2627

- Услуги - любой предмет закупок помимо товаров (работ). Любые нематериальные продукты, в том числе интеллектуальные, работы - все, что связано со строительством и ремонтом, товары - материальные продукты, а также «серийное».

Некоторые специалисты к этим категориям относят и по иным критериям, например - любые нематериа со строительством программное обеспечение.

Подобное разделение имеет место как в мировой закупочной практике , так и в российском законодательстве, которое отдельно регламентирует договорапоставки, выполнения подрядных работ и оказания услуг (например, Гражданский кодекс РФ, часть II).

Соответственно, различаются и механизмы выбора контрагента. Так, при закупке серийных товаров главными критериями выбора будут, скорее всего, цена и условия поставок, а для закупки консультационных услуг - квалификация и опыт исполнителя.

Задачи прокьюремента

Для обеспечения бизнеса ресурсами в свою очередь необходимо решить три задачи:

1)Правильное определение и планирование потребностей в ресурсах.

2)Своевременный выбор оптимального предложения требуемых ресурсов из

существующих на рынке.

3)Эффективное использование имеющихся ресурсов.

Определение и планирование потребности в ресурсах. В

большинстве организаций, как коммерческих, так и государственных, приобретение ресурсов осуществляется на основе годового или (и) квартального планирования. Рассмотрим одну из достаточно часто применяемых схем работы.

Подразделения составляют перечень необходимых для их успешной работы товаров, работ и услуг, на основании которого готовится смета планируемых расходов.

Сметы планируемых расходов подразделений корректи-

11

руются в соответствии с планируемыми к поступлению финансовыми ресурсами - планом доходов . На их основе готовится план закупок.

Выбор оптимального предложения. При выборе опти-

мального контрагента лучших результатов удается достичь при использовании методов конкурентных закупок, таких как открытые конкурсы, запрос предложений и т. п. Однако, даже идеально организованного с процедурной точки зрения конкурса не всегда достаточно.

Также важно иметь максимально полную информацию о существующих поставщиках и предлагаемой ими продукции и услугах, а также суметь заинтересовать их в участии в проводимых закупках.

Последнее нередко требует больших усилий, так как, благодаря большому числу нарушений при проведении конкурсов другими заказчиками, недоверия к ним у поставщиков более чем достаточно.

Эффективное использование ресурсов. В целом, вопрос эффективности использования ресурсов выходит за пределы закупочной тематики, но недоучет его в планировании закупок приводит к снижению эффективности всей системы обеспечения организации.

1.2. Принципы прокьюремента

Преобразование системы государственных закупок потребовало формирования в России эффективного механизма обеспечения государственных нужд с наименьшими затратами. Результатом реализации поставленной задачи стало введение открытой и гласной системы закупок материальных ресурсов, которая заключается в проведении конкурсных торгов на закупку товаров для государственных нужд с соблюдением главных принципов прокьремента (рисунок 1.

-принцип открытости и прозрачности;

-принцип подотчетности и ответственности;

12

-принцип конкуретности

-принцип равенства и справедливости

-принцип эффективности;

-принцип обоснованности.

Ниже рассмотрим более подробно содержание принципов прокьремента.

Открытость и прозрачность

Информация о проведении закупок должна быть своевременно и в полном объеме доступной для всех потенциальных поставщиков. Это означает, что поставщики должны иметь достаточно времени на подготовку своих коммерческих предложений и четко представлять процедуру и требования к квалификации и критерии, по которым заказчик выбирает контрагента.

Для информирования поставщиков о проведении закупок заказчик использует средства массовой информации, включая электронные, а также рассылает адресные приглашения интересующим его поставщикам и компаниям, выразившим ранее заинтересованность в работе с заказчиком, квалификация которых отвечает его требованиям.

Все реализуемые процедуры и принимаемые решения должны быть прозрачными для контролирующего органа (подразделения), а следовательно, они должны документироваться, с четким изложением мотивировки выбора и иных действий организатора закупки.

Подотчетность и ответственность

При проведении закупок их организатор должен четко соблюдать установленные правила и процедуры, неся ответственность за проведение закупки. В случае нарушения правил и порядка проведения закупок, сотрудники несут персональную ответственность.

Все ключевые моменты должны фиксироваться в соответствующих документах (протоколы, отчеты и т. п.). При необходимости они представляются уполномоченным на проведение проверок и контроля подразделениям.

13

Конкурентность

Оптимальный результат закупки возможно получить только в условиях свободной конкуренции (за исключением особых случаев). Поэтому выбор контрагента должен проводится на принципах состязательности - поставщики должны конкурировать за получение заказа.

Однако конкуренция не должна быть абсолютной - к участию в закупочных процедурах должны допускаться только поставщики, отвечающие требованиям заказчика в части квалификации и надежности. Количество поставщиков, участвующих в закупке также следует ограничивать «квалификационным барьером» - иначе затраты на оценку большого числа предложений превысят экономию от выбора оптимального.

Равенство и справедливость

Все правила проведения закупок, требования по квалификации и порядок определения победителя должны устанавливаться заранее и быть одинаковыми для всех поставщиков. Никакая дискриминация участников и изменение правили в ходе закупок не допускается. В противном случае выгодные поставщики могут отказаться принять участие в подобных закупках

В случае использования механизма преференций они не должны быть чрезмерными (более 5-10 %), а в идеале - касаться только ситуаций равенства предложений ("при прочих равных").

Следование принципу равенства и справедливости важно не только с позиции честного ведения бизнеса (тем более что во многих странах это иногда практически невозможно). Гораздо актуальнее то, как поставщики относятся к закупке конкретного заказчика. Если уверенности в честности и объективности заказчика у поставщиков нет, то (в случае заинтересованности) они скорее будут стараться не сделать наиболее выгодное для заказчика предложение, а лично заинтересовать сотрудников, ответственных за принятие решения о закупке.

14

Эффективность

Закупки должны проводиться с максимальной общей эффективностью, учитывающей затраты заказчика и экономическую выгоду от приобретенной продукции.

При оценке эффективности во внимание принимается как стоимость продукции, так и полные эксплуатационные расходы, а также цена проведения закупки.

В ряде случаев нужно использовать косвенные показатели оценки эффективности, например, такие как влияние на имидж (нередко менеджер на более дорогом автомобиле воспринимается клиентами с большим уважением и доверием, а потому имеет лучшие шансы на заключение контракта и принесение прибыли компании).

Обоснованность

Заказчик должен закупать только ту продукцию, которая действительно необходима и наилучшим способом удовлетворяет его реальным потребностям.

Оценка целесообразности - внутреннее дело заказчика, но должна проводится независимо от конечного потребителя продукции.

1.3.Организация прокьюремента на предприятии

Вкрупной организации процесс закупок бывает достаточно долгим и требует не мало согласований. В принципе, при правильной организации, это не так уж и плохо - многочисленные внутренние фильтры снижают возможные риски, как по отношению к поставщику, так и связанные с недобросовестностью закупщиков.

Функционально система закупок обычно состоит из трех основных блоков:

- закупки - в этот блок входят подразделения, осуществляющие поиск и выбор контрагентов заключение и ведение договоров, а также распределение ресурсов внутри организа- ции-заказчика.

15

-финансирование - помимо подразделений, обеспечивающих оплату по заключенным договорам и счетам, в этот блок входят также все задействованные в составлении и утверждении сметы расходов и планов заключения договоров.

-контроль - эта функция выполняется руководством заказчика, а также возлагается на подразделение, обеспечивающее контроль его хозяйственной деятельности.

Такое распределение ролей присутствует и в закупках коммерческих структур, и государственных заказчиков. В последнем случае ряд функций выделенных из сферы компетенции заказчика другим органам, например, финансирование осуществляет Казначейство, а контроль - орган исполнительной власти, отвечающий за экономическое развитие, например, Министерство экономического развития Российской Федерации.

Классификация моделей закупок. Обычно система закупок строится на основе одной из трех моделей:

-централизованной;

-децентрализованной;

-распределенной.

Рис. 1.2. Централизованная модель

16

Ядром централизованной модели является структурное подразделение (в зависимости от организационной структуры - отдел, служба, управление, департамент), основной задачей функция которого является сбор заявок от подразделенийпотребителей продукции (заказчиков), и проведение на их основании всего закупочного цикла, от поиска и выбора контрагентов до контроля выполнения контракта на поставку

В этой модели (рис. 1.3) каждое из профильных подразделений компании (обычно на уровне самостоятельных структурных подразделений) осуществляет закупки в своей сфере компетенции, например, канцелярские товары приобретает хозяйственный отдел, а компьютеры - отдел информатизации технологий

Рис. 1.3. Децентрализованная модель

При этом может существовать и отдел (служба) закупок, поддерживающий и координирующий закупочную деятельность остальных подразделений. Он может, например, выполнять общие методические функции, проводить мониторинг рынка, отслеживать работу разных заказчиком с одним поставщиком, проводить проверки закупочной деятельности заказчиков и т. д.

17

Распределенная модель. При использовании распределенной модели закупок каждое подразделение (обычно на уровне самостоятельной хозяйственной единицы, в частности, структуры входящие в состав одного холдинга или филиалы организации) проводит все необходимые для своих нужд закупки самостоятельно. Для этих целей внутри организацийзаказчиков создаются специализированные закупочные комиссии или комитеты.

Переход на конкурсную систему закупок приводили к увеличению издержек при проведении закупок и снижению эффективности закупочной деятельности, увы, не единичны.

При анализе системы закупок организации важно понять, кто участвует в процессе принятия решения (формально

ифактически) и какова их роль. Условно выделяют шесть таких ролей:

инициаторы; пользователи;

лица, принимающие решения; авторитеты; покупатели; «привратники».

Возможно сочетание несколько ролей у одного сотрудника. Таким образом, необходимо правильно оценить не только формальную структуру (какие структурные подразделения

идолжностные лица участвуют в закупках), но и неформальные роли в принятии решений.

Внастоящее время в практике российских компаний можно условно выделить три основных подхода к внедрению системы конкурентных закупок.

Использование первых двух напрямую вытекает из накопленного профессионального опыта специалистов, занимавшихся до этого, соответственно, государственными закупками в различных госструктурах и закупками по проектам международных финансовых организаций, таких как Всемирный банк. Специалисты же третьей «школы», с самого начала рабо-

18

тая в бизнесе, разрабатывают методы и методики самостоятельно «с нуля», время от времени заимствуя элементы из госзакупок, закупок МФО и опыта зарубежных коллег.

Конечно, руководитель может директивно обязать своих подчиненных "с завтрашнего дня закупать все по конкурсам". Но подобные полумеры принести пользу могут далеко не всегда. Гораздо правильнее полностью модифицировать систему снабжения, органически встраивая в нее конкурентные методы закупок.

Для проведения эффективных закупок необходимо сочетание как минимум трех элементов: проработанных правил проведения закупок, квалифицированных специалистов, осуществляющих работу с контрагентами, и органа, осуществляющего их объективный выбор.

Рис. 1.4 - Взаимодействия в ходе закупки

Как мы уже отмечали, возможны разные схемы построения системы закупок. Наиболее общей, реализующей конкурентный способ отбора контрагентов, является трехэлементная схема "заказчик/закупщик/контролер" (рисунок 1.4).

Заказчик формирует требования к продукции (техническое задание) и согласует его с отделом закупок, который готовит материалы, необходимые для проведения закупки (такие, как котировочная или конкурсная документация). Мате-

19

риалы представляются на утверждение конкурсной комиссии. После этого отдел закупок привлекает заявки (предложения, котировки) от поставщиков, и конкурсная комиссия принимает решение о выборе контрагентов, при необходимости привлекая для работы экспертов. Отдел закупок проводит

переговоры с поставщиком и заключает договор.

Для реализации вышеописанного процесса необходимы документы, которые регламентируют порядок проведения закупки, взаимодействия подразделений и выбора поставщика. В "минимальный" набор входят:

Положение о закупках. Регламент проведения закупок.

Положение о конкурсной комиссии.

Приказы руководства, касающиеся деятельности конкурсной комиссии (в первую очередь - о назначении членов комиссии).

Типовая конкурсная документация, методические материалы и т. п.

Требования к поставщикам (квалификационные требования, правила и процедура проведения квалификационного отбора).

Способы закупок и условия их использования (описание всех применяемых способов закупок).

Основной способ закупок (правила проведения открытого конкурса, включая критерии определения победителя и порядок заключения договора).

Методы закупок, отличные от открытого конкурса (правила проведения закупок).

Документооборот (требования к оформлению протоколов, отчетов и т. п.).

Иногда в положение о закупках включается и раздел, регламентирующий деятельность конкурсной комиссии:

Конкурсная комиссия (регламент ее работы).

20