книги / Системы, технологии и организация услуг в автомобильном сервисе. Ч. 1

сти – полное или почти полное удовлетворение заказов по номенклатуре, обеспечение отгрузок в течение суток за пределы области, в течение полусуток в пределах области. Несрочные отгрузки – в течение не более 3 суток.

Поставщикам удобнее получать крупные заказы с длительными сроками поставок и регулярно. Заказчикам удобнее не иметь заказов и получать товары при конкурентной необходимости сразу. Эти противоречивые устремления примиряют путем установления высоких скидок на крупные заказы

смесячными и недельными сроками поставок и заметно меньших скидок – на срочные заказы. Для обеспечения равномерной загрузки персонала склада заявки подразделяются на два вида – заявки, которые не должны быть мелкими (несрочные), и заявки, которые не должны быть крупными (срочные).

Срочные заявки принимаются до 11 или 12 часов утра

споставкой в тот же день. Поступившие заказы немедленно обрабатывают по наличию на складе, комплектуют и упаковывают. Отгрузка по срочным (а вместе с ними и по несрочным) заявкам, как правило, выполняется во второй половине дня автомобилями перевозчиков и получателей.

Заявки, поступившие после 11–12 часов, выполняются на следующий день. Крупные склады практикуют круглосуточный прием срочных заявок, но срок отгрузки также фиксируется – для заявок, поступивших до 11 часов утра любого дня, заказ выполняется в тот же день, для поступивших заявок после этого часа – на следующий. При этом в обоих случаях скидка остается в размере, установленном для срочных заявок. Для более удобного планирования отгрузок примите на вооружение практику развитых стран, которая скоро придет и к нам – сроки отгрузок по несрочным контрактам и заказам устанавливаются в виде указания порядкового номера недели, в течение которого товар обязательно будет отгружен поставщиком. Например, если в контракте или в под-

322

тверждении заказа упомянуто, что срок отгрузки – 14-я неделя, это значит, что товар будет отгружен точно в первую неделю апреля, в один из пяти рабочих дней. За рубежом даже выпускают деловые календари с нумерацией недель.

Операции с заказами. Порядок операций. Обработка заказов включает следующие операции:

–сбор заказов (в электронной и бумажной форме);

–проверка доступности заказов;

–подтверждение приема заказа;

–модификация заказов;

–назначение цены заказов;

–оповещение клиентов о состоянии заказа;

–детализация цен и ценовых скидок;

–изменение источника поставок по заказам;

–оформление договоров на продажу;

–обработка договоров на продажу;

–выделение запасов под заказ;

–отпуск выделенных запасов;

–оформление документов на комплектование заказа;

–отгрузка запасов по договору о продаже;

–выписка счетов-фактур;

–уведомление об отправке;

–операции в связи с возвратом товаров;

–управление обслуживанием потребителей;

–контроль стимулирования продаж.

Активизация запасов (запасных частей). Для умень-

шения рисков образования неликвидов ежегодно проводится активизация запасов по результатам продаж за год. Выполните анализ частоты продаж каждого товара и по результатам анализа измените размещение товаров по принципу «чаще спрос – ближе к зоне выдачи». Задача такого анализа – разгрузка склада от товаров редкого спроса, перемещение на их место товаров высокого спроса и упорядочения размещения для облегчения доступа.

323

Если нет программы такого анализа, выполните анализ по количеству продаж, установив определенные критерии, например: сделать выборки товаров, продажа которых составила, например, менее 300 шт. в год, от 300 до 1000 в год

иболее 1000 шт. в год. По таким выборкам примите решения. Например, если товар продан за год в количестве менее 300 штук, т.е. в среднем около 1 шт. в день, его можно хранить не в теплом, а в холодном складе.

Для сокращения складских расходов полностью избавляются от выявленных при анализе «мертвых» неликвидных запасов, а бездействующие запасы переводят на более дешевую форму хранения, удешевляют контроль по всем малоценным товарам; группируют оставшиеся на складе товары в соответствии с результатами анализа спроса, для обеспечения надлежащего контроля движения товаров.

Решиться на списание даже бездействующих запасов нелегко. Основанием для этого может быть только тщательный анализ и прогноз с выяснением причин отсутствия спроса на те или иные товары. Если отсутствие спроса вызвано недостатками организации сбыта, принимают меры для продвижения товара. Если же никаких перспектив для продажи неликвидов нет, то стараются от них избавиться.

Некоторые дистрибьюторы сокращают бездействующие запасы путем распределения их по частям на складах дилеров

ипри появлении спроса разыскивают нужный товар. Для реализации неликвидов и бездействующих запасов организуют специальные распродажи и аукционы, предоставляют повышенные скидки.

Оставшиеся нераспроданными товары устраняют из запасов. Товары, по которым не было движения в течение года (за исключением новых товаров, только введенных на рынок), снимают со стеллажей и укладывают в ящики, на которые крепят упаковочные листы. Ящики держат в таком месте, где их хранение не влечет значительных расходов. Эти

324

товары оставляют в базе данных, но указывают другой адрес складирования. Стоимость этих товаров, как правило, списывают. В случае за отсутствия спроса еще и на следующий год их продают как лом или утиль.

После очищения складов от неликвидов управляющие принимают меры для предупреждения возможности аккумуляции подобных запасов в будущем.

В качестве примера управленческих решений в подобном случае можно привести следующее. В целях снижения издержек практически все поставщики автомобилей серийного производства и их дилеры отказались от работы с гарантийными комплектами запчастей, которые требовали отдельного места на складах и отдельного учета и в большинстве своем оседали в виде неликвидов. Замену вышедших из строя в гарантийный период деталей осуществляют за счет коммерческих запасных частей, стоимость которых в этих случаях относится на счет поставщиков.

2.3.12. Документооборот

Учет и оформление движения товаров должны производиться в соответствии с нормативными актами:

– Методические рекомендации по учету и оформлению операции приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли. Утверждены письмом Роскомторга от 10 июля

1996 г. № 1-794 / 32-5;

Поступление, перемещение и отпуск товарно-материа- льных ценностей оформляется первичными документами в количественном и стоимостном выражении. Формы первичных учетных документов определяются и устанавливаются предприятием в составе применяемой им системы учетной документации для регистрации хозяйственных операций, на основании унифицированных форм:

325

говли при завершении ревизии хранятся 3 года в соответствии с нормативным перечнем:

– Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения. Утвержден Главным архивным управлением СССР

15августа 1988 г.

Вслучаях возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел первичные документы сохраняются до вынесения окончательного решения.

Движение товара от поставщика к потребителю оформляется товаросопроводительными документами, предусмотренными условиями поставки товаров и правилами перевозки грузов – накладной, товарно-транспортной накладной, железнодорожной накладной, счетом или счетом-фактурой. Накладная (Код по ОКУД 0903016) может выступать как приходным, так и расходным товарным документом, должна выписываться материально ответственным лицом при оформлении отпуска товаров со склада, при принятии товаров в торговом предприятии.

Внакладной указывается номер и дата выписки; наименование поставщика и покупателя; наименование и краткое описание товара, его количество (в единицах), цена и общая сумма (с учетом налога на добавленную стоимость) отпуска товара. Накладная подписывается материально ответственными лицами, сдавшими и принявшими товар, и заверяется круглыми печатями поставщика и получателя. Количество оформляемых экземпляров в накладной зависит от условий получения товара покупателем, вида предприятия поставщика, места передачи товара и т.д.

Оприходование поступивших товаров оформляется путем наложения штампа на сопроводительном документе: то- варно-транспортной накладной, счете-фактуре, счете и дру-

327

гих документах, удостоверяющих количество и качество поступивших товаров.

Если товары получает материально ответственное лицо вне склада покупателя, то необходимым документом является доверенность, которая подтверждает право материально ответственного лица на получение товара. Порядок оформления доверенностей и получения по ним товаров установлен специальной инструкцией:

– Инструкция о порядке выдачи доверенностей на получение товарноматериальных ценностей и отпуска их по доверенности. Утверждена Минфином СССР, приказ от

14.01.67 г., № 17.

При закупке товара или его приемке необходимо следить за наличием сертификата соответствия на данный товар.

Учет первичных документов по приходу товаров материально ответственным лицам рекомендуется вести в «Журнале поступления товаров» произвольной формы, который должен содержать название приходного документа, его дату и номер, краткую характеристику документа, дату регистрации документа, сведения о поступивших товарах.

Оформленные документы на приемку товаров являются основанием для расчетов с поставщиками, и их данные не могут быть пересмотрены после приемки товаров на предприятиях (за исключением потерь товаров от естественной убыли и боя при транспортировке).

Поступающие товары приходуются в день окончания их приемки по фактическому количеству и сумме.

Доверенность (формы М-2 и М-2а) применяется для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица предприятия при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению. Доверенность в одном экземпляре оформляет бухгалтерия предприятия и выдает под расписку получателю. Форму М-2а применяют предприятия, у которых полу-

328

чение материальных ценностей по доверенности носит массовый характер. Выдачу этих доверенностей регистрируют

взаранее пронумерованном и прошнурованном журнале учета выданных доверенностей. Выдача доверенностей лицам, не работающим в предприятии, не допускается. Доверенность должна быть полностью заполнена и иметь образец подписи лица, на имя которого выписана. Срок действия, как правило, 15 дней. Доверенность на получение товарно-мате- риальных ценностей в порядке плановых платежей может быть выдана на календарный месяц.

Приходный ордер (форма М-4) применяется для учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки. Приходный ордер в одном экземпляре составляет материально ответственное лицо в день поступления ценностей на склад. Приходный ордер должен выписываться на фактически принятое количество ценностей. Графа «Номер паспорта» заполняется при оформлении хозяйственных операций по материальным ценностям, содержащим драгоценные металлы и камни.

Карточка учета материалов (форма М-17) применяется для движения материалов на складе по каждому сорту, виду и размеру; заполняется на каждый номенклатурный номер материала и ведется материально ответственным лицом (кладовщиком, заведующим складом). Записи в карточке ведут на основании первичных приходно-расходных документов

вдень совершения операции.

Отпуск товаров со склада оформляется лимитнозаборными картами, требованиями-накладными, накладными для отпуска товаров на сторону.

Лимитно-заборная карта (форма М-8) применяется при наличии лимитов отпуска материалов, систематически потребляемых при изготовлении продукции, а также для текущего контроля соблюдения установленных лимитов отпуска материалов на производственные нужды и является оправда-

329