МУ ИСЭ ЭК 2013

34

Лабораторная работа № 3.

Технология решения информационно-поисковых задач и формирование отчетов в среде табличного процессора Excel

Цель работы: изучение технологии и приобретение практических навыков решения информационно-поисковых задач и формирования отчетов в среде табличного процессора Excel.

Содержание

Изучаются вопросы:

1.Понятие списка.

2.Поиск данных с помощью средств Автофильтра и Расширенный фильтр. Использование встроенных функций для поиска данных.

3.Понятие сводной таблицы. Создание и работа со сводной таблицы.

4.Вычисляемые поля и группировка элементов. Использование формул массива.

Выполняется вариант задания.

Указания

Список набор строк электронных таблиц, содержащих связанные данные. Список можно представлять в виде базы данных, в которой строки выступают в качестве записей, а столбцы являются полями. Первая строка списка при этом содержит названия столбцов.

Первая строка списка будет содержать заголовки столбцов, которые называются именами полей. Рекомендуется использовать только уникальные заголовки. Располагайте все столбцы рядом друг с другом. Используйте отдельный столбец для каждого поля или элемента информации.

После ввода всех заголовков настройте их ширину, вид шрифта, выравнивание и другие параметры форматирования. Это позволит строке заголовка выделяться на общем фоне.

Фильтрация данных

Фильтрация данных позволяет легко и быстро найти нужные для работы данные в диапазоне ячеек или таблице. Отфильтровав данные в диапазоне ячеек или таблице, можно применить фильтр повторно, чтобы обновить результаты, либо очистить фильтр, чтобы отобразить все данные.

Чтобы приступить к работе с фильтрами, выделите хотя бы одну ячейку в диапазоне ячеек или таблице Excel и нажмите кнопку Фильтр в

группе Сортировка и фильтр на вкладке Данные (рис. 7).

35

Рис. 7. Группа Сортировка и фильтр вкладки Данные

В отфильтрованных данных отображаются только строки, соответствующие заданным условиям, а ненужные строки скрываются. После фильтрации данные в этом подмножестве можно копировать, искать, изменять, форматировать, преобразовывать в диаграммы и выводить на печать; при этом их местонахождение и порядок не изменятся.

Можно фильтровать данные по нескольким столбцам. При применении нескольких фильтров каждый новый фильтр накладывается на фильтр, примененный до него, и в еще большей степени ограничивает подмножество данных.

С помощью Автофильтра можно создать фильтры трех типов: по списку значений, по формату или по условиям. Все они являются взаимоисключающими в пределах диапазона ячеек или столбца таблицы. Например, можно выполнить фильтрацию по цвету ячеек или по списку чисел, однако использовать фильтры обоих типов одновременно нельзя; точно так же необходимо выбрать один вариант, если требуется выполнить отбор по значкам или на основе настраиваемого фильтра.

Чтобы определить, применен ли фильтр, обратите внимание на значок в заголовке столбца:

стрелка списка означает, что фильтрация включена, но не применена;

кнопка означает, что фильтр применен.

Фильтрация текста

Самыми быстрыми способами фильтрации являются выбор значений в списке и поиск. При щелчке стрелки в столбце, для которого включена фильтрация, все значения в этом столбце появляются в списке. Три способа быстрой фильтрации данных показаны на рис. 8.

Фильтрация чисел

Чтобы применить фильтр к диапазону ячеек, выделите диапазон ячеек, содержащих числовые данные и на вкладке Данные в группе

Сортировка и фильтр нажмите кнопку Фильтр.

Чтобы применить фильтр к таблице, поместите курсор в любую ячейку таблицы и щелкните стрелку рядом с заголовком столбца. В

36

списке чисел установите или снимите флажки для чисел, по которым требуется выполнить фильтрацию.

Список может содержать до 10 000 чисел. Если список слишком велик, снимите в его верхней части флажок (Выделить все) и выберите конкретные числа, по которым требуется выполнить отбор.

Рис. 8 Способы быстрой фильтрации

Фильтрация значений даты и времени

Чтобы применить фильтр к диапазону ячеек, выделите диапазон ячеек, содержащих данные, и на вкладке Данные в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Фильтр.

Чтобы применить фильтр к таблице, поместите курсор в любую

ячейку таблицы и щелкните стрелку рядом с заголовком столбца и в списке, содержащем значения даты и времени, установите или снимите флажки для значений, по которым требуется выполнить фильтрацию

Очистка фильтра

Чтобы очистить фильтр, примененный к одному столбцу диапазона или таблицы, состоящих из нескольких столбцов, нажмите кнопку Фильтр в заголовке столбца, а затем выберите команду Снять фильтр с

<имя столбца>.

Чтобы очистить все фильтры на листе и вывод всех строк на экран,

на вкладке Данные в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Очистить

(рис. 7).

Отбор строк с помощью расширенного фильтра

Если требуется отфильтровать данные с помощью сложных условий, можно использовать диалоговое окно Расширенный фильтр.

Чтобы вызвать расширенный фильтр выберите команду

Дополнительно на вкладке Данные в группе Сортировка.

37

В расширенном фильтре можно использовать перечисленные ниже операторы для сравнения двух значений (табл. 3). Результатом сравнения является логическое значение – ИСТИНА либо ЛОЖЬ.

Таблица 3

При фильтрации текстовых данных в Excel не учитывается регистр букв. Однако для поиска с учетом регистра можно воспользоваться формулой.

Что запустить расширенный фильтр необходимо определить область для хранения условий отбора (диапазон ячеек). Каждое условие записывается в две ячейки: в верхнюю – имя поля, в нижнюю – знак отношения

Чтобы найти строки, отвечающие нескольким условиям для одного столбца, введите условия непосредственно одно под другим в разных строках диапазона условий.

Щелкните ячейку в диапазоне. На вкладке Данные в группе Сортировка

и фильтрация выберите команду Дополнительно (рис. 9).

Рис. 9. Окно Расширенного фильтра

Чтобы показать результат фильтрации, скрыв ненужные строки, установите переключатель фильтровать список на месте. Чтобы скопировать отфильтрованные строки в другую область листа, установите переключатель скопировать результат в другое место, перейдите в поле Поместить результат в диапазон и затем укажите верхнюю левую ячейку области, в которую требуется вставить строки.

Введите в поле Диапазон условий ссылку на диапазон условий, включающий подписи столбцов условий.

38

Для поиска строк, отвечающих нескольким условиям для нескольких столбцов, когда истинным может быть любое из условий, введите условия в разные столбцы и строки диапазона условий.

Щелкните ячейку в диапазоне. На вкладке Данные в группе Сортировка и фильтрация выберите команду Дополнительно. Заполните поля окна

Расширенного фильтра.

Сводная таблица

При создании отчета сводной таблицы на основе данных листа они становятся для него исходными данными. Чтобы использовать в качестве источника данные листа, щелкните ячейку в диапазоне, содержащем данные. Чтобы использовать в качестве источника данные в таблице Excel, щелкните ячейку в пределах таблицы Excel. В диапазоне ячеек должны быть заголовки столбцов, а в таблице отображаться заголовки. Кроме того, в диапазоне или таблице не должно быть пустых строк.

Чтобы вставить сводную таблицу на вкладке Вставить в группе Таблицы выберите пункт Сводная таблица или щелкните стрелку под

пунктом Сводная таблица и выберите команду Сводная таблица (рис. 10).

Откроется диалоговое окно Создание сводной таблицы.

Рис. 10. Окно Сводной таблицы группы Таблицы на вкладке Вставить

Если в разделе Выберите данные для анализа переключатель установлен в положение Выбрать таблицу или диапазон, проверьте диапазон ячеек, содержащий базовые данные, в поле Таблица или

диапазон.

В разделе Укажите, куда следует поместить отчет сводной таблицы задайте

расположение таблицы. Чтобы поместить отчет сводной таблицы на новый лист, начиная с ячейки A1, щелкните пункт На новый лист. Чтобы поместить отчет сводной таблицы на существующий лист, выберите пункт На существующий лист и введите первую ячейку диапазона, в который следует поместить отчет сводной таблицы, в поле Диапазон. И нажмите кнопку ОК.