2.7. Планирование и управление временем

Для выполнения любого плана, заданий, управленческих решений требуется время: два года, год, три месяца, неделя, день, несколько часов, поэтому особое место в системе планирования и управления временем (англ. timemanagement - тайм-менеджмент) занимает налаживание эффективного использования времени сотрудников и каждого отдельного сотрудника, которое делится на рабочее время и личное время. Первое отводится на выполнение управленческих заданий; второе - на решение собственных задач: отдых, учеба, повышение квалификации, спорт, развлечения, театр, музеи, выставки, общение, семья. Вторая часть времени сотрудника не менее важна, чем первая. Она подобна инфраструктуре, создающей условия эффективного использования рабочего времени сотрудника.

Рабочее время - это время выполнения работы или время активного и пассивного пребывания на работе, связанное с выполнением прямых служебных обязанностей. Реально рабочим временем считается время, отмеченное в табеле - в документе учета времени нахождения на работе. Эффективность реального рабочего времени зависит от внутренней организации, корпоративной культуры, культуры работника.

Говорят, что Человек не властен над временем. Время является наиболее значимым личным ресурсом человека, потраченное впустую оно не подлежит возврату.

На восприятие человеком времени влияют общая культура личности, её система ценностей и приоритетов. Для одних время - это прямая дорога в будущее и вернуться по ней в прошлое уже нельзя. Решение возникающих проблем не откладывается на потом, выполняется сразу, поскольку как не откладывай проблему, рано или поздно её придется решать, так как без её решения блокируется, тормозится движение вперёд. Например, не сданная или не защищенная к намеченному сроку курсовая работа может закрыть выход на экзаменационную сессию. Не подготовленные для суда документы откладывают слушание дела.

Другие воспринимают время как круговое/циклическое движение, когда события постоянно повторяются: смена времени суток, смена сезонов года. Документы к суду можно подготовить и позднее, ничего катастрофического не произойдет; опоздал на рейс - не трагедия, есть следующий; опоздал в загс - не проблема, можно прийти в следующий раз.

В бизнесе и, особенно в юридической деятельности, возможны оба варианта восприятия времени, и каждое будет правильным. Умышленная задержка предоставления документов под любым обоснованным предлогом откладывает слушание дела и это тоже правильное решение для одной из сторон.

Время - это единственный ресурс, который не воспроизводится, его невозможно обогнать, но от него можно отстать. Невыполненное в установленный срок задание приходится завершать в следующий срок, отведенный для выполнения другого задания, или за счет личного времени. Это ведет к напряженности (интенсификации) труда, влияет на качество выполнения задания, сокращает личное время и нередко вызывает психологическое напряжение.

Планирование и управление временем или организация времени это технология организации и повышения эффективного использования времени.

Согласно закону Парето, только 20% рабочего времени используется эффективно и дают до 80% выполнения работы, тогда как 80% затраченного времени обеспечивают не более 20% общего результата.