Электронный экзаменатор у вас дома. Информатика

Любая из встроенных панелей инструментов Excel может быть выведена на экран. Можно настроить эти панели так, чтобы они включали наиболее часто используемые кнопки. Смотри упражнение ¹ 1.

Кроме того, можно создавать пользовательские кнопки, вызывающие специально написанные программы и макросы.

Панели инструментов пользователя

О панелях инструментов пользователя будет рассказано на примере создания и настройки панели, помогающей быстро и красиво оформить отчет.

При составлении отчетов возникает множество проблем, связанных с технической стороной дела — оформлением отчета. Красиво сделанный отчет всегда производит хорошее впечатление и поэтому не стоит пренебрегать его оформлением.

Технические средства Excel сильно облегчают процесс оформления отчета. Можно просто и быстро составить таблицы, графики и диаграммы.

Для удобства работы при составлении отчета создадим специальную панель инструментов «Оформление отчета». Какие кнопки разместить на этой панели? Ответ на этот вопрос определяется целью, для которой создается эта панель — оформление отчета, а для этого удобно иметь под рукой средства, рисующие прямоугольники, овалы, стрелки, графики, диаграммы, красивое обрамление.

Ввод данных

Общие замечания

Ввод данных в ячейку таблицы осуществляется следующим образом:

—выделите ячейку щелчком мыши или просто позиционируйте какую-либо ячейку перемещением курсорной рамки с помощью стрелок;

—наберите вводимую информацию;

—завершив ввод данных, зафиксируйте их в ячейке одним из следующих способов:

1)нажмите клавишу Enter;

2)щелкните на кнопке с галочкой в строке формул;

3)щелкните мышью на другой ячейке;

4) с помощью стрелок переместите рамку выделения ячейки на другую ячейку.

Если информация уже введена в ячейку и нужно лишь добавить или скорректировать ранее введенные данные, дважды нажмите мышью на нужной ячейке или нажмите клавишу F2, когда требуемая ячейка выделена. При этом вы переходите в режим ввода и можете внести необходимые изменения в данные, которые находятся в этой ячейке. Изменения вносятся так же, как и в Word’е.

Âлюбую ячейку электронной таблицы можно ввести:

—число;

—формулу;

—текстовую (алфавитно-цифровую) информацию.

Как Excel отличает один вид информации от другого?

Число

Если вы набрали некоторую последовательность символов, в которую входят цифры, знаки «+», «–», а также запятая, как разделитель целой и дробной части, эта последовательность считается ЧИСЛОМ. Необходимо особо подчеркнуть, что разделителем целой и дробной части числа в Excel’е является запятая, à íå точка.

Примеры: 257; –145,2; +4786,859. Число может быть записано в экспотенциальной форме: Введите 4,89Е + 04, что равно 48900.

При увеличении числа знаков более ширины ячейки Excel иногда отображает число как цепочку символов «######». Для исправления положения необходимо увеличить ширину столбца (см. п. 4.3).

Точность числа (количество знаков после запятой) можно регулировать с помощью кнопок панели инструментов.

Формула

Если набранная последовательность символов начинается со знака «=» (равно), Excel считает, что набрана ФОРМУЛА. В формулу могут входить данные разного типа, но мы будем считать ее обычным арифметическим выражением, в которое можно записать только числа, адреса ячеек и функции, соединенные между собой знаками арифметических операций.

Знаки арифметических операций в Excel: + сложение (=8+13);

– вычитание (=25-14); * умножение (=125*23); / деление (=95/5);

^ возведение в степень (=2^10).

Текст

Если набранная последовательность не является ни числом, ни формулой, она считается ТЕКСТОМ и не подвергается каким-ли- бо преобразованиям.

Примеры вводимой в ячейки информации:

–145,5 — число; –145.5 — текст; с145.5 — текст; =А1+А2 — формула; А1+А2 — текст; 7+8 — текст;

=5+V5 — формула.

Если вводимый в ячейку текст превысит по длине видимую ширину столбца, возможны два случая:

1)åñëè следующие ячейки в строке пусты — тогда визуально текст накроет эти ячейки;

2)åñëè в следующих ячейках есть данные — тогда правая часть текста скроется за этими ячейками.

Самостоятельно попробуйте ввести в соседние ячейки текстовую информацию, превышающую размер ячейки. Обратите внимание на получаемый эффект.

Особенности ввода чисел в ячейки

Данные в Excel выводятся на экран в определенном формате. По умолчанию информация выводиться в формате Общий. Можно изменить формат представления информации в выделенных ячейках. Для этого выполните команду Формат—Ячейки. Появится окно диалога «Формат ячеек», в котором нужно выбрать вкладку «Число».

В левой части окна диалога «Формат ячеек» в списке Числовые форматы приведены названия всех используемых в Excel форматов. Для формата каждой категории приводится список его кодов. На рис. из списка Числовые форматы выбрана строка Числовой.

В правом окне Тип вы можете просмотреть все форматные коды, которые используются для представления на экране информации.

Если вы хотите вводить числа, не связывая себя какими-либо форматами, то Excel будет их вводить в коде формата Общий.

Ввод последовательностей

Когда необходимо ввести какую-либо текстовую или числовую последовательность (дни недели, порядковые номера и т. п.), в Excel’е для этого есть специальная процедура, которую необходимо знать.

В Excel разработан механизм ввода рядов данных. Под рядами данных подразумеваются данные, отличающиеся друг от друга на фиксированный шаг. При этом данные не обязательно должны быть числовыми.

Арифметическая и геометрическая прогрессии

В Excel можно увеличивать или уменьшать значения на постоянную величину и умножать значения на постоянный множитель. Для этого в окне диалога «Прогрессия» имеется переключатель типов.

При указании типа прогрессии Арифметическая элементы ряда вычисляются последовательным прибавлением значения шага из поля ввода Шаг к очередному значению в ячейке. Если при этом установить флажок Автоматическое определение шага, то значе- ние из поля ввода Шаг игнорируется и вычисляется линейная экстраполяция.

При указании типа прогрессии Геометрическая элементы ряда вычисляются последовательным умножением значения из поля ввода Шаг на очередное значение в ячейке. Если при этом установить флажок Автоматическое определение шага, то значение из поля Шаг игнорируется и вычисляется экспоненциальная экстраполяция.

Самостоятельно изучите этот раздел.

Диаграммы и графики

Представление данных в графическом виде позволяет решать самые разнообразные задачи. Основное достоинство такого представления — наглядность. На графиках легко просматривается тенденция к изменению. Различные соотношения, прирост, взаи-

мосвязь различных процессов — все это легко можно увидеть на графиках.

Всего Microsoft Excel для Windows предлагает вам 8 типов плоских диаграмм и 6 типов объемных. Эти 14 типов включают 100 форматов.

Предварительные сведения о построении диаграмм

Excel предлагает несколько способов создания диаграмм. Построение диаграммы начинается с выделения интервала ячеек, по которому нужно построить диаграмму. Далее следует нажать кнопку Мастер диаграмм, которая имеется на панели инструментов Стандартная. При этом указатель мыши меняет свою форму, превращаясь в тонкий крестик с маленькой диаграммкой. Мастер Диаграмм открывает серию из четырех диалоговых окон, с помощью которых можно задать тип диаграммы, ориентацию данных и т. п.

Итак, если выделена область данных, самый быстрый способ построить диаграмму — нажать клавишу F11 или нажать на панели инструментов кнопку Мастер диаграмм.

Кроме того, для построения диаграммы можно воспользоваться командой Вставка—Диаграмма.

Все пояснения будут вестись для тестовых графиков и диаграмм, построенных на основе тестовой таблицы (см. табл., расположенную ниже).

На диаграмме помимо собственно диаграммы присутствуют такие элементы, как оси, легенда, подписи, заголовки, надписи, линии графиков и некоторые другие.

Для каждого элемента диаграммы можно вызвать свое меню форматирования. Для этого достаточно нажать кнопку мыши на элементе диаграммы, чтобы указать элемент, а потом нажать правую кнопку мыши для вызова меню со списком команд форматирования. В качестве альтернативного способа перехода в режим форматирования объекта диаграммы следует дважды нажать кнопку мыши на этом объекте. В результате открывается окно диалога форматирования объекта.

Термин диаграмма активна означает, что в углах и на серединах сторон поля диаграммы расположены маркеры, которые имеют вид маленьких черных квадратиков. Диаграмма становится активной, если нажать кнопку мыши в любом месте диаграммы (предполагается, что вы находитесь вне диаграммы, то есть курсор

установлен в ячейке активного листа книги). Когда диаграмма активна, можно изменять размеры поля и перемещать ее по рабоче- му листу.

Построение и редактирование диаграмм и графиков

Тестовая таблица

Первая строка и первый столбец тестовой таблицы содержат так называемые метки столбцов и строк. Включите строку1 и стол-

бец1 тестовой таблицы в область построения диаграммы, т. е. для построения диаграммы выделите не только цифры, но и ячейки, содержащие названия строк и столбцов.

Информация в первой строке тестовой таблицы является текстом, поэтому не может быть отражена на графике. Excel использует ее в качестве меток для горизонтальной оси.

Метки столбцов являются текстом легенды. Термин легенда обозначает прямоугольник, в котором указывается, каким цветом или типом линий отображаются на графике или диаграмме данные из той или иной строки. Если 1 столбец не содержит меток, Excel вводит собственные метки: «ряд1», «ряд2» и т. д. В нашем случае легенда состоит из слов «Строка1», «Строка2» и «Строка3», записанных рядом с линиями, отображающими данные в соответствующих строках.

Для построения графика на 1 шаге построения диаграммы выберите из предложенного списка форматов диаграмм формат «График». Выберите График с маркерами. Такой формат используется для построения сглаженных кривых, проходящих через точ- ки серий данных. Нажмите Далее>.

На 2-м шаге можно уточнить диапазон данных и изобразить ряды в строках или столбцах. Выберите ряды в строках. Нажмите Далее>. На 3-м шаге введите название диаграммы «Тестовая таблица», названия осей Х и Y, поставьте флажок около «Добавить легенду», введите другую информацию, какую сочтете необходимой. Нажмите Далее>. На 4-м шаге укажите, что диаграмма будет располагаться на Листе1. Нажмите Готово.

Установка цвета и стиля линий

График построен, и теперь нужно его отредактировать, в частности, изменить цвет и стиль линий, которыми изображены серии чисел, расположенные в строках тестовой таблицы. Первое, что нужно сделать, это перейти в режим редактирования диаграммы. Для этого нужно нажать кнопку мыши на диаграмме. Изменится обрамление диаграммы, появится бордюр. Это свидетельствует о том, что включен режим редактирования диаграммы.

В качестве альтернативного способа перехода в режим редактирования диаграммы нажмите правую кнопку мыши, когда ее указатель находится на диаграмме, и в появившемся списке команд выберите Формат области диаграммы. Установите параметры, которые сочтете нужными, и нажмите ОК.

Перемещение объектов диаграммы

Перемещение объектов диаграммы выполняется в режиме редактирования диаграммы. Перейдите в него. Для перемещения объекта диаграммы выполните следующие действия:

—нажмите мышью на объекте, который необходимо переместить. При этом вокруг объекта появляется окаймление из черных квадратиков;

—подведите курсор к границе объекта и нажмите кнопку мыши. Появится прерывистая рамка;

—переместите объект в нужное место (перемещение осуществляется курсором мыши), удерживая нажатой кнопку мыши, после чего отпустите кнопку мыши. Объект переместился. Если положение объекта вас не устраивает, повторите операцию.

Изменение размера объектов диаграммы

По-прежнему находясь в режиме редактирования диаграммы, измените размеры поля, на котором находится какой-либо из объектов диаграммы. Для этого выполните следующие действия:

—нажмите мышью на объекте, размеры которого необходимо изменить. При этом вокруг объекта появляется окаймление из черных квадратиков;

—переместите указатель мыши в черный квадратик на той стороне объекта, которую собираетесь изменять или в угол

данных в Excel осуществляется при помощи этого аппарата. Можно складывать, умножать, делить числа, извлекать квадратные корни, вычислять синусы и косинусы, логарифмы и экспоненты. Помимо чисто вычислительных действий с отдельными числами, есть возможность обрабатывать отдельные строки или столбцы таблицы, а также целые блоки ячеек. В частности, находить среднее арифметическое, максимальное и минимальное значение, среднеквадратичное отклонение, наиболее вероятное значение, доверительный интервал и многое другое.

Для удобства работы функции в Excel разбиты по категориям: функции управления базами данных и списками, функции даты и времени, DDE/Внешние функции, инженерные функции, финансовые, информационные, логические, функции просмотра и ссылок. Кроме того, присутствуют следующие категории функций: статистические, текстовые и математические.

При помощи текстовых функций имеется возможность обрабатывать текст: извлекать символы, находить нужные, записывать символы в строго определенное место текста и многое другое.

С помощью функций даты и времени можно решать практиче- ски любые задачи, связанные с учетом даты или времени (например, определить возраст, вычислить стаж работы, определить число рабочих дней на любом промежутке времени).

Логические функции помогут создавать сложные формулы, которые в зависимости от выполнения тех или иных условий будут совершать различные виды обработки данных.

В Excel широко представлены математические функции. Например, можно выполнять различные операции с матрицами: умножать, находить обратную, транспонировать.

Имеется библиотека статистических функций, при помощи которой можно проводить статистическое моделирование. Кроме того, можно использовать в своих исследованиях элементы факторного и регрессионного анализа и многое другое.

Понятие формулы

Формулой в Excel называется последовательность символов, начинающаяся со знака равенства «=». В эту последовательность символов могут входить постоянные значения, ссылки на ячейки, имена, функции или операторы. Результатом работы формулы является новое значение, которое выводится как результат вычисления формулы по уже имеющимся данным. Если значения в ячей-