2.6. Стратегическое планирование и gap-анализ
Поскольку стратегия является средством достижения поставленных целей и задач, то главное здесь согласовать цели и задачи со стратегией их достижения. Это согласование называется GAP41-анализ или анализ стратегического разрыва, который необходимо свести к минимуму. Полностью убрать стратегический разрыв невозможно, поскольку всегда будет разрыв между достигнутыми (фактическими) и плановыми показателями в силу непредсказуемых/непредвиденных событий, которые непременно произойдут в процессе выполнения плановых заданий.
Любое планирование – это временной мост из настоящего в будущее. Важно предвидеть события, которые могут произойти в этот временной отрезок. Чем длиннее этот временной отрезок, тем сложнее определить возможные события, которые могут произойти, и их влияние на деятельность и внутреннее состояние компании, на её внешние и внутренние взаимоотношения с клиентурой и партнерами. Эти события могут быть как положительными, так и негативными.
Рис. 2.4. Провал между настоящим и будущим
События, которые могут произойти в любой момент этого периода: 1) позитивные, негативные, нейтральные, прогрессивные, сдерживающие; 2) природно-экологические, социальные, экономические, политические, внутренние, внешние; 3) могут уйти ведущие специалисты, менеджер или наоборот прийти сильные профессионалы, опытный менеджер; 4) собственник-учредитель компании пересмотреть свою позицию.
Рис. 2.5. Прогнозирование/программирование/планирование
Предсказать будущее практически невозможно, поскольку настоящее отделено от будущего значительным отрезком времени, в течение которого происходят непредсказуемые события. Снизить непредсказуемость позволяет разработка тактического/оперативного плана и SWOT-анализ, который обеспечивает корректировку плановых показателей.
Разрабатывается несколько вариантов будущих действий, которые представляются в вариантах стратегического плана. Руководству предстоит выбрать один из вариантов. Выбор представляет сложную дилемму и подвержен воздействию ряда факторов: профессионализм, квалификация и компетентность руководства, умение прислушиваться и учитывать мнение других, понимание и способность видеть будущее.
Стратегия разбивает стратегический план на несколько временных этапов продолжительностью год, полгода, квартал, конкретизируя и детализируя план. Каждый последующий стратегический этап основывается на достигнутых результатах предыдущего стратегического этапа, что позволяет учитывать изменения во внутренней и внешней средах и корректировать плановые показатели.
Реализация стратегии требует определенных материально-финансовых и людских ресурсов для достижения намеченных плановых показателей.
Стратегия представляет бизнес-планирование, выступающее на практике как бизнес-план, конкретным выражением которого является бизнес-проект. Стратегия может иметь один или несколько бизнес-проектов. Например: освоение и оказание юридических услуг банковскому сектору, предоставление юридических услуг молодым специалистам, юридическое сопровождение фермерского производства.
Стратегический план и бизнес-проекты компании должны быть взаимоувязаны с имеющимися ресурсами и условиями и обладать гибкостью, позволяющей вносить необходимые изменения. Кроме того, план должен обладать запасом прочности и иметь допустимые погрешности. В то же время слишком большие погрешности увеличивают неточность плановых показателей, а маленькие требуют слишком частых корректировок.
В целом бизнес-планирование независимо от сферы деятельности юридической компании и вида оказываемых юридических услуг сводится к двум постулатам: 1) бизнес-план конкретизирует стратегию и тактику в сфере юридической деятельности и имеет существенное значение при освоении нового рынка или новой услуги; 2) бизнес-планирование юридической деятельности конкретизирует, детализирует, структурирует и тщательно прорабатывает документы, в которых прописаны цели и задачи компании, конкретные мероприятия/услуги и механизм их достижения, а также указывает исполнителей, ответственных за реализацию и состояние компании после завершения плана.
В реальности бизнес-план42представляет конкретный бизнес-проект разработки и реализации отдельного конкретного юридического продукта или комплекса юридических услуг или отдельной услуги а) с целью получения финансовых ресурсов (инвестиционных или/и кредитных) и б) если руководство продвинутое и понимает значимость планирования в деятельности компании, то с целью разработки конкретной программы конкретных мероприятий/действий по освоению нового рынка и/или вывода на рынок новой услуги с указанием ответственных исполнителей, мониторинга и контроля хода реализации программы и возможности при необходимости корректировки целевых показателей.
Каждый бизнес-проект отличается от другого содержанием, целями и задачами, т.е. значимостью, весомостью и объемом работ, поэтому величина материально-финансового и людского обеспечения должна рассчитываться для каждого бизнес-проекта отдельно. Так, предоставление юридических услуг в новом секторе бизнеса, например, коммерческим банкам требует проведение анализа банковской деятельности, выбора банков, с которыми можно заключить соглашение, обеспечивающее юридическое сопровождение. Такие юридические услуги должны быть компанией уже хорошо освоены. Провал - недопустим. Это - бизнес - репутация компании. Обеспечение этого проекта должно быть под пристальным контролем руководства. В другом бизнес-проекте компания может предложить юридические услуги молодым специалистам, с которыми раньше не работала. Обеспечение этого проекта иное и его значение для компании - менее значимое.
Независимо от цели разработки бизнес-проекта, его структура одна и та же:
Титульный лист.
Резюме.
Анализ рынка юридических услуг.
Характеристика компании: её сильные и слабые позиции, место на рынке юридических услуг.
Характеристика выводимой юридической услуги/осваиваемой ниши рынка юридических услуг.
Разработка программы маркетинговых мероприятий.
План повышения компетенций сотрудников-исполнителей.
Разработка плана организационных мероприятий.
Финансовый план
Направленность и эффективность проекта.
Гарантии и риски.
Бизнес-проект должен конкретно ответить на вопросы: что делать, зачем делать, когда делать, кому делать и каков результат? Его задача обеспечить нововведения.
Такой бизнес-проект (план) позволяет компании освоить новую нишу, внедрить на рынок новую услугу и/или освоить новую услугу, оценив потенциальную выгоду.
Кроме вышеперечисленных обоснований необходимости разработки бизнес-плана следует выделить ещё ряд причин в пользу его разработки:
критическая оценка деловой части бизнес-проекта;
объективная оценка возможностей компании, её сильных и слабых сторон;
возможность оптимизации использования всех ресурсов компании;
база для эффективного управления;
основа прибыльного функционирования;
определённая гарантия успешной работы на рынке;
хорошая информационная база;
основание привлечения финансовых ресурсов.
Важнейшим этапом стратегии является её реализация посредством разработки программ, представляющих краткосрочные и среднесрочные планы реализации стратегии. Важной составляющей таких программ - планов является финансовая составляющая. Выполнение любой программы должно быть профинансировано.
Успех реализации программ - среднесрочных и краткосрочных планов, составляющих стратегию, зависит от понимания необходимости, возможности и способности руководства 1) довести поставленные цели до сотрудников, мотивировать сотрудников и увязать достижение поставленных целей компании с судьбой и будущим исполнителей - сотрудников; 2) своевременно обеспечивать поставки необходимых ресурсов для реализации стратегии (материально-техническое и финансовое обеспечение); 3) разработать целевые установки по реализации плана; 4) профессиональная и квалифицированная способность и возможность каждого сотрудника качественно решать поставленные задачи; 5) самостоятельность и независимость исполнителя, что позволяет творчески решать многие проблемы.
В конечном итоге, реализация стратегии должна привести к достижению поставленных целей компании.
Эффективность реализации стратегии зависит от организации системы контроля, результаты которого дают возможность корректировать цели и задачи (установки) последующих этапов при существенном отклонении фактических данных от запланированных. Важнейшая проблема организации системы контроля: «что контролировать?» Прежде всего, финансирование/бюджетирование достигаемых/плановых результатов должно укладываться в бюджетное прокрустово ложе, поскольку дополнительных источников финансирования может не быть. Следовательно, контроль за бюджетом необходим, поскольку при возникновении его дефицита появляется острая проблема: где и откуда получить или взять дополнительные финансовые ресурсы. Снять частично с других бизнес-проектов значит поставить под угрозу их реализацию. Взять кредит - но его надо погашать и уплачивать ссудный процент. Опять проблема дополнительных финансовых ресурсов. К тому же проблема в одном из направлений реализации стратегии нередко порождает принцип домино: возникновение одной проблемы при достижении планового показателя порождает автоматически комплекс проблем по другим направлениям и тогда реализация всей стратегии ставится под угрозу.
Соотношение размеров бюджетирования и окупаемости юридических услуг определяются сложностью дела, временем, остротой конкуренции, психологией клиента, сложившимся психологическим взаимопониманием юриста и клиента, профессионализмом, квалификацией и опытом юриста, поддержкой и помощью юристу со стороны руководства компании. Вполне естественно точную окупаемость и прибыль юридической услуги можно рассчитать только после её завершения.
Финансовую составляющую юридической услуги следует отслеживать на протяжении всего процесса по контрольным точкам жизненного цикла предоставляемой услуги (ЖЦЮУ). В ходе оказания услуги формируются взаимоотношения между юристом и клиентом, которые могут получить дальнейшее развитие в форме заключения соглашения о юридическом обеспечении в будущем или завершиться на этом этапе. Следовательно, ЖЦЮУ следует рассматривать как этапы формирования и развития отношений юриста с клиентом. Качество и продолжительность отношений зависят от личностных и профессиональных свойств юриста.