книги из ГПНТБ / Брегадзе Г.И. Управление предприятием - как его улучшить

Из трех предлагаемых видов технологической до­ кументации обобщающим документом будет техноло­ гическая карта инженерно-управленческого процесса. Конечно, технологическая карта составляется только на трудоемкие, сложные или особо ответственные до­ кументы.

Должностная операционная карта может 'быть со­ ставлена не для всех должностей. Нецелесообразно со­ ставлять ее на такие должности, которые по характе­ ру труда не укладываются в рамках должностной опе­ рационной карты, например труд разработчиков, про­ ектировщиков и т. д.

При составлении технологической карты выделя­ ются следующие виды операций.

1. Основные, связанные со сбором, обработкой и хранением информации.

2.Транспортные, связанные с передачей информа­ ции с одного рабочего места на другое. Обычно тран­ спортные операции присоединяются к основным.

3.Контрольные. Если документ просматривается с целью получения информации, то это является частью основной операции и не выделяется. Если же документ просматривается для того, чтобы установить соответ­ ствие фактических величин плановым, или для того, чтобы сопоставить одинаковую информацию в различ­ ных документах, то это — самостоятельная операция. Если контроль связан с необходимостью подписать до­ кумент, то он присоединяется к операции «подписание документа» как неотъемлемая ее часть.

Формулировка любой операции должна содержать краткие, но исчерпывающие сведения о порядке и тех­ нике ее выполнения.

Далее нужно сформулировать цель каждой опера­ ции процесса и составить перечень целей. Формули­ ровка цели должна быть содержательной, хотя и крат­ кой. Выполнить синтез целей операций следует таким образом, чтобы получить формулировку цели изучае­ мого процесса. При этом синтезе необходимо выявить и отметить такие цели операций, которые либо явля­ ются излишними для достижения глобальной цели, либо противоречат ей.

Необходимо сравнивать цель процесса с реальным результатом, который дает этот процесс. Если цель и

действительный результат совпадают, то остается про­ анализировать только те операции процесса, которые дают нужные или противоречивые цели. После анали­ за таких операций решается вопрос об их исключении или изменении. Если же цель и фактический резуль­ тат процесса не совпадают, то следует проверить пра­ вильность составления процесса и выявить причину несовпадения.

Анализируя инженерно-управленческие процессы, удается выявить лишние или противоречивые опера­ ции и нецелесообразные процессы. Это позволяет обо­ снованно, конструктивно совершенствовать процессы управления и всю систему в целом.

Когда определены операции для достижения всех локальных целей процесса, нужно их окончательно сформулировать и заполнить форму технологической карты инженерно-управленческого процесса; пронор­ мировать спроектированную технологию процесса уп­ равления и отдать на проверку; проверить, согласо­ вать, утвердить карту. Следует также разработать формы документов, обслуживающих проектируемый процесс.

Комплексная механизация инженерного и управленческого труда

Научная организация управленческого труда осу­ ществляется параллельно с внедрением технических средств управления, с комплексной механизацией тру­ да инженеров и служащих. Основными задачами ком­ плексной механизации инженерного и управленческо­ го труда являются: сокращение сроков технической подготовки производства; улучшение технико-эконо­ мического и оперативно-производственного планиро­ вания и руководства на основе современных методов и средств вычислительной и организационной техни­ ки; повышение производительности труда администра­ тивно-управленческого персонала и ограничение на этой основе его количества.

В мероприятия по комплексной механизации инже­ нерного и управленческого труда на одном из иркут­ ских машиностроительных заводов входят аналитиче-

ми, информационными и прочими 17—21%, а техноло: гическими только 27% времени.

Мастер затрачивал на документационные работы 12—16%, на информационные 11—15%, на передви­ жение 10—14% и на административные работы 36— 40%, на долю собственно технической деятельности у него оставалось только 19% времени.

На основе анализа этих данных определены состав и количество средств механизации инженерного и уп­ равленческого труда. Планом были предусмотрены средства составления, копирования и размножения до­ кументов, первичного счета и измерений, выполнения чертежных и графических работ, обработки коррес­ понденции, ее пересылки и хранения, передачи инфор­ мации, контроля и регулирования.

купиость методов, технических средств и человеческих коллективов, обеспечивающих наиболее эффективное управление предприятием. В основе АСУП лежит ис­ пользование экономико-математических методов и средств обработки данных, включающих в себя вычи­ слительную технику, средства сбора, фиксации, пере­ дачи и хранения информации. В нашей стране быстро расширяется сеть таких систем.

ВИркутской области в девятой пятилетке АСУП будут внедряться на 26 крупных предприятиях с об­ щим числом работающих 300 тысяч человек.

Вобласти уже работает более 40 электронно-вычи­ слительных машин, в том числе 20 машин среднего класса для обработки экономической информации, оперативного планирования и решения научно-иссле­

Внедряются АСУП на Ангарском электромехани­ ческом заводе, заводе «Радиоприемник», на Ангар­ ском нефтехимическом комбинате. Активно ведется работа по внедрению АСУП в управлении строитель­ ства города Ангарска, Главвостоксибстрое, Братскгэсстрое, на Иркутском машиностроительном заводе, и управлении ВСЖД, управлении материально-техни­ ческого снабжения Восточно-Сибирского района, Брат­ ском лесопромышленном комплексе, БРАЗе и др. •

Весь комплекс работ по внедрению АСУП на Ир­ кутском машиностроительном заводе состоит из сле­ дующих этапов: подготовки предприятия к внедрению АСУП; проведения контрольных испытаний программ; определения объема и составления программы опыт­ ной эксплуатации (опытного внедрения); проведения опытной эксплуатации в соответствии с программой; корректировки проектной документации по результа­ там опытной эксплуатации; сдачи программы в произ­ водственную эксплуатацию (внедрения); производст­ венной эксплуатации программы; испытания комплек­ са программ, входящих в состав АСУП; корректиров­ ки проектной документации по результатам опытного внедрения АСУП и производственного внедрения.

До внедрения АСУП или отдельных задач, входя-

зцих в ее состав, на предприятии проводится комплекс экономико-организационных мероприятий, обеспечи­ вающих успешное внедрение.

К числу этих мероприятий относятся создание не­ обходимой технической базы (ИВЦ) с необходимым количеством комплектов СПМ, периферийным обору­ дованием для сбора и первичной обработки исходной информации, средствами копировально-множительной техники, предусмотренными техническим проектом; подготовка специалистов, способных обеспечить функ­ ционирование технических средств АСУП; введение системы документации, обеспечивающей возможность ее переработки с помощью технических средств АСУП, а также системы шифров и кодов производственной информации, единой для всего предприятия; создание единой для всего предприятия нормативной базы на машинах-носителях (перфокартах, перфолентах, маг­ нитных лентах и т. п.) и системы внесения изменений.

Для проведения испытаний отдельных задач под­ готавливаются: блок-схема алгоритма решения зада­ чи, включающая, кроме описания самого алгоритма, входящего в состав технического проекта, формы представления и способы обработки входной докумен­ тации, состав постоянных реквизитов, используемых при решении, а также выходные табуляграммы; текст программы на перфоленте или перфокартах, а также текст, распечатанный в виде табуляграмм. Текст про­ граммы пишется в действительных адресах с кратки­ ми пояснениями в ключевых командах.

Испытание программы состоит в сопоставлении ре­ ально выполняемых ею функций с теми, которые пре­ дусмотрены в техническом задании.

Опытная эксплуатация осуществляется на реаль­ ных массивах информации.

После утверждения актов проведения опытной экс­ плуатации программ, входящих в состав АСУП, про­ водятся испытания комплекса программ в АСУП, для чего используются схема функционирования АСУП, формы и объемы единых информационных массивов, призванных функционировать в АСУП, и система вне­ сения в них изменений, техническая документация к диспетчерской программе, инструкция по эксплуата­ ции АСУП.

Опытное внедрение АСУП производится также к производственных условиях на реальных массивах ин­ формации.

Исследования и опыт, накопленный машинострои­ тельными заводами, показывают, что создание АСУП на предприятии — длительный, и сложный процесс,, требующий выполнения комплекса организационных. работ на всех стадиях внедрения.

Совершенствование делопроизводства

Деятельность предприятия осуществляется в соот­ ветствии с задачами, определяемыми его уставом. В процессе решения этих задач создаются служебные документы, которые в той или иной степени отражают деятельность предприятия. В связи с этим устанавли­ ваются соответствующие правила ведения переписки,, которые позволяют обеспечить определенный порядок составления документов, согласования, их утвержде­ ния, учета, контроля исполнения и т. п.

Работа, связанная с созданием служебных доку­ ментов, с их движением и учетом, относится к области, делопроизводства.

Делопроизводство состоит из документирования — правильного составления документов и отражения в. них оперативной и административной деятельности и документооборота, т. е. движения документов внутри завода, заключающегося в учете, справочной работе., контроле и хранении документов.

Делопроизводство — это совокупность действий,, связанных с документированием и документооборотом и осуществляемых служащими. Различают следую­ щие виды делопроизводства: общее (основное); пописьмам, жалобам, заявлениям трудящихся; распоря­ дительное— по приказам, инструкциям; протоколь­ ное— по личному составу; техническое — по техниче­ ской документации.

Служебный документ представляет собой соответ­ ствующим образом оформленный акт, создаваемый с целью осуществления заводом своих функций и имею­ щий обязательную силу для своего аппарата и подве­ домственных ему служб. Документы инициативного*

.характера и ответы на запросы в комплексе называют

.перепиской.

Из Положения о социалистическом государствен­ ном производственном 'предприятии вытекает следую­ щая классификация документов: документы по общим и дисциплинарным вопросам; по оформлению имуще­ ства и средств предприятия; по производственно-хо­ зяйственной деятельности; оформляющие права пред­ приятия; по вопросам управления предприятием и ре­ организации и ликвидации 'предприятия.

Правовые отношения между учреждениями, пред­ приятиями и организациями оформляются договора­ ми, инициативными и ответными письмами, актами, претензионными письмами, исковыми заявлениями, доверенностями, документами по банковским и кас­ совым операциям и т. п.

Служебная переписка имеет юридическое значе­ ние. Она может быть использована при судебном или арбитражном разборе дела. Документы являются ис­ точником для бухгалтерских записей, служат основа­ нием для контроля за оперативной работой учрежде­ ний, предприятий. Распорядительные документы — приказы, инструкции и т. п. — дают направление прак­ тической деятельности подчиненных органов. Доку­ менты являются источником изучения развития пред­ приятия, народного хозяйства, культуры и государ­ ства в целом.

Документооборот входящих документов с момента их получения до вручения исполнителю и исходящих документов с момента их исполнения до передачи па •отправку характеризует четкость и качество решения вопросов, затронутых в переписке. Четкий и простой учет дает возможность быстро найти нужные справоч­ ные материалы.

В общем виде процесс документооборота выглядит следующим образом. Прием, регистрация, обработка, распределение входящей документации. Передача на исполнение. Исполнение, то есть подготовка решений, ответов, приказов и другой распорядительной и ин­ формационной документации. Согласование, визиро­ вание, подписание ответного или соответствующего •внутреннего документа. Передача на рассылку или отправку.

работы завода и его структурных подразделений: бы­ строту и легкость нахождения по данным регистрации в текущих делах и в архивах всех нужных справок по документам; четкость и быстроту производства техни­ ческих операций и приема, учета и отправления кор­ респонденции; систематический и действенный кон­ троль за использованием документа; экономию мате-' риальных средств и сил на всех этапах делопроизвод­ ства.

От функционирования системы документооборота зависит четкость решения задач, стоящих перед пред­ приятием. Быстрое продвижение документов к ис­ полнителю, а от исполнителя к адресату уско­ ряет решение служебных вопросов, затронутых в переписке.

Четкий и простой учет, рациональная система ре­ гистрации корреспонденции, порядок работы экспеди­ ции, внутренней связи, архива, машинописного бюро экономят средства и время при выполнении различ­ ных технических операций.

В общем объеме инженерных и управленческих ра­ бот удельный вес документационных работ составляет 20—25%, в том числе собственно делопроизводство, за исключением документационных работ, связанных с плановыми и технологическими работами, составляет 65—76%.

Основным недостатком в выполнении документа­ ционных работ и в ведении делопроизводства являет­ ся отсутствие достаточного количества средств меха­ низации, которые способствовали бы повышению про­ изводительности труда и его облегчению. Значитель­ ная часть операций по этим работам в отделах за­ водоуправления и цехах (изготовление черновика ори­ гинала документа, размножение документов, поиск нужной информации, контроль исполнения и хранения документов), за немногим исключением, ведется вруч­ ную.

Опыт Иркутского машиностроительного и других заводов показывает, что за счет более рациональной постановки делопроизводства можно достичь ускоре­ ния движения и исполнения документов, оперативного