m0968

1)обиходно-деловая документация (заявление, расписка, характеристика, объяснительная записка, резюме, автобиография и т.д.);

2)организационно-распорядительная документация (устав, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего распорядка, протокол, справки, приказы, распоряжения, указания и т.д.);

3)деловая переписка (предложение, запрос, извещение, гарантия, напоминание, благодарность, рекламация и т.д.).

Жанры официально-делового стиля называются документами. Документ – это письменный текст, содержащий определен-

ную информацию, оформленный в установленном порядке и имеющий правовое значение.

В соответствии с определением документа можно выделить его основные функции:

1)информационная (предоставление и хранение информа-

ции);

2)коммуникативная (обмен информацией);

3)правовая (возможность использования в суде в качестве письменного доказательства).

К составлению документов предъявляются общие требования:

1)предельная точность изложения, не допускающая возможности инотолкования;

2)информативность;

3)достоверность;

4)аргументированность;

5)лаконичность.

Официальные отношения физических и юридических лиц носят формализованный характер, в этом случае необходима систематизация потока документов. Достижению этой цели способствуют унификация и стандартизация письменных форм делового общения.

Унификация языка документа – это формирование системы стандартных языковых моделей, языковых клише. Например: Со-

общаем Вам, что…, Убедительно прошу Вас решить вопрос…, Мы будем весьма признательны за участие в… . Унифицирован-

ные формы документов разрабатываются для удобства работы с ними, а также экономии времени при их составлении.

30

Стандартизация документов – это установление в государственном масштабе оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов. В России современные требования к оформлению документов зафиксированы государственным стандартом (ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационнораспорядительной документации. Требования к оформлению документов»).

Юридическая сила документа обеспечивается комплексом реквизитов.

Реквизиты – это обязательные информационные элементы документа, строго закрепленные за определенным местом на бланке, листе. Например: название документа, текст, дата, подпись. Подпись является неотъемлемым реквизитом любого документа, поскольку ее отсутствие делает документ юридически несостоятельным.

По происхождению документы делятся на две группы:

1)официально-служебные (распорядительные, администра- тивно-организационные, информационно-справочные, финансовые и учетные документы, деловые письма);

2)личные (заявление, расписка, доверенность и др.). Служебные документы составляются юридическим лицом и

представляют интересы организации. Личные документы составляются физическим лицом и представляют его интересы.

5.2. Личные документы

5.2.1. Резюме

Задание 1. Ознакомьтесь с предложенной характеристикой резюме. Ответьте на следующие вопросы.

1.Что такое резюме как личный документ?

2.В чем состоит цель резюме?

3.Сколько компонентов входит в структуру резюме? Как называется каждый компонент?

4.В каком хронологическом порядке (прямом или обратном) должны быть представлены в резюме образование и опыт работы соискателя?

5.Нужно ли писать слово «резюме» при составлении данного документа?

31

Резюме (фр. resume´) – краткое изложение сути написанного, сказанного или прочитанного; краткий вывод, заключительный итог чего-либо. Кроме названного, слово резюме обладает и другим значением: документ, представляющий собой краткую профессиональную самоаттестацию претендента на какую-либо должность. Краткостью и четкой структурированностью резюме отличается от более обстоятельной автобиографии.

Цель составления резюме – представить свою рабочую биографию наиболее выигрышно, для того чтобы получить желаемую работу.

Работодатель может уделить вашему резюме не более 30 с, поэтому информация должна быть представлена в сжатой и удобной форме.

Структура резюме традиционно складывается из девяти компонентов.

1.Фамилия, имя, отчество (в центре строки).

2.Контактная информация: адрес, телефон, e-mail.

3.Дата рождения (возраст).

4.Семейное положение: женат/не женат, замужем/ не замужем; дети.

5.Цель поиска работы: интересующая вакансия (важный момент: никогда не указывайте сразу несколько устраивающих вас вариантов, особенно если они не из смежных областей; для каждой интересующей вас должности составьте отдельное резюме).

6.Образование: основное образование по той специальности, которая позволяет претендовать на должность, указанную в разделе «цель» (годы обучения, название вуза, факультет, специальность); дополнительное образование (повышение квалификации, курсы, тренинги и т.п.) имеет смысл указывать только в том случае, если оно соответствует цели. Важный момент: образование указывается в обратной хронологической последовательности. Не рекомендуется использовать аббревиатуры при указании учебного заведения.

7.Опыт работы: описывается в обратном хронологическом порядке (последнее место работы вначале): указывается период работы, название предприятия, сфера деятельности фирмы, затем следуют должность, описание обязанностей, которые приходилось выполнять, достижения. Резюме – это четкая констатация фактов, поэтому рассказ о каждом месте работы должен быть ла-

32

коничным, не следует включать в резюме всю трудовую биографию. Если стаж работы достаточно велик, рекомендуется написать о двух-трех последних местах работы, можно указать стаж за последние 5–7 лет.

8.Дополнительная информация: в этом разделе следует указать степень владения компьютером и иностранным языком, можно назвать свои хобби.

9.Личные качества (рекомендуется указать личные качества особенно ценные для выполнения работы, например, готовность

кненормированному рабочему дню, к командировкам и т.п.). Слово резюме при составлении данного документа писать не

рекомендуется.

Задание 2. Проанализируйте приведенный пример резюме. Смоделируйте ситуацию: вы окончили СГУПС по специальности, на которой обучаетесь сейчас. Подумайте, на какую должность вы можете претендовать по окончании вуза. Составьте свое резюме для получения желаемой должности.

Пример составления резюме:

Образование

2005–2010 гг. Сибирский государственный университет путей сообщения (г. Новосибирск); факультет «Управление процессами перевозок»;

специальность «Эксплуатация железных дорог»

Опыт работы

2010 г. – по наст. время станция Кемерово-Сортировочная; дежурный по станции; должностные обязанности:

– обеспечение безопасности движения поездов;

33

–исполнение графика движения;

–организация маневровой работы на станции

Дополнительная инфорсвободное владение офисной техникой мация: и персональным компьютером

(Microsoft Windows 2000/XR, Microsoft Office Word 2007);

свободное владение китайским языком Личные качества: способность к обучению, способность

работать в команде, стрессоустойчивость, быстрая адаптация к изменениям условий работы, аналитический склад ума, отсутствие вредных привычек

5.2.2. Заявление

Задание 1. Ознакомьтесь с предложенной характеристикой заявления. Ответьте на следующие вопросы.

1.Сформулируйте определение заявления.

2.Из каких реквизитов состоит заявление?

3.Какие предлоги можно использовать при изложении аргументации просьбы?

4.Какой реквизит заявления является факультативным? Заявление – документ, содержащий просьбу какого-либо ли-

ца, адресованный должностному лицу. Заявление пишется, как правило, от руки, в произвольной форме или на трафаретном бланке, разработанном на данном предприятии.

Просьба излагается в одном простом или сложном предложении. При указании причины просьбы следует использовать пред-

логи ввиду (чего), вследствие (чего), по причине (чего), в связи с (чем), согласно (чему).

Заявление состоит из следующих частей (реквизитов):

1)наименование адресата (должность, инициалы, фамилия –

вдательном падеже, в правом верхнем углу);

2)наименование заявителя (должность, фамилия, инициалы –

вродительном падеже в правом верхнем углу, предлог «от» можно пропустить);

3)наименование документа (в центре строки, с заглавной буквы, без точки);

34

4)текст заявления: формулировка просьбы с краткой аргументацией;

5)опись прилагаемых документов (если нужно);

6)подпись заявителя (внизу справа);

7)дата (цифрами, внизу справа ниже подписи или слева напротив подписи).

Задание 2. Найдите все реквизиты заявления в приведенных примерах.

Начальнику ПМС № 216 С.Г. Алексееву дорожного мастера Смирнова И.И.

Заявление

Прошу предоставить мне отпуск без сохранения заработной платы на 3 (три) календарных дня с 22 марта 2013 г. по семейным обстоятельствам.

Подпись

19.03.2014

Ректору СГУПСа А.Л. Манакову Васильева А.В.,

проживающего по адресу: 630089, г. Новосибирск, ул. Б. Богаткова, д. 203, кв. 56

35

Задание 3. Отредактируйте тексты трех неправильно составленных заявлений.

Декану факультета ИЭФ Дементьеву А.А.

от Иванцова Н.Ю. Заявление.

В связи с тем что я устроился на работу в филиал фирмы «Стронг», прошу перевести меня на индивидуальный график, так

заявление

Так как я находилась в больнице в течение последних двух месяцев, прошу дать мне внеочередной отпуск из-за состояния здоровья. Справка есть.

Подпись

Генеральному директору фирмы «Мир» Афанасьеву Ю.П.

С.А. Иванова

Заявление

Настоятельно прошу дать мне отгул на завтра в связи с причинами глубоко личного характера.

10 марта 2014

Подпись

Задание 4. Напишите заявление с просьбой: 1) предоставить вам академический отпуск; 2) перевести вас с одного факультета на другой; 3) перевести вас с одной специальности на другую; 4) освободить вас от занятий.

36

5.2.3. Объяснительная записка

Задание 1. Ознакомьтесь с предложенной характеристикой объяснительной записки. Ответьте на следующие вопросы.

1.Сформулируйте определение объяснительной записки.

2.Из каких реквизитов состоит объяснительная записка?

3.Какой реквизит объяснительной записки является необязательным?

Объяснительная записка – документ, содержащий объяснение причин какого-либо нарушения в производственном процессе.

Структура объяснительной записки схожа со структурой заявления. Объяснительная записка состоит из следующих частей (реквизитов):

1) наименование адресата (должность, инициалы, фамилия –

вдательном падеже, в правом верхнем углу);

2)наименование составителя (должность, фамилия, инициалы – в родительном падеже в правом верхнем углу, предлог «от» можно пропустить);

3)наименование документа (в центре строки, с заглавной буквы, без точки);

4)текст объяснения с указанием причин случившегося;

5)опись прилагаемых документов (если нужно);

6)подпись составителя (внизу справа);

7)дата (цифрами, внизу справа ниже подписи или слева напротив подписи).

Задание 2. Найдите все реквизиты объяснительной записки в приведенном примере.

Декану факультета УПП А.А. Климову студента группы Д-117 Петрова В.И.

Объяснительная записка

Я, Петров Виктор Иванович, отсутствовал на занятиях с 14 октября 2014 г. по 21 октября 2014 г. по причине болезни.

Справка о состоянии здоровья прилагается. Подпись

22.10.2014

Задание 3. Отредактируйте тексты неправильно составленных объяснительных записок.

37

Директору школы Михайловой К.А.

Объяснительная записка

20.12.2014

Довожу до Вашего сведения, что 19 декабря 2014 г. в соответствии с расписанием я должна была вести первый урок в 6-м классе. В связи с остановкой зеленой ветки метрополитена я не могла приехать на работу вовремя. Прилагаю справку метропо-

Генеральному директору ООО «Эко», Иванову П. П От заместителя генерального директора по развитию клиент-

ских отношений, Седова С. Б. Объяснительная записка

Уважаемый Петр Петрович, я сегодня не явился на встречу с крупным потенциальным клиентом, не передал подготовленное коммерческое предложение и был не доступен по мобильному телефону. Я понимаю, что это поставило на грань срыва ключевой контракт.

Причиной этого стало роковое стечение обстоятельств. Перед встречей утром я решил подъехать пораньше, чтобы еще раз просмотреть документы и убедиться в том, что все в порядке. Я подъехал в вестибюль здания, где располагается наш офис, к 09-15. В лифтовом холле было очень много народа, все ожидали лифта. Тогда я решил поискать путь по лестнице, благо времени было еще предостаточно. Но дороги я не знал и случайно заглянул в какое-то служебное помещение лифтового обслуживания. К сожалению, это помещение было оборудовано автоматическим электромагнитным замком, хотя дверь была приоткрыта. Зайдя, я случайно закрыл за собой дверь. Открыть дверь своей карточкой я не смог, так как доступ в это помещение для меня не был предусмотрен. В помещении, вероятно, из-за его металлических стен, не ловил мобильный телефон. Только к 12 часам мой стук услышала охрана и открыла дверь.

Задание 4. Составьте объяснительную записку, которую необходимо написать в следующих ситуациях: 1) вы нарушили распоряжение декана факультета; 2) вы не смогли выполнить по-

38

рученное вам задание; 3) вы неправильно выполнили порученное вам задание; 4) вы не успели вовремя подготовить необходимую вашему руководству документацию.

5.2.4. Расписка

Задание 1. Ознакомьтесь с предложенной характеристикой расписки. Ответьте на следующие вопросы.

1.Сформулируйте определение расписки.

2.Из каких реквизитов состоит расписка?

3.Какие реквизиты расписки являются факультативными?

4.В каком случае нужно указать адрес и паспортные данные лица, от которого получено что-либо?

5.Как в расписке следует обозначать количество или сумму полученного?

Расписка – документ, удостоверяющий получение чего-либо (денег, документов, ценных вещей и т.п.).

Структура расписки представлена следующими реквизитами:

1)наименование документа (в центре строки, с заглавной буквы или полностью заглавными буквами);

2)наименование лица, дающего расписку: фамилия, имя, отчество, адрес, паспортные данные, (должность), (Я, ..., полу-

чил(а)…);

3)наименование подразделения или лица, от которого получено что-либо (если получена денежная сумма, то указать адрес и паспортные данные лица);

4)точное наименование полученного с указанием количества или суммы (количество и сумма пишутся сначала цифрами, затем

вскобках прописью);

5)цель получения чего-либо (если нужно);

6)срок возврата (если нужно);

7)дата составления расписки;

8)подпись получателя.

Задание 2. Выделите все реквизиты расписки в приведенном примере.

39