Планирование коммуникаций (pmBoK 4ed)

Планирование коммуникаций представляет собой процесс выявления потребностей заинтересованных сторон проекта в информации и определения подхода к коммуникациям. См. рис. 10-6 и 10-7. В процессе планирования коммуникаций определяются информация и взаимодействия, необходимые заинтересованным сторонам проекта, например: каким лицам какая информация нужна, когда она им понадобится, кто и каким образом должен им эту информацию предоставить. Хотя потребность в передаче проектной информации существует во всех проектах, потребности в информации и способы ее распространения могут значительно различаться. Важным фактором достижения успеха проекта является выявление информационных потребностей заинтересованных сторон проекта и определение подходящих средств удовлетворения этих потребностей.

Неправильное планирование коммуникаций может привести к таким проблемам, как задержки в доставке сообщений, передача конфиденциальной информации не тем лицам, недостаточная коммуникация с некоторыми из важных заинтересованных сторон проекта. План коммуникаций позволяет менеджеру проекта задокументировать подход, обеспечивающий наиболее эффективное и рациональное общение с заинтересованными сторонами проекта. Эффективное общение означает, что информация предоставляется в правильном формате, в соответствующее время и оказывает требуемое влияние. Рациональное общение означает предоставление только той информации, которая действительно необходима. В большинстве проектов планирование коммуникаций осуществляется на самых ранних стадиях проекта, например, во время разработки плана управления проектом. Это позволяет выделить на действия по коммуникациям соответствующие ресурсы, такие как время и бюджет. Результаты данного процесса планирования должны периодически проверяться на протяжении проекта и, при необходимости, изменяться для обеспечения их актуальности.

Процесс планирования коммуникаций тесно связан с факторами среды предприятия, так как структура организации серьезно влияет на требования к коммуникациям проекта.

Рис. 10-6. Планирование коммуникаций: входы, инструменты, методы и выходы

Рис. 10-7. Блок-схема данных при планировании коммуникаций

10.2.1 Планирование коммуникаций: входы

.1 Реестр заинтересованных сторон проекта

Реестр заинтересованных сторон проекта описан в разделе 10.1.3.1.

.2 Стратегия управления заинтересованными сторонами проекта

Стратегия управления заинтересованными сторонами проекта описана в разделе 10.1.3.2.

.3 Факторы среды предприятия

Все факторы среды предприятия используются как входы для данного процесса, поскольку коммуникации должны быть адаптированы к окружающей среде проекта.

.4 Активы процессов организации

Все активы процессов организации используются как входы процесса планирования коммуникаций. Из них накопленные знания и историческая информация представляют особую важность, поскольку позволяют ознакомиться как с решениями, принимавшимися относительно проблем коммуникаций, так и с результатами таких решений в предыдущих подобных проектах. Они могут быть использованы в качестве руководства при планировании действий по коммуникациям для текущего проекта.