Стилистика деловой переписки (на английском языке). Учебно-методические материалы

Lecture 7

1.Persuasion in business correspondence.

1.1AIDA.

1.2Attention.

1.3Interest.

1.4Desire.

1.5Action.

2.Letter Chain. Request Letters.

2.1Inquiry.

3.Inquiry Replies.

3.1Acknowledgment.

3.2Follow-up.

3.3Confirmation.

4.Stopgap Letters.

5.Complaint. Mildandstrongcomplaint. Givingawarning.

Discussion Points

1.The ability to persuade as a key factor in the success you achieve in your business messages.

2.When does persuasion become necessary in business correspondence?

3.AIDA is a sequence of psychological reactions that happen in the mind of the reader who is being sold on your idea. Describe how it works.

4.The reader is interested in the reader.

5.The reasons for writing a request letter.

6.An exchange of business letters is usually an action-reac- tion situation.

7.“Don’t write to impress—write to express!” Comment.

8.Categories of letters of response and their functions.

9.How would you acknowledge the receipt of the letter and inform your customer that time is needed to process the request?

11

Lecture 8

1.Revising Business Correspondence.

1.1Familiar Words.

1.2Concise Wording.

1.3Wordy Prepositional Phrases.

1.4Long Lead-Ins.

1.5Outdated Expressions.

1.6Needless Adverbs.

1.7Fillers.

1.8Repetitious Words.

1.9Redundant Words.

1.10Jargon.

1.11Slang.

1.12Precise Verbs.

1.13Buried Verbs.

1.14Concrete Nouns.

1.15Vivid Adjectives.

2.British andAmerican English.

2.1Style.

2.2Spelling.

2.3Vocabulary.

2.4Grammar.

Discussion Points

1.What does revising a letter imply? What may this process include?

2.Give an example of a familiar word and its precise counterpart.

3.Concise messages save reading time.

4.How to avoid wordy prepositional phrases?

5.Give an example of an outdated expression and its more modern phrasing.

12

6.How to avoid unintentional repetition?

7.Use of jargon and slang. Give examples.

8.Decideontheburiedverbandreconsiderthesentence:Both companies reached an agreement to merge.

9.British andAmerican English. Differences.

13

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ВОПРОСОВ

КУСТНОМУ ЗАЧЕТУ

1.Определение понятия «письмо» («деловое письмо»). / Definition of a letter/business letter.

2.Типы деловой письменной корреспонденции. / Range of subjects in business letter writing.

3.Основные виды письменной корреспонденции, их различия. / Major types of written correspondence. Differences.

4.Стиль делового письма (фонографический, морфологический, лексический, синтаксический уровни языка). / Business letter style (phonographical, morphological, lexical, syntactical levels of stylistics of language).

5.Структура делового письма. Составляющие, распо-

ложение, принципы написания. / The structure of an official letter. Parts of a business letter and their layout. Principles of writing.

6.Тон делового письма. / Tone of a business letter.

7.Риторика убеждения в деловой корреспонденции.

Модель АИДА. / Persuasion in business correspondence.AIDA.

8.Структурамеморандума.Составляющие,расположение,

принципы написания. / The structure of a memo. Principles of writing.

9.Структура официального электронного сообщения. Составляющие, расположение, принципы написания. / The structure of an official email. Parts of a business email and their layout. Principles of writing.

10.Стили (способы) оформления делового письма. Раз-

личия. / Letter layout (full-blocked, blocked, semi-blocked, simplified). Differences.

11.Пространственное разделение элементов в деловом письме. Основные принципы и формат. / Spacing of elements in a business letter. General principles and format.

14

12.Официальный и неофициальный английский. Раз-

личия. / Formal and informal English. Differences.

13.Британский и американский английский. Различия. / British and American English (style, spelling, vocabulary, grammar). Differences.

14.Особенности английской пунктуации в деловом письме. Стандартная и открытая пунктуация. Различия. / Peculiarities of English punctuation in a business letter (period, comma, colon, slash, parentheses). Open and standard punctuation. Differences.

15.Стандартные сокращения в деловом письме. Примеры.

Принципы использования. / Standard abbreviations in a formal letter (cc, pp, enc., etc.). Examples. Principles of usage.

16.Вложения. Различия их обозначения для типов корреспонденции. Принципы оформления указания на них. / Attachments / Enclosures. Principles of indicating to them.

17.Порядок написания адреса и даты в деловом письме. / The order of address and date writing in a business letter.

18.Обозначениепредметаписьма.Расположение,основные принципы. / Subject headings. Place, principles of writing.

19.Принципы обращения к адресату в деловом письме.

Примеры./Addressingapersoninabusinessletter(Ms,Mr.,Mrs., Miss, Dr, Prof.)

20.Начинающие и заканчивающие приветствия. Их взаи-

мозависимость, типы, примеры. / Opening greetings andc losing greetings. Their interdependence, types, examples.

21.Ссылки. Принципы использования. Приемлемые фра-

зы. / Referring. Principles of usage.Appropriate phrases.

22.Абзацы в деловом письме. Принципы деления.

Формат. / Paragraphs in a business letter. Principles of division, format.

23.Вежливое начало делового письма. Приемлемые фра-

зы. / Polite beginning of a business letter.Appropriate phrases.

15

24.Типы вежливого окончания делового письма.

Приемлемые фразы. / Polite endings in a business letter. Appropriate phrases.

25.Установление переписки. Письмо-запрос. Ответ на запрос. / Letter chain. Inquiry. Reply to Inquiry.

26.Пояснение.Основныепринципы.Приемлемыефразы./ Making a point. General principles.Appropriate phrases.

27.Сообщение о хороших/плохих новостях. Основные принципы. Приемлемые фразы. / Giving good / bad news. General principles.Appropriate phrases.

28.Указание причин. Основные принципы. Приемлемые фразы. / Giving reasons. General principles.Appropriate phrases*.

29.Извинительное письмо и ответ на жалобу. Различия составления. Приемлемые фразы. / The letter of apology and the reply to a complaint. Differences.Appropriate phrases*.

30.Предупреждение. Основные принципы выражения.

Приемлемые фразы. / Giving a warning. General principles. Appropriate phrases.

31.Умереннаяжалоба.Резкаяжалоба.Основныепринципы формирования. Различия. Приемлемые фразы. / Making mild complaint. Making strong complaint. General principles. Differences.Appropriate phrases.

32.Редактированиетекстаделовогописьма.Многосложные предложные конструкции, устаревшие фразы и выражения, конкретные существительные, слова-заполнители, излишние слова, жаргон, сленг. / Revising business correspondence. Wordy prepositional phrases, outdated expressions, concrete nouns, fillers, redundant words, jargon, slang*1.

33.Требования к международному деловому письму. / International business letter requirements.

1 *При условии обсуждения темы на семинарских занятиях.

16

РЕКОМЕНДУЕМАЯ ЛИТЕРАТУРА

Required Materials

Список обязательной литературы

1.Ashley, A. Oxford Handbook of Commercial Correspondence. Oxford University Press, 2010.

2.Littlejohn, Andrew. Company to Company. Fourth Edition. Cambridge University Press, 2011.

3.Исмаилова М. Ю. Практикум по Стилистике деловой переписки на английском языке: Пунктуация / М. Ю. Исмаилова. М. : Изд-во Моск. гуманит. ун-та, 2013.

Reсommended Materials

Список дополнительной литературы

1.Ashley, A. Oxford Correspondence Workbook. New Edition : Oxford University Press, 2009.

2.Emmerson, Paul. Business English Handbook. Advanced. Macmillan, 2011.

3.Emmerson, Paul. Email English. Upper-Intermediate. Macmillan, 2008.

4.Geffner, Andrea B. Business English. The Writing Skills You Need for Today’s Workplace. Fifth Edition: Barron’s, 2010.

5.Bond, Alan and Nancy Schuman. 300+ Successful Business Letters forAll Occasions. Third Edition: Barron’s, 2010.

Dictionaries

Словари

1.The Merriam-Webster Dictionary http://www.merriam-webster.com/dictionary

2.OxfordAdvanced Learner’s Dictionary www.oxfordlearnersdictionaries.com

3.Cambridge Business English Dictionary. Cambridge University Press, 2011

17

ПРИЛОЖЕНИЕ

APPENDIX

In this section you will find:

I. Glossary of the Key Terms.

II. Letter Format Samples of original business correspondence illustrating:

¾¾ The parts of a business letter. ¾¾ Arrangement styles.

¾¾ Spacing of Elements in business letter. ¾¾ Punctuation styles.

III.Useful Standard Phrases.

I. GLOSSARYof the KEYTERMS

A

18

19

20