Титульный лист
Минтруд поменял не только правила заполнения титульника, но и сами графы. Давайте разберем, где допускают ваши коллеги ошибки, а после посмотрим, как теперь выглядит заполненный титульный лист трудовой книжки.
Фамилия, имя, отчество сотрудника. Чиновники вспомнили, что отчество бывает не у всех сотрудников. Поэтому вносить его нужно только в том случае, если нашли в паспорте сотрудника или другом документе, который его заменяет.
Некоторые кадровики ошибочно берут сведения из документов, которые на самом деле не удостоверяют личность сотрудника, например, из военного билета или водительского удостоверения. Но так делать нельзя. Для заполнения трудовой книжки можно взять кроме паспорта только документ из МВД, который временно удостоверяет личность.
Образование, профессия и специальность. Заполнять эту часть титульника надо по прежнему на основании все тех же дипломов и аттестатов. Но некоторые ваши коллеги забывают про новое правило, что теперь нужно вносить записи об уровнях образования так, как их закрепили в законе, например, бакалавриат, магистратура. Если же к вам пришел трудоустраиваться работник, который заканчивал университет до того, как в России ввели болонскую систему, то пропишите — специалитет.
Незаконченное образование на основании справок, зачеток и студенческих билетов в трудовую не пишите. Такого понятия в законе нет, то есть у сотрудника еще нет никакого образования.
Профессию и специальность заполняйте по прежним правилам, указывайте их на основании документов об образовании, квалификации или о специальных знаниях. Если в дипломе нашли квалификацию, но там нет профессии или специальности, оставьте графу пустой. Аналогично нельзя написать в качестве профессии должность, на которую принимаете сотрудника на работу.
Дата заполнения. Именно в дате чаще всего находят инспекторы ошибки. Но мы уверены, что это не про вас. Вы наверняка знаете, что трудовые книжки оформляют на тех сотрудников, которые проработали в компании свыше пяти дней. Из этого правило — дата, когда вы заполнили трудовую книжку, не может быть той же, что и дата приема сотрудника на работу. К формату даты, как и прежде, требований нет. Поэтому можете писать как «15.09.2021», так и «15 сентября 2021 года». Писать все числа только арабскими цифрами Минтруд обязывает лишь в разделах.
Подпись владельца книжки. Прежде чем попросить сотрудника поставить свою подпись, сначала скажите, чтобы проверил, все ли сведения на титульном листе корректны. Именно для этого придумали данную графу. Достаточно одной подписи без расшифровки. Информация о том, кому принадлежит книжка, есть выше.
Подпись ответственного. Чтобы потом не обвинили в ошибках, еще перепроверьте, как информацию на титульнике, прежде чем ставить свою подпись. Писать вместо подписи свою фамилию больше не нужно. Проставлять подпись разборчиво новый порядок не требует. Однако ГОСТ под реквизитом «подпись» понимает не только саму подпись, но и должность с расшифровкой подписи. Поэтому у вас два варианта. Первый – попытаться уместить в графе должность, подпись и ее расшифровку. Второй – просто написать фамилию и ждать разъяснений от чиновников
Печать. Иногда специалисты отдела кадров забывают ставить печать, когда это надо, а некоторые ее ставят, хотя этого делать были не должны. Ставить печать или нет, зависит от того, используете ли ее в работе. Чтобы в этом убедиться, загляните в устав организации. Если от печати не отказывались, проставляйте в реквизите «М.П.» основную печать или печать кадровой службы. Если внесли изменения в устав и от печати отказались, выдайте при увольнении сотруднику справку об этом или сделайте выписку из устава. Иначе к вам наверняка обратится один из его следующих работодателей, потому что выяснить самостоятельно, используете ли вы печать, не сможет.
Это были все изменения, которые вам нужно учесть при оформлении титульного листа новой формы трудовой книжки. На образце мы собрали изменения все вместе. Посмотрите, как теперь выглядит титульник.
Титульный лист