Преимущества использования типовых решений Рексофт:

•Вы сразу получаете готовое к промышленной эксплуатации решение, апробированное на практике и соответствующее российским и мировым стандартам;

•В состав наших продуктов входит такая документация, как формализованное описание автоматизируемых бизнес-процессов, регламент работы и должностные инструкции. Это позволяет обучить пользователей и осуществить продуктивный старт системы в кратчайшие сроки;

•Набор разработанных в рамках решений компонент Documentum оптимален для данной предметной области, хорошо документирован и может быть использован ИТперсоналом заказчика для самостоятельного (без привлечения специалистов Рексофт) дальнейшего развития системы.

Заслуживает внимания и универсальная система 1С: Архив. Эта система достаточно распространена, но не является лучшей в своём сегменте программного обеспечения.

Что такое 1C:Архив?

1С: Архив - универсальная система управления документами, основным назначением которой является централизованное хранение документов и их версий, обеспечение доступа сотрудников к документам для просмотра или редактирования, и быстрый поиск информации.

Использование 1С: Архива позволяет упорядочить хранение документов и организовать работу с ними, сократив при этом накладные расходы, связанные с доступом к документам.

1С: Архив может хранить документы любых типов - офисные документы, тексты, изображения, аудио и видео файлы, документы систем проектирования, архивы, приложения

ит.д. Как показывает опыт, 1С:Архив чаще всего используют для управления внутренней, организационно-распорядительной документацией и договорами.

В системе 1С: Архив документы хранятся в папках-рубрикаторах, структуру которых можно организовать, например, в соответствии с иерархией отделов предприятия, назначая каждому разделу ответственного администратора. Основным преимуществом 1С: Архива является наличие достаточных возможностей при доступной цене. В сочетании с широкими возможностями масштабирования это позволяет эффективно использовать 1С:Архив как на малых, так и на крупных предприятиях.

Хранение документов.

С помощью 1С: Архива можно сформировать централизованное хранилище документов и обеспечить управляемый доступ сотрудников к документам как по локальной

31

сети, так и через Интернет. Документы хранятся в гибко настраиваемой структуре папокрубрикаторов.

Создание документов.

Документы в 1С: Архиве можно создавать на основе заранее сформированных шаблонов, или путем переноса каталогов и файлов с локального или сетевого диска в нужные папки 1С: Архива. Поддерживается ввод документов со сканера, в том числе и потоковый, с возможностью автоматического распознавания (OCR версия). Служба распознавания работает на сервере 1С: Архива в фоновом режиме и реализована на основе

Abbyy FineReader Engine.

Учет документов.

На каждый документ в 1С: Архиве ведется учетно-регистрационная карточка, набор реквизитов которой соответствует ГОСТ Р 6.30-2003 и требованиям ГСДОУ. Состав и расположение реквизитов карточки являются жестко настроенными и не могут быть изменены.

Взаимодействие пользователей.

В1С: Архиве пользователи могут обмениваться сообщениями, присоединяя к ним ссылки на документы системы. Предусмотрена отправка документов по электронной почте.

Сцелью упорядочивания работ с документами предусмотрена возможность выдачи поручений и контроля их исполнения.

Работа с документами.

Для просмотра и редактирования документов 1С:Архив использует соответствующие приложения. Ряд распространенных форматов документов, например, тексты, изображения, RTF-документы, HTML-документы и документы Microsoft Office, можно просматривать непосредственно в 1С: Архиве, не переключаясь в другое приложение.

Регистрация корреспонденции.

Всистеме 1С: Архив можно вести учет и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции. При этом осуществляется автоматическая генерация сквозных регистрационных номеров.

Коллективный доступ.

1С: Архив обеспечивает коллективный доступ сотрудников к документам как для просмотра, так и для редактирования. Конфликты при одновременном редактировании документов исключаются благодаря механизму блокировки документов.

32

Версионирование.

При редактировании документов их предыдущие версии автоматически сохраняются в 1С: Архиве. К любой версии можно вернуться, чтобы узнать, кто был ее автором или посмотреть внесенные изменения. Количество хранимых версий документов не ограничено.

Доступ через Web.

Входящие в комплект поставки компоненты позволяют организовать доступ к документов с помощью обычных веб браузеров. Это позволяет, например, подключить к системе клиентов или сотрудников, работающих вне офиса.

Поиск.

1С: Архив позволяет искать документы не только по реквизитам учетной карточки, но и по тексту, с учетом морфологии русского языка, т.е. находить любые формы слов, указанных в поисковом выражении. Для морфологического анализа используется "Морфологический модуль и словарь ОРФО, Copyright © 2000 Информатик". Полнотекстовое индексирование выполняется сервером 1С:Архива в фоновом режиме и поддерживается для документов Microsoft Office, текстовых документов различных типов и кодировок и распознанных изображений. Дополнительной возможностью системы поиска является формирование подборок информации на заданную тему (дайджест).

Права доступа.

Каждому объекту 1С: Архива (документу или папке) можно назначить набор прав доступа. Поддерживаются группы пользователей и наследование прав, так, например, документы наследуют права родительской папки. Права ранжируются по девяти критериям. Просмотр, открытие, редактирование, управление версиями, перемещение, право подписи, право изменения прав, создание и удаление. Все действия пользователей, связанные с изменениями объектов 1С: Архива или доступом к ним, протоколируются и могут просматриваться администратором системы.

Основные отличия 1С: Архива от файл-сервера:

•однозначное решение конфликтных ситуаций при коллективном редактировании любых документов;

•автоматическое сохранение всех версий документов с возможностью сравнения и возврата к любой из них;

•поиск документов: как полнотекстовый, так и по полям учетнорегистрационной карточки;

•эффективное хранение большого количества документов и версий, формирование распределенных многотомных хранилищ документов;

33

•надежное хранение документов за счет исключения прямого доступа пользователей к ним.

•эффективное управление правами доступа и аудит всех действий пользователей;

Интеграция с внешними приложениями.

В состав 1С: Архива входят механизмы интеграции системы с внешними приложениями, позволяющие, например:

•добавить к уже существующим системам функциональность 1С: Архива;

•разрабатывать автоматизированные системы пакетной обработки документов,

втом числе и потоковой обработки;

•создавать узкоспециализированные приложения для работы с документами в

1С: Архиве;

•разрабатывать интернет решения для доступа к документальным базам данных. Вызов функций 1С: Архива можно осуществлять из 1С: Предприятия версий 7.7 и 8.0

(с помощью соответствующих компонентов), из программ написанных на C++, Visual Basic или Delphi, а также из любых других программ с помощью командной строки.

Стоит обратить внимание на новый стандарт электронного документооборота

"Кодекс" на "DOCFLOW 2006".

На двенадцатой научно-технической конференции-выставке DOCFLOW 2006, проходившей 23 мая 2006 года в Москве, консорциум «Кодекс» представил новое поколение своих систем электронного документооборота, выпуск которого состоится уже в этом году.

По мнению разработчиков, новая система воплотила в себе «все последние достижения информационных технологий в области автоматизации делопроизводства в органах государственной власти, а также в средних и крупных коммерческих предприятиях». Напомним, сегодня систему «Кодекс: Документооборот» в своей работе использует 1200 организаций по всей стране, в том числе Минюст России и администрации 14 субъектов Российской Федерации. Система обеспечивает подготовку электронных документов, создание банка электронных копий документов, централизованный и децентрализованный учет документов, ведение единых корпоративных классификаторов и справочников, обмен структурированной и документальной информацией между структурными подразделениями (в том числе удаленными), корпоративный контроль исполнения, а также подготовку организации к переходу к безбумажной технологии работы с документами. Адаптированная к работе в сложных гетерогенных сетях, архитектура системы спроектирована с учетом

34

большого числа пользователей. Вся работа с данными осуществляется на сервере приложений, что позволяет снизить нагрузку на сеть и ускорить обработку пользовательских запросов.

За каждую из типовых задач делопроизводства отвечают соответствующие модули, которые, в зависимости от требований заказчика, могут внедряться частично или поэтапно. Так модуль «Система подготовки документов» решает одну из важнейших задач документооборота - создание и ведение корпоративного банка документов с возможностью контекстного поиска внутри этого информационного массива. Безопасность и достоверность информации достигается за счет разграничения прав доступа, поддержки электронноцифровых подписей, шифрования трафика между сервером приложений и клиентом. Удобство работы – обеспечивается интеграцией системы по схеме «тонкий клиент» с основными офисными приложениями, что позволяет пользователю размещать документы в базе данных, не выходя из привычных редакторов MS Word или MS Excel. В результате планируемой интеграции системы с программой Autodesk AutoCAD пользователь сможет строить хранилища проектной документации, обеспечивающее коллективный доступ к чертежам, другим материалам проектной документации и их сканированным копиям.

Развивая принципы электронного документооборота, новая версия системы «Кодекс» учитывает и традиции документооборота бумажного. Так, подсистема «Кодекс: Потоковое сканирование» позволяет значительно ускорить процесс обработки входящей бумажной корреспонденции. Каждый регистрируемый документ получает штрих-код и сканируется, а его электронная копия сохраняется в базе данных «Системы подготовки документов». Штрих-код, нанесенный на документ, позволяет мгновенно найти документ с помощью сканера штрих кодов в базе данных.

В числе новых решений, предлагаемых новой версией системы «Кодекс: Документооборот», разработчики также называют мощный генератор отчетов, ориентированный на представление данных в пакете Microsoft Office и позволяющий пользователю по определенным критериям поиска сформировать отчет, не обладая специальными навыками в области программных технологий. Работая с консолидированными данными, пользователь сможет производить группировки сведений, строить линейные таблицы, подотчеты, кросс таблицы, избегая рутинных и сложных операций.

Наряду с новой архитектурой системы «Кодекс: Документооборот», особо отмечались возможности ее масштабирования и динамической настройки интерфейса, позволяющие самостоятельно расширять функциональность подсистем, а также, в зависимости от

35

специфики деятельности пользователя, вводить новые атрибуты и классификаторы документов, скрывать редко используемые атрибуты, включать новые элементы дизайна.

Заслуживает внимания и система «Летограф».

«ЛЕТОГРАФ» провела интеграцию своей системы управления документами и бизнеспроцессами с ABBYY Recognition Server, первым серверным продуктом для распознавания документов.

Благодаря технологическому партнерству «ЛЕТОГРАФ» и ABBYY, руководители организаций государственного, финансового и промышленного сектора получили еще одну возможность значительно упростить работу с информацией. ABBYY Recognition Server, интегрированный в универсальную многофункциональную систему управления документами и бизнес-процессами «ЛЕТОГРАФ», позволяет:

•автоматизировать конвертирование в/из формата PDF и распознавание документов, составленных на разных языках;

•быстро и качественно обрабатывать массивы изображений;

•сохранять документы в различных форматах;

•масштабировать файлы в промышленных количествах.

Благодаря интеграционной платформе системы «ЛЕТОГРАФ» и открытой архитектуре ABBYY Recognition Server, реализована передача обработанной информации в различные компоненты «ЛЕТОГРАФ» (например, в архив или на корпоративный портал). Кроме того, возможна передача данных во внешние приложения других автоматизированных систем, существующих в IT-инфраструктуре организации.

ABBYY Recognition Server наряду с другими продуктами ABBYY, интегрированными в систему «ЛЕТОГРАФ», позволит заказчику значительно улучшить управление информацией. В частности, могут быть существенно сокращены временные и ресурсные затраты на обработку, распознавание и конвертирование больших объемов информации, перевод документов из бумажного архива в электронный вид.

Стратегия компании «ЛЕТОГРАФ» ориентирована не только на экспансию на российском рынке СЭД. Планируется активно вести работу и с зарубежными заказчиками. Сотрудничество с ABBYY – это дополнительная возможность для дальнейшего продвижения отечественных решений на международных рынках. Интеграция ABBYY Recognition Server и системы «ЛЕТОГРАФ» позволяет предложить пользователям систему нового поколения, многофункциональную, гибкую и надёжную.

Система «ЛЕТОГРАФ» является первым в мире и единственным на сегодня решением со встроенным серверным приложением ABBYY Recognition Server.

36

Система DocsVision.

DocsVision обеспечивает тесную интеграцию всех приложений, созданных на базе платформы, и единое пространство управления документами и процессами в организации.

Основные функции DocsVision:

•Автоматизация управления предприятием

•Поддержка процессного подхода в организации управления

•Автоматизация систем менеджмента качества

•Автоматизация процессов согласования и утверждения документов

•Средства контроля исполнения документов и заданий

•Маршрутизация и доставка документов на рабочие места пользователей

•Управление процессами обработки документов

•Организация взаимодействия с контрагентами и заказчиками

•Автоматизация канцелярии

•Создание электронного архива документов

Возможности DocsVision достаточно обширны, важно на сколько она сможет удовлетворить специфические требования документооборота в вашей фирме.

Lotus Domino - .Lotus Domino.

Одним из самых современных средств и, пожалуй, лучшим для организации групповой работы сегодня является Lotus Notes – с недавних пор сервер Lotus Notes называется Lotus Domino. Многие предсказывали, что с развитием технологий Интернет некоторые программные продукты, ориентированные на применение коммуникационных технологий и средств коллективного доступа потерпят неминуемый крах и будут преданы забвению. В компании Lotus Development – подразделении IBM – не стали противопоставлять Интернет своим технологиям, а просто энергично внедрили в свой продукт такие компоненты, как HTTP-сервер, SMTP-шлюз. Теперь наличие мощных средств разработки приложений, - многоплатформенность, масштабируемость - оставляет конкурентов далеко позади.

Если посмотреть, как сегодня решаются проблемы внутреннего и внешнего документооборота на многих предприятиях России, можно в некоторых случаях прийти в ужас. Очень многие понимают документооборот и, в частности, делопроизводство, посвоему и, как следствие этого, - весьма низкая эффективность работы служб управления предприятием со всеми вытекающими отсюда последствиями. Даже использование современных технических средств порой заканчивается переходом на более удобный вариант пишущей машинки. Накопленный нами опыт разработок и внедрения систем

37

управления предприятием позволяет с высокой эффективностью и в сжатые сроки внедрять самые современные разработки на основе новейших технологий Intraware, тем самым, повышая в целом эффективность работы предприятия. Среди разработанных нами приложений, в первую очередь, следует отметить, безусловно, системы управления делопроизводством, системы электронного ведения внутреннего и внешнего документооборота, учитывающие действующие Государственные Стандарты, нормативнометодические материалы, внутриотраслевые нормативные акты, регламентирующие документационное обеспечение управленческой и иной деятельности.

Система электронного ведения документооборота предназначена для обеспечения наиболее оптимальных условий для всех видов работ с документопотоками и включает в себя средства подготовки, формирования, качественного оформления, использования, хранения, контроля и уничтожения электронных документов на базе технологий клиентсервер с применением программного продукта Lotus Domino компании Lotus Development.

Система обеспечивает все необходимые операции над документами, такие как:

•прием входящих документов;

•подготовку и создание внутренних и исходящих документов;

•регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов;

•отправление исходящих документов;

•хранение документов с возможностью их просмотра, печати, сортировки, контроля, отбора, переадресации и т.д.

При операциях с документами обеспечиваются безопасность конфиденциальной информации, разграничение доступа к документам в соответствии с правами доступа, определяемыми должностными обязанностями пользователя. Также возможно согласование утверждаемых документов с одним или многими должностными лицами, контроль исполнения документов, формирование контрольных сообщений о ходе выполнения заданий, сбор статистических данных с возможностью анализа сроков выполнения заданий, автоматическое архивирование исполненных документов по прошествии контрольного срока или миновании надобности и многое другое.

Система обеспечивает возможность хранения документов, как в формате графических образов, так и в обычном текстовом виде. При поступлении Заказчику корреспонденции в виде факсимильных сообщений и электронных почтовых сообщений ввод в базы данных документов производится непосредственно с помощью электронных средств ввода информации - факс-сервера или соответствующего электронного (программного или аппаратного) маршрутизатора (шлюза). При поступлении корреспонденции в печатном виде (телеграммы, письма, и т.п.) для ее преобразования используется сканер.

38

При выполнении оператором операций по удалению (уничтожению) ошибочно принятых документов предусмотрено предупреждение о серьезности производимых действий и кратковременное (2-3 дня) хранение удаленных документов с целью их восстановления в случае ошибочных действий оператора.

Регистрация документов организована на основе генерации записей, эмулирующих записи журнала регистрации . В процессе регистрации система автоматически порождает соответствующую каждому регистрируемому документу запись в базе данных и проставляет в этой записи значения некоторых полей (дату регистрации, внутренний номер документа и т.п.). После заполнения соответствующих полей запись закрывается, документ считается зарегистрированным и становится доступным для дальнейшего использования. При наличии приложений к документу система предусматривает возможность присоединения к записи в журнале регистрации приложений и необходимых для рассмотрения дела документов и материалов в текстовом, графическом или ином видах.

При заполнении некоторых полей существует возможность выбора данных из списков, календарей, других баз данных. Системой предусмотрена возможность создания различных внутренних документов: приказов, служебных записок, докладных записок и т.п.

По завершении процесса регистрации система предоставляет возможность адресации документа на рассмотрение руководителю или его заместителям, если это входит в их компетенцию, для принятия соответствующих решений. При необходимости имеется возможность разместить в форме документа приложения, ссылки, дополнительные справочные или другие необходимые для рассмотрения дела материалы.

При хранении документов в базе данных предусмотрены различные возможности сортировки и поиска корреспонденции, например, по организации, по дате, по исходящему номеру, по дате регистрации и т.п. Кроме того, при работе с документами обеспечены возможности формирования ответов на документы, ответов на ответы и т.д. (до 4-х вложений). Особо важные документы могут быть поставлены на контроль лицами, обладающими соответствующими правами, отраженными в должностных инструкциях, и указанными в базе данных «Cправочник организации». Непосредственно контроль за исполнением строится на основании отчетов исполнителя о выполнении конкретного документа.

Кроме задач, относящихся к делопроизводству, наши специалисты создали множество разнообразных приложений для обеспечения организации работы различных подразделений с учетом их специфики. На рис. 2 представлен фрагмент системы «Отдел кадров», которая занимается вопросами работы с персоналом предприятия; составлением, изменением

39

штатного расписания, общей структуры подразделений, учетом рабочего времени и т.п. Система обладает массой возможностей, среди которых такие операции, как увольнение и прием сотрудников с сохранением в специальном архиве с возможностью выдачи в любой момент информации по уволенным и принятым сотрудникам за установленные год, месяц, квартал. Данные по уволенным сотрудникам включают в себя кроме всего прочего дату и причину увольнения.

В распоряжении наших клиентов также имеется система поддержки торговых операций «System-22». С её помощью можно производить заказ товаров, выписку счетов, формирование счетов-фактур, накладных, ведение склада. В системе существуют богатые возможности сортировки данных, формирования отчетов, прайс-листов и т.п.

Используя последние достижения информационных технологий в своих разработках, наши специалисты могут создавать сложные системы, поддерживающие функции календарного планирования. Эти приложения используются, к примеру, при резервации помещений для корпоративных мероприятий, для заказа автомобилей. Технологии Internet/Intranet, встроенные в Lotus Domino, позволяют использовать эти приложения вместе с любым браузером, сохраняя при этом практически все функциональные возможности. При помощи драйверов ODBC может обеспечиваться взаимодействие с уже функционирующими на предприятиях программными средствами, такими, как различные финансовоаналитические, бухгалтерские и производственные программы. Встроенная почтовая поддержка облегчает работу по интеграции корпоративных сетей с Internet.

4. Международные стандарты управления документацией.

Международные стандарты информационной и компьютерной безопасности, разработанные путём обобщения хорошей деловой практики, прекрасно себя зарекомендовали, им доверяют и ими активно пользуются во всём мире. Постепенно специалисты начали понимать, что необходимо обеспечить защиту всех информационных ресурсов, не зависимо от используемых носителей. В настоящее время в мире существуют несколько стандартов, определяющих критерии и требования к программным приложениям для электронного документооборота. Наиболее известны из них американский военный стандарт DoD 5015.2, типовые европейские требования MoReq (разработанные на основе стандарта DoD 5015.2. и сильно расширенные), английский национальный стандарт PRO и немецкая «концепция DOMEA». В международные стандарты стали включаться вопросы управления документацией. Значительным шагом вперёд, хотя и недостаточным с точки

40

зрения службы ДОУ, стала разработка стандарта ISO 17799 , который говорит о необходимости защиты всей документации организации, в том числе и «бумажной».

Стандарт ISO/IEC 17799:2000 «Информационные технологии – Практическое руководство по управлению информационной безопасностью».

В данном стандарте перечисляются три основных принципа, «реализация которых закладывает хороший фундамент для обеспечения информационной безопасности». Все они имеют непосредственное отношение к деятельности службы ДОУ организации:

−защита данных и обеспечение конфиденциальности персональной

информации,

−защита документов организации, защита прав интеллектуальной собственности.

В стандарте в разделе 12 - «Соответствие законодательным и нормативным требованиям» эти вопросы рассмотрены подробно, и указаны меры, которые организация должна предпринять для защиты своих документов:

Должны быть выпущены руководства:

- по организации делопроизводства и документооборота, - по организации хранения, - по установлению сроков хранения,

- по определению дальнейшей судьбы документов и информации с истечением сроков хранения.

Должна быть разработана номенклатура дел, в которую вносятся основные виды документов и установленные для них сроки хранения.

Должен вестись реестр источников ключевой информации.

Необходимо принять меры для защиты важнейших документов и информации от утраты, уничтожения и фальсификации. (Как правило – дублированием.)

Если для большинства представителей служб информационных технологий подобные требования – что-то незнакомое и чуждое, то для специалистов ДОУ, напротив, это ежедневная, привычная и любимая работа. Все действия и службы информационных технологий, и службы ДОУ направлены на защиту доверенного им информационного ресурса, с той лишь разницей, что у службы ДОУ имеются опыт и знания, необходимые для должного исполнения требований законодательства и нормативных актов, для защиты организации на случай судебных исков и для сохранения корпоративной памяти.

Согласно стандарту ISO 17799, практически вся деятельность службы ДОУ направлена на обеспечение информационной безопасности организации, и, следовательно, ДОУ вправе рассчитывать на соответствующую долю ресурсов, выделяемых на программу

41

информационной безопасности. Опираясь на авторитет стандарта, нужно добиться, чтобы это поняло и высшее руководство, и руководство службы ИТ.

Очень важно, что роль и значение службы ДОУ, и необходимость участия специалистов ДОУ в работе на «чужой территории» (например, в налаживании учёта и долгосрочного хранения электронных документов) можно доказывать с помощью стандарта, разработанного специалистами ИТ для себя, написанного на своём «родном» языке и отражающего сложившуюся практику деятельности служб ИТ.

Главной задачей любой системы информационной безопасности является защита документов и информационных материалов организации. В нашей стране электронные документы, за редким исключением, не имеют пока ещё юридической силы, и для фиксирования основных юридических и имущественных прав и обязанностей граждан и организаций используются преимущественно бумажные документы. В этой связи требования законодательства по защите данных, информации и документов относятся, в первую очередь, к документам на бумажных носителях. По этим причинам при решении вопросов обеспечения информационной безопасности можно и нужно вместе со специализированными стандартами по безопасности также использовать и первый в мире стандарт по управлению документами ISO 15489, который определяет требования, как к самим документам, так и к системам документооборота, в которых эти документы создаются.

Стандарт ISO 15489-1 «Информация и документация – Управление документами. Часть 1: Общие принципы»

Стандарт ISO 15489-1 посвящен вопросам управления документами и информацией, независимо от используемых видов носителей. Ряд положений стандарта непосредственно связан с защитой информации и её носителей, а также с защитой интересов организации в связи с сохранением и своевременным уничтожением информации в соответствии с законодательно-нормативными требованиями и интересами самой организации, её сотрудников и клиентов. Эти положения можно использовать при разработке регламента корпоративной системы информационной безопасности, и при ведении «дипломатических переговоров» с высшим руководством и с представителями других служб и подразделений.

Стандарт устанавливает следующие требования к системам документооборота (п.8.2.2). Система документооборота должна:

«захватывать» все документы, относящиеся к той области деловой деятельности, которую система обслуживает,

систематизировать документы так, чтобы применяемый метод отражал деловые процессы организации;

42

защищать документы от несанкционированного изменения, уничтожения или

передачи,

служить главным источником информации о документируемых действиях,

обеспечивать быстрый и удобный доступ к документам и их метаданным. Кроме того, стандарт содержит требования к системе управления доступом к

документам и устанавливает, что «надлежащее управление доступом обеспечивается через установление статуса доступа , как документам, так и пользователям».

Управление процессом доступа должно обеспечить следующее:

1.документы распределяются по категориям, в зависимости от их статуса доступа в определённый момент времени.

2.документы выдаются только тем, кому дано право их видеть,

3.зашифрованные документы могут быть прочтены, если доступ к ним санкционирован,

4.действия и операции с документами выполняются только лицами, которым на это предоставлено право.

5.подразделения организации, отвечающие за определённые деловые функции, определяют правила доступа к документам, относящимся к их сфере ответственности.

Как правило, управление доступом к бумажным документам осуществляет служба ДОУ. Во внутренних нормативных документах организации определяется порядок работы с документами и информацией на бумажных носителях, а служба ДОУ и служба безопасности обеспечивают контроль исполнения этих правил. Те же самые функции в отношении электронных документов выполняют специалисты ИТ. Такая децентрализация приводит иногда к неприятным последствиям, поскольку несогласованность в определении прав доступа к одному и тому же документу на различных носителях может существенно снизить надёжность защиты информации.

В комплексной программе управления документами содержится требование об обеспечении условий содержания документов, гарантирующих их защищённость и безопасность (п. 7.1).

Вопросы обеспечения целостности, т.е. полноты и неизменности документов, приобретают особое значение, когда речь заходит об электронных документах, поскольку в этом случае требуются значительные усилия, чем при работе с традиционными документами на бумажных носителях. Это связано с тем, что при малейших сомнениях в подлинности и аутентичности документа придётся доказывать не только целостность отдельного электронного документа, но и то, что система электронного документооборота в состоянии обеспечить надлежащее хранение документов при любых условиях, и даже в случае

43

непредвиденных ситуаций. Как метод избежать подобных проблем, можно использовать факсимильные копии документов сохраняя их на тех же электронных носителях.

8.2.3. Для предотвращения несанкционированного доступа, уничтожения, изменения или изъятия документов следует использовать такие меры, как контроль и протоколирование доступа, верификация пользователей, санкционированное уничтожение, и меры обеспечения безопасности. Эти меры могут реализовываться как внутри системы документооборота, так и при помощи средств, внешних по отношению к данной системе. При работе с электронными документами, от организации могут потребоваться доказательства того, что сбои в работе системы, обновления оборудования и программного обеспечения и регулярные работы по поддержанию работоспособности системы не влияют на целостность документов.

Стандарт содержит определенные требования к носителям информации и к организации их защиты:

8.3.3. При разработке систем документооборота следует обратить внимание на выбор подходящих носителей информации и на условия, необходимые для их хранения; на возможность применения материалов, защищающих от физического воздействия; на методы обращения с носителями, и на оборудование для хранения. Выбор носителей информации зависит от того, как долго предполагается хранить документы.

При разработке и использовании системы документооборота следует учесть возможность возникновения непредвиденных обстоятельств и катастроф, выявить и минимизировать имеющиеся риски. В случае чрезвычайных ситуаций, целостность системы должна поддерживаться и быть доказуемой, как во время восстановительных работ, так и по их окончании.

Бумага уже давно зарекомендовала себя как достаточно надёжный носитель информации. Современные носители электронной информации, напротив, требуют повышенного внимания. Они более чувствительны к окружающей среде и, пока что, менее долговечны. Довольно трудно и дорого обеспечить долговременное хранение электронной информации, и не менее трудно и дорого надёжно её уничтожить. Несмотря на отличия в технических деталях, основные принципы организации хранения и уничтожения документов остаются неизменными, и при организации хранения электронных документов может очень пригодиться опыт, накопленный службой ДОУ. Специалистам архивного дела и ДОУ придётся для этого как следует освоить информационные технологии. В стандарте ISO 15489 большое внимание уделено классификации (п.9.5), так как она способствует более чёткой работе с документами. С ее помощью рекомендуется, в том числе:

определять подходящие уровни защиты и доступа для массивов документов,

44

выдавать пользователям разрешения на доступ или на выполнение действий с определенными группами документов,

распределять ответственность за управление определенными массивами

документов.

В отношении хранения документов подчеркивается (п. 9.6), что «следует использовать такие условия хранения и способы обращения, которые бы защищали документы от несанкционированного доступа, потери, уничтожения, кражи, и от катастроф».

Очень большое значение имеет процесс уничтожения документов с истекшими сроками хранения (п. 9.9.). Возможность вполне законно уничтожить документы по истечении срока хранения - чрезвычайно важный элемент всей работы по обеспечению информационной безопасности. Это не только возможность уменьшить риск утечки конфиденциальной информации; фактически, это амнистия старых «грешков» организации, при условии, что у неё хорошо налажены делопроизводство и документооборот.

В бумажном делопроизводстве уничтожение документов и предшествующий этап экспертизы их ценности считаются наиболее сложными видами работ, требующими как высокой профессиональной квалификации, так и умения взаимодействовать практически со всем коллективом организации. При уничтожении электронных документов нужно решать

все те же проблемы, что и с бумажными документами, - плюс ещё несколько. Например, порой очень трудно разыскать и уничтожить все имеющиеся копии электронного документа (включая те, что хранятся на резервных лентах); к тому же, как выяснилось на практике, гарантированное уничтожение электронных документов требует физического уничтожения носителей этих документов.

Стандарт рекомендует вести эту работы в соответствии со следующими принципами: Уничтожение всегда должно быть санкционированным, Это значит, что в организациях должны быть разработаны правила проведения такой работы, которые необходимо зафиксировать во внутренних нормативных документах организации и ввести в

действие приказом по организации. Все сотрудники должны быть ознакомлены с правилами уничтожения документов. Поскольку документы являются собственностью организации, то для уничтожения документов необходимо разрешение руководства организации.

Запрещается уничтожать документы, имеющие отношение к идущему или предвидимому разбирательству по судебным искам или расследованию. В нашем Перечне типовых и управленческих документов также имеется аналогичное требование, оговоренное в примечаниях для нескольких видов документов: «В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного

45

решения» (см. например, п. 145, 148, 150, 155, 186, 192, 193 и т.д.). В ряде стран мира нарушение этого правила является уголовным преступлением.

Пример. В США одна из пяти крупнейших и авторитетнейших в мире аудиторских фирм «Артур Андерсен» прекратила свое существование по инициативе государства из-за того, что посмела уничтожить документы по аудиторским проверкам своего клиента, зная о государственном расследовании нарушений в этой фирме. Ряд руководители компании были привлечены к уголовной ответственности и были приговорены к различным срокам заключения и штрафам.

Уничтожение документов должно проводиться с сохранением конфиденциальности содержащейся в них информации. В настоящее время вопросам защиты конфиденциальной информации, особенно персональных данных, уделяется большое внимание.

В Европе и в ряде других стран приняты жёсткие законы, регулирующие процессы сбора, доступа и использования подобной информации. Ограничивается объём собираемой информации, возможность передачи или продажи её третьей стороне и использование её для маркетинга. От организаций требуется предоставлять клиентам возможность просматривать и корректировать собранную о них информацию. Ограничивается срок хранения персональной информации.

Требования европейского законодательства об обеспечении безопасности персональных данных настолько жесткие, что это создает трудности при ведении бизнеса. Оно запрещает передавать любые персональные данные в те страны, где отсутствуют такого рода законы и защита – в том числе в США.

Должны быть уничтожены все копии документов, отобранных на уничтожение, включая страховые копии, резервные копии и копии для длительного хранения. Выполнить данное требование в отношении электронных документов может быть непросто, особенно, если в организации не налажен их учет. Здесь вряд ли возможно будет обойтись без помощи службы ДОУ, для которой учёт документов – одна из основных функций. Помочь в исполнение этого и многих других требований могут современные системы электронного документооборота, для внедрения которых также необходима совместная согласованная работа служб ДОУ и ИТ.

Требования, сформулированные в авторитетных международных стандартах по информационной безопасности - ISO 17799 и по управлению документами - ISO 15489, могут служить весомыми аргументами в тех случаях, когда нужно объяснить высшему руководству, инвесторам (особенно иностранным) и специалистам ИТ необходимость соблюдения основных принципов управления документами, и настоять на распространении этих принципов на электронные документы организации.

46

Хранение и уничтожение документов всегда нужно помнить, что в термине "электронные документы" главным является слово "документы". Как и их бумажные собратья, они имеют ценность и сроки хранения. В этой связи можно назвать несколько важных моментов, которые каждая организация должна учитывать. Так, электронные документы трудно сохранить и трудно уничтожить. Быстрое устаревание оборудования, программного обеспечения и форматов требует миграции (перезаписи, возможно, со сменой формата данных) каждые 5- 7 лет. Эту работу нужно планировать заранее, включая выделение соответствующего финансирования.

Проблема сохранения юридической силы электронных документов в нашей стране не решена ни на федеральном, ни на региональных[ уровнях. Каждая организация, желающая использовать юридически значимые электронные документы, должна продумать, как она сможет доказать в случае необходимости их целостность, подлинность и аутентичность.

По оценкам специалистов в области информационной безопасности, единственный 100%-ный надежный способ уничтожения электронных документов и информации - это уничтожение их вместе с носителем.

Все эти вопросы желательно отразить во внутренних нормативных документах. Правила использования ЭЦП У любой новой технологии, и ЭЦП не исключение, есть свои плюсы и минусы. Чтобы избежать в дальнейшем неприятностей, необходимо определить юридическую основу использования ЭЦП (см. справку).

Следует учесть опасность несанкционированного использования ЭЦП, примеры чего уже имеются. Служащие, получившие ее в свое распоряжение, должны осознавать, что передача ЭЦП - это не то же самое, что передача печати организации своему секретарю. При использовании технологии ЭЦП в организации появляется целая группа документов, которые необходимо хранить в электронном виде в течение длительного времени, обеспечивая при этом возможность перепроверки ЭЦП.

Кроме того, основной задачей службы ДОУ должно стать решение вопросов, связанных с делопроизводством и документооборотом. Нужно разработать предложения об упрощении деловых процессов за счет использования технологии ЭЦП. Среди наиболее перспективных направлений: банковские платежи, сдача различного вида отчетности, электронное согласование внутренних нормативных документов и т.д.

Можно организовать работу с документами и таким образом, чтобы по возможности не подписывать электронной цифровой подписью документы длительного срока хранения. Если же все-таки планируется создавать подписанные ЭЦП документы длительного срока хранения, то необходимо заранее разработать правила их архивирования и хранения.

48

Поскольку отечественных методических рекомендаций по этому вопросу пока нет, можно использовать зарубежные стандарты и рекомендации.

При организации работы с ЭЦП необходимо обязательно учитывать законодательные и нормативные требования, а также требования, вытекающие из договоров, заключенных с удостоверяющим центром и с деловыми партнерами.

В результате внедрения ЭЦП в организации появится новая группа документов, которые необходимо включить в номенклатуру дел и правильно установить им сроки хранения. У ряда руководителей может быть несколько электронных подписей. Все соответствующие ключевые носители должны храниться в надежном месте, и руководители должны понимать свою ответственность за их сохранность.

Служба ДОУ должна знать, кто из сотрудников организации и какие именно документы уполномочен использовать ЭЦП. С введением регламента по использованию ЭЦП у службы ДОУ могут появиться вопросы, ответы на которые нужно дать заблаговременно. Например, что делать, если начальство, которое должно ставить электронные подписи, не работает в системе электронного документооборота?

Регламент должен предусматривать порядок действий в случае непредвиденных ситуаций, когда станет невозможно использовать ЭЦП (то есть должен быть предусмотрен переход на резервный бумажный вариант работы).

Следует предусмотреть обучение и повышение квалификации сотрудников, которым будет предоставлено право электронной подписи. Такое обучение должно затрагивать не только технические вопросы использования ЭЦП, но и вопросы информационной безопасности, а также давать соответствующие базовые юридические знания и основы делопроизводства.

Плохая внутренняя нормативная база - это бомба замедленного действия под всей системой управления организацией. Никто не знает, когда она взорвется и каковы будут последствия. Поэтому, защищая интересы организации, ее сотрудников и клиентов, стоит подумать о разработке или совершенствовании необходимых нормативных документов, отвечающих потребностям сегодняшнего (а не вчерашнего) дня.

Эту задачу не нужно решать в одиночку. Прежде чем бросаться в омут с головой, стоит узнать, например, в Интернете или других информационных ресурсах, возможно, ктото уже ответил хотя бы на часть этих вопросов.

Несовершенство и недостаточность законодательно-нормативной базы как на федеральном, так и на региональном уровне ставит перед специалистами по управлению документацией дополнительные непростые задачи, так как они должны создать для своей

49

"епархии" свод таких правил, которые государственные мужи не сумели разработать за десятилетие. Но тем слаще успех!

Никто не сможет в одиночку решить проблемы в системе делопроизводства организации. Специалист может увидеть проблемы и предложить варианты их решения, но работать за всех сотрудников он не в состоянии.

Никто не сможет решить проблемы за один день. Они накапливались годами, и решать их нужно, дотошно изучив все аспекты.

Никто не сможет реально предложить методы улучшения работы с документами без тщательного изучения всей реальной системы документооборота организации. Для этого также требуется время.

Наладить работу службы ДОУ, делопроизводство и документооборот можно только при условии постоянной поддержки со стороны высшего руководства (включая выделение необходимых ресурсов).

Правовое регулирование отношений в области использования электронной цифровой подписи осуществляется в соответствии с: Федеральным законом от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об

электронной цифровой подписи"; Гражданским кодексом Российской Федерации; Федеральным законом от 20.02.95 N 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации"; Федеральным законом от 07.07.2003 N 126-ФЗ "О связи" ; другими федеральными законами и принимаемыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации; а также - соглашением сторон.

50