Электронный экзаменатор у вас дома. Информатика

ках, на которые есть ссылки в формулах, меняются, то результат изменится автоматически.

В качестве примера приведем формулы, вычисляющие корни квадратного трехчлена: ax2 + bx + c = 0. Введем в ячейки A2 и A3 следующие формулы:

=(-B1+КОРЕНЬ(B1*B1-4*A1*C1))/2/A1 =(-B1-КОРЕНЬ(B1*B1-4*A1*C1))/2/A1

Âячейках A1, B1 и C1 находятся значения коэффициентов a, b

èс, соответственно. Если введены значения коэффициентов a = 1, b = –5 и с = 6 (это означает, что в ячейках A1, B1 и C1 записаны числа 1, –5 и 6), то в ячейках A2 и A3, где записаны формулы, появятся числа 3 и 2. Если изменить число в ячейке A1 на –1, то в ячейках с формулами получатся числа –6 и 1.

Âячейках A2 и A3 представлен результат работы формулы. Курсор установлен на ячейке A2. В строке формул отображается записанная в ячейке A2 формула для нахождения корня квадратного трехчлена.

Âстроке формул отражается содержимое ячейки, в которой расположен курсор.

Âприведенных выше формулах используется функция КОРЕНЬ, которая вычисляет квадратный корень числа. В данном случае будет извлечен квадратный корень из числа, получившегося в результате вычисления выражения B1*B1–4*A1*C1. В следующем разделе функции Excel будут рассмотрены более подробно.

Понятие функции

Функции в Excel используются для выполнения стандартных вычислений в рабочих книгах. Значения, которые используются для вычисления функций, называются аргументами. Значения, возвращаемые функциями в качестве ответа, называются результатами. Помимо встроенных функций можно использовать в вычислениях пользовательские функции, которые создаются при помощи средств Excel.

Чтобы использовать функцию, нужно ввести ее как часть формулы в ячейку рабочего листа. Последовательность, в которой должны располагаться используемые в формуле символы, называется синтаксисом функции. Все функции используют одинаковые основные правила синтаксиса. Если правила синтаксиса нарушены, Excel выдаст сообщение о том, что в формуле имеется ошибка.

Правила синтаксиса при записи функций

Если функция появляется в самом начале формулы, ей должен предшествовать знак равенства (=), как и во всякой другой формуле.

Аргументы функции записываются в круглых скобках сразу за названием функции и отделяются друг от друга символом точка с запятой «;». Скобки позволяют Excel определить, где начинается и где заканчивается список аргументов. Внутри скобок должны располагаться аргументы. Помните о том, что при записи функции должны присутствовать открывающая и закрывающая скобки, при этом нельзя вставлять пробелы между названием функции и скобками.

В качестве аргументов можно использовать числа, текст, логи- ческие значения, массивы, значения ошибок или ссылки. Аргументы могут быть как константами, так и формулами. В свою оче- редь эти формулы могут содержать другие функции. Функции, являющиеся аргументом другой функции, называются вложенными. В формулах Excel можно использовать до семи уровней вложенности функций.

Задаваемые входные параметры должны иметь допустимые для данного аргумента значения. Некоторые функции могут иметь необязательные аргументы, которые могут отсутствовать при вычислении значения функции.

Рассмотрим случай, когда у функции нет аргументов. Примерами таких функций являются ПИ, которая возвращает число, или функция СЕГОДНЯ, возвращающая текущую дату. При вводе таких функций нужно сразу после названия функции поставить круглые скобки. Если необходимо получить в ячейке число или текущую дату, то следует ввести в ячейки формулы следующего вида:

=ÏÈ()

=СЕГОДНЯ()

Для того чтобы вычислить значение функции, введите в ячейку знак равенства «=», а затем название функции и список ее аргументов.

Excel содержит более 300 встроенных функций. Поэтому непосредственно вводить с клавиатуры в формулу названия функций и значения входных параметров не всегда удобно. В Excel есть специальное средство для работы с функциями — Мастер функций. При работе с этим средством сначала предлагается выбрать нуж-

ную функцию из списка категорий, а затем в окне диалога предлагается ввести входные значения.

Мастер функций вызывается командой Вставка-Функции или нажатием на кнопку Мастер функций. Эта кнопка расположена на панели инструментов Стандартная, а также в строке формул.

В следующем примере будет показано, как работать с функциями при помощи Мастера функций.

Использование ссылок

Ссылка однозначно определяет ячейку или группу ячеек рабо- чего листа. Ссылки указывают, в каких ячейках находятся значе- ния, которые нужно использовать в качестве аргументов формулы. С помощью ссылок можно использовать в формуле данные, находящиеся в различных местах рабочего листа, а также использовать значение одной и той же ячейки в нескольких формулах.

Можно также ссылаться на ячейки, находящиеся на других листах рабочей книги, в другой рабочей книге, или даже на данные другого приложения. Ссылки на ячейки других рабочих книг называются внешними. Ссылки на данные в других приложениях называются удаленными.

Ссылки на ячейки используют заголовки соответствующих строк и столбцов рабочего листа. В Excel столбцы помечены латинскими буквами (A, B, C, D,... Z; AA, AB, AC, AD, ... AZ; BA, BB, BC и т. д.), а строки пронумерованы. Такие ссылки называются ссылками типа A1.

Перемещение, копирование и распространение формул

После того как формула введена в ячейку, ее можно перенести, скопировать или распространить на блок ячеек.

При перемещении формулы в новое место таблицы ссылки в формуле не изменяются, а ячейка, где раньше была формула, становится свободной. При копировании формула перемещается в другое место таблицы, ссылки изменяются, но ячейка, где раньше находилась формула, остается без изменения. Формулу можно распространить на блок ячеек.

При копировании формул возникает необходимость управлять изменением адресов ячеек или ссылок. Для этого перед символами адреса ячейки или ссылки устанавливаются символы «$». Изменяются только те атрибуты адреса ячейки, перед которыми не стоит символ «$». Если перед всеми атрибутами адреса ячейки по-

ставить символ «$», то при копировании формулы ссылка не изменится, т. к. В этом случае ссылка становится абсолютной, а не относительной.

Например, если в записи формулы ссылку на ячейку D7 записать в виде $D7, то при копировании формулы будет изменяться только номер строки «7». Запись D$7 означает, что при копировании будет изменяться только символ столбца «D». Если же записать адрес в виде $D$7, то ссылка при копировании формулы на этот адрес не изменится и в расчетах будут участвовать данные из ячейки D7. Если в формуле указан интервал ячеек G3:L9, то управлять можно каждым из четырех символов: «G», «3», «L» и «9», помещая перед ними символ «$».

Если в ссылке используются символы $, то она называется абсолютной, если символов $ в ссылке нет — относительной. Адреса таких ссылок будем называть абсолютными и относительными, соответственно.

Абсолютные адреса при перемещении и копировании формул не изменяются, а в относительных адресах при копировании происходит смещение на величину переноса.

Логические функции

Логические функции являются неотъемлемым компонентом многих формул. Всякий раз, когда необходимо выполнить те или иные действия в зависимости от выполнения каких-либо условий, используются логические функции.

В Excel можно использовать следующие логические функции: ЕСЛИ, И, ИЛИ, ИСТИНА, ЛОЖЬ, НЕ. Результатом работы логи- ческих функций И, ИЛИ, ИСТИНА, ЛОЖЬ, НЕ является логиче- ское значение ИСТИНА или ЛОЖЬ, а результатом работы логиче- ской функции ЕСЛИ может быть число, текст или ссылка на выполнение каких-либо действий.

Функции ИСТИНА(), ЛОЖЬ() и НЕ(арг)

Результатом работы логических функций ИСТИНА() и ЛОЖЬ() являются логические значения ИСТИНА или ЛОЖЬ. О том, можно ли считать, что ИСТИНА есть число «1», обсудим позже.

Функция НЕ(арг) изменяет на противоположное логическое значение своего аргумента. Она часто используется в тех случаях,

когда необходимо быть уверенным в том, что значение не равно некоторой величине.

Аргумент функции (арг) — это значение или выражение, результатом вычисления которого является ИСТИНА или ЛОЖЬ. Если (арг) имеет значение ЛОЖЬ, то функция НЕ возвращает значе- ние ИСТИНА, а если (арг) имеет значение ИСТИНА, то функция НЕ возвращает значение ЛОЖЬ.

Макросы

Если при работе с Microsoft Excel для Windows возникла необходимость несколько раз выполнить одну и ту же последовательность действий, то эту последовательность можно записать под определенным именем. Записанная под определенным именем последовательность действий называется макросом.

Макрос также может быть назначен графическому объекту.

Рассмотрим следующую задачу.

Сформировать ведомость начисления зарплаты. Для этого необходимо:

а) составить шапку ведомости; б) в столбец ФИО ввести фамилию и инициалы;

в) в столбец Оклад ввести оклады; г) в столбец Под_налог вывести подоходный налог согласно

следующей формуле:

13%,åñëè 5000 Оклад 50000 Налог 15%,åñëè 50000 Оклад 100000

20%,åñëè100000 Оклад 200000

д) в столбец К выдаче ввести окончательную сумму, получаемую сотрудником как разность значений столбцов Оклад и Под_налог;

е) вывести итоговую сумму по столбцу К выдаче.

Для решения задачи необходимо выполнить следующие шаги:

—сформировать ведомость (таблицу) с указанием адресов ее размещения в электронной таблице;

—вывести шапку таблицы;

—заполнить столбцы ¹ пп и ФИО;

—разработать модуль ввода данных в столбец Оклад;

5. Система управления базами данных Microsoft Access

Мы научились составлять документы в редакторе Word. Электронные таблицы позволяют автоматизировать расчеты для заранее подготовленных данных и формул (или выражений), помещенных в соответствующие ячейки документа редактора Excel.

Программа Access на качественно новом уровне позволяет, во-первых, объединить все достоинства предыдущих программ и, во-вторых, создать новый инструмент для оперативного ввода, анализа обрабатываемых данных, автоматических расчетов, операций с данными-объектами, каковыми являются едва ли не все объекты предмета информационных технологий — числовые данные, текстовые файлы, графические изображения, аудио- и видеоинформация.

Другими словами, в деловой или личной сфере часто приходится работать с данными из разных источников, каждый из которых связан с определенным видом деятельности. Для координации всех этих данных необходимы определенные процедуры и организационные мероприятия.

Microsoft Access — программная система, которая может создавать базы данных — совокупность данных и объектов, относящихся к определенной задаче. Базы данных могут содержать таблицы,

запросы, отчеты, формы, макросы и модули и другие компоненты. Программа Access — повторим еще раз — объединяют в себе достоинства редактора Word и электронных таблиц Excel, и создают качественно новый уровень работы с информацией. Если в Microsoft Excel ячейки столбцов содержат, в основном, числа и символы, то в ячейках таблиц Microsoft Access могут содержаться любые объекты, которые реализуются в виде файлов — тексты, числа, рисунки, звуковые и графические объекты (файлы), диаграммы и т. д.

Кроме того, сложные связи и сложные запросы позволяют создавать автоматически обновляющиеся отчеты и формы. В сочетании с автоматическим вводом данных такие отчеты и формы реализуются как сверхоперативные аналитические и экспертные системы во всех отраслях деятельности, где нужна обработка информации в «реальном» времени.

6. Основы работы с Microsoft Access

Загрузка Microsoft Access

1.Открыть главное меню Windows, щелкнув по кнопке Пуск на панели задач.

2.Èëè Пуск—Программы—Microsoft Access.

Так же, как и в редакторе Word, в Microsoft Access после запуска системы на экране появится окно, которе содержит ряд структурных элементов: заголовок окна, меню, панель инструментов, область работы с базой данных, строка состояния.

Рассмотрим процедуру создания БД (базы данных) с помощью мастера.

1.Запустим Access и в открывшемся окне Microsoft Access щелкнем переключателем Запуск мастера. Если Access уже загружен, то следует нажать кнопку Создать базу данных.

2.В диалоговом окне Создание щелкнуть вкладку Базы данных

èв появившемся окне выбрать необходимый мастер создания ÁÄ. После двойного щелчка по выбранному мастеру или нажатия кнопки ok откроется окно Файл новой базы данных.

3. îêíå Файл новой базы данных надо указать имя файла, в котором будет храниться новая база данных.

4.Чтобы начать создание новой БД, необходимо нажать кнопку Создать. Далее начинается процесс работы с мастером создания БД.

Чтобы описать последовательность действий по созданию БД, запустим конкретный типовой мастер, например, Номера звонков, который содержит сведения о контактах и звонках

5.Шаг 1. Первое диалоговое окно мастера сообщает о назначе- нии создаваемой БД. Внизу окна содержатся кнопки «навигации» — перемещения — между диалоговыми окнами Назад è Далее. После нажатия кнопки дàëåå появится окно, в котором задаются таблицы (определяемой структуры) базы данных Номера звонков.

6.Шаг 2. На следующем шаге появится диалоговое окно — задания структуры таблиц, которое состоит из двух частей. В левой части содержится перечень включаемых таблиц. Чтобы выбрать одну из таблиц, необходимо щелкнуть по названию таблицы левой кнопкой мыши (например, таблица «Сведения о Номерах звонков»). В правой части окна появится перечень полей, включаемых

âтаблицу.

Выбор соответствующего поля осуществяется путем включе- ния, а исключение — путем снятия флажка для соответствующего поля. Нажимаем кнопку Далее.

7.Шаг 3. Выбор способа оформления экранной формы таблицы БД. Всего предлагается 10 образцов оформления. При щелчке по любому из них образец появляется для обозрения в левой части экрана. Нажав кнопку Далее, переходим к следующему шагу.

8.Шаг 4. Задание стиля отчета — позволяет выбрать способ оформления отчета. Всего имеются 6 вариантов. Выбор варианта совпадает с тем, который был описан на предыдущем шаге. Выбрав тип оформления, переходим к следующему шагу.

9.Шаг 5, 6. На этих этапах создается название базы данных и предлагается запустить процесс заполнения БД данными. Нажимаем кнопку Готово, и Microsoft Access после создания структуры всех таблиц выведет окно БД с отражением всех объектов (Звонки, контакты, типы контактов) и предложит начать ввод данных.

Дадим определение объекта ÁÄ — ýòî таблица, запрос, форма,

отчет, макрос или модуль, внедренные диаграммы, рисунки, связанные таблицы.

Способы создания таблиц в БД

После создания базы данных можно перейти к проектированию таблиц, которые входят в базу данных. Это проектирование может быть выполнено одним из выбранных способов: Режим

таблицы, конструктора, мастера таблиц, импорт таблицы, связывание таблиц.

В зависимости от выбранного способа метода процесс создания таблицы включает операции, одну или несколько, из нижеприведенных:

—определение полей таблицы;

—определение типа данных для каждого поля;

—задание размера поля (только для текстовых или числовыхх полей);

—установка ключевого поля;

—присвоение имени таблице и ее сохранение.

Кратко остановимся на типе данных, включаемых в таблицы, и их характеристиках:

—текстовый — текст или комбинация символов, чисел (например, адрес, телефон, почтовый индекс), до 255 символов;

—ìåìî-поле — длинный текст, абзац из документа — до 64 тысяч символов;

—числовой — числовые данные, используемые для вычислений, денежных операций (используется денежный формат), для определения числового типа следует определить свойство Размер поля;

—Дата/время — дата и время;

—денежный — денежный тип используется для предотвращения округлений во время вычислений. Предполагает до 15 символов в целой части числа и 4 — в дробной;

—счетчик — автоматическая вставка последовательных (отли- чающихся на 1) или случайных чисел при добавлении записи (горизонтальной строки таблицы);

—логический (этот тип введен для экономии памяти ПК) — содержит только два значения — единицу или ноль, да или нет (1 бит);

—объекты OLE — рисунки, звуковые файлы, таблицы Microsoft Excel, видеоклипы — объекты могут быть связанными или внедренными в таблицу Microsoft Access. Для отображения объекта OLE в форме или отчете необходимо использовать присоединенную рамку объекта (объем до 1 гигабайта);

—гиперссылки — поле, в котором хранятся гиперссылки (до 64 тыс. символов);

—мастер подстановок — создает поле, позволяющее выбрать значение из другой таблицы или списка значений, используя поле со списком. При выборе данной опции в списке типов данных для их определения загружается мастер (объем 4 байта).

Создание таблицы в режиме конструктора таблиц

Âрежиме Конструктора таблицы можно создать целую таблицу, добавляя новые поля или удаляя и настраивая существующие поля таблицы.

Âдиалоговом окне Новая таблица щелкнуть Конструктор, переключиться в базу данных, щелкнув по нему мышью или нажав F11.

На вкладке Таблица нажать кнопку Создать, затем (в качестве примера рассмотрим таблицу Номера звонков):

1) В столбце таблицы Èìÿ ïîëÿ ввести название поля (например, номер звонка — операция 1);