Деловая и дипломатическая переписка = Business And Diplomatic Correspondence. Учебное пособие

19.Искренне ваш, Джон Браун, начальник производственного отдела.

20.В ожидании вашего ответа, с уважением, Джон Браун.

Exercise 2. Translate into English.

1.Мы получили ваше письмо от 20 апреля с. г., в котором вы просите нас предоставить вам скидку в размере 25 %.

2.Ссылаясь на наш телефонный разговор от 15 апреля с. г., мы просим вас предоставить нам скидку в размере 25 %.

3.С сожалением сообщаем вам, что мы не можем удовлетворить вашу просьбу.

4.Мы заинтересованы в вашем предложении и хотели бы получить более подробную информацию.

5.С сожалением вынуждены сообщить вам, что мы не имеем возможности принять ваше предложение.

6.В ответ на ваше письмо от 10 апреля 2018 года, в котором вы просите уточнить условия поставки, мы хотели бы сообщить вам, что готовы получать платежи в предложенной вами валюте.

7. Уважаемые господа, мы получили ваше письмо от 30 марта 2018 года, в котором вы просите изменить условия платежа­ .

8. Мы хотели бы обратить ваше внимание на тот факт, что наша организация не производит страхование поставляемого оборудования.

9. Уважаемые господа, мы получили ваше письмо от 25 марта с. г., в котором вы предъявляете нам претензию в связи с задержкой поставки оборудования.

10.В ответ на ваше письмо от 25 марта с. г. мы просим вас извинить нас за некоторую задержку с ответом на ваше письмо от 15 марта с. г.

11.Ссылаясь на переговоры, проходившие в Новосибирске в конце марта с. г., между вашим представителем, г-ном Смитом, и управляющим директором нашей фирмы, мы с удовольствием сообщаем вам, что готовы предоставить вам 25-процентную скидку.

12.Мы получили ваше письмо от 2 апреля 2018 года с просьбой предоставить вам 25-процентную скидку. Мы рассмотрели

вашу просьбу и рады сообщить вам, что мы готовы предоставить вам скидку.

41

13.Если вас интересует наше предложение, мы будем рады предоставить вам необходимую информацию.

14.Мы хотели бы напомнить вам, что в соответствии с Контрактом № 432, подписанным 10 апреля 2018 года, вы должны предоставить нам все необходимые документы.

15.Однако, к нашему глубокому сожалению, мы вынуждены отметить, что до настоящего времени мы не получили от вас все необходимые документы.

16.Если наше предложение заинтересует вас, мы готовы направить вам дополнительную информацию. С нетерпением ждем вашего ответа.

17.Мы хотели бы напомнить вам, что пункт 6 нашего контракта предусматривает страхование поставляемого оборудования.

18.Благодарим вас за ваши предложения и хотели бы сообщить вам, что готовы включить их в контракт.

19.Всвязисвышеизложеннымпросимвасрассмотретьнаши предложения.

20.Мы с удовольствием направляем вам наше предложение.

Exercise 3. Translate into English.

1.Мы признательны вам за возможность передать вам данное предложение и будем рады обсудить его с вами.

2.Мы хотели бы сообщить вам, что в случае необходимости мы примем необходимые меры.

3.Мы считаем необходимым напомнить вам, что во время нашей встречи в Новосибирске вы выразили желание предоставить нам всю необходимую информацию.

4.В связи с этим мы хотели бы напомнить вам, что согласно контракту № 765 вы должны предоставить нам перечень поставляемого оборудования.

5.Просим вас сообщить нам сможете ли вы поставить оборудование в срок.

6.В связи с публикацией вашей рекламы в газете «Вечерний Новосибирск» от 19 января 2018 года мы хотели бы попросить вас предоставить нам более подробную информацию.

7.Нам было приятно узнать о вашей заинтересованности нашей продукцией, и мы с удовольствием посылаем вам образцы нашей продукции.

42

8.Мы прилагаем каталог с нашей новой продукцией.

9.В ответ на ваше письмо от 20 апреля 2018 года мы благодарим вас за каталог с вашей новой продукцией.

10.Надеемся, что в дальнейшем мы будем сотрудничать с вашей компанией.

11.К сожалению, мы вынуждены сообщить вам, что мы не можем предоставить вам наш новый каталог.

12.Если у вас появятся какие-либо вопросы или замечания, свяжитесь со мной сразу же.

13.Если потребуется дополнительная информация по поводу нашей продукции, пожалуйста, пишите без колебаний.

14.Если вам потребуется дополнительная информация по поводу нашей продукции, мы будем рады предоставить ее.

15.Мы хотели бы поблагодарить вас за сотрудничество и интерес к нашей компании.

16.К сожалению, мы вынуждены отозвать наш заказ.

17.С сожалением сообщаем вам, что не сможем поставить оборудование в срок.

18.Примите наши извинения за то, что мы вынуждены отозвать наш заказ.

19.Просим прощения за то, что не сможем поставить оборудование в срок.

20.Мы хотели бы сообщить вам, что задержка в поставке оборудования произошла не по нашей вине.

Task 1. Mr Olson wrote to you on 23 January 2018. He wants to knowifyourcompanyorganisesholidaystoAfrica.YouareMrMurray. You are a travel agent. Write a letter in reply and inform him that your company organises holidays to Africa. But you cannot sell him a trip (strike by airplane pilots). Follow the plan:

•Put the date

•Open the letter

•Begin the letter and refer

•Give bad news and say what you cannot do

•Give reasons

•End the letter

•Close the letter

43

Task 2. Mr Porter wrote to you on 7 May 2017. He wants to know if you sell photocopier cheap. Write a letter in reply and inform him that your company cannot sell photocopier cheap. You have to raise yourpricesbecausethegovernmenthasincreasedthesalestax.Follow the plan:

•Put the date

•Open the letter

•Begin the letter and refer

•Say what you cannot do

•Give reasons

•End the letter

•Close the letter

Task 3. You are Mr Green, the headmaster. Mrs Shaw, a primary school teacher, arrives half hour late for work every day. You told her (26 February 2018) that she should start lessons at 8.00. Follow the plan:

•Put the date

•Open the letter

•Begin the letter and refer

•Say what is wrong

•Make a point

•Give a warning

•End the letter

•Close the letter

Task 4. You are Mr Holmes. Your colleague Mr Chase keeps parking his car in front of the main door. You have already told him before (26 February 2018) that this space is reserved for Managing Director. Follow the plan:

•Put the date

•Open the letter

•Begin the letter and refer (parking space)

•Say what is wrong

•Make a point

•Give a warning

•End the letter

•Close the letter

44

Task 5. You are Mr Schmidt. ABC Company sold 10 computers (10 March 2018). But five ofthem were defective.You have to write the complaint to theABC Company who sold it to you. Follow the plan:

•Put the date

•Open the letter

•Begin the letter and refer

•Say exactly what is wrong

•Make a point connected with this

•Demand immediate action

•Give a warning

•End the letter

•Close the letter

Task 6. You are Mr Daniels, the head of ABC Company. Your employee Mrs Chase keeps arriving late for work. You have already told her that she should start her work at 8 a. m. Follow the plan:

•Put the date

•Open the letter

•Begin the letter and refer

•Say exactly what is wrong

•Make a point connected with this

•Demand immediate action

•Give a warning

•End the letter

•Close the letter

Task 7. A new restaurant near your home makes a lot of noise every night. You called the manager but he did not take any action. Write a letter to the manager. Follow the plan:

•Put the date

•Open the letter

•Begin the letter and refer

•Say exactly what is wrong

•Make a point connected with this

•Demand immediate action

•Give a warning

•End the letter

•Close the letter

45

Task 8. You work atABC Business Consultants. The people who rent the office next to you play very loud music all day and every day, even though the contract for offices says "no radios and no loud music". It is impossible for you to work.Write a letter to them, making a strong complaint. Follow the plan:

•Put the date

•Open the letter

•Begin the letter and say what you are writing about (the noise from their office)

•Say exactly what is wrong

•Make a point connected with this (the contract)

•Demand immediate action

•Give them a warning (you will contact the landlord)

•End the letter

•Close the letter

Task 9.Your factory is closed due to the cold weather. This is costing you over $10,000 a day. It is extremely important that you get a new heating unit as soon as possible. Write toAW Equipment to find out when they can deliver a new one and at what price. Remember that you need this heating unit urgently. Follow the plan:

•Put the date

•Open the letter

•Begin the letter and say what you are writing about

•Tell them about your factory now

•Request the information

•End the letter

•Close the letter

Task 10. You are Mr Davis. You have received a letter from Ms Smith applying for the post of Sales Supervisor. Write a letter. Follow this plan:

•Put the date

•Open the letter

•Begin the letter and refer

•Say that you received her CV

•Give her good news

•Request action (to enclose the application forms, complete them and return) quickly

46

•End the letter

•Close the letter

Task 11. You are Ms Smith. You have been ill so you could not reply immediately. You want some more information about the post (responsibilities, working hours and starting salary) and the company structure. Write a letter to Mr Davis asking about these things. Follow the letter plan:

•Put the date

•Open the letter

•Begin the letter and refer

•Apologise

•Say why you did not reply

•Request information

•End the letter

•Close the letter

Task 12. You are the head of the retail outlet which is expanding rapidly. You are looking for new premises in different districts of the city. You’ve read the advertisement in the local newspaper in which ABC Company offers premises in different districts. Write the letter. Following plan:

•Put the date

•Open the letter

•Begin the letter and say what you are writing about

•Tell them what has happened

•Ask them for the information you need

•Ask the for detailed information: size, price, costs, conditions

•End the letter

•Close the letter

Task 13. Your business (ABC Ltd) is in serious financial difficulties. You owe €250,000 so you cannot settle your account with Alfa Bank (The bank refused your last cheque.) To stop legal action against you, your lawyers, ABC Consulting, have told you to go into liquidation. They will write to all the companies involved soon. Write toAlfa Bank. Following plan:

47

•Put the date

•Open the letter

•Put a heading

•Begin the letter and refer to their letter

•Say what you are writing about

•Give the bad news about their bill

•Say what you have had to do

•Tell them about your lawyers

•Apologize

•End the letter

•Close the letter

Task 14. You are the Sales Supervisor at Exotic Holidays. You recently sent some information to ABC Travel. Write a follow-up letter to them, telling them that they can now offer a 10 % reduction on the price of your holidays to Mexico. There has been a change in the exchange rate. Follow the plan:

•Put the date

•Open the letter

•Put a heading

•Say what you are writing about (refer to your last letter)

•Give the good news

•Give the reason

•Apologize

•End the letter

•Close the letter

Task 15. You are Kimberly Wilson, Export Sales Department, ABC Food Machines. You have just received this memo from the Technical Department.

–costofinstallingARBottlerinabove-mentionedfactory:US$70,000

–includes one year guarantee covering parts and labour

–payment can be made over two years

48

Part II. E-MAILS

Now we have learned the basic rules of writing business letters. However, nowadays in everyday business communication people writee-mailsmoreoftenthanletters.Anemployeespends,onaverage, aboutaquarteroftheworkweekcombingthroughhundredsofe-mails.

You should understand that writing a message via e-mail even a short and internal is different as compared to writing a message via message applications, which are very popular today in everyday communication. WhatsApp, Twitter, Viber, Facebook Messenger, Telegram and other social media are very casual and are great for your family and friends. But at work people use e-mails for fast and convenient communication.

In business, e-mail is used for many different purposes, including requesting information, making and confirming orders, making offers, claims, negotiating discounts, applying for jobs, internships. Depending on your purposes, the messages you send will differ in their formality, intended audience, and desired outcome. Finally, the use of e-mail for advertising purposes has clogged communication channels, preventing some e-mails from reaching their intended audience.Writers are challenged to make their e-mail stand apart from "spam" and to grab and hold the attention of their audience.

Arefined, well-written e-mail says a lot about your working style, while a poorly written, unclear communication can cause confusion and problems that lead to a loss of time and productivity. Even worse, it could harm your reputation.

When should you use e-mail as a form of communication?

• When you need to get in touch with a person who is hard to reach via telephone, does not come to office regularly, or is not located in the same part of the country or world (for instance, someone who lives in a different time zone).

• When the information you want to share is not time-sensitive. The act of sending an e-mail is instantaneous, but that does not mean

50