книги из ГПНТБ / Брегадзе Г.И. Управление предприятием - как его улучшить

ленном порядке внести изменения в соответствующееположение о другом отделе.

информация в управлении

Предметом труда управленческого аппарата и про­ дуктом деятельности его работников является эконо­ мическая информация. Информация описывает раз­ личные явления, отношения, процессы, предметы, фак­ ты и т. п. Изучается она теорией информации — ма­ тематической наукой—'Одним из разделов киберне­

тики.

Экономическая информация — это различные све­ дения, необходимые для управления предприятием. Б теории информации применяются такие важнейшие понятия, как сигнал, количество информации и преоб­ разование.

Информация представляется с помощью сигналов различного происхождения—звуков, импульсов, цифр, букв. Сигнал позволяет получить сообщение, пред­ ставляющее собой совокупность значений, то есть при­ знаков, параметров, свойств, описывающих один про­ цесс, предмет, факт, одно событие, явление и т. п.

Количество информации измеряется в битах — дво­

В процессе управления информацию делят на опе­ ративно-производственную, плановую, статистичес­ кую, бухгалтерскую и др. Приблизительная средняя трудоемкость различных процессов на машинострои­ тельном предприятии следующая: бухгалтерский учет составляет 43%; статистический учет 14%; планиро­ вание 15%; анализ хозяйственной деятельности 11%; оперативный учет 8%; нормирование 9%. Применение ЭВМ стирает границы между этими видами, превра-

формации для определения путей к получению окон­ чательных результатов.

Примером первичной информации может служить так называемая нормативная карта иа деталь. В нее заносятся все сведения о детали: шифр детали, вклю­ чая количество на одно изделие, шифр материала, его стоимость, вес заготовки, норма времени, стоимость обработки и т. п. Данные с таких нормативных карт

.заносятся в долговременную память машины.

Промежуточная информация представляет собой, например, данные, сообщаемые на ИВЦ оператором склада материалов с помощью телетайпа: шифр ма­ териала, количество выданного материала и т. п.

Обработка данных первичной и промежуточной ин­ формации на ЭВМ позволяет получить результатную информацию в виде различного рода табуляграмм, например в виде формы I СН по материально-техни­ ческому снабжению — о наличии и движении материа­ лов. Одним из проектов внедрения АСУП на машино­ строительном заводе предусмотрено 92 формы резуль­ татной информации, необходимой разным отделам за­ водоуправления.

Информация регистрируется на материальных но- -ентелях: документах, перфокартах, дуаль-картах, пер­ фолентах, магнитных лентах, магнитных барабанах п других.

В документах представление информации осуще­ ствляется с помощью букв и цифр, в перфокартах и перфолентах с помощью отверстий прямоугольной (80-колонные) или круглой (45-колонные) формы, в магнитных лентах и на барабанах путем намагничи­ вания отдельных участков.

Проводившиеся под руководством доцента Г. Д. Ъермана исследования свидетельствуют, что почти в каждом управленческом звене перерабатывается' мно­ го избыточных данных, бесполезных для анализа хо­ зяйственной деятельности и для принятия решений.

Избыточная информация не только приводит к уве­ личению численности управленческого аппарата, но и отвлекает этот аппарат от многих необходимых управ­ ленческих действий и решений.

Г. Д. Берман установил на иркутских предприяти­ ях несколько причин образования излишней информа-

Так появляется прецедент, должностная инструк­ ция утверждается, а пересматриваются эти докумен­ ты в лучшем случае один раз в 10 лет.

Аналогичное явление наблюдалось и при разработ­ ке положений, рассмотренных нами ранее.

Что же означает термин «должностное лицо»? Должностное лицо — это лицо, занимающее по вы­

борам или по назначению постоянную или временную должность на предприятии или в учреждении и вы­ полняющее тот пли иной комплекс административных, а гакже правовых действий.

Должностные лица кроме материально-технических операций совершают, в зависимости от занимаемой должности, различные юридические действия адми­ нистративного или хозяйственного характера. Дол­ жностные лица полномочны в пределах своей компе­ тенции направлять работу подчиненных им лиц, осу­ ществлять организацию, контроль, планирование, учет, издавать приказы, распоряжения, постановления, ин­ струкции и т. п.

Что же представляет собой инструкция? Инструкцией называют акт управления, издавае­

мый руководителями. В СССР инструкции издаются на основе и во исполнение законов, указов Президиу­ ма Верховного Совета, постановлений и распоряже­ ний правительства и актов вышестоящих органов го­ сударственного управления. Инструкции содержат нормы общего характера, устанавливают порядок, способы и методы осуществления различных меро­ приятий. На предприятиях издаются различные ин­ струкции, определяющие порядок и способ выполне­ ния различных работ. Среди инструкций особое место занимает должностная инструкция.

Должностная инструкция предназначена для ис­ полнителей, на которых возложено выполнение опре­ деленного круга работ. Она определяет служебную роль и место того или иного работника в структурном подразделении.

Должностная инструкция состоит из пяти разде­ лов: общая часть; обязанности; взаимоотношения с другими сотрудниками; права; ответственность.

Определение квалификационных требований, предъявляемых к данной категории работников, и от-

несение их к квалификационным должностным груп­ пам производятся по соответствующим квалификаци­ онным справочникам.

Вразделе «Общая часть» инструкции выявляется сущность работы исполнителя, вытекающая из основ­ ной цели структурного подразделения, показывается его место в структуре 'подразделения.

Вобщих положениях должно содержаться указа­ ние на подчиненность работника. Дело в том, что про­ изводственное предприятие — это сложная динамиче­ ская система, построенная по иерархическому принци­

пу, составные элементы которой соединены прямыми и обратными связями. Поэтому отсутствие в должно­ стных инструкциях указаний на подчиненность долж­ ностного лица (иерархии) делает такие нормативные

совершать действие в пользу другого лица или обще­ ства. Обязанность — это долг.

К примеру, основными обязанностями граждан

СССР являются: соблюдать Конституцию СССР, ис­ полнять законы, соблюдать дисциплину труда, честно относиться к общественному долгу, уважать правила социалистического общежития, беречь и укреплять об­ щественную социалистическую собственность.

Раздел «Обязанности» отражает содержание труда должностного лица, определяемое местом работника в системе функционального разделения труда. Кон­ кретное указание обязанностей обеспечивает разгра­ ничение их между должностными лицами. Обязанно­ сти перечисляются с наибольшей их конкретизацией.

Известно, что исполнительно-распорядительная деятельность осуществляется в формах учета, плани­ рования, контроля и регулирования.

Процесс управления можно классифицировать на сто составные части: планирование, основанное на анализе имеющихся ресурсов и создавшейся ситуации и выборе наиболее эффективного пути; организацию работы, включающую создание структуры управления,

•

іі

расстановку и специализацию кадров, разработку про­ цессов выполнения работ и т. п.; координацию дея­ тельности работников, исключающую дублирование, согласовывающую усилия и сроки выполнения работ; контроль исполнения и принятых решений, количества и качества выполненной работы. Контроль основыва­ ется на нормативных показателях оценки эффектив­ ности работы людей, сопоставлении фактических ре­ зультатов работы с этими показателями; иа форму­ лировании задач, возникающих в производственной ситуации, а также на убеждении для объединения усилий людей для совместного достижения цели.

Все эти части процесса управления должны найти свое отражение в разделе «Обязанности». Каждая из этих частей имеет самостоятельное значение, но про­ являются они лишь в единстве: планирование задает программу действия системы, контроль обеспечивает анализ состояния системы, регулирование удерживает процессы системы в рамках заданных параметров.

Раздел «Обязанности» составляется на основе Ква­ лификационного справочника должностей служащих. В должностные инструкции включаются только те обязанности, которые являются специфическими для основной функции в конкретных условиях работы структурного подразделения. Общие для всех руково­ дителей обязанности перечисляются в предисловии к сборнику должностных инструкций.

Например, в сборнике должностных инструкций машиностроительного завода перечислены следующие общие обязанности руководителей.

Начальник структурного подразделения обязан: обеспечивать своевременное выполнение государ­

ственного плана по всем количественным и качествен­ ным показателям в установленные сроки;

знать состояние вверенного ему участка и прини­ мать все меры к повышению технического уровня про­ изводства, а также к обеспечению его всем необходи­ мым для выполнения государственного плана;

осуществлять мероприятия по научной организа­ ции труда, производства и управления;

всесторонне изучать личный состав путем личного общения с ним как на производстве, так и в быту и учитывать в работе предложения подчиненных;

знать служебные и политико-моральные качества подчиненных, содействовать повышению их культур­ но-технического уровня, повседневно заниматься по­ литическим и техническим воспитанием коллектива, опираясь в своей деятельности на партийные, профсо­ юзные и комсомольские организации и в полной мере используя их влияние для решения задач, стоящих перед коллективом;

руководить подбором, расстановкой и аттестацией ИТР и служащих, привлекая к этой работе своих за­ местителей и руководителей функциональных подраз­ делений;

постоянно совершенствовать свои политические и технические знания, знать технику, технологию произ­ водства изделия и оборудование, руководить рациона­ лизаторской и изобретательской работой, изучать пе­ редовой опыт и внедрять его в производство;

нарушения дисциплины, решительно пресекать всякое действие или бездействие, которое может нанести ущерб производству, своевременно выявлять и устра­ нять причины, порождающие их;

в пределах предоставленной власти действовать самостоятельно, требовать от подчиненных точного и своевременного исполнения своих служебных обязан­ ностей, приказов, поощрять подчиненных за проявлен­ ную разумную инициативу и строго взыскивать с не­ радивых;

быть справедливым к подчиненным, не допускать грубости и не унижать их личного достоинства;

с целью своевременного разрешения личных нужд и запросов работников вверенного коллектива лично беседовать со своими подчиненными и не реже раза в месяц, в установленное время, принимать работников; устанавливать необходимые меры безопасности при выполнении работ, организовывать своевременное проведение инструктажей по технике безопасности и требовать строгого выполнения правил техники безо­ пасности, промышленной санитарии и пожарной без­

опасности;

иметь всегда точные и подробные сведения о спи­ сочном и наличном составе вверенного ему коллекти-