книги из ГПНТБ / Брегадзе Г.И. Управление предприятием - как его улучшить

ции делопроизводства является его механизация, ко­ торая позволяет повысить эффективность труда адми­ нистративно-управленческого персонала.

Но внедрению средств механизации документаль­ ных работ и делопроизводства предшествует совер­ шенствование организации делопроизводства. Произ­ водится оно, например, по следующим направлениям: поступающие на завод письма и другие документы направляются непосредственно к их исполнителям, минуя лиц руководящего состава — директора, глав­ ного инженера, заместителя директора по материаль­ но-финансовым вопросам, которым они адресованы.

В целях максимально точного распределения кор­ респонденции управделами АХО при направлении входящей корреспонденции руководствуется структу­ рой управления предприятия.

Внедряется в работу аппарата полная ответствен­ ность каждого исполнителя за обработку документов. Для этого в премиальные положения вносится обяза­ тельное условие премирования при отсутствии срыва сроков исполнения документов.

Важным условием сокращения трудоемкости про­ цесса делопроизводства является рациональная клас­ сификация и постановка хранения документов, прин­ ципиально единообразная во всех отделах и цехах. Приказы, протоколы совещаний со сложным содер­ жанием, охватывающим ряд разнообразных вопросов, затрудняют постановку учета и контроля. Они замене­ ны индивидуальными бланками протоколов и распо­ ряжений, которые используются для организации справочной картотеки.

Сокращено количество приказов и приказаний. Они заменены индивидуальными распоряжениями ди­

сетевого графика, являющегося основным документом для контроля и управления.

Отменена практика ведения сложных "протоколов, применяются индивидуальные протокольные поста-

новления. Установлен новый порядок ведения пере­ писки с подчиненными подразделениями — только пу­ тем наложения ответов — резолюций должностных лиц на документах с последующим возвратом их кор­ респондентам.

Ликвидирована практика снабжения служебных: документов сопроводительными письмами («При этом, направляем»). Широко используются при переписке почтовые открытки взамен конвертуемых писем. Д Л Я : регистрации корреспонденции установлена карточная система с отражением в картотеках всего движения: документа. Максимально сокращена телеграфная пе­ реписка. При печатании служебных документов

и отделениям инструкции по ведению делопроизводст­

издания приказов и распоряжений, печатания и раз­ множения документов, рассмотрения, учета и хране­ ния писем, заявлений и жалоб трудящихся завода,, отправки корреспонденции, формирования дел теку­ щего делопроизводства и др.

Внедрена единая система конструкторской доку­ ментации технологической подготовки производства,. управленческой документации. Разработано и внедре­ но методическое пособие по ведению деловой пере­ писки, включающее образцы деловых писем по всем; вопросам производственно-хозяйственной деятельно­ сти ' предприятия. Организована учеба работников секретариата дирекции, секретарей, делопроизводите­ лей, машинисток цехов и отделов.

Служебные функции секретарей приведены в соот­ ветствие с должностными инструкциями. Пересмотрен: классификатор форм документов, сокращено количе­ ство форм и каждой форме присвоен номер.

Ранее описанная сигнальная система контроля1 исполнения совершенствуется, контроль исполнения: будет осуществляться с помощью ЭВМ.

Централизованная доставка корреспонденции

В целях сокращения непроизводительных затрат рабочего времени ИТР и служащих на оформление и доставку корреспонденции и повышения оперативно­ сти в проработке информации на заводах внедряется система централизованной доставки корреспонденции, охватывающая путь прохождения документации от канцелярии АХО до секретарей цехов и отделов.

Централизованно пересылается следующая кор­ респонденция: документы от цехов и отделов, отправ­ ляемые в какое-либо одно подразделение завода и не требующие личного согласования; приказы, приказа­ ния по заводу, планы мероприятий; графики, решения и протоколы заседаний и совещаний; служебные запи­ ски; письма, заявления, жалобы и принятые решения по ним; периодические издания «Союзпечати».

Развозка корреспонденции по Иркутскому маши­ ностроительному заводу производится два раза в день но утвержденным графикам и маршруту (с 10 и с 15 •часов).

Начальники цехов и отделов определили места установки почтовых ящиков с учетом следующих усло­ вий: удобство для подъезда транспорта; хорошее обозрение со стороны проезда; возможность установки ящиков в одном месте для нескольких цехов.

Для каждого подразделения завода изготовлены по два портфеля и по две разносные книги с указа­

-соответствующим ящикам стеллажа. Другой портфель и журнал — в подразделении завода у секретаря или лица, ответственного за делопроизводство.

Доставка почты осуществляется водителем элек­ трокара, который одновременно является экспедито­ ром по перевозке почты и подчиняется заведующему канцелярией.

В установленное расписанием время электрокар- щик-экспедитор получает в группе сортировки порт­ фели с документами, вкладывает их в ячейки специ­ ального кузова на электрокар и отправляется по маршруту. Он объезжает все почтовые пункты, строго

соблюдая маршрут в соответствии с утвержденным расписанием, вынимает из почтового ящика портфель, вложенный секретарем цеха (отдела), и оставляет в почтовом ящике портфель с документами из АХО. После объезда всех почтовых пунктов электрокар- шик-экспедигор возвращается в АХО и сдает собран­ ные портфели в группу сортировки.

Внедрение централизованной системы доставки •корреспонденции значительно сократило сроки обмена информацией, количество курьеров, устранило потерн документов. Расходы на внедрение системы окупились за один год.

Контроль качества технической документации

Одной из задач научной организации управленче­ ского труда является организация четкого учета и оценки качества технической документации, выпус­ каемой техническими отделами завода. Такая подси­ стема является важной частью всей системы безде­ фектного изготовления продукции и сдачи ее с перво­ го предъявления.

женерно-технических работников, оснащение их современными средствами оргатехники; повседнев­ ное воспитание у работающих коммунистического отношения к труду, чувства высокой ответственно­ сти за порученное дело, моральное и материальное

го контроля качества выпускаемой технической до­ кументации на всех стадиях ее разработки на прин­ ципе обязательной ответственности за выпуск недо­ брокачественной документации; постоянное накоп­ ление необходимых нормативно-справочных мате­ риалов, ГОСТов, ТУ, инструкций, регламентирую-

•щих деятельность каждого работника, структурных подразделений и в целом отделов.

Основное содержание подсистемы контроля ка­ чества выпускаемой технической документации —• это утверждение уверенности у исполнителя в воз-

.можностк качественного выполнения работы на ос­ нове стопроцентного самоконтроля качества.

Контрольные функции выполняются старшими инженерами, старшими технологами, ведущими конструкторами, начальниками групп или бюро.

Контролю подлежит вся техническая документа­ ция, выпускаемая отделом. Проверка качества тех­ нического документа осуществляется на соответст­ вие документа техническому заданию, соответствие конструктивного решения современному уровню до­ стижений науки и техники, соответствие системе чертежного хозяйства, ГОСТам, отраслевым стан­ дартам, заводским инструкциям и положениям, при­ казам по заводу, мероприятиям и решениям техни­

дии запуска и технической проработки, которые не

млении технической документации в отделе-разра­ ботчике.

Количество ошибок учитывается при подведении итогов социалистического соревнования и принятии

ются к следующим видам ответственности: обсуж­ даются на совещаниях по качеству; получают взы­ скания приказом по отделу или заводу (замечание, выговор, строгий выговор); лишаются премий пол­

венную работу в соответствии с показателями: объ­

ценными подарками и денежной премией из фонда материального поощрения; повышение в должности

документации в технических отделах завода приме­

вается отделу, выпустившему техническую докумен­ тацию без ошибок, по которой в процессе производ­ ства обеспечено изготовление высококачественных деталей при отсутствии брака и доработок.

При выпуске из отделов в производство техниче­ ской документации с ошибками коэффициент каче­

пам, бюро, лабораториям, устанавливать величины снижения коэффициента качества за ошибки в тех­ нической документации.

Коэффициент качества технической документании определяют по своим отделам главный техно­ лог, главный инженер завода или его заместитель, главный механик, главный энергетик, главный ме­ таллург, заместитель директора по капитальному строительству.

По истечении месяца начальники отделов со-

ставляют отчеты о качестве выпущенной докумен­ тации за прошлый месяц и передают их отраслевым руководителям для установления коэффициента. .

Отчеты по качеству технической документации и коэффициент качества отделам утверждаются главным инженером.

на НОУТ, включаемого в состав пятилетнего плана

соответствии с «Указаниями по рациональной цве­

ция и психологическое воздействие цветов на чело­ века, свойства цветов создавать иллюзорное изме­ нение пропорций помещения.

Основными мероприятиями по улучшению есте­ ственного и искусственного освещения являются за­ мена освещения лампами накаливания люминесцент­

регулярную очистку и ремонт остекления по кален­

очистку остекления и годовая трудоемкость работ. Работы выполняются по заказам цехов и отделов, и затраты на них планируются, согласно календар­ ному графику в составе цеховых или общезаводских (для отделов) расходов.

В целях снижения уровня шумов планируются мероприятия для предотвращения или затруднения распространения вибраций методами вибропогло­ щения и виброизоляции. Механический шум снижа­ ется путем организации планового надзора за со­ стоянием станочного парка, устранением неисправ­ ностей, регулярной смазкой, применением звукоизо­ лирующих кожухов, специальных приспособлений с хомутами или зажимами из резины и битуминизированного войлока. Аэродинамический шум сни­ жается путем установки двигателей и вентиляторов на виброизолирующие прокладки, облицовки внут­ ренних поверхностей воздуховодов звукопоглощаю­ щими материалами и т. п. Источники резко выде­ ляющегося шума изолируются путем вывода их в специальные помещения или изоляции звукоизоли­ рующими камерами, металлическими кожухами.

Требования технической эстетики к состоянию воздушной среды предусматриваются в плане оргтехмероприятий и в двухстороннем соглашении по охране труда и технике безопасности. Мероприятия эти направлены на рационализацию технологиче­ ских процессов с целью снижения концентрации га­ зов, паров в воздухе рабочей зоны помещений и со­ блюдения норм температуры и влажности воздуха путем механизации, (теплоизоляции, \ герметизации, укрытия и т. п.

В связи с большим количеством случаев возник­ новения разрядов статического электричества в мес­

ны и внедрены специальные правила техники безо­

дит перечень бытовых помещений, подлежащих строительству и капитальному ремонту: гардеробпых помещений, туалетных, умывальных, душевых, помещений для личной гигиены женщин, куритель-

ных, пунктов питьевого водоснабжения, пунктов пи­ тания, здравпунктов и т. д.

Расходы на выполнение мероприятий по улуч­ шению производственной обстановки в соответст­ вии с требованиями технической эстетики осущест­ вляются по смете затрат на постановку новых про­ изводств; по плану капитального ремонта основных фондов, производимого за счет амортизационных отчислений; по титульному списку капитального строительства (раздел «Дооборудование действую­ щих цехов»); по сметам цеховых и общезаводских

прямой рост выработки; повышение удельного веса изделий высокого качества; рост показателей экс­ плуатационной надежности и долговечности изде­ лия; уменьшение расходов на ремонт в связи' с об­

ние культурно-технического уровня кадров и общей культуры производства.

Широкое применение достижений технической эстетики в научной организации труда инженернотехнических работников не только позволяет улуч­ шить технико-экономические показатели, но и со­ действует их художественно-эстетическому воспита­ нию в духе требований морального кодекса строи­ теля коммунизма.

Опыт показывает, что для решения этой важной задачи необходимо применять техническую эстети­ ку в научной организации труда на основе перспек­ тивного планирования; устанавливать очередность, от­ делов и цехов, в которых следует выполнять весь ком­ плекс планируемых работ, не распыляя сил и средств па одновременный охват нескольких объектов; в нача­ ле работы создавать показательные участки, цехи или

•отделы; шире привлекать общественные организации и при их посредстве участников движения за комму­ нистический труд, всех трудящихся к осуществлению перспективных планов; создавать на предприятиях со­ веты по технической эстетике и художественные сове­ ты для решения задач эстетического оформления пред­ приятий; шире развивать соревнование за высокую культуру производства.

Факторы, влияющие на уровень организации управленческого труда

Среди факторов, оказывающих косвенное влияние на уровень организации управленческого труда, мож­ но отметить как наиболее важные уровень развития техники производства; степень совершенства приме­ няемых в производстве технологических процессов; состояние организации производства в целом.

Эти факторы зачастую не учитываются в составе планов НОУТ, поскольку их считают составной частью других разделов общего плана повышения эффектив­ ности производства. Нижеприводимый краткий пере­ чень мероприятий технического и технологического характера, осуществляемых на предприятиях Иркут­ ска, доказывает необходимость учитывать их влияние на производительность труда ИТР при планировании НОУТ.

Разработка и внедрение типовых (ТТП) и норма­ лизованных технологических процессов (НТП), типо­ вых карт контроля (ТКК) повышает производитель­ ность труда технолога на 20—30%, резко сокращая время, расходуемое на разработку технологических процессов в серийном производстве, и оставляя техно­ логу больше времени на внедрение и совершенствова­ ние технологии.

Унификация и нормализация технологической ос­ настки и ее элементов, применение универсальной и специализированной оснастки в производстве снижа­ ют трудоемкость конструкторских работ, а примене­ ние, например, универсально сборных приспособлений (УСГЇ) вообще не требует предварительного проекти­ рования, так как приспособление собирается рабочим