлениям деятельности, входящим в компетенцию организации, то есть подготовится к передаче своей точки зрения, как на дебатах и подготовится к публичному выступлению. Выступающий от имени организации должен уметь говорить и владеть вниманием аудитории, но в рамках обсуждаемой темы и регламента. Навыки
105
подготовки к публичному выступлению будут востребованы, как и навыки подготовки презентации.
5.3. Подготовка презентации
Презентация наглядна, интерактивна, эмоционально привлекательна, все это говорит в пользу наличия навыков ее подготовки. Современные школьники, а тем более студенты, этим навыком прекрасно владеют, но деловая презентация имеет рад особенностей, которые многие упускают.
Подготовка хорошей презентации требует времени, поэтому стоит решить, точно ли она необходима, возможно, убедительной речи будет достаточно. Презентация необходима в определенных случаях:
•текст сообщения содержит множество цифровой, статистической информации, которую проще и нагляднее представить графически;
•усвоение содержания сообщения невозможно без иллюстративного ряда;
•выступление планируется на 20 и более минут, а презентация поможет удержать внимание слушателей.
Подготовка к созданию презентации предполагает ответ на ряд вопросов, схожих с вопросами перед публичной речью. Какова цель презентации? Есть ли особенности у предстоящей аудитории? Какими должны быть объем и структура презентации? Что должно составлять содержание презентации?
Если цель презентации в демонстрации графического материала, стоит уделить больше внимания его читаемости и наглядности для аудитории. Microsoft PowerPoint предлагает множество вариантов для создания диаграмм, вставки рисунков и пр. Выберите наиболее подходящий к теме вашего выступления. Если цель удержание внимания публики, презентация должна, как говорится, «радовать глаз», можно использовать различные цвета и иллюстрации, но не стоит забывать, что это все-таки деловая презентация и веселые человечки (спрайты) и мемы будут лишними.
Обычно выступающий знаком с будущей аудиторией и имеет представление, будут ли это его коллеги, начальство, представители фирмыпартнера, возможные клиенты и так далее. Исходя из этого следует продумать, какое количество профессиональных терминов и профессионального сленга можно использовать. Адаптировать содержание слайда к возможностям
аудитории необходимо. Далеко не вся аудитория может быть знакома с
106
кажущейся вам простой терминологией. Количественный состав аудитории также имеет значение, чем больше предполагается аудитория, тем больше внимания следует уделить тем, кто будет сидеть дальше – «тест последнего ряда».
Традиционное деление выступления на «введение – основную часть – заключение» относится и к презентации. Известное всем ораторам «правило края» (лучше всего запоминается информация та, что «с краю» – в начале и в конце) следует помнить и при разработке структуры презентации. В начале демонстрации презентации внимание аудитории приковано к ней и к личности выступающего, в середине выступления интерес ослабевает, вновь повышаясь в конце, чем надо воспользоваться для закрепления основной мысли выступления. Титульный слайд должен нести в себе информацию о теме выступления, о выступающем и об организации, которую он представляет.
Объем презентации должен быть достаточным, чтобы донести нужную информацию, но не должен утомлять слушателей. Не стоит забывать, что презентация, прежде всего, создается для того, чтобы иллюстрировать речь выступающего. Правило известного на Западе блогера Гая Кавасаки: 10/20/30, т.е. на 20-минутное выступление 10 слайдов, выполненных 30-м шрифтом, уже требует определенных оговорок. Если выступление 20 минут, слайдов, включая титульный и финальный, должно быть не менее 15. Шрифт следует подбирать в зависимости от того, присутствует ли на слайде графика или это только текст.
Что касается содержания презентации, то необходимо помнить, основная функция слайда – не фиксация смысла, а его визуализация; во всем приветствуется минимализм (в количестве текста, рисунков, степени подробности схем и таблиц, цветовой гамме и пр.); в презентации оформление не менее важно, чем ее содержание. Именно поэтому остановимся на оформлении презентации более подробно.
Начнем с шаблона. Если он задан компанией, следует использовать именно его, ведь он сделан с учетом фирменных цветов и шрифтов организации. Если нет времени на создание оригинального шаблона, можно воспользоваться стандартным.
Оформлять слайды следует в едином стиле, так как использование нескольких стилей в одной презентации замедляет восприятие материала. Фон лучше выбирать более спокойный, избегать пестрых и насыщенных цветовых
107
вариантов фона. Можно выбрать основной цвет и несколько дополнительных, повторяющиеся колонтитулы и рамку. Чтобы цвета выглядели на слайдах гармонично, используйте их в разном объёме, лучшим является такое сочетание: 60% — основной цвет; 30% — дополнительный цвет для заголовков, иконок, основных элементов; 10% — второй дополнительный цвет для акцентов.
Не забывайте про размер шрифта (от 24-го до 30-го), следует выбрать и его удобный тип для восприятия с экрана, например, Times New Roman, Arial, Verdana, Tahoma. Следует также учесть, что размер шрифта для презентации, которую вы будете демонстрировать на экране отличается от шрифта презентации, пересылаемой по почте или демонстрируемой во время видеоконференции. Для презентации на экране лучше придерживаться следующих рекомендаций: для основного текста можно использовать кегль от 24-го до 30-го, заголовки 44 и более кегль, сноски-16-18. Для презентации на видеоконференции чаще всего основной текст набирают кеглем от 12-го до 22го, а заголовки — кеглем от 24-го до 36-го.
Не используйте больше 2-3 шрифтов на одном слайде. Например, один для заголовков, второй — для основного цвета, третий — для вставок и сносок. Если использовать больше трёх, слайд будет выглядеть неаккуратно, а внимание аудитории может рассеяться. Особенно если добавить к шрифтам дополнительные акценты — выделение жирным, курсивом или подчеркивание.
Важна и контрастность. Самая высокая контрастность — у белого и чёрного. Хорошо считывается черный на пастельных тонах, на голубом. В затемненных лекционных помещениях лучше использовать светлый текст на темном фоне, если в аудитории зажжен свет, то лучше предпочесть темный текст на светлом фоне.
Используйте немного текста: чем меньше, тем лучше. Как говорят психологи и подтверждает практика, человек неспособен одновременно слушать кого-то и читать текст. Если на слайде много текста, аудитория будет читать его и перестанет слушать спикера и наоборот, слушая спикера, без пауз выдающего большой объем информации, люди не смогут читать текст. Идеальное количество текста на слайде – один абзац текста, или 30–40 слов.
Важно помнить, что повернутый и вертикальный текст следует использовать минимально: он труден для чтения. Выравнивание текста по левому краю наиболее комфортно для восприятия. Текст презентации с
108
выравниванием по центру сложно читать, а если выровнять его по ширине, появятся длинные некрасивые пробелы.
Переходим к графическому материалу. Подбирать иллюстрации лучше в едином стиле, желательно одного размера и формата. Растянутые или сжатые до нужного вам размера иллюстрации становятся нечеткими. SmartArt в большинстве случаев выглядит старомодно и громоздко. При размещении текста над рисунком следует проверить его читаемость: в этих случаях часто текст сливается с фоном. Эффекты вроде заливки объектов цветным фоном, теней, градиентов тоже лучше не использовать.
Не перегружайте слайды! Чем больше информации представлено на слайде, тем меньше у слушателей будет желания все это читать. Для создания хорошей презентации следуйте правилу: один слайд — одна мысль. На слайде не должно быть ничего лишнего – большое количество стикеров, иконок, фоновых изображений для красоты является отвлекающим внимание визуальным шумом. При этом, если написать весь текст на слайде одинаковым шрифтом, цветом, кеглем и не использовать никаких визуальных элементов, он также не вызывает желания к прочтению, так как непонятно, на что следует обратить внимание в первую очередь.
Использовать анимацию, звук, видеовставки нужно осторожно, только по необходимости. Помните, что это деловая коммуникация, имеющая цель передать информацию, а не развлечь.
Последний штрих в презентации – это проверка текста готовых слайдов на предмет орфографических, синтаксических и стилевых ошибок. Как показывает практика, техника любит подводить в самый ненужный момент, поэтому подстраховаться лишним не будет. Продублируйте вашу презентацию в формате PDF, сохраните ее не только на флешке, но также отправьте себе на адрес электронной почты.
Не лишним будет репетиция презентации, но о технике и приемах выступления перед аудиторией было сказано в пункте 5.1.
Напомним лишь, что во время выступления с презентацией нельзя поворачиваться спиной к аудитории, сосредотачивать все свое внимание на экране или тексте речи. О том, что презентация является иллюстрацией вашей речи, уже говорилось, тест речи и текст на слайдах не должен совпадать, не используйте слайды как телесуфлёр.
109
Не забудьте поприветствовать аудиторию. В завершении презентации обязательно нужно поблагодарить всех присутствующих за то, что уделили время, и попрощаться.
5.4. Практикум Вопросы к главе 6
1.В чем специфика выступления перед аудиторией?
2.Назовите основные части выступления и дайте им краткую характеристику.
3.Раскройте основные этапы подготовки к публичному выступлению.
4.Расскажите о невербальных средствах коммуникации в публичной
речи.
5.Дайте краткую характеристику брифингу и прессконференции.
6.В каких случаях презентация является необходимой?
7.Перечислите основные этапы подготовки презентации.
8.Раскройте основные требования к оформлению презентации.
Темы докладов
1. Великие ораторы.
2.Самые известные публичные выступления.
3.Правильная подготовка к выступлению.
4. Секреты создания презентации.
Темы эссе
1.Внешний вид оратора.
2.Правильное общение с аудиторией при выступлении.
3.Презентация – это шаблонно и просто.
Кейс
Общее задание
Подготовьте выступление с презентацией на заданную тему для определенной аудитории. Время выступления 10 минут. После каждого выступления проведите его анализ.
1. Тема: Как научиться владеть собой. Аудитория: сопровождающие туристских групп.
110